Πώς να βοηθήσετε έναν νέο υπάλληλο να προσαρμοστεί εάν η εργασία είναι εξ αποστάσεως

Με την έναρξη της πανδημίας του κορωνοϊού, η αγορά εργασίας έχει αλλάξει δραματικά. Οι συνεντεύξεις έχουν μεταφερθεί στην ηλεκτρονική μορφή, οι εταιρείες έχουν μεταφέρει υπαλλήλους σε απομακρυσμένη τοποθεσία και για να κάνετε αίτηση για δουλειά, δεν χρειάζεται πλέον να έρχεστε στο γραφείο.

Σε μια άγνωστη πραγματικότητα, οι μακροχρόνιες μέθοδοι επιβίβασης για υπαλλήλους έχουν πάψει να λειτουργούν: τώρα οι νεοεισερχόμενοι μπορεί να μην εμφανίζονται στο γραφείο για εβδομάδες ή ακόμη και να ζουν σε άλλη πόλη.

Πώς διαφέρει η σύνδεση στο διαδίκτυο από το συνηθισμένο

Με την πρώτη ματιά, φαίνεται ότι η απομακρυσμένη εργασία είναι μια εξαιρετική επιλογή για έναν αρχάριο. Δεν χρειάζεται να επικοινωνεί με φλύαρους συναδέλφους, να χάνει χρόνο για να εντυπωσιάσει τον «παλιό φρουρό» ή να διατηρεί κάποιου είδους εικόνα. Στην πραγματικότητα, όλη η επικοινωνία θα είναι επαγγελματική και λιγότερο συχνή.

Και αυτή ακριβώς είναι η κύρια δυσκολία της ηλεκτρονικής ενσωμάτωσης. Ο νέος υπάλληλος βρίσκεται εκτός επαφής με τη συνήθη ζωή του γραφείου. Δεν μαγειρεύει σε ένα κοινό καζάνι εταιρικών αξιών: δεν μιλάει με συναδέλφους στα διαλείμματα, δεν επικοινωνεί άσκοπα με άτομα από άλλα τμήματα και χάνει κοινά δραστηριότητα. Και ένα τέτοιο άτομο είναι απίθανο να έχει μια προσκόλληση σε ένα άνετο γραφείο σε ένα όμορφο μέρος. Έτσι είναι πολύ πιο δύσκολο να παρακινήσετε έναν νέο υπάλληλο και να τον/την κρατήσετε για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Επιπλέον, στο γραφείο και σε απομακρυσμένη τοποθεσία, τα εργαλεία προσαρμογής διαφέρουν σημαντικά.

Και οι εταιρείες είτε χρησιμοποιούν προγράμματα που δεν λειτουργούν και δεν αντιμετωπίζουν την προσαρμογή των νεοφερμένων σε μια απομακρυσμένη τοποθεσία, είτε γενικά ξεχνούν την επιβίβαση όταν πρόκειται για απομακρυσμένη υπαλλήλους. Οι τελευταίοι μένουν μόνοι στο σπίτι και δεν τους προσφέρεται καμία βοήθεια ή καθοδήγηση. Και τότε οι άνθρωποι εγκαταλείπουν γρήγορα την εταιρεία χωρίς να αναγνωρίζουν πραγματικά κανέναν.

Ποια είναι τα κύρια καθήκοντα της διαδικτυακής προσαρμογής

Υπάρχουν δύο πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν κάνετε απομακρυσμένη ενσωμάτωση.

1. Είναι σημαντικό να κάνετε τον υπάλληλο να νιώθει μέλος της ομάδας, ακόμα κι αν δεν είναι στο γραφείο. Για αυτό, είναι απαραίτητο να διατηρείτε συνεχώς επαφή με το άτομο και να βοηθάτε έγκαιρα σε αναδυόμενα προβλήματα. Και σε νέες συνθήκες τα έχουν όλοι.
2. Είναι απαραίτητο ο εργαζόμενος να καταλάβει ξεκάθαρα τι αναμένεται από αυτόν και σε τι μπορεί να βασιστεί ο ίδιος. Είναι καλύτερο να παρέχετε τις πιο ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με τις συνθήκες εργασίας, τα καθήκοντα και τις ευκαιρίες τις πρώτες ημέρες.

Από τη μία πλευρά, θα βοηθήσει τον νεοφερμένο να αποφύγει ελλείμματα επικοινωνίας και να βολευτεί καλύτερα στην ομάδα χωρίς να νιώθει πολλά στρες λόγω των δυσκολιών. Από την άλλη πλευρά, θα επιτρέψει σε ένα άτομο να κατανοήσει ξεκάθαρα τις ευθύνες του. Η δεύτερη πρόκληση είναι εξίσου σημαντική με την πρώτη: οι δημοσκοπήσεις δείχνουν ότι η αναντιστοιχία των προσδοκιών και της πραγματικότητας είναι ένας κοινός λόγος αποχώρησης. Έτσι, ήταν αυτή που ονομάστηκεJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite Το 43% των ερωτηθέντων εργαζομένων από αυτούς που αποχώρησαν τους πρώτους τρεις μήνες εργασίας.

Ποιοι πρέπει να συμμετέχουν στη διαδικασία προσαρμογής

Είναι καλύτερα να ορίσετε αυτά τα άτομα εκ των προτέρων, έτσι ώστε όλοι να κατανοούν ξεκάθαρα τα καθήκοντα και τους ρόλους τους. Σε αυτή την περίπτωση, η πιθανότητα να παραμείνουν κάποιου είδους τυφλά σημεία. Αξίζει να προσελκύσετε την επιβίβαση:

• Διευθυντής ανθρωπίνου δυναμικού. Το οργανωτικό βάρος θα πέσει πάνω του. Θα πρέπει να καταρτίσει ένα σχέδιο προσαρμογής, να δώσει οδηγίες στον αρχηγό και τον μέντορα και να παρουσιάσει τον νεοφερμένο στην εταιρεία.
• Άμεσος διευθυντής. Είναι αυτός που θέτει καθήκοντα, ελέγχει την εργασία, δίνει ανατροφοδότηση και λύνει βασικά προβλήματα.
• Ένας μέντορας. Μπορεί να είναι σαν ένα από Συνάδελφοικαι ο αρχηγός. Ο μέντορας βοηθά στις καθημερινές δραστηριότητες, εισάγει τις ιδιαιτερότητες της δουλειάς και της εταιρείας, μοιράζεται life hacks και υποστηρίζει τον αρχάριο.
• Μέλη ομάδας. Κατά κανόνα, αυτοί είναι υπάλληλοι του τμήματος στο οποίο το άτομο βρήκε δουλειά. Καθήκον τους δεν είναι μόνο να συμμετέχουν σε κοινές συναντήσεις, αλλά και να ασφαλίζουν και να υποστηρίζουν τον νεοφερμένο.

Πώς να οργανώσετε την πρώτη σας μέρα εργασίας για έναν αρχάριο

Το κύριο καθήκον είναι η γνωριμία με την εταιρεία και τους εργαζόμενους, καθώς και ο καθορισμός εργασιακών καθηκόντων για το εγγύς μέλλον.

Γνωριμία με τις αξίες της εταιρείας

Σε ορισμένες εταιρείες, οι νεοφερμένοι αποστέλλονται αμέσως μια δέσμη εγγράφων ταχυδρομικώς και προσφέρεται να εξοικειωθούν μαζί τους. Ως αποτέλεσμα, ένα άτομο μπορεί να διαβάζει περιγραφές θέσεων εργασίας και περιγραφές προϊόντων όλη την ημέρα, παρακολουθώντας παρουσιάσεις για την αποστολή και τις αξίες της εταιρείας και μόνο.

Αυτή δεν είναι η καλύτερη ιδέα: είναι σημαντικό ο εργαζόμενος πρώτα να γνωρίσει την εταιρική κουλτούρα μέσω πραγματικών παραδειγμάτων και μόνο στη συνέχεια να ενοποιήσει τις πληροφορίες με τη βοήθεια εγγράφων και άλλου υλικού.

Η εταιρεία και οι αξίες της συζητούνται καλύτερα από κοντά. Η εκπαίδευση Welkam ή μια συνάντηση με τον αρχηγό είναι κατάλληλη για αυτό.

Η πρώτη μορφή είναι κατάλληλη όταν πολλά νέα άτομα ήρθαν στην εταιρεία ταυτόχρονα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι βολικό να οργανώσετε μια διαδικτυακή διάσκεψη όπου ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού ή ο επικεφαλής του τμήματος HR θα μιλήσει για την εταιρεία. Είναι σημαντικό να βασίζεστε σε συγκεκριμένα παραδείγματα. Έτσι, εάν η αξία του οργανισμού είναι οι άνθρωποι, αξίζει να περιγράψουμε πώς φροντίζονται (για παράδειγμα, παρέχεται ψυχολογική εκπαίδευση).

Πρώτη συνάντηση με τον αρχηγό

Εάν δεν έχει προγραμματιστεί εκπαίδευση ευεξίας, ο διευθυντής θα πρέπει να ενημερώσει τον νεοφερμένο για την εταιρική κουλτούρα στην πρώτη συνάντηση. Πρέπει επίσης να συζητηθεί:

• τα καθήκοντα και τις ευθύνες του υπαλλήλου, όσο πιο συγκεκριμένα τόσο το καλύτερο.
• τεχνικές πτυχές της εργασίας, για παράδειγμα, πώς ορίζονται και ελέγχονται οι εργασίες, υπάρχει σύστημα αναφοράς, ποιες υπηρεσίες χρησιμοποιούνται.
• κανονισμούς για τον προγραμματισμό και συναντήσεις;
• ιδιαιτερότητες της αλληλεπίδρασης με τον επικεφαλής σε θέματα εργασίας (πού και πότε είναι καλύτερο να γράψετε).
• σχέδιο για την πρώτη μέρα.

Κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας, είναι σημαντικό να ξεχωρίσετε αρκετές σημαντικές αποχρώσεις για τις οποίες συνήθως ανησυχούν οι αρχάριοι:

• πόσος χρόνος χρειάζεται για να περιμένετε μια απάντηση σε εργασίες προτού υπενθυμίσετε τον εαυτό σας;
• πόσο ξεκάθαρα ρυθμίζεται η εργάσιμη ημέρα και ποιες ώρες και ημέρες δεν μπορείτε να είστε σε επαφή (από απόσταση, οι άνθρωποι συχνά εργάζονται υπερβολικά, επομένως είναι σημαντικό να πείτε σε ποια ώρα μπορούν να ξεκουραστούν).
• πώς διαμορφώνεται το ωράριο διακοπέςπότε είναι δυνατές οι πρώτες διακοπές και για πόσες μέρες δίνονται?
• ποιοι κανόνες υιοθετούνται στην εταιρεία σχετικά με τις αναρρωτικές άδειες και τις διακοπές;
• ποιες ημέρες και σε ποια μέρη καταβάλλεται ο μισθός.

Συνάντηση με συναδέλφους

Μπορεί να οργανωθεί από έναν διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού ή έναν άμεσο διευθυντή. Είναι απαραίτητο να προσκαλέσετε άλλους υπαλλήλους του τμήματος όπου ήρθε ο νεοφερμένος, συμπεριλαμβανομένου ενός μέντορα, εάν το ρόλο του δεν είχε αναλάβει το ίδιο το αφεντικό.

Η ίδια η συνάντηση γίνεται καλύτερα στη μέση της ημέρας, όπως στο Zoom. Για αρχή, ζητήστε από τον αρχάριο να συστηθεί. Αν είναι ντροπαλός, ο διευθυντής μπορεί να περιγράψει ο ίδιος τον νέο υπάλληλο και μόνο τότε να του δώσει τον λόγο.

Μετά αφήστε τους να πουν για τον εαυτό τους Συνάδελφοι. Απλώς ζητήστε τους να μιλήσουν εκ των προτέρων όχι μόνο για την εργασιακή εμπειρία, την εκπαίδευση, τα χόμπι, αλλά και για τον τομέα ευθύνης τους και πιθανά σημεία επαφής με τον νεοφερμένο. Χάρη σε αυτό, θα ξέρει με ποιον και γιατί μπορεί να επικοινωνήσει.

Συνάντηση με τον διευθυντή στο τέλος της ημέρας

Χρειάζεται για να μάθετε πώς πέρασε η πρώτη μέρα του υπαλλήλου, τι ερωτήσεις είχε και ποιες δυσκολίες προέκυψαν.

Για να αποφύγετε τις μονοσύλλαβες απαντήσεις, μπορείτε να κάνετε πρόσθετες ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να αναλύσετε καλύτερα τα συναισθήματα και τις σκέψεις του αρχάριου:

• Τι σας άρεσε περισσότερο; Ποια πράγματα προκάλεσαν ευχάριστα συναισθήματα και ποια - άγχος;
• Πόσο σαφή και βολικά είναι τα εργαλεία εργασίας; Τι δυσκολίες αντιμετωπίσατε κατά τη χρήση τους;
• Πώς κατάλαβε το άτομο τα καθήκοντα και τις ευθύνες του; Μπορεί να τα περιγράψει αναλυτικά;
• Πώς σχεδιάζει ο εργαζόμενος να οργανώσει τη δουλειά του τις επόμενες ημέρες; Από πού να αρχίσω? Τι περιμένει να πετύχει;

Πώς να οργανώσετε την πρώτη εβδομάδα εργασίας σας για έναν αρχάριο

Σε αυτό το στάδιο, είναι σημαντικό να παρέχουμε στον αρχάριο ηρεμία και σιγουριά. Επομένως, πρέπει να καταρτίσετε ένα σαφές χρονοδιάγραμμα με όλες τις υποθέσεις και τα έργα στα οποία θα συμμετέχει ο εργαζόμενος. Πιθανότατα, αυτές θα είναι διάφορες διαδικτυακές συναντήσεις με τη συμμετοχή αρχηγού, μέντορα ή ομάδας.

Επιπλέον, πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για:

1. Αναλύστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Είναι απαραίτητο να πούμε για άλλη μια φορά για όλα τα οργανωτικά σημεία, τους κανονισμούς και τα πρότυπα που είναι σημαντικά για τον εργαζόμενο. Όσο καλύτερα κατανοήσει ο τελευταίος τη μηχανική της εργασίας, τόσο πιο γρήγορα θα μπορέσει να προσαρμοστεί.
2. Περιγράψτε το σύστημα κινήτρων. Είναι απαραίτητο να είναι απολύτως κατανοητό για έναν αρχάριο. Πρέπει να ξέρει πώς υπολογίζεται ο μισθός, τι μπόνους μπορεί να λάβει, τι KPI πρέπει να γίνει.
3. Προειδοποιήστε για πιθανά προβλήματα. Υπάρχουν σημεία συμφόρησης σε κάθε δουλειά που μπορεί να οδηγήσουν σε αδιέξοδα. Επομένως, είναι σημαντικό να συζητήσετε τα πιο κοινά προβλήματα και να σας πείτε πώς να ενεργήσετε σε αυτές τις καταστάσεις. Είναι καλύτερα να προειδοποιήσετε τον αρχάριο για όλες τις πιθανές δυσκολίες.

Ο διευθυντής εξετάζει με ευχέρεια όλες αυτές τις ερωτήσεις την πρώτη μέρα της εργασίας του αρχαρίου. Ωστόσο, είναι αδύνατο να αφομοιώσεις τόσο μεγάλο όγκο πληροφοριών κάθε φορά. Θα πρέπει να το επαναλάβετε πολλές φορές για να μην λείψει τίποτα από τον υπάλληλο. Επιπλέον, ένας αρχάριος μπορεί να συμμετάσχει σε πολλά έργα ταυτόχρονα. Και είναι σημαντικό να αναλύσουμε τις ιδιαιτερότητες καθενός από αυτά.

Πώς να οργανώσετε τον πρώτο μήνα της εργασίας ενός αρχαρίου

Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, πρέπει να χτίσετε μια διαδικασία εργασίας, επομένως είναι σημαντικό ο αρχηγός ή ο μέντορας να παρακολουθεί συνεχώς τον νεοφερμένο και να βρίσκεται σε επαφή. Αυτό θα σας επιτρέψει να ελέγξετε και οδηγός εργαζόμενος και να μην μένει μόνος με προβλήματα.

Ο πιο βολικός τρόπος είναι η αλληλεπίδραση μέσω διαδικτυακών συστημάτων ρύθμισης προβλημάτων. Με τη βοήθειά τους, μπορείτε να παρακολουθείτε τη διαδικασία εργασίας και τις ώρες δραστηριότητας του υπαλλήλου (για παράδειγμα, όταν δημιουργεί εργασίες ή, καταρχήν, βρίσκεται στο σύστημα). Αυτό θα αποτρέψει τις υπερωρίες ή, αντίθετα, την περιττή αμέλεια. Και επίσης - για να καταλάβετε ποιες εργασίες προκαλούν περισσότερα προβλήματα σε έναν αρχάριο.

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην ανατροφοδότηση. Θα πρέπει να είναι εποικοδομητικό, σαφές και συνεπές. Τον πρώτο μήνα, είναι καλύτερο να επικοινωνείτε με έναν αρχάριο τουλάχιστον αρκετές φορές την ημέρα χρησιμοποιώντας βιντεοκλήσεις ή άμεσους αγγελιοφόρους. Κατά τη διάρκεια τέτοιων συνομιλιών, πρέπει να διευκρινίσετε τις εργασίες, να επιλύσετε λάθη, να βοηθήσετε να αντιμετωπίσετε τις δυσκολίες και να καθησυχάσετε εάν κάτι πήγε στραβά.

Αυτό δεν σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε τη δράση κάθε αρχάριου. Το κύριο πράγμα είναι να του ορίσετε με σαφήνεια ένα καθήκον, να δώσετε όλες τις απαραίτητες εισροές, να καθορίσετε κριτήρια αξιολόγησης και να καθορίσετε πώς και πότε ο εργαζόμενος θα λάβει ανατροφοδότηση για την εργασία που έχει γίνει.

Πώς να αξιολογήσετε τα αποτελέσματα προσαρμογής

Αν και η δοκιμαστική περίοδος συχνά διαρκεί τρεις μήνες, μέχρι το τέλος της πρώτης ο εργαζόμενος πρέπει να προσαρμοστεί πλήρως στη νέα θέση εργασίας. Η υπερβολικά μεγάλη διάρκεια της διαδικασίας ενσωμάτωσης είναι ασύμφορη επιχείρηση Μετά από όλα, τα πραγματικά αποτελέσματα είναι σημαντικά.

Γι' αυτό, ακολουθώντας τα αποτελέσματα του πρώτου μήνα εργασίας, είναι χρήσιμο να πραγματοποιήσετε μια διαδικτυακή συνάντηση για τον νεοφερμένο με τον επικεφαλής ή τον διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού. Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, αξίζει να κάνετε μια μικρή έρευνα.

• Πόσο καλά η δουλειά ανταποκρίνεται στις προσωπικές προσδοκίες; Ποιες στιγμές σου αρέσουν και ποιες σε ντροπιάζουν;
• Πώς είναι δομημένη η επικοινωνία με τους συναδέλφους; Πόσο γρήγορα και πόσο αποτελεσματικά καταφέρνετε να επιλύσετε προβλήματα εργασίας μαζί τους; Ποια είναι τα προβλήματα;
• Προς ποια κατεύθυνση σχεδιάζει να κινηθεί το άτομο στο πλαίσιο της εργασίας; Ποιοι είναι οι προσωπικοί σας στόχοι και στόχοι;
• Είναι ξεκάθαροι οι βασικοί στόχοι της εταιρείας; Σχετίζονται με εργασιακά καθήκοντα;
• Ποια συναισθήματα προκαλεί η εργασία στην εταιρεία; Πόσο ανήσυχο ή διασκεδαστικό ήταν ο πρώτος μήνας;
• Είχατε τεχνικές δυσκολίες όταν εργάζεστε με υπηρεσίες εντός της εταιρείας;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα βοηθήσουν να αξιολογηθεί πόσο σίγουρος και ήρεμος είναι ο νεοφερμένος, αν έχει διάθεση για δουλειά στην εταιρεία και ποια προβλήματα πρέπει να λυθούν.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, είναι επίσης σημαντικό να δίνετε λεπτομερή ανατροφοδότηση: συζητήστε με τον νεοφερμένο τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του και φροντίστε να επαινείτε. Όταν συζητάμε δεξιότητες που απαιτούν ανάπτυξη, πρέπει να γίνονται συγκεκριμένες συστάσεις. Εάν ο διευθυντής θεωρεί ότι ο νέος υπάλληλος είναι πολλά υποσχόμενος, τότε στον τελευταίο μπορεί να προσφερθεί πρόσθετη εκπαίδευση ήδη σε αυτό το στάδιο.

Εάν η συζήτηση είναι παραγωγική, τότε θα αποδειχθεί ότι αυξάνει την πίστη του εργαζομένου και την αυτοπεποίθησή του ότι θα είναι σε θέση να αποτελεσματικά εργάζονται για αυτήν την εταιρεία.