6 συμβουλές για να μειώσετε τα έξοδα ταξιδιού
μικροαντικείμενα / / June 30, 2023
1. Αναπτύξτε μια ταξιδιωτική πολιτική
Το πρόγραμμα του ταξιδιού σας πρέπει να περιλαμβάνει:
- Μια λίστα με τα έξοδα που η εταιρεία είναι διατεθειμένη να αναλάβει. Για παράδειγμα, τα τρόφιμα και τα δώρα για τους συνεργάτες πληρώνονται από την επιχείρηση, αλλά ο εργαζόμενος πληρώνει για κινητές επικοινωνίες και ταξί.
- Όρια μετακίνησης και διαμονής για υπαλλήλους διαφόρων θέσεων. Ας πούμε ότι τα ξενοδοχεία τεσσάρων αστέρων είναι για επικεφαλής τμημάτων, τα ξενοδοχεία τριών αστέρων είναι για απλούς υπαλλήλους.
- Κανόνες διαχείρισης εγγράφων. Αυτές είναι οι προθεσμίες για την έκδοση επαγγελματικού ταξιδιού, η προετοιμασία εργασιών, η διαδικασία υποβολής αιτήσεων και εκθέσεων. Είναι επίσης σημαντικό να ορίσετε έναν υπάλληλο ή ένα τμήμα που θα είναι υπεύθυνο για τη συμμόρφωση με την ταξιδιωτική πολιτική.
Μπορείτε να προσθέσετε πρότυπα για ταξιδιωτικά έγγραφα - θα είναι ευκολότερο για τους υπαλλήλους να τα συμπληρώσουν και ο αριθμός των λανθασμένων εγγράφων θα μειωθεί αισθητά.
Για να κάνετε την ταξιδιωτική σας πολιτική ακόμα πιο κερδοφόρα, χωρίστε την σε διάφορα μέρη ανάλογα με τη σημασία των επαγγελματικών ταξιδιών. Σκεφτείτε διαφορετικούς κανόνες και όρια για αυτούς. Αυτά τα ταξίδια μπορεί να είναι:
- Για τη διατήρηση της εικόνας. Παρουσιάσεις σε συνέδρια, συμμετοχή σε φόρουμ ή σεμινάρια. Τέτοιες εκδηλώσεις δεν θα αποφέρουν άμεσα οφέλη, επομένως το κόστος των εισιτηρίων και της διαμονής μπορεί να μειωθεί.
- Για την ανάπτυξη της εταιρείας. Έλεγχοι εργασίας, συναντήσεις και διαπραγματεύσεις. Τέτοια ταξίδια στοχεύουν στην αύξηση των κερδών, ώστε να μπορείτε να ξοδέψετε λίγο περισσότερα σε αυτά. Η προτεραιότητα εδώ είναι η άνεση των εργαζομένων και η ταχύτητα κίνησης.
Το σύστημα κωδικών θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε ταχύτερα τα ταξίδια ανά εργασίες. Εκχωρήστε αριθμούς σε διαφορετικές μορφές ταξιδιού, συγκεντρώστε τους σε μια ενιαία λίστα και επισυνάψτε την στην ταξιδιωτική σας πολιτική.
Διαχειριστείτε εύκολα τα έξοδά σας υπηρεσία οργάνωσης ταξιδιών OneTwoTrip για επιχειρήσεις. Με αυτό, μπορείτε να ορίσετε την ταξιδιωτική πολιτική ενός οργανισμού, να ορίσετε όρια για κάθε εργαζόμενο και να προγραμματίσετε επαγγελματικά ταξίδια στο ημερολόγιο. Η πλατφόρμα συνεργάζεται με 800 αεροπορικές εταιρείες και προσφέρει, μεταξύ άλλων, ομαδικές πτήσεις. Μεταφορά, εισιτήρια για τρένα, τρένα, λεωφορεία και aeroexpress - όλα σε ένα μέρος. Ξενοδοχεία σε όλο τον κόσμο είναι διαθέσιμα σε εταιρικούς πελάτες με εκπτώσεις έως και 35%, ενώ στο πλαίσιο του προγράμματος επιβράβευσης για αγορές μέσω της υπηρεσίας, μπορείτε να λάβετε επιστροφή μετρητών έως και 5%.
Η σύνδεση με την υπηρεσία είναι δωρεάν. Επίσης δεν υπάρχει μηνιαία συνδρομή, επομένως τα παράτυπα επαγγελματικά ταξίδια δεν θα σπαταλήσουν τα χρήματα της εταιρείας.
Να μάθω περισσότερα2. Εξετάστε διαφορετικές μεταφορές και στέγαση
Το αεροπλάνο δεν είναι πάντα ο πιο βολικός και κερδοφόρος τρόπος για να ταξιδέψετε. Εάν δεν υπάρχουν απευθείας πτήσεις προς την επιθυμητή πόλη, οι συνδέσεις μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο από το ταξίδι με το τρένο. Επιπλέον, είναι πραγματικά δυνατό να εργάζεστε στο αυτοκίνητο: πολλά τρένα διαθέτουν Wi‑Fi, διπλά διαμερίσματα και ακόμη και διαμερίσματα για ενδοεπικοινωνία. Μια άλλη επιλογή είναι τα λεωφορεία. Ένα σύντομο ταξίδι σε αυτά δεν θα βλάψει την άνεση, ενώ εξοικονομεί αρκετό χρόνο και χρήματα λόγω της έλλειψης μεταγραφών.
Η στέγαση είναι η ίδια ιστορία. Ένα ξενοδοχείο είναι πιο ακριβό, αλλά στο κέντρο είναι μερικές φορές πιο κερδοφόρο από μια οικονομική επιλογή στα περίχωρα της πόλης: το κόστος ενός ταξί ή της δημόσιας συγκοινωνίας θα καλύψει τη διαφορά. Συμβαίνει ότι η ημερήσια ενοικίαση ενός διαμερίσματος είναι φθηνότερη από ένα ξενοδοχείο. Και το σταθερό Wi-Fi και ένα πλυντήριο ρούχων θα κάνουν ένα μακρύ ταξίδι πιο άνετο.
3. Μην παρατείνετε το ταξίδι σας
Όσο πιο σύντομο είναι το ταξίδι, τόσο φθηνότερο είναι για την επιχείρηση. Κάθε μέρα δουλειάς είναι απαραίτητη αποζημίωση με μεροκάματα, και αν το ταξίδι πέφτει τα Σαββατοκύριακα ή τις αργίες - επίσης με διπλό ρυθμό.
Επομένως, να υπολογίζετε πάντα προσεκτικά τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος πρέπει να μιλήσει σε μια διάσκεψη την Πέμπτη το απόγευμα, δεν είναι απαραίτητο να πάρεις την Τετάρτη και την Παρασκευή στο δρόμο. Μπορείτε να πετάξετε το πρωί και να πετάξετε το βράδυ - αντί για τρεις ημέρες, ένα επαγγελματικό ταξίδι θα διαρκέσει μόνο μία.
Αυτό το σχήμα λειτουργεί στις περισσότερες περιπτώσεις, αλλά υπάρχουν και εξαιρέσεις. Ας υποθέσουμε ότι όλα τα κερδοφόρα εισιτήρια για την επιθυμητή ημέρα έχουν τελειώσει και απομένει μόνο η business class. Μπορεί να κοστίσει περισσότερο από το μεροκάματο και μια νύχτα σε ένα ξενοδοχείο. Εδώ αξίζει να υπολογίσετε το κόστος πολλών επιλογών, να συγκρίνετε τα ποσά και να επιλέξετε την καλύτερη.
4. Πάρτε μια εταιρική κάρτα
Με αυτό, τα επαγγελματικά ταξίδια θα γίνουν πιο άνετα για εσάς και τους υπαλλήλους σας. Θα μπορείτε να θέσετε όρια έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μην υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό όταν ταξιδεύουν. Όχι άλλα ακαταλόγιστα έξοδα - θα δείτε όλες τις συναλλαγές στον προσωπικό σας λογαριασμό. Επιπλέον, οι εταιρικές κάρτες έχουν συνήθως ειδικά μπόνους, όπως αυξημένη επιστροφή μετρητών ή εκπτώσεις υπηρεσιών.
Το κυριότερο είναι ότι θα είναι δυνατή η επιστροφή ΦΠΑ για αγορές χωρίς περιττά νεύρα. Για επιστροφή φόρου απαιτείται μόνο τιμολόγιο, και αν ο εργαζόμενος πληρώσει για διαμονή και μεταφορά σε ξενοδοχείο με μετρητά ή με κάρτα κανονικού μισθού, το χαρτί μπορεί να μην εκδοθεί.
5. Δώστε στους εργαζόμενους μια επιλογή
Φαίνεται ότι το να κανονίσετε πτήσεις και ξενοδοχεία μόνοι σας είναι η σωστή απόφαση για εξοικονόμηση χρημάτων. Υπάρχει όμως ο κίνδυνος η επιλογή σας να φανεί άβολη στον εργαζόμενο: η άνεση θα υποφέρει από αυτό και η επιθυμία να εργαστείτε ενώ ταξιδεύετε είναι πιθανό να μειωθεί. Επιπλέον, το άτομο που είναι υπεύθυνο για τον προγραμματισμό θα χάσει χρόνο που θα μπορούσε να δαπανηθεί για την επίλυση άλλων εργασιών που είναι πιο αποτελεσματικές για την επιχείρηση.
Εάν οι συνθήκες διαμονής και μετακίνησης θα επιλεγούν από τον επαγγελματία ταξιδιώτη, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτά τα προβλήματα. Το κύριο πράγμα είναι να του υποδείξετε τα όρια και τις προϋποθέσεις της ταξιδιωτικής πολιτικής. Μπορείτε επίσης να εμπιστευτείτε τις αγορές σε ένα υπεύθυνο άτομο, όπως έναν λογιστή: ο ταξιδιώτης θα δώσει συνδέσμους για βολικές επιλογές, ο διοργανωτής θα πληρώσει για αυτές και στη συνέχεια θα μοιραστεί εισιτήρια και λεπτομέρειες κράτησης.
6. Αναλύστε αναφορές από προηγούμενα ταξίδια
Ελέγξτε τα έγγραφα διαφορετικών υπαλλήλων, δείτε εάν το κόστος διαφέρει και αναζητήστε λόγους για αυξημένες δαπάνες. Για παράδειγμα, κάποιος επέλεξε μια πτήση που δεν ήταν βολική για την εταιρεία ή δείπνησε αποκλειστικά σε ακριβά εστιατόρια. Τέτοια δεδομένα θα βοηθήσουν στην προσαρμογή της ταξιδιωτικής πολιτικής και θα την φέρουν στην καλύτερη επιλογή για επαγγελματικούς λόγους.
Για να είναι πιο εύκολη η ανάλυση, αξίζει να έχετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα. Σπάστε το έγγραφο σε στήλες ανά κατηγορία: εισιτήρια, διαμονή, γεύματα, κινητές επικοινωνίες, μεταφορές ενώ ταξιδεύετε και ούτω καθεξής. Παρακαλείστε επίσης να αναφέρετε την ημερομηνία ταξιδιού και το όνομα του αποσπασμένου υπαλλήλου. Μόνο τα ποσά των εξόδων μπορούν να φορτωθούν στον πίνακα και να αποθηκευτούν οι λεπτομέρειες σε αναφορές. Εάν παρατηρήσετε μια ανωμαλία, τραβήξτε τα χαρτιά για να δείτε γιατί έχουν αυξηθεί οι δαπάνες.
Δεν είναι απαραίτητο να διατηρείτε μόνοι σας έναν πίνακα - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακές υπηρεσίες που ήδη παρέχουν τέτοια εργαλεία. Αναφορές και έγγραφα κλεισίματος στο "OneTwoTrip για επιχειρήσεις» δημιουργούνται αυτόματα και μπορείτε να τα λάβετε μέσω EDI. Τα αναλυτικά στοιχεία θα εμφανίζουν χρεώσεις σε μια εταιρική κάρτα, έξοδα για καταθέσεις και μεταπληρωμή σε λογαριασμούς ξενοδοχείων και ταξιδιών, συμπεριλαμβανομένων ομαδικά εισιτήρια. Η υπηρεσία ενσωματώνεται με το 1C: Accounting. Αυτό επιτρέπει στους υπαλλήλους να επιλέξουν μόνοι τους τις κατάλληλες επιλογές και ο λογιστής να τις πληρώσει με τρόπο βολικό για την εταιρεία.
Για άνεση και ασφάλεια στα επαγγελματικά ταξίδια, "OneTwoTrip για επιχειρήσεις» υπάρχει μια υπηρεσία υποστήριξης που λειτουργεί 24/7. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί της τηλεφωνικά, σε messenger ή στο chat του προσωπικού σας λογαριασμού. Οι ειδικοί θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε γρήγορα το πρόβλημα και να βρείτε εναλλακτικές επιλογές διαμονής ή εισιτήρια.
Προγραμματίστε ένα επαγγελματικό ταξίδι