Γιατί οι λίστες δεν λειτουργούν και τι πρέπει να κάνετε
Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
Δεν υπάρχει τίποτα πιο εύκολο από ό, τι πρέπει να ελέγχονται με μια λίστα εργασιών. Έγραψα τις υποθέσεις τους σε μια στήλη, και στη συνέχεια να σας πάρει και απλά περικοπεί η εκτέλεση. Τι άλλο μπορείτε να σκεφτείτε;
Ωστόσο, αν δει κανείς τον αριθμό των διαφορετικών desktop, κινητό και web εφαρμογές που υλοποιούν αυτή την έννοια, γίνεται σαφές ότι όλα δεν είναι τόσο απλό. Παρά την ποικιλία των εργαλείων και χαρακτηριστικών, λίστες εργασιών εξακολουθούν να μην εργάζονται! Ίσως απλά δεν ξέρουν πώς να τα χρησιμοποιούν;
Όλοι οι άνθρωποι έχουν αρχίσει να χρησιμοποιούν διαχειριστές έργου σε μια εποχή που αισθάνονται ότι η καθημερινή τους ρουτίνα στο χάος. Αρχίζουν να ξεχνάμε σημαντικά πράγματα να κάνουμε, συγχέεται ιεράρχηση των καθηκόντων και αναθέσεις, και οι συνεργάτες τροφοδοτείται αργά για μια ημερομηνία. Εκείνη τη στιγμή, ένας άνθρωπος παίρνει μια γεύση «tudushku» και προσπαθεί να κάνει στη ζωή σας οργανωμένη. Και, κατά κανόνα, σε πρώτη που τα κατάφερε. Αλλά μετά από λίγο, και τις λίστες δεν κάνει τη δουλειά, και η αρχική πίσω χάος στη ζωή.
Γιατί συμβαίνει αυτό;
Το γεγονός ότι οι εργασίες διαχείρισης - αυτό είναι μόνο ένα εργαλείο. Ποια είναι ότι λειτούργησε καλά, θα πρέπει να ρυθμιστεί σωστά. Και εδώ είναι μερικές συμβουλές για να το κάνει.
1. ξεχωριστός
Σε καμία περίπτωση δεν μπορούν να απορρίπτουν όλες τις μεγάλες και τις μικρές επιχειρήσεις σας σε ένα μεγάλο, μακρύ κατάλογο. Δεν υπάρχει τίποτα πιο καταθλιπτικό από την ενατένιση της λίστας εργασιών του, όπου αρκετές δεκάδες αρχεία. Σε αυτή την περίπτωση, η πιθανότητα να πάρει ποτέ στην ουρά της λίστας στο μηδέν. Διάφορες μελέτες της παραγωγικότητας σε γενικές γραμμές λένε ότι ο αριθμός των καθηκόντων σας στο ίδιο φύλλο δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 7-8 μονάδες. Ως εκ τούτου, το διαχωρισμό λίστες εργασιών κατά κατηγορία, έργο, το θέμα, το επείγον και άλλα συμπτώματα.
2. add χρονοδιάγραμμα
Σύμφωνα με το δίκαιο του έργου του Πάρκινσον θα είναι πάντα όσο χρόνο θα κατανείμει σε αυτό. Ως εκ τούτου, διατηρώντας μια λίστα εργασιών είναι χρήσιμο μόνο αν είστε δίπλα σε κάθε στοιχείο εγγραφής κατά προσέγγιση χρόνο εκτέλεσης. Ναι, στην πραγματικότητα, οι πιθανές αποκλίσεις θα πρέπει να τηρούνται? Ναι, μερικές μέρες γενικά όλα πάνε άνω κάτω, αλλά ουσιαστικά αυτή η προσέγγιση λειτουργεί. Βάλτε κάτω τον κατά προσέγγιση χρόνο λειτουργίας της υπόθεσης, θα επιδιώξει υποσυνείδητα να τον συμμορφώνονται, και αλλάζει ριζικά τους κανόνες του παιχνιδιού. Δοκιμάστε το και θα εκπλαγείτε πόσο ισχυρό εργαλείο θα είναι λίστα εργασιών σας.
3. Προτεραιότητα
Αυτό το στοιχείο είναι εύκολο να ακολουθήσει. Σημαντικά θέματα που διεξάγονται στην πρώτη θέση, μικρές και μη επείγουσες - δεδομένου του διαθέσιμου χρόνου. Μένει μόνο να δοθεί προτεραιότητα στην λίστα τους, και να το κάνουν σωστά. Μετά από όλα, υπάρχουν πολύ επείγοντα θέματα, αλλά αυτό δεν έχει σημασία για εσάς. Και μερικές φορές το αντίστροφο. Ως εκ τούτου, σας προσφέρουμε την ακόλουθη σειρά προτεραιότητας:
- σημαντικά και επείγοντα θέματα?
- σημαντικές αλλά μη επείγουσες?
- επείγουσες, αλλά δεν έχει σημασία?
- μη επείγουσες και ασήμαντα.
4. μέτρο
Και ο τελευταίος κανόνας στη λίστα, αλλά δεν το λιγότερο σημαντικό, είναι η ανάγκη για την ανάλυση και την αξιολόγηση της λίστας σας. Μην προσπαθούν να αμέσως απόκρυψη και να ξεχάσουμε την εκτέλεση της εργασίας. Προσπαθήστε να εντοπίσετε το τέλος κάθε εβδομάδα για αρκετές ώρες και στο τέλος του μήνα, ίσως ακόμη και μια ολόκληρη μέρα για να συνοψίσουμε. Σήκωσε από τα αρχεία της σβήνονται τα στοιχεία και εκτιμούν ότι σας έδωσε την απόδοσή τους.
- Πόσο καλά και γρήγορα θα αντιμετωπίσουν με την εργασία τους;
- Ήταν δυνατόν να το κάνει καλύτερα, ή ίσως δεν θα έπρεπε να ασχολούνται με αυτήν την επιχείρηση;
- Πόσο έχετε προχωρήσει προς την κατεύθυνση του στόχου σας;
- Τι πρέπει να γίνει για να προχωρήσει ένα ακόμη βήμα προς τα εμπρός;
Μόλις απαντήσετε σε αυτές και άλλα παρόμοια ζητήματα, τη λίστα σας για να μπορείτε να αποκτήσετε μια εντελώς διαφορετική έννοια. Έχει εξελιχθεί από μια απλή zapisochnika «κάτι να θυμόμαστε» μια ισχυρή λήψης αποφάσεων εργαλείο, το σχεδιασμό και την ανάλυση των επιτευγμάτων.