Πώς να οργανώσετε το χώρο εργασίας και το χρόνο σας στο γραφείο

Όλα ξεκινούν από το χώρο εργασίας.

Δ Carnegie

Το έργο ξεκινά από το χώρο εργασίας και την οργάνωση του. Φυσικά υπάρχουν και εξαιρέσεις, με τη μορφή της δημιουργικής και μοναδικές προσωπικότητες, για τους οποίους το ζήτημα δεν είναι τόσο σημαντικό. Αλλά ακόμη και αυτοί έχουν το δικό τους σύστημα δημιουργική διαταραχή, αν και δεν αναγνωρίζουν. Οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται για την τακτική τους πίνακες με τη συμβατική χώρους γραφείων, και οι παρακάτω συμβουλές σήμαινε γι 'αυτούς.

επιφάνεια εργασίας

Η σωστή εργασιακό περιβάλλον θέτει το μυαλό στα δεξιά ρυθμό. Δεν κρατήσει το σπίτι σας ένα χάος, και ξέρετε πού είναι αυτό. Ομοίως, στο χώρο εργασίας: τα πάντα θα πρέπει να είναι στη θέση τουςΚαι κάτι επιπλέον που θα μπορούσε να αποσπάσει την προσοχή από το κύριο καθήκον.

Πως ξεκίνησαν όλα όταν έρθει μόνο με την εργασία; Με μια επιφάνεια εργασίας. Και υπάρχουν συνήθως σωρούς από χαρτιά διάσπαρτα χαρτικά, κούπες, μερικά άχρηστα suvenirka και σκόνη στον υπολογιστή. Και ποια είναι η εσωτερική κατάσταση των εν λόγω θέσεων εργασίας; Έχουν συναρμολογηθεί. Είστε έτσι, φυσικά, δεν θα ληφθούν υπόψη, αλλά το υποσυνείδητο έχει ήδη αποφασίσει τα πάντα. Τι γίνεται με την πραγματικότητα, όπως μπορείτε. Μια συνείδηση ​​αυτής της ιδέας έχει πάρει και το πνεύμα σας είναι ήδη όχι.

Συνεχώς κρατήσει την επιφάνεια εργασίας σας σε τάξη. Ξεκινήστε τη μέρα σας με ένα σκουπίσετε τη σκόνη, ρυθμίστε το φωτισμό, σημειώστε χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με τα αυτοκόλλητα, πλύνετε τον καφέ σας, γεμίστε σας ημερολόγιο - τον εαυτό σας ένα εργασιακό κλίμα. Αυτά τα βήματα απλά θα δώσει ενέργεια για την επόμενη εργασία.

Το ιδανικό χώρο εργασίας - ένα εργαλείο για την εργασία, άνετο φωτισμό, απαραίτητη γραφική ύλη και απλά έπιπλα για τον εργαζόμενο.

Πώς να την εργασία: όρθια ή καθιστή στάση; Εσείς αποφασίζετε. Πιστεύω ότι κάθεται καλύτερα, αλλά να είστε βέβαιος να κάνουν ένα διάλειμμα: με τα πόδια, κάνετε μικρή προπόνηση, Αναπνεύστε καθαρό αέρα, να ανέλθει σε 2-3 ορόφους στον επάνω όροφο. Λειτουργία μου λειτουργίας: 45 λεπτά - ένα έργο χωρίς διακοπή, το διάλειμμα 15 λεπτά, στη συνέχεια, 1:00 συνεχούς λειτουργίας και 15 λεπτά ανάπαυσης. Έτσι χτίστηκε εργάσιμης ημέρας.

Μην ξεχάστε για το δικό σας ντουλάπι ή στο αρχείο, γιατί κάθε εργαζόμενος είναι πάντα συγκεντρώνει το δικό του αρχείο προσωπικών αρχείων ή χαρτί. Επίσης, σε ένα ντουλάπι για να αποθηκεύσει προσωπικά πράγματα που δεν θέλουν να καμαρώνω. Κάθε ράφι και το υπουργικό συμβούλιο πρέπει να εκπληρώνουν την αποστολή τους και να μην επικαλύπτονται με άλλα στοιχεία. Έτσι θα είναι πιο εύκολο να εργασία με έγγραφα και διάφορα αξεσουάρ.

ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

μακιγιάζ αντίγραφα ασφαλείας εξελίξεις, έγγραφα, προγράμματα, πληροφορίες των υπηρεσιών τους που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας και να τα στείλετε στο διακομιστή της εταιρείας, ή το σύννεφο.

Πόση προσπάθεια και τα νεύρα που περνούν οι άνθρωποι λόγω των χαμένων πληροφοριών! Υπολογιστών συνετρίβη, κρεμασμένα, κάποιος διαγραφεί κατά λάθος σημαντικά δεδομένα. Μην επαναλάβετε το λάθος και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας τους. Μην αφήνετε περιστάσεις σας και την εργασία σας ελέγχουν.

Μην τοποθετείτε περιττές εφαρμογές, οι περισσότερες από τις απαραίτητες εργασίες εκτελούνται σε τυποποιημένα πακέτα λογισμικού. Αν είστε καλά μια ορισμένη εργαλείο για τη δουλειά, να ζητήσει καθοδήγηση ή ΑΜ-τμήμα της εγκατάστασης του, δίνοντας λόγος για την αποτελεσματική εργασία της σε αυτό.

Μια άλλη απλή συμβουλή: να προσπαθήσουμε να τηρήσουμε το ηλεκτρονικό χώρο για κάτι μία. Αν σας αρέσει τις υπηρεσίες της «Yandex», να επιλέξουν εάν υπηρεσίες της Google - εργασία μαζί τους. Θα γνωρίζουν όλα τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των εργαλείων, και θα είναι επίσης σε θέση να ρυθμίσετε γρήγορα το σύστημά σας σε μια νέα θέση. Δεν είναι πάντα ένας αγώνας για τα νωπά προγράμματα δικαιολογείται.

Στο σταθμό εργασίας, να δημιουργήσετε το προσωπικό σας απλή ηλεκτρονική ιεραρχία. Θα πρέπει το συντομότερο δυνατό να βρεθεί όλα τα παλιά έγγραφό σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν είστε υποχρεωμένοι να αποφασίσει αμέσως κάτι και να ξεχάσετε όπου αποθηκεύονται οι πληροφορίες.

Όλα τα πιο σημαντικά έγγραφα σαρώνονται. Πολλοί εργαζόμενοι συγκρούσεις μεταξύ τμημάτων προκύπτουν λόγω κάποιων χαμένων σημαντικά έγγραφα.

σχεδίαση

Έχετε παρατηρήσει ότι το έργο αποδεικνύεται μερικές φορές να σαχλαμάρα: πολλές εργασίες, συζητήσεις, συναντήσεις, έλεγχο εγγράφων. Και είστε στην απότομη ασταμάτητα. Φαίνεται στη δουλειά, αλλά μετά βίας μπορεί να ονομάζεται το έργο. Πίσω από όλα αυτά δεν μπορεί να δει τη συνολική εικόνα του τι συμβαίνει, και είναι ένα από τα προβλήματα της σύγχρονης απόδοσης: οι ενέργειες έχουν αποτέλεσμα, πάρα πολύ, αλλά δεν είναι πολύ ορατή στη ρουτίνα.

Για αυτό δεν ήταν, πρέπει να είναι σχέδιο εργασίας και δραστηριότητες για την ημέρα, εβδομάδα ή ακόμα και ένα μήνα.

Οι περισσότερες χρήσεις φορητούς υπολογιστές ή ημερολόγια. Ναι, αυτό είναι καλό, αλλά το χαρτί - «RAM», το σύνολο του κύκλου εργασιών είναι αποθηκευμένα σε αυτό, αλλά η βασική πληροφορίες χάνονται στην πληθώρα των σελίδων. Σημειωματάριο ή ημερολόγιο - αυτό είναι ένα αρχαϊκό τρόπο σχεδιασμού. Στο ημερολόγιο δεν μπορείτε να δείτε ολόκληρη την εικόνα των γεγονότων, δεν συνειδητοποιούν όταν είναι καλύτερα να κάνει ένα πράγμα, αλλά όταν ο άλλος, και θα είναι επίσης σε θέση να χάσετε κανένα σημαντικό γεγονός. Δεν υπάρχει κανένας τρόπος για να τραβήξει τα απαραίτητα στοιχεία και να προβεί σε πλήρη ανάλυση. Φανταστείτε πόσο να ξεφυλλίσει τις σελίδες για να ταιριάζει με τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Τώρα υπάρχουν πολλά εφαρμογές και ηλεκτρονικές υπηρεσίες για την οργάνωση του χρόνου εργασίας τους. Πιστέψτε με, αυτό πρέπει να αντιμετωπιστεί, αν θέλετε να είναι παραγωγικοί, ανεξάρτητα από την κατάσταση και διάθεση. Για να-do-list σήμερα - είναι όλα για την αποτελεσματική καθήκοντα και τη διαχείριση του χρόνου.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το σύστημα στο πλαίσιο του σχεδιασμού περιβάλλον του Outlook Gleb Αρχαγγέλου. Αυτό που μου αρέσει γι 'αυτήν: την απλότητα και την αποτελεσματικότητα του εργαλείου, γνωστά εφαρμογή, ένα ημερολόγιο που συνδυάζει, τα καθήκοντα και e-mail σε ένα ενιαίο χώρο πληροφοριών, ενοποίηση με εφαρμογές γραφείου. Αυτό το σύστημα σχεδιασμού μπορεί να εκπαιδεύσει κάθε εργαζόμενο για ένα μικρό χρονικό διάστημα.

Εδώ είναι μερικές συμβουλές για την οργάνωση του χρόνου εργασίας:

• Σχεδιάστε ευέλικτο πλαίσιο και όχι σκληρό εξώφυλλο εκείνη την εποχή.
• Μάθετε να καταλάβουμε ότι το πιο σημαντικό και τι δεν είναι.
• Είναι εύκολο να μέρος με δουλειές του ανηλίκου.
• Εκτιμούν την ποιότητα που διεξήχθη το χρόνο, αντί να λάβει το ίδιο το χρόνο.
• Πείτε στον εαυτό σας και τους άλλους «όχι» όταν τη χρειάζεστε.
• Ξεκινήστε τη μέρα σας με δύσκολα και δυσάρεστα καθήκοντα.
• Πότε σκοπεύετε να εργασιακά καθήκοντα και τα έργα, τα βάζουμε προθεσμίες.

Ισχυρή ψυχολογική τεχνική - έχει περικοπεί, ή τελικά το έργο βάλει μπροστά του ένα τσιμπούρι. Αυτό θα σας δώσει μια πρόσθετη εσωτερική ενέργεια για να επιτύχει εξαιρετικά αποτελέσματα. Θα δείτε ότι τα πάντα δεν είναι μάταια.

Εργασία με e-mail

Πώς να οργανώσετε την εργασία με e-mail;

Πρώτον, είναι απαραίτητο να ρυθμίσετε την ώρα να συνεργαστούν ώστε να μειωθεί ο αριθμός των διακοπών. Αυτό γίνεται καλύτερα τις πρωινές ώρες, όταν οι εργασίες αρχίζουν να μορφή, και το απόγευμα, όταν είναι απαραίτητο για να ελέγξει πώς πάνε τα πράγματα.

Δεύτερον, η ασάφεια της επιστολής δεν είναι απαραίτητο να ανταποκριθούν άμεσα. Θα πρέπει να σκεφτούμε τα πράγματα μέσα από: τη θεραπεία, την οικοδόμηση απάντηση, για περισσότερες πληροφορίες. Προσπαθήστε να κάνετε έτσι ώστε η υποκειμενικότητα είναι όσο το δυνατόν μικρότερη. Ξεχάστε για μια γρήγορη απάντηση, όλοι συνηθίσει να κάνει στην κοινωνικά δίκτυα.

Τρίτον, μην υπερφορτώνετε το κείμενο της επιστολής των πληροφοριών που είναι κατανοητή μόνο στον αποστολέα. Προσπαθήστε να απαντήσετε σύντομα και περιεκτικά, ζυγίζει κάθε λέξη. Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, είναι πολύ σημαντικό: κανείς δεν θέλει να εντρυφήσω μέσα από ένα μοναδικό συμπεράσματα.

Και τέλος, μην ξεχνάτε σχετικά με την εθιμοτυπία: διεύθυνση παραλήπτη, το ύφος της γραφής, πληροφορίες για την υπόθεση, τα στοιχεία επικοινωνίας. Μάθετε τη σύνταξη επιστολών, ανάλυση του τι είναι γραμμένο, και τους κανόνες της θεραπείας.

πρόσθετο μέσο

Τι άλλο βοηθά στο να γίνει το έργο πιο αποτελεσματική, γι 'αυτό είναι whiteboard. Ένα απαραίτητο εργαλείο, ειδικά όταν έρχεται η υπηρεσία έμπνευση ή λύσεις σε σοβαρά προβλήματα με τα ενδιάμεσα στάδια.

Στην επαγγελματική μου δραστηριότητα του διοικητικού συμβουλίου ήταν ένα προσάρτημα του εργασιακού περιβάλλοντος. Είναι χρήσιμο από την άποψη της εξοικονόμησης χαρτιού. Δεν θα πιστέψετε πόσο δαπανάται σε φύλλα εξήγηση ιδέες και τις λύσεις τους.

Μέσα από την οπτική σκέψη (είναι καθόλου) οι άνθρωποι μπορούν να αντλήσουν από κοινού στο λευκό πίνακα, εξηγώντας τις σκέψεις τους και να προσφέρουν την καλύτερη λύση στο πρόβλημα. Ο καθένας μπορεί να δει τα πάντα και να κατανοήσουν.

Θα προσθέσω ότι η δουλειά μου μουσική βοηθά. Έχει θετική επίδραση στην απόδοση μου, ειδικά όταν πρέπει να συνεργαστεί με μονότονα καθήκοντα στον υπολογιστή σας ή να καταχωρήσετε ένα μεγάλο σύνολο των εγγράφων. Και σε γενικές γραμμές είναι καλό να ξεκινήσει το πρωί με ένα θετικό μουσικής. Αλλά μην το συμπεριλάβει όλα, θυμηθείτε: δεν είστε μόνοι, κάποιος θα παρεμβαίνει μόνο με τη μουσική.

Και τι πρόσθετα εργαλεία που χρησιμοποιείτε στη δουλειά σας;