Πώς να δώσετε προτεραιότητα στην καριέρα και την προσωπική σας ζωή σε 7 βήματα

Θυμηθείτε ότι πρόσφατα απάντησες στην ερώτηση «Πώς είσαι;» στους φίλους σου. Μπορεί να έχετε πει ότι είστε «πολύ απασχολημένοι» ή ότι έχετε «πολλά πράγματα να κάνετε και δεν έχετε χρόνο για τον εαυτό σας». Αυτές είναι τυπικές απαντήσεις. Δυστυχώς, μόνο λίγοι άνθρωποι ξέρουν πώς να διαχειρίζονται τον χρόνο με σύνεση. Χάνουμε πολύτιμα λεπτά σε ανοησίες και συνειδητοποιούμε τα λάθη μας όταν είναι πολύ αργά. Ως αποτέλεσμα, είτε απλοποιούμε πολύ τους στόχους, είτε απλά δεν τους πετυχαίνουμε.

Φανταστείτε να σηκώνεστε νωρίς το πρωί για να προλάβετε μια σημαντική συνάντηση εργασίας και το προηγούμενο βράδυ, ανακαλύπτετε κατά λάθος μια νέα και ενδιαφέρουσα σειρά. Το βλέπεις μεσάνυχτα, ξυπνάς πολύ αργότερα από όσο θα έπρεπε και βιάζεσαι στη δουλειά χωρίς να έχεις χρόνο να προετοιμαστείς. Για όλα φταίει ο λανθασμένος καθορισμός προτεραιοτήτων. Αντί να παίζετε επεισόδιο μετά από επεισόδιο, μπορείτε να πάτε για ύπνο νωρίς, να ξυπνήσετε με καλή διάθεση και να συντονιστείτε σε μια συνάντηση.

Γιατί είναι σημαντικό να δίνουμε προτεραιότητες

Η φιλοσοφία της σωστής χρήσης του χρόνου είναι απλή - δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ότι δεν είναι αρκετός, αλλά να επικεντρωθείτε στο πώς να τον αξιοποιήσετε στο έπακρο. Και ο μόνος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να μάθετε πώς να ιεραρχείτε σωστά.

Φυσικά, έχετε ξανακούσει για αυτό. Αλλά πόσο συχνά καθόσαστε και ιεραρχούσατε τις καθημερινές σας εργασίες; Αυτό πρέπει να γίνεται τακτικά για διάφορους λόγους.

Εάν πρέπει να κάνετε πολλά πράγματα κάθε μέρα, δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς ένα σύστημα που θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε τα πάντα. Η προτεραιότητα καθιστά δυνατή την κατανομή των εργασιών με τη σειρά, ανάλογα με τη σημασία τους. Και αυτή η μέθοδος οδηγεί σε θετικές αλλαγές:

• Αυξάνει την παραγωγικότητα. Όταν εντοπίζουμε τις πιο σημαντικές εργασίες και αφιερώνουμε χρόνο για να τις ολοκληρώσουμε, η απόδοσή μας βελτιώνεται σημαντικά, πράγμα που σημαίνει ότι κάνουμε περισσότερα από το συνηθισμένο.
• Μειώνει τα επίπεδα άγχους και στρες. Όταν έχουμε μια τεράστια λίστα εργασιών και δεν απομένει πολύς χρόνος, αρχίζουμε να ανησυχούμε. Η ιεράρχηση σάς βοηθά να συντομεύσετε τη λίστα εργασιών σας και να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο σας με σύνεση.
• Διευρύνει τις δυνατότητες. Όταν εστιάζουμε στα πιο σημαντικά πράγματα, πετυχαίνουμε τους στόχους μας πιο γρήγορα και παρατηρούμε νέες κατευθύνσεις ανάπτυξης.

Τι βοηθά στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων

1. Κατανοήστε την αξία των εργασιών

Πριν ταξινομήσετε εργασίες, πρέπει να προσδιορίσετε το επίπεδο σημασίας καθενός από αυτές. Για να το κάνετε αυτό, αναρωτηθείτε τι ακριβώς θα πάρετε ως αποτέλεσμα. Υπάρχουν τρεις τύποι αξίας:

• Στιγμή. Για παράδειγμα, όταν καλείτε έναν συνάδελφο για να μάθετε σημαντικές πληροφορίες για ένα έργο στο οποίο εργάζεστε αυτήν τη στιγμή.
• Βραχυπρόθεσμα. Αυτό φαίνεται με την τακτοποίηση της επιφάνειας εργασίας - τα έγγραφα θα ταξινομηθούν τέλεια μέχρι να δημιουργηθεί ξανά η ακαταστασία.
• Μακροπρόθεσμα. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να χάσετε βάρος και να εγγραφείτε για ένα γυμναστήριο. για να δείτε το αποτέλεσμα, πρέπει να ιδρώσετε για αρκετούς μήνες.

Όταν επενδύεις ​​στον χρόνο σου, γεμίζεις τις μέρες και τις ώρες σου με δράση, τις κάνεις πολύτιμες για το μέλλον σου. Επομένως, κατανοήστε τι είναι σημαντικό για εσάς και μετά δράστε.

2. Απαλλαγείτε από περιττές εργασίες

Σπάνια προγραμματίζουμε μόνοι μας τις καθημερινές μας δραστηριότητες, οπότε ο εγκέφαλός μας το κάνει αυτόματα για εμάς και δίνει προτεραιότητα σε εργασίες, μόνο ασυνείδητα. Κάποια από αυτά μας φέρνουν πιο κοντά στους στόχους μας, άλλα δεν δίνουν κανένα ορατό αποτέλεσμα. Γι' αυτό μας φαίνεται ότι είμαστε συνεχώς απασχολημένοι - δεν συνδέονται όλες οι πράξεις μας με αυτό που θέλουμε στο μέλλον. Ως αποτέλεσμα, χάνουμε τον χρόνο μας σε περιττά πράγματα. Για πολλούς, αυτό μετατρέπεται σε καταχρηστικό δίσκο και επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά, κάθε μέρα, μήνα και χρόνο.

Φανταστείτε ένα απλό σενάριο. Θα πάτε στις ΗΠΑ για μια εβδομάδα. Αυτή είναι η πρώτη σας επίσκεψη στη χώρα, επομένως θέλετε να κάνετε πολλά - δείτε τα κύρια αξιοθέατα και φάτε στα καλύτερα εστιατόρια. Η εξέταση της ίδιας της χώρας και των ζητημάτων που σχετίζονται με τα ταξίδια μπορεί να είναι λίγο μπερδεμένη. Από πού να ξεκινήσω; Αγορά αεροπορικού εισιτηρίου; Να κλείσω ξενοδοχείο; Τι γίνεται αν σας αρέσει ένα ξενοδοχείο που είναι πολύ μακριά από τα αξιοθέατα; Τότε ίσως είναι καλύτερα να κάνετε πρώτα μια λίστα με τα μέρη που θέλετε να επισκεφτείτε;

Τόσες πολλές ερωτήσεις μπορούν να κάνουν το κεφάλι σας να γυρίζει. Γι' αυτό είναι η ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Γράψτε όλες τις ερωτήσεις σας, απαλλαγείτε από αυτές που περιέχουν μικρές ανησυχίες και δράστε.

3. Χωρίστε τις εργασίες σε κατηγορίες

Μια άλλη ερώτηση που διευκολύνει πολύ τη διαδικασία ιεράρχησης προτεραιοτήτων: ποιος είναι ο στόχος σας; Η απάντηση θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε με σαφήνεια τις εργασίες και τους τρόπους επίλυσής τους. Μόλις ολοκληρωθεί η λίστα με τις υποχρεώσεις σας, χωρίστε την σε τρεις κατηγορίες:

• Σίγουρα έγινε. Αυτά τα καθήκοντα είναι εξαιρετικά σημαντικά για την επίτευξη του στόχου. Πρέπει να ολοκληρωθούν πρώτα από όλα, χωρίς να φείδονται πόροι και χρόνος. Λαμβάνοντας το παράδειγμα ενός ταξιδιού στην Αμερική, οι αγορές εισιτηρίων και οι κρατήσεις ξενοδοχείων ανήκουν σε αυτή την κατηγορία.
• Αξίζει να γίνει. Αυτό περιλαμβάνει όλα όσα είναι σημαντικά αλλά όχι κρίσιμα. Εάν αγνοήσετε τέτοιες εργασίες, το αποτέλεσμα θα μειωθεί ελαφρώς. Για παράδειγμα, αν δεν κάνετε μια λίστα με αξιοθέατα εκ των προτέρων, μπορείτε να ξεχάσετε κάποια από αυτά κατά τη διάρκεια του ταξιδιού.
• Ωραία. Πρόκειται για προαιρετικές εργασίες που δεν επηρεάζουν με κανέναν τρόπο την έκβαση της υπόθεσης. Για παράδειγμα, μικρές ερωτήσεις από την κατηγορία "ποιο καπάκι να πάρετε μαζί σας στις Ηνωμένες Πολιτείες και ποιο να αφήσετε στο σπίτι".

Μια λίστα εργασιών ανά κατηγορία θα σας βοηθήσει να ελευθερώσετε χρόνο και να τον διαχειριστείτε με σύνεση. Επιπλέον, είναι κατάλληλο για κάθε τομέα της ζωής: δεν έχει σημασία αν εργάζεστε με πλήρες ωράριο, φροντίζετε παιδιά ή συνδυάζετε και τα δύο.

4. Τακτοποιήστε τις εργασίες με τη σειρά

Το επόμενο βήμα είναι να μετρήσετε τον αριθμό των εργασιών και να τις κατανείμετε με τη σειρά. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν έχετε πολλές εργασίες στην ίδια κατηγορία ταυτόχρονα.

Επαναξιολογήστε τη σημασία των εργασιών σε κάθε ομάδα. Έτσι θα καταλάβετε τι αξίζει να ασχοληθείτε πρώτα. Μην ξεχνάτε μια από τις κύριες αρχές της ιεράρχησης - το θέμα δεν είναι στον αριθμό των εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί, αλλά στην ποιότητα της εκτέλεσης.

5. Δημιουργία κύριας λίστας

Δεν μπορείτε να ιεραρχήσετε σωστά τις εργασίες εάν τις κρατάτε στο μυαλό σας. Εδώ μπαίνει η κύρια λίστα - μια συνοπτική λίστα όλων των πραγμάτων που πρέπει να κάνετε. Προσθέστε τα σε σημειώσεις στο τηλέφωνό σας ή στο έγγραφο του υπολογιστή σας, κατηγοριοποιήστε τα και τακτοποιήστε τα με τη σειρά. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε εύκολα να προσθέσετε στοιχεία και να κάνετε αλλαγές όπως απαιτείται.

6. Χρησιμοποιήστε διαφορετικές μεθόδους παραγωγικότητας

Εάν το κύριο φύλλο δεν σας βοηθά να καταλάβετε τι να αναβάλετε και τι να κάνετε τώρα, δοκιμάστε άλλες μεθόδους παραγωγικότητας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε την αρχή Pareto, η οποία λέει ότι το 20% της προσπάθειας είναι το 80% του αποτελέσματος. Ή δείτε τη μήτρα του Eisenhower, η οποία προτείνει να χωριστούν οι εργασίες σε τέσσερις κατηγορίες: επείγουσες και σημαντικές, επείγουσες και ασήμαντες, μη επείγουσες και σημαντικές, και μη επείγουσες και ασήμαντες. Ή επιλέξτε οποιοδήποτε άλλοβολική μέθοδος για εσάς.

7. Αναπτύξτε μια στρατηγική

Αφού ιεραρχήσετε τα πράγματα, θα πρέπει να αποφασίσετε για μια στρατηγική για την ολοκλήρωσή τους. Είναι καλύτερο να ξεκινήσετε με τις μεγαλύτερες και πιο δύσκολες, αλλά πρωταρχικές εργασίες. Η αντιμετώπισή τους θα σας δώσει ενέργεια και θα σας εμπνεύσει να προχωρήσετε.

Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι απλώς ένα κομμάτι ενός τεράστιου παζλ αλλαγών που μπορείτε να κάνετε για ένα καλύτερο μέλλον. Οι δυσκολίες συνήθως δεν προκύπτουν λόγω μιας λανθασμένης απόφασης, αλλά λόγω μιας ολόκληρης αλυσίδας γεγονότων. Εάν δεν είστε ευχαριστημένοι με το πώς διαμορφώνεται η μοίρα σας, ήρθε η ώρα να αναθεωρήσετε τι και πώς το κάνετε. Αλλάξτε την πορεία των σκέψεών σας και η ζωή σας θα αλλάξει.