Στρατηγικές συνεδρίες: τι είναι αυτό το εργαλείο και ποιος μπορεί να ωφεληθεί από αυτό
μικροαντικείμενα / / April 21, 2023
Οι μεγάλες ομάδες υποφέρουν συχνά από διχόνοια και παρανόηση των στόχων της εταιρείας. Δείτε πώς μπορείτε να το διορθώσετε.
Τι είναι οι στρατηγικές συνεδρίες
Οι συνεδρίες στρατηγικής είναι μια μορφή συνάντησης για τα στελέχη, κατά την οποία συζητούν σχέδια για την ανάπτυξη της εταιρείας. Αυτό το εργαλείο βοηθά:
- να αξιολογήσει την τρέχουσα θέση της εταιρείας, να εντοπίσει τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της·
- βρίσκουν τρόπους αποφυγής προβλημάτων ή επίλυσης υπαρχόντων.
- ορίστε ένα σχέδιο δράσης - συγκεκριμένα βήματα για την επίτευξη των στόχων.
- ορίστε σημεία αναφοράς για τη μέτρηση της επιτυχίας.
Μια στρατηγική συνεδρία είναι ένα είδος καταιγισμός ιδεών. Έτσι, στη συνάντηση συζητάμε τα προβλήματα και τις επιτυχίες των τμημάτων, θέτουμε στόχους για καθένα από αυτά, σχεδιάζουμε διαγράμματα και γραφήματα σε έναν διαδραστικό διαδικτυακό πίνακα.
Για αυτούς τους σκοπούς, επιλέξαμε Miro. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να αποτυπώνετε σκέψεις και ιδέες σε οπτική μορφή. Ταυτόχρονα, όλοι οι συμμετέχοντες στη συνεδρία έχουν πρόσβαση σε αυτό από οπουδήποτε στον κόσμο και από οποιαδήποτε συσκευή.
Μετά από αυτό, διεξάγουμε τακτικό σχεδιασμό: ο επικεφαλής κάθε τμήματος αναλύει τα καθήκοντά του σε μικρότερα βήματα.
Πώς να διεξάγετε μια συνεδρία στρατηγικής
Ακολουθούν μερικά βήματα που θα σας βοηθήσουν να οργανωθείτε.
Προσδιορίστε τη συχνότητα των συναντήσεων
Δεν υπάρχουν σταθερά χρονικά πλαίσια για τη διεξαγωγή στρατηγικών συνεδριών. Ορισμένες εταιρείες προτιμούν να πραγματοποιούν τριμηνιαίες συναντήσεις, ενώ άλλες μπορεί να τις πραγματοποιούν κάθε έξι μήνες ή ένα χρόνο.
Έτσι, μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε συχνότητα συναντήσεων είναι βολική για εσάς.
Στην εταιρεία μας οι στρατηγικές συνεδρίες πραγματοποιούνται μία φορά το τρίμηνο. Στη συνέχεια σπάμε το προβλεπόμενο στόχους για κάποιου είδους σπριντ. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να αποφασίσετε ποια βήματα θα κάνετε για την επίλυση μεγάλων προβλημάτων, πόσο χρόνο θα διαρκέσει γενικά, ποια τμήματα θα συμμετέχουν και πόσους πόρους διαθέτουν.
Στη συνέχεια, οι διευθυντές αποσυνθέτουν εργασίες σε επίπεδο τμήματος, εάν χρειάζεται. Και μετά από 3 μήνες, ελέγχουμε το πρόγραμμα.
Προσκαλέστε τους κατάλληλους ανθρώπους
Το ποιος θα προσκαλέσετε στη συνεδρία στρατηγικής θα εξαρτηθεί από τη λίστα των θεμάτων που πρέπει να διευθετηθούν. Για παράδειγμα, εάν διοργανώνετε μια συνάντηση για να συζητήσετε τη συνολική επιχειρηματική στρατηγική, θα πρέπει να καλέσετε τους επικεφαλής των τμημάτων. Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε διαχειριστές έργων που είναι υπεύθυνοι για βασικούς δείκτες.
Εάν η συνεδρία στρατηγικής σας είναι αφιερωμένη στην ανασκόπηση και τη συζήτηση ορισμένων δεδομένων, αξίζει να την προσελκύσετε εντολήπου συνέλεξε αυτές τις πληροφορίες και κατανοεί τη σημασία τους.
Επιλέξτε μια ημερομηνία και ώρα που είναι βολική για όλους
Όταν ορίζετε ημερομηνία και ώρα, λάβετε υπόψη τη γνώμη όλων. Αποφύγετε να προγραμματίζετε συναντήσεις με τους υπαλλήλους την ημέρα πριν από την ημερομηνία λήξης τους. Ίσως έχουν κάποιο σημαντικό ραντεβού. συνάντηση ή υπάρχουν εργασίες που δεν μπορούν να αναβάλουν. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να τα βάλετε σε μια δύσκολη κατάσταση.
Όταν δίνετε μια ημερομηνία, υποδείξτε πόσο χρόνο θα διαρκέσει η συνεδρία. Για παράδειγμα, στην εταιρεία μας, ολόκληρη η εργάσιμη ημέρα διατίθεται για αυτήν την εκδήλωση. Και σε αυτή την περίπτωση, είναι σημαντικό να κάνετε διαλείμματα εγκαίρως, δίνοντας στον εαυτό σας και στους συναδέλφους την ευκαιρία να χαλαρώσετε.
Ορίστε μια ατζέντα
Η ατζέντα μπορεί να περιλαμβάνει σημαντικά θέματα, τα κύρια στάδια της συνεδρίας, θέματα που πρέπει να συζητηθούν. Μην προσθέτετε μεγάλο αριθμό σημείων σε αυτό - είναι καλύτερο να υποδείξετε το κύριο θέμα. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να εισέλθει σε μια νέα αγορά.
Παραμερίζοντας τις περιττές ερωτήσεις, θα μπορέσετε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στην κύρια εργασία.
Στο τέλος της στρατηγικής συνόδου, φροντίστε να διαβάσετε ξανά ολόκληρη την ατζέντα και να παγιώσετε τις συμφωνίες που επιτεύχθηκε.
Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν εκ των προτέρων
Οι διευθυντές θα πρέπει να γνωρίζουν τους τρέχοντες δείκτες του τμήματος: το επίπεδο φόρτου εργασίας των υφισταμένων, τον συνολικό όγκο των εργασιών κ.λπ.
Θα πρέπει επίσης να έχουν ενημερωμένες πληροφορίες για το πώς και πότε βασικούς δείκτες - βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Εάν οι διευθυντές χρειάζεται να συζητήσουν κάποια θέματα και προβλήματα του τμήματος, θα πρέπει επίσης να ετοιμάσουν μια λίστα με αυτά εκ των προτέρων.
Πριν από ορισμένες στρατηγικές συνεδριάσεις, μπορεί να είναι χρήσιμο όχι μόνο η κυκλοφορία της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης, αλλά και η προετοιμασία μιας λεπτομερούς έκθεσης σχετικά με την πρόοδο που σημειώθηκε σε σημαντικά καθήκοντα. Μπορείτε να συνοψίσετε τους στόχους και τους σχετικούς KPI σε υπολογιστικά φύλλα.
Οργανώστε μια συνάντηση
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, δεν πρέπει μόνο να εξετάσετε όλα τα θέματα, αλλά και να δώσετε στους ανθρώπους την ευκαιρία να μιλήσουν με ειλικρίνεια και να εκφράσουν τις απόψεις τους. Ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να το κάνουν, αλλά προσπαθήστε να μην διακόπτετε τους άλλους και επιστρέψτε σε αυτούς που διακόπηκαν.
Συχνά είναι πιο αποτελεσματικό να παραδίδετε τη διεξαγωγή και τον έλεγχο της συνεδρίας στον οικοδεσπότη (συντονιστή). Αυτό επιτρέπει στον διευθυντή να κινηθεί στον ίδιο τομέα με τους υπαλλήλους και να περάσει από την παρακολούθηση της εκδήλωσης στην ενεργό αλληλεπίδραση με τους διευθυντές και την επίλυση προβλημάτων.
Κρατήστε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης
Πρέπει να καταγράψετε τα κύρια σημεία, τις ιδέες, τα δεδομένα, τα χρονοδιαγράμματα και όλες τις άλλες σημαντικές πληροφορίες που συζητάτε στη συνεδρία, καθώς θα είναι χρήσιμες στον περαιτέρω τακτικό σχεδιασμό.
Κάθε τμήμα έχει πάντα κατανόηση του πόσο χρόνο χρειάζεται για να ολοκληρώσει μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτό επιτρέπει ήδη κατά τη διάρκεια της συνεδρίας να περιγράφονται ενδεικτικά όροι.
Οι ηγέτες συνήθως καταγράφουν πληροφορίες καθώς προχωρούν, αλλά μια γενική αναφορά θα πρέπει επίσης να προετοιμαστεί μετά τη συνεδρία.
Στην εταιρεία μας, υπεύθυνος για αυτό είναι ο συντονιστής. Δηλαδή, όχι μόνο οργανώνει και επιβλέπει τη συνάντηση, αλλά δημιουργεί και έκθεση για τις αποφάσεις που ελήφθησαν.
Ζητήστε σχόλια
Χάρη σε αυτό, μπορείτε να δείτε διαφορετικές απόψεις και να μάθετε τι Συνάδελφοι δώστε ιδιαίτερη προσοχή. Και επίσης - να τονώσουν την αλληλεπίδρασή τους μεταξύ τους.
Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να γράψουν για τυχόν προβλήματα. Ακόμα καλύτερα, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή έρευνας για να δείτε τις απαντήσεις τους σε πραγματικό χρόνο. Για παράδειγμα, αυτές μπορεί να είναι ερωτήσεις σχετικά με τη συνολική αίσθηση της αποτελεσματικότητας της συνεδρίας και διάφορα οργανωτικά ζητήματα, καθώς και επιθυμίες για μελλοντικές εκδηλώσεις.
Σε ποιον απευθύνεται αυτό το εργαλείο;
Πιστεύω ότι η επιχείρηση δεν μπορεί να υπάρξει χωρίς σχεδίαση. Θα πρέπει πάντα να αντιμετωπίζονται - ανεξάρτητα από τη θέση και τη μορφή της εργασίας σας.
Χωρίς τη δική σας στρατηγική, διατρέχετε τον κίνδυνο να θέσετε λάθος προτεραιότητα ή να παραβλέψετε τα προβλήματα ενός συγκεκριμένου τμήματος, τα οποία θα επηρεάσουν όλα τα αποτελέσματα ολόκληρης της εταιρείας. Ως αποτέλεσμα, αργά ή γρήγορα, τα εσωτερικά προβλήματα θα γίνουν μεγαλύτερα και πιο καταστροφικά για την εταιρεία.
Οι στρατηγικές συνεδρίες θα σας βοηθήσουν να τις αντιμετωπίσετε και να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας. Επομένως, κατά τη γνώμη μου, θα είναι χρήσιμοι για όποιες ομάδες έχουν περισσότερα από 3-4 άτομα.
Εξάλλου, όσο περισσότερα τμήματα έχετε υπεύθυνα για μεμονωμένα θέματα, τόσο μεγαλύτερη μπορεί να είναι η διχόνοια των ηγετών. Και με τη βοήθεια στρατηγικών συνεδριών, μπορείτε να συγχρονίσετε τα εταιρικά σχέδια και να εξασφαλίσετε το καλύτερο κατανόηση μέσα της.
Διαβάστε επίσης🧐
- 3 τοξικές φράσεις που δεν πρέπει να λένε οι CEO
- Πώς να εμπνεύσετε τους εργαζόμενους να πετύχουν περισσότερα μαζί
- 5 σημάδια μιας εξαιρετικής εταιρείας που κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης πρέπει να έχει κατά νου