Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Πώς να δημιουργήσετε μια απλή αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel μέσω της συνάρτησης εισαγωγής

Βασική επιλογή: δεν χρειάζεται καμία προκαταρκτική ρύθμιση και είναι διαθέσιμη χάρη στην τυπική λειτουργία εισαγωγής. Σας επιτρέπει να επιλέξετε τιμές που εισαγάγατε προηγουμένως από μια λίστα και να τις προσθέσετε γρήγορα. Ωστόσο, αυτό λειτουργεί μόνο εάν τα δεδομένα περιέχονται σε μια στήλη χωρίς κενό και η εισαγωγή είναι σωστή.

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο επόμενο κενό κελί της περιοχής. Στο παράδειγμά μας, αυτό είναι το B7.

Κάντε δεξί κλικ του ποντικιού και επιλέξτε "Επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα" ή απλώς πατήστε Alt + "κάτω βέλος" στο πληκτρολόγιο.

Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί μια λίστα με όλες τις τιμές που έχουν εισαχθεί παραπάνω χωρίς επαναλήψεις και πρέπει απλώς να επιλέξετε την επιθυμητή και να κάνετε κλικ σε αυτήν.

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel από μια σειρά δεδομένων

Η ακόλουθη μέθοδος σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε εύρος δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα, η οποία βρίσκεται οπουδήποτε στο φύλλο, καθώς και σε άλλο φύλλο ή ακόμα και σε άλλο αρχείο (περισσότερα για αυτό αργότερα).

Λίστα δεν θα ενημερωθεί εάν προσθέσετε πληροφορίες κάτω από το καθορισμένο εύρος, αλλά εάν τις εισαγάγετε όχι στο τέλος, αλλά μεταξύ των γραμμών, όλα θα λειτουργήσουν. Κατά τη διαγραφή των στοιχείων της λίστας, θα αλλάξει σε κάθε περίπτωση.

Επιλέξτε το κελί που θα πρέπει να έχει μια αναπτυσσόμενη λίστα (το έχουμε H3), μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο "Επικύρωση δεδομένων".

Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων «Λίστα», κάντε κλικ στο πεδίο «Πηγή» και επιλέξτε τα κελιά που θέλετε.

Κάντε κλικ στο OK και μια αναπτυσσόμενη λίστα με τις επιθυμητές τιμές θα εμφανιστεί στο καθορισμένο κελί.

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel από μια περιοχή με όνομα

Οποιαδήποτε περιοχή κελιών μπορεί να ονομαστεί δίνοντάς της ένα όνομα. Αυτό θα σας επιτρέψει να ανατρέξετε σε αυτό και θα σας διευκολύνει να θυμάστε τα εύρη με τα οποία εργάζεστε συχνά. Διαφορετικά, αυτή η έκδοση της αναπτυσσόμενης λίστας δεν διαφέρει από την προηγούμενη: θα ενημερώνεται μόνο εάν διαγράψετε μία από τις τιμές ή προσθέσετε σειρές εντός της περιοχής.

Αρχικά, δημιουργήστε ένα εύρος με όνομα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα κελιά με μελλοντικά στοιχεία στην αναπτυσσόμενη λίστα και τον τίτλο τους εισάγοντας το όνομα στο πεδίο με τα ονόματα των κελιών και, στη συνέχεια, πατήστε Enter. Υποχρεωτική προϋπόθεση: ο πρώτος χαρακτήρας πρέπει να είναι γράμμα, δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν κενά (βάλτε "_" αντί για αυτά).

Τώρα τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα και στην καρτέλα "Δεδομένα", κάντε κλικ στην επιλογή "Επικύρωση δεδομένων".

Στη στήλη "Τύπος δεδομένων", επιλέξτε "Λίστα" και ως πηγή, καθορίστε το όνομα της περιοχής, βάζοντας "=" μπροστά της. Στο παράδειγμά μας βγήκε "=μάρκες".

Η αναπτυσσόμενη λίστα με στοιχεία από την ονομαζόμενη περιοχή είναι έτοιμη.

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel με δεδομένα από άλλο φύλλο ή αρχείο

Μερικές φορές χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε εξωτερικό δεδομένα, τα οποία βρίσκονται σε άλλο φύλλο ή ακόμα και σε ξεχωριστό βιβλίο εργασίας. Σε αυτή την περίπτωση, θα βοηθήσει η λειτουργία INDIRECT, η οποία θα σας επιτρέψει να ανατρέξετε σε αυτά. Επειδή η πηγή είναι μια περιοχή κελιών, η λίστα θα ενημερωθεί μόνο εάν γράψετε ή διαγράψετε νέες τιμές εντός της περιοχής. Επίσης, όταν γίνεται αναφορά σε άλλο αρχείο, αυτό το αρχείο πρέπει να είναι ανοιχτό.

Ανοίξτε και τα δύο αρχεία, επιλέξτε το κελί με τη μελλοντική λίστα και στην καρτέλα Δεδομένα, κάντε κλικ στην Επικύρωση δεδομένων.

Επιλέξτε "Λίστα", ως πηγή, καθορίστε τον ακόλουθο τύπο: =INDIRECT("[όνομα αρχείου]όνομα φύλλου!εύρος") Δηλαδή, μέσα στα εισαγωγικά θα πρέπει να υπάρχει το όνομα του αρχείου με τα δεδομένα για τη λίστα σε αγκύλες, μετά χωρίς κενό το όνομα του φύλλου και στη συνέχεια επίσης χωρίς κενό ένα θαυμαστικό και έναν προσδιορισμό περιοχής. Στο παράδειγμά μας θα είναι έτσι: =INDIRECT("[Book1]Shet1!A3:A9")

Η λίστα είναι έτοιμη. Για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από άλλο αρχείο, πρέπει επίσης να είναι ανοιχτό εκείνη τη στιγμή.

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel από έναν πίνακα

Η επόμενη μέθοδος είναι λίγο πιο περίπλοκη, αλλά πολύ πιο ευέλικτη και σωστή. Βασίζεται στα λεγόμενα έξυπνα τραπέζια, είναι δυναμικά. Αυτό σημαίνει ότι τυχόν αλλαγές, είτε πρόκειται για την προσθήκη νέων στοιχείων είτε για τη διαγραφή τους, θα αντικατοπτρίζονται άμεσα στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Επιλέξτε το εύρος με τα στοιχεία της λίστας και την κατηγορία τους και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση ως πίνακα.

Επιλέξτε οποιαδήποτε επιλογή σχεδίασης, τσεκάρετε την επιλογή "Πίνακας με κεφαλίδες" στο παράθυρο που ανοίγει και κάντε κλικ στο OK.

Τοποθετήστε τον κέρσορα σε ένα από τα κελιά του πίνακα και στην καρτέλα «Σχεδιαστής πίνακα» που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε το όνομα της λίστας, επιβεβαιώνοντάς το πατώντας Enter.

Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να βρίσκεται η λίστα και κάντε κλικ στην Επικύρωση δεδομένων στην καρτέλα Δεδομένα.

Καθορίστε τη "Λίστα" ως τύπο δεδομένων και για την πηγή, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο: =INDIRECT("όνομα_πίνακα") Στο παράδειγμά μας θα είναι έτσι: =INDIRECT("Πόρτες")

Η λίστα θα αρχίσει να λειτουργεί αμέσως και θα ενημερώνεται καθώς αφαιρείτε και προσθέτετε στοιχεία.

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο excel με την αναζήτηση

Εάν η λίστα είναι αρκετά μεγάλη, μπορείτε να διευκολύνετε την εισαγωγή τιμών με συμβουλές που θα επιταχύνουν την αναζήτηση για τα επιθυμητά στοιχεία. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω των εργαλείων προγραμματιστή ActiveX.

Εάν δεν βλέπετε την καρτέλα Προγραμματιστής, πρέπει πρώτα να την ενεργοποιήσετε. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το μενού και επιλέξτε "Περισσότερες εντολές ...".

Κάντε κλικ στην Προσαρμογή κορδέλας, στη συνέχεια ενεργοποιήστε την επιλογή Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο OK.

Στην καρτέλα Προγραμματιστής, κάντε κλικ στην Εισαγωγή και επιλέξτε Combo Box από τα στοιχεία ελέγχου ActiveX.

«Σχεδιάστε» ένα κελί λίστας με τον κέρσορα, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε «Ιδιότητες».

Βρείτε τη γραμμή ListFillRange, εισαγάγετε το εύρος τιμών για τη λίστα σε αυτήν και πατήστε Enter. Στο παράδειγμά μας, αυτό είναι το B6:B9.

Απενεργοποιήστε τη λειτουργία σχεδίασης κάνοντας κλικ στο ομώνυμο κουμπί. Τώρα η λίστα λειτουργεί και τα στοιχεία που ταιριάζουν θα επισημαίνονται καθώς πληκτρολογείτε.

Πώς να δημιουργήσετε μια συνδεδεμένη αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Ένα πολύ χρήσιμο είδος λίστας που εμφανίζεται αρκετά συχνά. Μετά την επιλογή μιας σειράς σε μια λίστα, διαφορετικά σύνολα τιμών θα είναι διαθέσιμα στη δεύτερη, ανάλογα με την προηγούμενη. Για παράδειγμα, όταν προσδιορίζετε μια κατηγορία προϊόντος στην πρώτη λίστα στο δεύτερο αλλάζουν τα μοντέλα. Ας εξετάσουμε την εφαρμογή μιας τέτοιας λίστας που βασίζεται σε πίνακα, έτσι ώστε τα δεδομένα να ενημερώνονται αυτόματα όταν προστίθενται ή αφαιρούνται στοιχεία.

Προετοιμάστε στήλες με δεδομένα: στις κεφαλίδες βρίσκονται τα στοιχεία της πρώτης, γονικής λίστας και κάτω από αυτά τα στοιχεία της δεύτερης που σχετίζονται με αυτήν. Επιλέξτε την πρώτη στήλη με κεφαλίδα και στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο "Μορφοποίηση ως πίνακα".

Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα στυλ και, στη συνέχεια, στο παράθυρο που εμφανίζεται, ενεργοποιήστε την επιλογή "Πίνακας με κεφαλίδες" και κάντε κλικ στο OK.

Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα κελιά του πίνακα και, στη συνέχεια, δώστε του ένα όνομα πληκτρολογώντας το στο πεδίο "Όνομα πίνακα" και πατώντας Enter. Αυτό θα είναι το στοιχείο της πρώτης λίστας, στο παράδειγμά μας - "Υπολογιστές". Δημιουργήστε πίνακες για τις υπόλοιπες στήλες με τον ίδιο τρόπο και μετονομάστε τους.

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί όπου θα βρίσκεται η πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα και στην καρτέλα "Δεδομένα", κάντε κλικ στην επιλογή "Επικύρωση δεδομένων".

Καθορίστε τον τύπο "Λίστα" και επιλέξτε τις επικεφαλίδες στηλών με τις κατηγορίες ως πηγή, οι οποίες θα γίνουν τα στοιχεία της γονικής λίστας.

Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί στο οποίο θα βρίσκεται η δεύτερη λίστα, κάντε κλικ στο «Επικύρωση δεδομένων», επιλέξτε «Λίστα» και στο πεδίο «Πηγή» πληκτρολογήστε =ΕΜΜΕΣΗ και τη διεύθυνση του κελιού γονικής λίστας σε αγκύλες. Αυτό είναι =INDIRECT(H3) για το παράδειγμά μας.

Τώρα, όταν επιλέγετε ένα στοιχείο στη γονική λίστα, μόνο οι αντίστοιχες επιλογές θα εμφανίζονται στη σχετική λίστα. Για παράδειγμα, εάν κάνετε κλικ στη γραμμή "Φορητοί υπολογιστές", τότε το Excel θα εμφανίσει μόνο μοντέλα φορητών υπολογιστών.

Και αν καθορίσετε "Ακουστικά", θα εμφανιστούν τα αντίστοιχα ονόματα αξεσουάρ από την ομώνυμη στήλη.