7 συμβουλές για να βοηθήσουν τους επιχειρηματίες να επιβιώσουν
Συμβουλές Παραγωγικότητα / / January 02, 2021
1. Χωρίστε το έργο σε ξεχωριστά στάδια
Οι επιχειρηματικές διαδικασίες είναι συνεχείς, τακτικές και εφάπαξ, μεγάλης κλίμακας και αρκετά σύντομες. Αλλά οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να χωριστεί σε στάδια ή επαναλήψεις.
Ποιο εξαρτάται ακριβώς από τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησής σας. Η πιο καθολική προσέγγιση μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Προετοιμασία" - "Εκτέλεση" - "Παρακολούθηση αποτελεσμάτων" - "Σχόλια". Μπορεί να συμπεριλάβετε ένα βήμα «Αναβολή» σε αυτήν την αλυσίδα και αυτό είναι εντάξει. Το κύριο πράγμα είναι να παρουσιάσουμε την πλήρη εικόνα και να μην ξεχάσουμε συμφωνίες και υποσχέσεις.
Οι τεχνικές διαχείρισης έργων βοηθούν στον αποτελεσματικό σχεδιασμό. Για μικρές ομάδες και μικρές επιχειρήσεις, οι ευέλικτες μεθοδολογίες είναι βολικές (το ίδιο Agile). Μερικά από αυτά μπορεί να λειτουργούν για εσάς:
- Scrum Είναι μια από τις πιο δημοφιλείς ενσωματώσεις των αρχών του Agile. Όλες οι εργασίες συλλέγονται στο καθυστερημένο αρχείο, οι εργασίες στο έργο χωρίζονται σε σπριντ, για κάθε μία από τις οποίες επιλέγεται ένα εφικτό ποσό εργασιών λαμβάνοντας υπόψη την πολυπλοκότητα. Το τελικό αποτέλεσμα κάθε σπριντ είναι ένα εφαρμόσιμο προϊόν που βελτιώνεται ξανά και ξανά.
- Το Kanban είναι ένας διαδραστικός χάρτης απασχόλησης. Μπορεί να συντεθεί για τον εαυτό μου ή για μια μικρή ομάδα. Χρειάζεστε σανίδα και αυτοκόλλητα. Ο πίνακας χωρίζεται σε τρεις στήλες που υποδεικνύουν τα κύρια στάδια: "To do", "Doing" (Doing), "Done" (Done). Μπορείτε επίσης να προσθέσετε στήλες για μη επείγουσες ή μη επείγουσες εργασίες. Κάθε μέρος του πίνακα πρέπει να γεμίσει με αυτοκόλλητα που μετακινούνται από στήλη σε στήλη καθώς εργάζεστε.
- Six sigma (6 sigma) είναι μια τεχνική στην οποία ένα έργο χωρίζεται σε στάδια. Κάθε στάδιο χωρίζεται με τη σειρά του σε πέντε στάδια: ορισμός, μέτρηση, έρευνα, ανάπτυξη και έλεγχος. Η προσέγγιση λειτουργεί καλά στην ανάπτυξη λογισμικού και την κατασκευή όλων των μεγεθών, από την προσαρμογή έως την προσαρμογή κοσμημάτων.
2. Ορίστε προτεραιότητες και σαφείς προθεσμίες
Η επίλυση των καθηκόντων που έρχονται δεν είναι πάντα αποτελεσματική και κερδοφόρα. Επιπλέον, νέες εργασίες εμφανίζονται συνεχώς - και μερικές φορές αρκετά ξαφνικά.
Είναι αδύνατο να κατανοήσουμε το τεράστιο μέγεθος, ακόμα κι αν εργάζεστε όλο το εικοσιτετράωρο και αφιερώσετε πλήρως την αγαπημένη σας δουλειά. Από την άλλη πλευρά, υπάρχει πάντα ένας πειρασμός να κάνετε ό, τι σας αρέσει και να ωθήσετε τα υπόλοιπα σε μια μακρινή γωνία.
Ο κύριος πόρος της επιχείρησής σας είναι ο εαυτός σας. Και αυτός ο πόρος δεν είναι ατελείωτος. Γνωρίζοντας αυτό θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα και να ορίσετε ειλικρινά δύσκολες προθεσμίες. Λάβετε υπόψη ότι η επιχειρηματική δραστηριότητα "για την ψυχή" είναι πολυτέλεια. Και αν ο στόχος σας είναι αποτέλεσμα και όφελος, τότε πρέπει να τεθούν πρώτα και όχι ευχαρίστηση.
Οι προστιθέμενες εργασίες ταξινομούνται αυτόματα. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να δείτε τι πρέπει να γίνει σήμερα, αύριο και αργότερα, καθώς και ποιες εργασίες έχουν ήδη καθυστερήσει. Ταξινόμηση περιπτώσεων κατά ημερομηνία ή σειρά προσθήκης και αναζητήστε αυτές που χρειάζεστε με λέξεις από την περιγραφή.
Και αν συνδέσετε εργασίες με πελάτες και κάρτες προϊόντων, δεν θα έχετε μόνο ένα σύνολο ηλεκτρονικών αυτοκόλλητων ετικετών, αλλά ένα βολικό και κατανοητό διαδραστικό σύστημα.
Δοκιμάστε το Workzen
3. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων
Πολλές ενέργειες επαναλαμβάνονται τακτικά. Αυτό, για παράδειγμα, παραγγελία και παραλαβή αγαθών, προετοιμασία ενός καταστήματος για άνοιγμα, απογραφή, υπολογισμός μισθών, καλεί στον πελάτη να πει πώς προχωρά η εργασία. Μια μέρα όλα αρχίζουν να χρειάζονται πολύ χρόνο.
Συχνά, απλά δεν υπάρχει χρόνος για ορισμένες εργασίες που δεν φαίνεται να έχουν ύψιστη προτεραιότητα. Δεν υπάρχει χρόνος για αποσυναρμολόγηση εγγράφων ή ενημέρωση λογισμικού, μέτρηση υπολοίπων αποθεμάτων ή εύρεση νέων προμηθευτών. Πράγματα όπως αυτό συσσωρεύονται και καταναλώνουν το χρόνο, τα χρήματα και τα νεύρα σας.
Υπάρχει μια διέξοδος: απλώς τακτοποιήστε τα πάντα. Ακούγεται απλούστερο από ό, τι είναι στην πραγματικότητα, αλλά μπορεί να γίνει ένα βράδυ. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων σε έναν προγραμματιστή ή ένα ημερολόγιο και γράψτε δίπλα σε κάθε εργασία πόσο συχνά πρέπει να γίνει και πόσο διαρκεί.
Και η διαδικασία σχεδιασμού μπορεί να βελτιστοποιηθεί ψηφιοποιώντας την. Εδώ είναι και πάλι ο πίνακας kanban χρήσιμος και μπορείτε ακόμη και να το κάνετε στα Φύλλα Google. Στη στήλη "Εκκρεμότητες", τακτοποιήστε τις εργασίες με φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας με ημερομηνίες ή δημιουργήστε μια λίστα για κάθε μέρα σε ξεχωριστά φύλλα. Αυτό βοηθά στην ομοιόμορφη κατανομή του φόρτου εργασίας ή στον προγραμματισμό εργασιών για ημέρες που υπάρχει λιγότερη άλλη εργασία.
Με έναν τέτοιο πίνακα, θα γνωρίζετε πάντα πόσες εργασίες ρουτίνας έχουν ήδη ολοκληρωθεί και ποια είναι η λήψη σας τώρα. Ακόμα και όταν δεν εργάζεστε, μπορείτε πάντα να ανοίξετε την πλακέτα εκκρεμών εργασιών από το τηλέφωνό σας.
4. Αντιπρόσωπος
Είστε ο μόνος ηγέτης των επιχειρήσεων, που σημαίνει ότι ο χρόνος σας είναι ανεκτίμητος. Υπάρχουν εργασίες που μόνο εσείς μπορείτε να ολοκληρώσετε. Αλλά δεν υπάρχουν τόσα πολλά, τα υπόλοιπα μπορούν και πρέπει να ανατεθούν. Ακόμα κι αν μπορείτε τεχνικά να επιδιορθώσετε τον υπολογιστή μόνοι σας, να πλύνετε τα δάπεδα ή να λάβετε παραγγελίες, θα είναι πολύ ακριβό για την επιχείρησή σας.
Θα γίνει ευκολότερο αν γνωρίζετε ακριβώς πόσο κοστίζετε ανά ώρα. Για παράδειγμα, το μηνιαίο καθαρό κέρδος σας είναι 100.000 ρούβλια. Για ευκολία, ας υποθέσουμε ότι υπάρχουν 20 εργάσιμες ημέρες για 8 ώρες σε ένα μήνα. Αυτό σημαίνει ότι κερδίζετε 625 ρούβλια ανά ώρα. Τώρα συγκρίνετε αυτό το ποσό με το κόστος της εργασίας του καθαριστή, του ταχυμεταφορέα και άλλων ειδικών που θα μπορούσαν να αναλάβουν κάποιες ερωτήσεις.
Εργασίες που σίγουρα αξίζει να αναθέσετε:
- ένταση εργασίας και δεν φέρνει χαρά.
- απαιτούν ωμή δύναμη ·
- μονότονη και ρουτίνα.
Τι ακριβώς μπορεί να ανατεθεί:
- συντήρηση εξοπλισμού ·
- παράδοση, αποστολή, συσκευασία ·
- τήρηση λογιστικών βιβλίων;
- νομική υποστήριξη
- μεμονωμένες εργασίες που είναι απίθανο να επαναληφθούν.
Ποιο είναι καλύτερο να μην αναθέσετε:
- λήψη σημαντικών επιχειρηματικών αποφάσεων ·
- στρατηγικό σχεδιασμό;
- έλεγχος της εφαρμογής σημαντικών σταδίων ·
- την πρόσληψη.
Η τελική απόφαση είναι φυσικά δική σας. Πολλά εξαρτώνται από τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης.
5. Απλοποιήστε την επικοινωνία πελατών
Οι πελάτες σας είναι οι εργοδότες σας. Αλλά συχνά πρέπει να ξοδεύετε πολύ χρόνο σε αυτά.
Αυτό συμβαίνει για δύο λόγους:
- Αρχικά παρέχετε πολύ λίγες πληροφορίες ή δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως σε όλες τις ερωτήσεις του πελάτη.
- Έχετε πληροφορίες σχετικά με πελάτες σε τρία διαφορετικά μηνύματα, σημειώσεις στο smartphone σας, ένα σημειωματάριο και μια στοίβα επαγγελματικών καρτών.
Για να λάβετε λιγότερες από τις ίδιες ερωτήσεις, ενημερώστε τον ιστότοπό σας και τα κοινωνικά σας δίκτυα, πείτε μας περισσότερα για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας, προσθέστε φωτογραφίες και βίντεο. Δημιουργήστε επίσης μια φόρμα σχολίων για να ετοιμαστείτε για τη συνομιλία με τον πελάτη.
Προχωρημένο επίπεδο: παραγγελία bot συνομιλίας. Θα είναι σε θέση να απαντά αυτόματα σε μηνύματα σε στιγμιαία μηνύματα.
Οι πληροφορίες πελατών μπορούν να συνδεθούν με εργασίες και παραγγελίες. Έτσι, θα είστε πάντα πλήρως οπλισμένοι: στο Workzen είναι εύκολο να βρείτε δεδομένα ανθρώπων, τιμών, προθεσμιών και αγαθών και εγγράφων.
6. Αναλύστε την εργασία σας
Η αποτελεσματικότητα οποιασδήποτε επιχείρησης δεν είναι σταθερή. Μερικές φορές υπερβαίνουμε τις δικές μας προσδοκίες, μερικές φορές κάνουμε λάθος. Για να κάνετε ένα βήμα μπροστά, αξίζει να επιστρέψετε και να αναλύσετε τι έχει γίνει και τι όχι.
Ακόμα κι αν εργάζεστε για τον εαυτό σας και κανείς δεν απαιτεί KPI από εσάς, θα πρέπει να ορίσετε σαφείς στόχους και να επιτύχετε ορισμένα αποτελέσματα. Εάν η πραγματικότητα δεν συμπίπτει με τις προσδοκίες, πρέπει να σταματήσετε και να καταλάβετε τι πήγε στραβά.
Συχνά, οι επιχειρηματικές επιδόσεις δεν πέφτουν σε δικό σας λάθος. Για παράδειγμα, τα αγαθά δεν παραδόθηκαν εγκαίρως, ο σύντροφός σας αρρώστησε και υπήρχαν λιγότεροι πελάτες κατά τη διάρκεια των διακοπών. Αυτά δεν είναι τα λάθη σας, αλλά την επόμενη φορά μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο επανάληψης. Για παράδειγμα, βρείτε πολλούς προμηθευτές, συνδέστε μια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης, παραγγείλετε διαφημίσεις σε κοινωνικά δίκτυα εκ των προτέρων.
Το πιο σημαντικό πράγμα είναι να μην καείτε και να μην απογοητευτείτε σε μια επιχείρηση που έχει αρχίσει να μειώνεται. Όλα στα χέρια σας. Εξαγάγετε συμπεράσματα, γράψτε χίλιους πόντους εμπειρίας και προχωρήστε.
7. Προγραμματίστε τις διακοπές σας
Η ανάπαυση είναι εξαιρετικά σημαντική, ειδικά όταν εργάζεστε για τον εαυτό σας. Εάν αφιερωθείτε σε αυτό που αγαπάτε 24/7, οι πόροι σας δεν θα διαρκέσουν πολύ.
Καλύτερα μην ρισκάρετε. Προγραμματίστε τις διακοπές σας εκ των προτέρων, πάρτε ένα σαββατοκύριακο, αφήστε τον εαυτό σας να αποσπάται από την εργασία σας στις διακοπές μόνο εάν υπάρχει σοβαρή ανωτέρα βία.
Τι γίνεται αν πρέπει να εργαστείτε ενώ οι υπόλοιποι ξεκουράζονται; Είσαι καλύτερα. Κάντε τις Τετάρτες και τις Πέμπτες προσωπικές ημέρες ελευθερίας και εξοικονομήστε χρήματα σε ταξίδια χαμηλής περιόδου. Μην προσπαθήσετε να εργαστείτε όταν τα έσοδα είναι απίθανο να καλύψουν το κόστος. Καλύτερα να ξεκουραστείτε και να ενισχύσετε τη δύναμή σας για να κερδίσετε το τζάκποτ στην κορυφή της σεζόν.
Σε τελική ανάλυση, ο στόχος σας είναι η επιχείρηση για κέρδος, όχι για χάρη της ίδιας της επιχείρησης. Και για να το επιτύχετε αυτό, πρέπει να σχεδιάσετε σωστά τις διαδικασίες εργασίας, να βελτιστοποιήσετε σταδιακά και να βελτιώσετε την επιχείρησή σας, ώστε στο τέλος να έχετε καλή και πολύ ξεκούραση.