Πώς να διατηρήσετε μια μεγάλη λίστα υποχρεώσεων σε τέλεια σειρά

1. Ελέγχετε τακτικά τη συνάφεια των εργασιών

Όταν η λίστα υποχρεώσεων γίνεται πολύ μεγάλη και προκαλεί σύγχυση, ήρθε η ώρα να εξετάσετε ξανά όλα τα αντικείμενα και να αφαιρέσετε αυτά που δεν είναι πλέον σχετικά. Πιθανότατα, θα βρείτε εργασίες που μπορούν να αναβληθούν για αργότερα, να ανατεθούν σε κάποιον άλλο ή να μην γίνουν καθόλου.

2. Αναλύστε τη συμμετοχή σας σε έργα

Ρωτήστε τον εαυτό σας μια απλή ερώτηση: «Αν δεν ολοκληρώσω αυτήν την εργασία μέχρι το τέλος της εβδομάδας (μήνας, έτος), θα είμαι άνετα»; Εάν η απάντηση είναι θετική, το έργο μπορεί να μετακινηθεί με ασφάλεια στη λίστα "To Do Someday" ή να διαγραφεί για πάντα.

Αυτή η μέθοδος είναι κατάλληλη όχι μόνο για προσωπικά, αλλά και για εργασιακά θέματα. Εάν θέλετε να δώσετε λιγότερη προσοχή σε οποιοδήποτε έργο ή να το εγκαταλείψετε, συζητήστε το με το αφεντικό σας και καθορίστε μαζί τις προτεραιότητες.

Ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να θυμάστε είναι οι προσδοκίες. Είναι εσωτερικά (που προέρχονται από τον εαυτό μας) και εξωτερικά (προέρχονται από άλλους), και πρέπει επίσης να ελέγχονται και να συζητούνται. Είναι καλύτερο να αξιολογήσετε με ειλικρίνεια τι μπορείτε και τι δεν μπορείτε να κάνετε, τι θέλετε να κάνετε και τι σίγουρα δεν σας ενδιαφέρει. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ανταποκρίνεστε στις προσδοκίες σας.

3. Εργαστείτε με πηγές

Συνήθως, όλες οι εργασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν ανάλογα με την πηγή από την οποία προέρχονται: email, υπολογιστής εργασίας, κλήσεις, καθημερινή ζωή κ.λπ. Όταν μια λίστα υποχρεώσεων από μια πηγή γίνεται ιδιαίτερα μεγάλη, ήρθε η ώρα να την αντιμετωπίσετε.

Για παράδειγμα, σε έναν υπολογιστή εργασίας, εκτελείτε πολλές επαγγελματικές εργασίες. Προσπαθήστε να τα διαχωρίσετε ανά πρόγραμμα, για παράδειγμα «έργα Λέξη», «Έργα Adobe Premiere Pro», «Έργα Excel». Ναι, θα υπάρχουν περισσότερες λίστες, αλλά θα είναι πολύ πιο σύντομες και θα είναι πιο εύκολο για εσάς να πλοηγηθείτε.

4. Split Lists

Είναι δυνατό να χωρίσετε τις μεγάλες λίστες υποχρεώσεων σε πιο σύντομες και πιο βολικές όχι μόνο από πηγές. Οποιοδήποτε κριτήριο ισχύει - ο χρόνος που αφιερώνετε σε εργασίες, η ποσότητα ενέργειας που παίρνουν από εσάς, η επείγουσα ανάγκη ή το είδος της δράσης. Το κύριο πράγμα είναι ότι είναι εύκολο για εσάς να επιλέξετε το επόμενο πράγμα που θα κάνετε.

5. Εγγραφείτε σε λίστες

Πολύ μικρές θήκες, αντίθετα, μπορούν να συνδυαστούν για να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα. Διατηρήστε μια ξεχωριστή λίστα με "γρήγορα πράγματα" που δεν χρειάζονται περισσότερο από 5 λεπτά, όπως η σύνταξη ενός email σε έναν πελάτη ή η αντιγραφή κειμένου σε ένα έγγραφο για επεξεργασία. Αυτές οι εργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν στο τέλος της ημέρας ή οποιαδήποτε άλλη στιγμή που δεν υπάρχει αρκετή ενέργεια για κάτι μεγάλο και σημαντικό.