12 από τα πιο κοινά προβλήματα με το Excel και πώς να τα λύσει
Συμβουλές Της τεχνολογίας / / December 19, 2019
Layfhakera αναγνώστες είναι ήδη εξοικειωμένοι με Denis BatyanovymΠου μοιράστηκε μαζί μας μυστικά του Excel. Σήμερα, Denis θα μιλήσουμε για το πώς να αποφύγετε τα πιο κοινά προβλήματα με το Excel, συχνά δημιουργούν οι ίδιοι ανεξάρτητα.
Αμέσως λέω, ότι το υλικό αντικείμενο προορίζεται για αρχάριους χρήστες του Excel. Οι δυναμικοί χρήστες που έχουν ήδη εμπρηστικές χόρεψαν σε αυτές τις γκανιότα περισσότερο από μία φορά, έτσι ώστε το έργο μου είναι να το προστατεύσει από αυτό νέος και άπειρος «χορευτές».
Δεν δίνουν τραπέζι κατηγορίες
Πολλά εργαλεία Excel, όπως η ταξινόμηση, φιλτράρισμα, έξυπνη πίνακες, πίνακες άξονα, - μέσος όρος ότι τα δεδομένα σας περιέχει επικεφαλίδες στηλών. Διαφορετικά, είτε δεν θα είναι σε θέση να τα χρησιμοποιούν, ή θα λειτουργήσει δεν είναι απολύτως σωστό. Πάντα να φροντίσει για τους πίνακες σας περιέχει τις κεφαλίδες στήλης.
Αδειάστε στήλες και γραμμές στους πίνακες σας
Είναι χτυπά αποτέλεσμα Excel. Αντιμέτωποι με μια κενή γραμμή ή στήλη του πίνακα σας, αρχίζει να σκέφτεται ότι έχετε 2 τραπέζια αντί για μία. Θα πρέπει να τον διορθώσει συνεχώς. Επίσης, δεν κρύβουν τις ανεπιθύμητες γραμμές / στήλες σας σε ένα τραπέζι, είναι καλύτερα να τα αφαιρέσετε.
Σε ένα φύλλο είναι πιο τραπέζια
Αν αυτό δεν είναι το μικροσκοπικό πίνακες που περιέχουν τις τιμές αναφοράς, έτσι ώστε δεν πρέπει να κάνετε.
Θα είναι άβολο για την πλήρη εργασία με περισσότερους από έναν πίνακες ανά φύλλο. Για παράδειγμα, εάν ένας πίνακας τοποθετείται προς τα αριστερά και το δεύτερο στα δεξιά, στη συνέχεια διήθηση του ίδιου πίνακα θα επηρεάσει το άλλο. Αν οι πίνακες τοποθετημένα το ένα πάνω από το άλλο, είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσει τη στερέωση περιοχές, καθώς και ένα οι πίνακες που πρέπει να ψάξει συνεχώς και να παράγουν επιπλέον χειραγώγηση για να πάρει επάνω σε πίνακα της δρομέα. Είναι απαραίτητο για σας;
Αυτά τεχνητά ένας τύπος είναι διατεταγμένα σε διαφορετικές στήλες
Πολύ συχνά οι άνθρωποι που ξέρουν το Excel είναι επαρκής επιφανειοδραστικό να προτιμούν αυτή τη μορφή του πίνακα:
Θα μας φαίνεται αθώα μορφή για την αποθήκευση πληροφοριών, πράκτορες πωλήσεων και ποινές τους. Τέτοια διάταξη ένας πίνακας είναι καλά αντιληπτό από το ανθρώπινο μάτι, καθώς είναι συμπαγής. Αλλά, πιστέψτε με, είναι ένας εφιάλτης - προσπαθεί να ανακτήσει δεδομένα από αυτούς τους πίνακες και να λάβετε τα ενδιάμεσα αποτελέσματα (συγκεντρωτικά στοιχεία).
Το γεγονός ότι αυτή η μορφή περιέχει δύο διαστάσεις: να βρείτε κάτι στο τραπέζιΘα πρέπει να αποφασίσει σχετικά με τη γραμμή, αγγίζοντας ένα υποκατάστημα, ομάδα και πράκτορας. Όταν βρείτε τη σωστή διαρροή, τότε γρήγορα πρέπει να ψάξουν για τη στήλη που ήδη, όπως πολλοί τους εδώ. Και αυτό το «δύο-διαστάσεων» περιπλέκει σε μεγάλο βαθμό το έργο του ένα τέτοιο πίνακα για τα τυπικά εργαλεία του Excel - τύποι και συγκεντρωτικοί πίνακες.
Αν οικοδομήσουμε ένα συγκεντρωτικό πίνακα, θα διαπιστώσετε ότι δεν μπορείτε να πάρετε εύκολα τα δεδομένα του έτους ή τριμήνου, καθώς οι αριθμοί πραγματοποιούνται σε διαφορετικά πεδία. Δεν έχετε ένα πεδίο για τον όγκο των πωλήσεων, το οποίο μπορεί να χειριστεί εύκολα και υπάρχουν 12 επιμέρους τομείς. Θα πρέπει να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή υπολογιζόμενο χέρια πεδίο για το τρίμηνο και το έτος, αν και, αν είναι όλα σε μία στήλη, ο συνοπτικός πίνακας θα το κάνει για σας.
Αν θέλετε να εφαρμόσετε μια τυποποιημένη μέθοδο του τύπου άθροισμα SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), θα βρείτε, επίσης, ότι είναι σε θέση να εργαστούν αποτελεσματικά με τη διάταξη αυτή πίνακα.
Συνιστάται μορφή του πίνακα έχει ως εξής:
Η διαφορετικότητα των πληροφοριών σχετικά με τα διάφορα φύλλα του βιβλίου «για λόγους ευκολίας»
Ένα άλλο κοινό λάθος - αυτό είναι που έχει κάποια τυπική μορφή του πίνακα και στην ανάγκη της νοημοσύνης με βάση αυτά τα δεδομένα, το διανείμει σε ξεχωριστά φύλλα ενός βιβλίου εργασίας του Excel. Για παράδειγμα, συχνά δημιουργούν ξεχωριστές λίστες για κάθε μήνα ή έτος. Ως αποτέλεσμα, το ποσό της εργασίας με την πραγματικότητα την ανάλυση των δεδομένων πολλαπλασιάζεται με τον αριθμό των φύλλων που δημιουργήθηκε. Δεν είναι απαραίτητο να το πράξει. Συλλέξτε πληροφορίες σε ένα φύλλο.
Οι πληροφορίες στα σχόλια
Οι χρήστες συχνά προσθέτουν σημαντικές πληροφορίες που μπορεί να χρειαστεί, σε ένα σχόλιο σε ένα κελί. Λάβετε υπόψη ότι υπάρχει στα σχόλια, μπορείτε μόνο να δείτε (αν μπορείτε να βρείτε). Αποκτήστε το σε δύσκολη κύτταρο. Θα ήθελα να συστήσω την καλύτερη κατανομή ξεχωριστή στήλη για τα σχόλια.
Mess με μορφοποίηση
Σίγουρα δεν προσθέτουν στο τραπέζι σας κάθε καλό. Φαίνεται αηδιαστικό για τους ανθρώπους που απολαμβάνουν τραπέζια σας. Στην καλύτερη περίπτωση, αυτό δεν δίνουν την αξία, στη χειρότερη περίπτωση - θα νομίζετε ότι δεν είναι οργανωμένη και προχειρότητα στην επιχείρηση. Προσπάθεια για την ακόλουθη:
- Κάθε πίνακας πρέπει να έχει μια ενιαία μορφή. μορφοποίηση χρήσης έξυπνες πίνακες. Για να διαγράψετε την παλιά μορφή με τη χρήση στυλ κελιού «Normal».
- Μην επιλέξετε το χρώμα του συνόλου γραμμή ή στήλη. Τονίστε το στυλ ενός συγκεκριμένου κελιού ή μιας περιοχής. Δώστε ένα «μύθο» της απαλλαγής σας. Εάν επιλέξετε ένα κελί για την περαιτέρω κάνουν τους κάθε πράξη, το χρώμα δεν είναι η καλύτερη λύση. Αν και διαλογή από το χρώμα και εμφανίστηκε στο Excel 2007 και το 2010 - φιλτράρισμα από το χρώμα, αλλά η παρουσία ενός μόνο στήλη με σαφή αξία για την μετέπειτα φιλτράρισμα / ταξινόμηση εξακολουθεί να είναι προτιμότερη. Χρώμα - ένα πράγμα, κεκτημένα. Στον συνοπτικό πίνακα, για παράδειγμα, δεν σύρετε.
- Αποκτήστε τη συνήθεια της προσθήκης στο τραπέζι αυτόματα φίλτρα σας (Ctrl + Shift + L), Εξασφάλιση περιοχές. Πίνακας επιθυμητό είδος. Προσωπικά, έχω πάντα εξόργισε όταν έλαβα κάθε εβδομάδα από τον υπεύθυνο του έργου, ένα τραπέζι, όπου δεν υπήρχε κανένα φίλτρο και ασφαλείς περιοχές. Να θυμάστε ότι αυτά τα «μικρά πράγματα» αποθηκευτεί για πολύ καιρό.
Συγχώνευση κύτταρα
κύτταρα χρήσης της συγχώνευσης μόνο εάν δεν είναι σε καμία περίπτωση. Συγχωνεύει είναι πολύ δύσκολο να χειριστούν το εύρος στο οποίο περιλαμβάνονται. Προβλήματα προκύπτουν όταν κινείστε κυττάρων, κατά την επικόλληση των κυττάρων, κ.λπ.
Συνδυάζοντας το κείμενο και τους αριθμούς σε ένα κελί
Επώδυνη εντύπωση κελί που περιέχει έναν αριθμό, επαυξημένης πίσω από το σταθερό κείμενο «RR.» Ή «δολάρια», εισάγονται χειροκίνητα. Ειδικά αν δεν είναι πλάκα εκτύπωσης, και ένα κανονικό τραπέζι. Αριθμητικές πράξεις τέτοια κύτταρα φυσιολογικά αδύνατη.
Οι αριθμοί με τη μορφή κειμένου σε ένα κελί
Αποφύγετε την αποθήκευση αριθμητικών δεδομένων σε ένα κελί σε μορφή κειμένου. Την πάροδο του χρόνου, κάποια από τα κύτταρα σε αυτήν τη στήλη, θα είναι σε μορφή κειμένου, και μερικά κατά τη συνήθη. Εξαιτίας αυτού του προβλήματος θα είναι με τους τύπους.
Αν το τραπέζι σας θα παρουσιαστεί μέσω ενός προβολέα LCD
Επιλέξτε τα πιο αντίθεση συνδυασμούς χρωμάτων και υπόβαθρα. Φαίνεται καλό για το ιστορικό προβολής σκοτάδι και το φως γράμματα. Η πιο φοβερή εντύπωση κόκκινο σε μαύρο και το αντίστροφο. Αυτός ο συνδυασμός της εξαιρετικά ματιά χαμηλής αντίθεσης στην προβολέα - αποφύγετε αυτό.
φύλλο Excel στη λειτουργία της σελίδας
Αυτή είναι η κατάσταση στην οποία Excel δείχνει πώς το φύλλο θα χωριστούν σε σελίδες κατά την εκτύπωση. Page Borders επισημαίνονται με μπλε φως. Δεν συνιστώ να εργάζονται συνεχώς σε αυτή την κατάσταση, η οποία πολλοί κάνουν, γιατί στα δεδομένα εξόδου διεργασίας στο μέρος της οθόνης του προγράμματος οδήγησης του εκτυπωτή, και είναι Ανάλογα με πολλούς παράγοντες (π.χ., έναν εκτυπωτή δικτύου και δεν είναι προς το παρόν διαθέσιμο) διαδικασία απεικόνισης γεμάτη podvisanie και επανυπολογισμό τύπους. Λειτουργεί κανονικά.
Ακόμη πιο χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με το Excel, ανατρέξτε Συνδεδεμένοι Denis.