12 συμβουλές ειδικών που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε σε καλό δρόμο
μικροαντικείμενα / / October 13, 2021
Η υπερβολική εργασία είναι σύμπτωμα κακού προγραμματισμού.
Σεθ Γκοντίν
Επιχειρηματίας, οικονομολόγος, συγγραφέας του The Purple Cow και άλλων μπεστ σέλερ μάρκετινγκ
Η φήμη κάποιου που κάνει πάντα τη δουλειά του στην ώρα του αξίζει πολλά. Αλλά δεν προκύπτει από μόνο του, μόνο και μόνο επειδή προσπαθείτε πολύ, δεν κοιμάστε αρκετά και γενικά εργάζεστε σαν άλογο. Όλα τα παραπάνω είναι ακραία μέτρα για κάποιον που δεν ξέρει να σχεδιάζει.
Ακολουθούν ορισμένες βασικές αρχές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας και να ολοκληρώσετε το έργο σας εγκαίρως.
1. Συνειδητοποιήστε ότι η μη τήρηση των προθεσμιών είναι πάντα προσωπική επιλογή.
Υπάρχουν τομείς όπου σχεδόν ο μόνος τρόπος για να πετύχετε ένα καλό έργο είναι να πείτε ψέματα στον πελάτη ότι θα αντιμετωπίσετε το έργο πιο γρήγορα από τους ανταγωνιστές σας. Αλλά θυμηθείτε ότι η εργασία σε μια τέτοια βιομηχανία είναι αποκλειστικά δική σας επιλογή. Και αν γίνει, τότε αξίζει να αποδεχτείτε ότι οι προθεσμίες αναπόφευκτα θα χαθούν και θα πρέπει να αντιμετωπίσετε το άγχος και άλλα δυσάρεστα συναισθήματα.
2. Εξετάστε το ενδεχόμενο αλλαγής
Δεδομένου ότι όλα εξαρτώνται από την προσωπική επιλογή, σκεφτείτε έναν άλλο κλάδο - έναν κλάδο όπου η τήρηση των προθεσμιών αναμένεται και εκτιμάται. Σε αυτό, μπορείτε να λάβετε την ικανοποίηση ότι τηρείτε τις υποσχέσεις και ωφελείτε τους ανθρώπους.
3. Μην κάνετε ψευδείς προθεσμίες
Ο πειρασμός είναι μεγάλος, γιατί μια έγκαιρη προθεσμία μοιάζει με καλό κίνητρο: όλα τα μέλη της ομάδας θα ολοκληρώσουν με ακρίβεια τα καθήκοντά τους πριν έρθει η πραγματική προθεσμία. Οι άνθρωποι όμως είναι διαφορετικοί. Κάποιος θα ακούσει τα λόγια σας και θα κάνει τα πάντα στην ώρα του. Και ο άλλος θα θεωρήσει την ημερομηνία που καθορίσατε ως απλή σύσταση.
Μια πιο αποτελεσματική κίνηση είναι να εξηγήσετε από την αρχή προσωπικότι ακριβώς εννοεί η προθεσμία και ποιες θα είναι οι συνέπειες αν τα σπάσετε όλα μαζί. Και η ψεύτικη προθεσμία είναι κάτι σαν μια διάσημη ιστορία για ένα αγόρι που φώναζε χαμένα: "Λύκοι!" Όταν δέχθηκε πραγματικά επίθεση, κανείς δεν ήρθε να βοηθήσει.
4. Αφήστε λίγο χρόνο
Μην κάνετε υποσχέσεις σε συνεργάτες και πελάτες βάσει εσωτερικών προθεσμιών. Ένα έργο που δεν έχει χρόνο να διαθέσει είναι πιθανό να καθυστερήσει. Δεν είναι δυνατόν, αλλά σίγουρα. Όσο μεγαλύτερο είναι το διάστημα μεταξύ της ολοκλήρωσης του έργου και της παράδοσης στον πελάτη, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να ταιριάξετε στην προθεσμία.
5. Εκτιμήστε την προσπάθεια που καταβάλατε
Είναι πιο ακριβό να κάνεις κάτι εγκαίρως από το να κάνεις το ίδιο πράγμα σε μορφή "όταν λειτουργεί". Και αν δεν σπάσεις προθεσμίες, αντιμετωπίστε το ως μια αξία που πρέπει να συμπεριληφθεί στους μισθούς σας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα χρήματα που κερδίσατε για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε την επόμενη προθεσμία.
6. Πείτε στον εαυτό σας το κύριο πρόβλημα
Για να τηρήσετε τις προθεσμίες, χρειάζεστε μια συστηματική προσέγγιση στο σχεδιασμό και την πρόοδο βήμα προς βήμα. Εάν κόβετε συνεχώς γωνίες ή καίτε μέχρι την ημερομηνία λήξης του έργου, πιθανότατα έχετε πρόβλημα συστημικού σχεδιασμού. Και πρέπει να αντιμετωπιστεί.
7. Επανεξετάστε την εργασία εάν είναι απαραίτητο
Η εκτέλεση της συμφωνημένης εργασίας μόνο εν μέρει, μόνο για να τηρηθεί η προθεσμία, είναι προφανώς μια χαμένη κίνηση. Είναι πολύ πιο ικανό να είστε συνεχώς σε επαφή με τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, να αναθεωρείτε τους όρους αναφοράς μαζί, διαγράφοντας ή προσθέτοντας ξεχωριστά μπλοκ. "Τώρα θα το κάνουμε αυτό, αλλά αυτό θα είναι στην επόμενη έκδοση" είναι ένα απολύτως αποδεκτό μήνυμα. Ειδικά όταν οι άνθρωποι περιμένουν να λάβουν το προϊόν στην ώρα τους.
8. Σπάστε την παγκόσμια προθεσμία σε πολλές τοπικές
Εάν έχετε ένα μεγάλο, διακλαδισμένο έργο, τότε ο καθορισμός μιας μόνο προθεσμίας είναι κακόβουλο: σίγουρα δεν θα είστε εγκαίρως. Καλύτερα να σπάσετε τη συνολική προθεσμία σε 10-15 ενδιάμεσες. Αυτό θα σας επιτρέψει να καταλάβετε πώς εξελίσσεται η επιχείρηση και να αντιδράτε στις τοπικές καθυστερήσεις πριν να είναι πολύ αργά.
9. Μην περιμένετε να λάβετε ποσότητα
Η μυθική έννοια του "ανθρώπου-μήνας" είναι μια σοβαρή παγίδα. Εννέα άνθρωποι, ακόμη και με πολύ μεγάλες προσπάθειες, δεν θα μπορέσουν να φέρουν και να γεννήσουν ένα παιδί σε ένα μήνα. Δεν θα είναι πάντα δυνατό να επιταχυνθεί ένα έργο προσλαμβάνοντας περισσότερους υπαλλήλους.
Εάν λύσετε το πρόβλημα των προθεσμιών με αυτόν τον τρόπο, τότε, πιθανότατα, δεν θα είσαι εγκαίρως. Εξετάστε μια εναλλακτική λύση: να έχετε επαρκή αριθμό ατόμων σε οποιοδήποτε στάδιο του έργου και αυτά τα στάδια κινούνται παράλληλα, αν είναι δυνατόν.
10. Εάν κάτι μπορεί να αποφασιστεί εκ των προτέρων, κάντε το
Όταν χρειάζεστε μόνο ένα άτομο για να εγκρίνει κάθε στάδιο ενός έργου, είναι απίθανο να μπορείτε να εκτελέσετε πολλές διαδικασίες παράλληλα. Αν όμως εκπονηθεί μια αυστηρή προδιαγραφή, πολλά πράγματα θα εγκριθούν πριν από την έναρξη του έργου.
11. Διαχωρίστε τις επιχειρήσεις από το συναίσθημα
Όταν συζητάτε για την προσέγγιση μιας προθεσμίας, η συζήτηση συχνά καταλήγει σε θέματα εμπιστοσύνης, ντροπής και εκτίμησης για τις προσπάθειες κάθε ατόμου. Για να είναι αποτελεσματικές τέτοιες συζητήσεις, είναι καλύτερο να αποσυναρμολογηθούν οι συστημικές πολυπλοκότητες και να βασιστούμε σε πραγματικά δεδομένα και όχι σε συναισθήματα.
12. Μην σωπαίνετε για τα προβλήματα
Τέτοιες δυσκολίες δεν θα λυθούν από μόνες τους. Σε έναν σύγχρονο κόσμο γεμάτο αγγελιοφόροι και άλλες ευκαιρίες επικοινωνίας, δεν υπάρχει τεχνικός λόγος για τον οποίο ο διευθυντής δεν μπορεί να γνωρίζει την πρόοδο του έργου και τα προβλήματα που ανακύπτουν καθώς και την ομάδα.
Διαβάστε επίσης🧐
- Πώς να προγραμματίσετε συναντήσεις για να είναι αποτελεσματικές
- Πώς να προγραμματίσετε γρήγορα και βολικά μια εβδομάδα χρησιμοποιώντας μια τρέχουσα λίστα
- 5 λόγοι για να αγαπάτε τις προθεσμίες