6 αρχές διαχείρισης ροής εργασίας που μπορείτε να μάθετε από Γάλλους σεφ
μικροαντικείμενα / / August 04, 2021
Μάθετε τι κοινό έχουν ένας πίνακας κοπής και ένας διαχειριστής εργασιών.
Οι Γάλλοι σεφ έχουν την έννοια του mise-en-place, που σημαίνει «όλα στη θέση τους». Εφευρέθηκε από τον δεκατριάχρονο Auguste Escoffier το 1859, όταν άρχισε να βοηθά τον θείο του στη δουλειά σε ένα εστιατόριο.
Το αγόρι μεγάλωσε και αφιέρωσε τη ζωή του στη μετατροπή της γαλλικής κουζίνας σε παγκόσμιο επίπεδο, και του έργου ενός μάγειρα σε υψηλή τέχνη. Δημιούργησε μια ιεραρχία σύμφωνα με την οποία κάθε συστατικό, εργαλείο ή πιάτο σερβίρεται σύμφωνα με ένα σαφές σχέδιο.
Οι σεφ, όπως όλοι οι εργαζόμενοι στη γνώση, έχουν περιορισμένα αποθέματα μνήμης και ενέργειας. Ως εκ τούτου, βελτιστοποιούν τις διαδικασίες στην κουζίνα έτσι ώστε το ρουτίνα να καταλαμβάνει όσο το δυνατόν λιγότερους πόρους και να υπάρχει χρόνος για να επικεντρωθεί στο δημιουργικό. Μια από τις πιο θεμελιώδεις και ανταποδοτικές δεξιότητες που μπορείτε να μάθετε από αυτούς τους πλοιάρχους είναι η διαχείριση της εργασίας σας.
1. Να είναι συνεπής
Στην κουζίνα, είναι σημαντικό το κρέας να αποψυχθεί πριν τεμαχιστεί, τα ζυμαρικά να ψηθούν πριν προστεθεί η σάλτσα και το σκόρδο να ξεφλουδιστεί πριν τοποθετηθεί στο πιάτο. Η σωστή σειρά είναι εξαιρετικά σημαντική εδώ. Χρειάζονται μόνο λίγα δευτερόλεπτα για να βγει το κοτόπουλο από την κατάψυξη. Αλλά η γεύση του πιάτου εξαρτάται από το αν ο σεφ ξέχασε να το κάνει αυτό στην αρχή της βάρδιας και πράγματι αν θα ψηθεί.
Έτσι είναι στη δουλειά. Οι εργασίες που ολοκληρώνετε καθορίζουν πρώτα τον τόνο της ημέρας. Εάν γνωρίζετε ότι θα χρειαστεί να κατεβάσετε ένα μεγάλο πρόγραμμα και θα χρειαστεί περίπου μία ώρα, ξεκινήστε τη λήψη και κάντε κάτι άλλο παράλληλα.
Εάν αναβάλλετε αυτό το θέμα μέχρι τη στιγμή που χρειάζεστε το πρόγραμμα, τότε θα πρέπει να είστε νευρικοί και να επιβραδύνετε τις διαδικασίες. Τα λεπτά που δαπανώνται τώρα μπορούν να σας εξοικονομήσουν ώρες αργότερα. Επομένως, μην ξεχάσετε να συνθέσετε τις λίστεςγια τον προσδιορισμό της ακολουθίας των ενεργειών.
2. Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις
Στην κουζίνα, κάθε αντικείμενο έχει τη δική του θέση. Εάν ο μάγειρας έχει βάλει ένα τηγάνι στη σόμπα, τότε αυτό δεν είναι μόνο ένα τηγάνι, αλλά και μια υπενθύμιση ότι ετοιμάζεται κάποιο πιάτο. Το λάδι δεν σφυρίζει μόνο, αλλά σηματοδοτεί ότι ήρθε η ώρα να κάνουμε το επόμενο βήμα. Εάν ο σεφ χρειάζεται να μαγειρέψει τρία πιάτα παράλληλα, μπορεί να βάλει μια κατσαρόλα στη φωτιά, να αφαιρέσει την κρέμα από το ψυγείο και να τοποθετήσει τα μυρωδικά σε ένα ξύλο κοπής.
Όσοι εργάζονται όχι με προϊόντα, αλλά με πληροφορίες, μπορούν να λαμβάνουν εκατοντάδες ειδοποιήσεις και δώδεκα επιστολές ανά ώρα. Και κάθε φορά που τα διαβάζετε, πρέπει να τοποθετείτε τις πληροφορίες που λαμβάνετε στη σωστή θέση, σαν ένα σωρό πράσινο σε έναν πίνακα.
Για αυτό, ένας διαχειριστής εργασιών, σημειώσεις στο τηλέφωνο, μια εφαρμογή για αναβαλλόμενη ανάγνωση και online ημερολόγιο. Είναι το ψηφιακό «περιβάλλον» που «θυμάται» όλα όσα χρειάζεστε. Μετά από οποιοδήποτε εισερχόμενο αίτημα, τοποθετήστε μια υπενθύμιση σχετικά με αυτό "στον πίνακα κοπής" - έτσι δεν θα χαθεί τίποτα.
3. Διάκριση μεταξύ τύπων εργασιών
Ο χρόνος δεν μπορεί να επιβραδυνθεί ή να επιταχυνθεί. Αλλά οι μάγειρες πιστεύουν ότι δεν είναι πάντα το ίδιο και διακρίνουν δύο τύπους: τον χρόνο που απαιτεί τη συμμετοχή ενός ατόμου και αυτόν που δεν το κάνει.
Το πρώτο σχετίζεται με εργασίες που απαιτούν από τον σεφ να είναι πλήρως συγκεντρωμένος και εμπλεκόμενος. Ανακατεύοντας, τεμαχίζοντας, προσθέτοντας καρυκεύματα - αυτές οι ενέργειες θα χρειάζονται πάντα έναν ορισμένο αριθμό λεπτών, τόσο αν εκτελούνται τώρα όσο και αν αναβληθούν για αργότερα.
Ο δεύτερος τύπος χρόνου αναφέρεται σε εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν χωρίς την άμεση προσοχή του μάγειρα. Το ψήσιμο στη σχάρα, η θέρμανση, το μαρινάρισμα, το βράσιμο είναι διαδικασίες που πρέπει να ξεκινήσει ένα άτομο, αλλά συνεχίζουν να συμβαίνουν ακόμη και όταν ο μάγειρας αλλάξει σε κάτι άλλο.
Κατά την εργασία με πληροφορίες, σχεδόν δεν συνειδητοποιούμε τη διαφορά μεταξύ αυτών των τύπων εργασιών. Έχουμε την τάση να υπερεκτιμούμε εκείνα που απαιτούν την πλήρη ένταξή μας, γιατί τότε φαίνεται ότι κάνουμε το καλύτερο δυνατό. Αλλά στην πραγματικότητα, είναι τα καθήκοντα που δεν απαιτούν τη συμμετοχή μας που μας δίνουν τα μεγαλύτερα οφέλη.
Γιατί τα μικρά βήματα που κάνουμε για να επιταχύνουμε τα πράγματα καθιστούν δυνατή την εστίαση σε άλλα πράγματα. Καλύτερα τώρα να αφιερώσετε 20 λεπτά και να δείξετε ένα νέο συνάδελφοςπώς να ολοκληρώσετε μια εργασία παρά να την αναβάλλετε για μια εβδομάδα και να αφιερώσετε πολύ περισσότερο χρόνο για να την κάνετε μόνοι σας.
Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας να διακρίνει μεταξύ εργασιών στη λίστα υποχρεώσεών σας που απαιτούν διαφορετικούς βαθμούς συμμετοχής.
Αυτό είναι κρίσιμο όταν πρόκειται για τον προγραμματισμό μιας σειράς ενεργειών. Οι περιπτώσεις που δεν απαιτούν την άμεση συμμετοχή σας είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές στην αρχή.
4. Ξεκινήστε μόνο ό, τι μπορείτε να ολοκληρώσετε
Ένα πιάτο που μαγειρεύεται κατά 99% δεν έχει καμία αξία. Θα πρέπει είτε να είναι έτοιμο, ζεστό και να σερβιριστεί στον επισκέπτη εγκαίρως, είτε τίποτα. Επομένως, οι μάγειρες δεν ξεκινούν αυτό που δεν μπορούν να τελειώσουν. Μόλις το πιάτο είναι έτοιμο, αποκτά αμέσως μεγάλη αξία. Όχι μόνο επειδή μπορεί τελικά να πάει στον επισκέπτη, αλλά και επειδή δεν απαιτεί πλέον προσοχή.
Το ίδιο συμβαίνει και με την πνευματική εργασία. Κάθε φορά που τρέχουμε και μετά να σταματήσει κάποιου είδους διαδικασία, υφίστανται κρυφές απώλειες. Ένα ανεπίλυτο έργο θα πρέπει να διαχειριστεί και να ενημερώσει πληροφορίες σχετικά με αυτό. Λαμβάνει χώρα στη λίστα υποχρεώσεών σας, στον υπολογιστή ή στο γραφείο σας, και το πιο σημαντικό, στο υποσυνείδητο μυαλό σας.
Μπορείτε να φτάσετε στο σημείο όπου όλοι οι πόροι σας θα δαπανηθούν μόνο για την παρακολούθηση και τη μνήμη όλων των εκκρεμών εργασιών. Επομένως, κάθε φορά που ξεκινάτε ένα έργο, αναρωτηθείτε: "Πώς και πότε θα το τελειώσω;"
Φυσικά, δεν είναι πάντα δυνατό να ολοκληρώσετε αυτό που ξεκινήσατε. Η εργασία με πληροφορίες είναι εγγενώς απρόβλεπτη. Μερικές φορές ένα γρήγορο τηλεφώνημα μετατρέπεται σε μια ώρα συνομιλίας που ματαιώνει ολόκληρο το πλάνο σας για την ημέρα.
Είναι ακόμη σημαντικό να σκεφτείτε πώς να ολοκληρώσετε την εργασία. Αντί να μεταβείτε αμέσως σε άλλη εργασία, αφιερώστε μερικά επιπλέον δευτερόλεπτα για να καταγράψετε πληροφορίες σχετικά με τις ημιτελείς εργασίες στο πρόγραμμα παρακολούθησης εργασιών.
5. Βελτιστοποιήστε επαναλαμβανόμενες ενέργειες
Για να μαγειρέψει το ένα γεύμα μετά το άλλο, ένας σεφ πρέπει να κάνει περισσότερα από το να ενεργήσει το συντομότερο δυνατό. Θα πρέπει να βελτιστοποιεί τις επαναλαμβανόμενες ενέργειες. Κάθε ένα από αυτά δεν χρειάζεται πολύ χρόνο, αλλά λόγω του αριθμού τους, η αποτελεσματικότητα μπορεί να χαθεί.
Επομένως, αντί να βγάζετε κάθε συστατικό από το ψυγείο καθώς ετοιμάζεται το πιάτο, είναι καλύτερα να τα πάρετε όλα ταυτόχρονα, εάν αυτό δεν έρχεται σε αντίθεση συνταγή. Έτσι, ο σεφ εργάζεται γρήγορα, όχι επειδή είναι εξαντλημένος, αλλά επειδή κερδίζει μερικά δευτερόλεπτα εδώ, μερικά λεπτά εκεί και στο τέλος εξοικονομεί πολύ χρόνο.
Είναι σημαντικό για τους εργαζόμενους στη γνώση να απαλλαγούν από ενέργειες που επαναλαμβάνονται σε κάποια συχνότητα. Ας πάρουμε ως παράδειγμα το άτομο που διαχειρίζεται τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μιας μάρκας. Χρειάζεται να δημοσιεύει δημοσιεύσεις κάθε μέρα, αποσπώντας την προσοχή από τα άλλα καθήκοντά του και αλλάζοντας την προσοχή. Θα είναι πιο αποτελεσματικό να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία αυτόματης δημοσίευσης, να προετοιμάσετε όλο το υλικό για μια εβδομάδα νωρίτερα και να δώσετε στην εφαρμογή την ευκαιρία να τα δημοσιεύσει.
6. Οργανώστε τον χώρο εργασίας σας
Ο σεφ οργανώνει τον χώρο εργασίας του έτσι ώστε όλα να είναι λογικά. Τα συστατικά βρίσκονται στην αριστερή πλευρά της σανίδας κοπής, η σανίδα κοπής είναι στο κέντρο και τα επεξεργασμένα συστατικά βρίσκονται στα δεξιά. Μετά από κάθε χρήση, το μαχαίρι και η πετσέτα επιστρέφουν στις θέσεις τους.
Αυτός ο «διαχωρισμός» συστατικών και εργαλείων πρέπει να είναι σταθερός από μέρα σε μέρα, ώστε ο σεφ να καταλάβει πού βρίσκονται όλα. Ο χώρος εργασίας γίνεται προέκταση του μυαλού του αφεντικού, ώστε να μπορεί να πιάνει ένα κουτάλι ή ένα μαχαίρι τόσο διαισθητικά και φυσικά όσο απευθύνεται στις σκέψεις του κεφαλιού του.
Το εργασιακό περιβάλλον όσων ασχολούνται με την ψυχική εργασία αλλάζει συνεχώς. Από τη μία πλευρά, αυτό έχει ένα πλεονέκτημα: μπορείτε να κάνετε τα δικά σας πράγματα από οπουδήποτε στον κόσμο. Υπάρχει όμως και ένα μειονέκτημα: δεν υπάρχει τρόπος σωστής οργάνωσης του χώρου εργασίας. Ταυτόχρονα, είναι εξαιρετικά σταθερό: όλα συμβαίνουν σε έναν υπολογιστή και επεκτείνονται σε φορητές συσκευές, tablet, έξυπνα ρολόγια ακόμη και στις οθόνες άλλων ανθρώπων.
Η οργάνωση του χώρου σας είναι αρκετά απλή:
- Δημιουργήστε συνήθειες για να ξεκινήσετε και να τελειώσετε προβλέψιμα τη μέρα σας.
- Χρήση ψηφιακές σημειώσεις ως κύριο εργαλείο παραγωγικότητας, ώστε να έχετε πάντα μαζί σας όλες τις πληροφορίες σας.
- Δημιουργήστε ξεχωριστούς χώρους εργασίας για καθένα από τα σημαντικότερα έργα σας.
- Ολοκληρώστε κάθε μέρα ή εβδομάδα κλείνοντας όλες τις καρτέλες του προγράμματος περιήγησης και κλείνοντας τον υπολογιστή σας.
Κάθε μία από αυτές τις διαδικασίες θέτει όρια - χρόνου, χώρου ή φιλοδοξίας - που σας βοηθούν να καταλάβετε σε τι να επικεντρωθείτε και τι να αγνοήσετε.
Οι Γάλλοι σεφ έχουν πάντα υπόψη τους περιορισμούς του χρόνου και του χώρου. Δεν μπορούν να παρηγορηθούν με ιστορίες όπως "Το έργο πηγαίνει σύμφωνα με το σχέδιο" ή "Θα φτάσω σε αυτό σύντομα". Για να είναι επιτυχημένοι, είναι σημαντικό να είναι συγκεντρωμένοι σε μια συγκεκριμένη εργασία και να βλέπουν ολόκληρη την εικόνα. Αυτή η ίδια ικανότητα θα είναι πολύ χρήσιμη για τους εργαζόμενους στη γνώση.
Διαβάστε επίσης🧐
- Το γράφημα Gantt είναι ένα εργαλείο για όσους δεν τους αρέσει να χάνουν προθεσμίες
- Ο ουσιαστισμός είναι το μυστικό της επιτυχίας για τα Tiny Wings και τους ανθρώπους που τα κάνουν όλα
- Πώς να κάνετε περισσότερα, να ορίσετε σωστά εργασίες και να διαχειριστείτε το χρόνο των εργαζομένων
Οι επιστήμονες μιλούν για δεκάδες συμπτώματα COVID-19 που μπορούν να επιμείνουν για περισσότερο από 6 μήνες
Οι επιστήμονες ονόμασαν τα χαρακτηριστικά συμπτώματα του στελέχους δέλτα του κορονοϊού. Διαφέρουν από το συνηθισμένο COVID-19