Πώς να οργανώσετε ένα δροσερό εκδήλωση με δική τους
Συμβουλές / / December 19, 2019
Ρομά Stankevich
Παραγωγός γεγονότα στην coworking "τραπέζι».
Θέλω να οργανώσει μια εκδήλωση εαυτό σας. Πού να αρχίσει;
Σκεφτείτε την ιδέα της εκδήλωσης. Δεν πρέπει να είναι μια αφηρημένη ιδέα, αλλά ένα πολύ συγκεκριμένο στόχο. Σαφώς απαντήσει σε τρία ερωτήματα:
Αυτό που θέλω να οργανώσει;
Έτσι θα καθορίσει τη μορφή της εκδήλωσης. Μπορεί να είναι ένα κόμμα, φεστιβάλ, Διάλεξη ή προβολή ταινίας. Σκεφτείτε, για ό, τι το κοινό να κάνει το κάνεις και πόσο πολλοί άνθρωποι που θέλουν να προσελκύσουν.
Πού είναι το γεγονός;
Με βάση το μέγεθος, να αποφασίσει ό, τι χρειάζεστε σε ένα μέρος. Για παράδειγμα, ένα κλειστό χώρο για 200 άτομα, ένα αμφιθέατρο για 500 άτομα και υπαίθριο χώρο για 70 άτομα.
Όταν η εκδήλωση θα λάβει χώρα;
Επιλέξτε την ακριβή ημερομηνία των προτέρων για να έχουν χρόνο να κάνουν τα πάντα στην ώρα τους. Μια μικρή εκδήλωση για 100 άτομα μπορούν να είναι προετοιμασμένοι για το μήνα, και μουσικό φεστιβάλ 1000 ανθρώπους - όχι λιγότερο από έξι μήνες. Όσο πιο γρήγορα μπορείτε να αποφασίσει, τόσο πιο εύκολο θα είναι να βρει μια θέση.
Τελικά η ιδέα θα ήταν: «Θέλω να κάνω μια techno πάρτι στην παραλία στις 31 Αυγούστου προς τιμή της τελευταίας ημέρας του καλοκαιριού. Για το κόμμα πρέπει να είναι τουλάχιστον 200 άτομα και δύο DJ επισκεπτών. "
Μπορώ να κάνω τα πάντα από τον εαυτό σας;
Σχεδόν. Πολλές περιπτώσεις, και μέσα στην ημέρα μόνο 24 ώρες. Ως εκ τούτου, για να συγκεντρώσει η ομάδα ομοϊδεάτες καλύτερα, μεταξύ των οποίων θα διαιρέσει το σύνολο των εργασιών. Λοιπόν, αν οι αφίσες θα επιστήσει την σχεδιαστής, για την προώθηση του έργου - έναν έμπειρο SMM-ειδικός, και την εγκατάσταση του εξοπλισμού - zvukach.
Μην φοβάστε να αναθέτουν ορισμένα από τα καθήκοντά τους άλλους. Το κύριο πράγμα που τους ενδιέφερε το αποτέλεσμα και θα μπορούσαν να επικαλεστούν. Μπορείτε σοβαρά να κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη με την ανάθεση της παραγωγής της εκδήλωσης. Η αποστολή του - για να λύσει όλα τα προβλήματα και τις διαφορές, να επιβλέπει μια ομάδα και να αναλάβει την ευθύνη για ό, τι συμβαίνει.
Αν δεν ξέρετε από πού να ψάξουν για τους κατάλληλους ανθρώπους για να βοηθήσει σε απευθείας σύνδεση υπηρεσίες:
- EventCatalog.ru - μεγαλύτερη βάση δεδομένων των χώρων και των αναδόχων.
- theGIFTED - αναζήτηση Άμεση των εργαζομένων και ενδιαφέροντες χαρακτήρες.
- YouDo - ψάχνουν για εθελοντές ή εργαζόμενοι για ένα μικρό ποσό.
Η ομάδα είναι, τι να κάνω τώρα;
Κάντε μια λίστα με όλες τις περιπτώσεις. Θα πρέπει σίγουρα να εξετάσει την ιδέα της εκδήλωσης, καθορίζουν τον προϋπολογισμό, να βρουν και να προετοιμάσει το δωμάτιο, προσκαλούν μουσικούς να νοικιάσετε εξοπλισμό για να κάνουν πανό, να οργανώσει το catering (παράδοση και προσφορά τροφίμων και πίνει). Μην σταματήσετε μέχρι δεν θα ελέγχεται η δίπλα σε κάθε στοιχείο.
Πάρτε μαζί ως ομάδα, να συζητήσουν το σχέδιο δράσης και να αναθέτουν αρμοδιότητες. Ο καθένας πρέπει να καταλάβει τι λέει. Για όλες τις εργασίες σύνολο διορία.
χρήση Trello ή "Φύλλα Google«Για να εργαστείτε με τα καθήκοντα. Σε βολική, όταν υπάρχει πρόσβαση στο έγγραφο σε όλη την ομάδα.
Να είστε βέβαιος να γράψετε όλα τα νέα αριθμό στις επαφές σας. Καλύτερα να το κάνουμε σε ένα «συμβάν Imya_Dolzhnost_Data.» Για παράδειγμα, "Vlad Φωτογράφος 15.07." Έτσι δεν θα μπερδευτείτε.
Φοβάμαι να ξεχάσω κάτι. Μπορώ να έχω ένα τραχύ σχέδιο;
Πιθανές. Το πρότυπο σχέδιο έχει ως εξής:
- Κανονίστε συναντήσεις με εθελοντές, ομάδες και χορηγούς.
- Ετοιμάστε τα εισιτήρια, ξενοδοχείο και μεταφορά στους προσκεκλημένους.
- σχεδιασμός Τάξης και εκτύπωση φυλλαδίων, αφισών, επώνυμα μπλουζάκια και ό, τι άλλο χρειάζεται εκ των προτέρων να ζωγραφίσει και να εκτυπώσετε.
- Lease και να προετοιμάσει το χώρο. Σκεφτείτε θέσεις για τους επισκέπτες, το προσωπικό, τον εξοπλισμό και χώρο στάθμευσης. Εναρμόνισης των καταλόγων των επισκεπτών και των διοργανωτών από τους ιδιοκτήτες τους.
- Καθορίσει το χρονοδιάγραμμα της εκδήλωσης - ότι κάποια στιγμή θα συμβεί. Θα πρέπει να γνωρίζετε το ακριβές λεπτό, όταν το φαγητό σερβίρεται, και όταν ο εν λόγω μόλυβδο.
- Ενοικίαση εξοπλισμού. Το ελάχιστο σύνολο: φορητό υπολογιστή, ηχεία, μίξερ, δύο μικρόφωνα, οθόνη και έναν προβολέα. Σε μεγάλες εκδηλώσεις είναι χρήσιμη για την επικοινωνία με το ραδιόφωνο ομάδα με ακουστικά.
- Για να διαπραγματευτεί με τον φωτογράφο και κάμεραμαν. Καθορίσει τους όρους αναφοράς, να συμφωνήσουν σχετικά με τους όρους και να υπογράψει συμβόλαιο.
- προσωπικό ενοικίασης: ασφάλεια, βεστιάριο, σερβιτόροι, υπηρεσία καθαριότητας. Ο αριθμός των ανθρώπων που εξαρτώνται από την εκδήλωση. Είναι πιθανό ότι δεν θα χρειαστεί επιπλέον προσωπικό ή οι εθελοντές μπορούν να βρεθούν.
- Βρείτε τον ηγέτη. Αυτό είναι σημαντικό. Από αυτό θα εξαρτηθεί από τη διάθεση των φιλοξενούμενων και τη γενική ατμόσφαιρα της εκδήλωσης.
- Σκεφτείτε μέσω των logistics για το πώς να παραδώσει το λαό, τον εξοπλισμό και τα τρόφιμα στον τόπο του συμβάντος και την πλάτη.
Ανωμαλία - ο κανόνας και όχι η εξαίρεση. Δώστε ένα σχέδιο Β για κάθε σημείο: τι πρέπει να κάνετε αν ξαφνικά να εγκαταλείψει στο δικαστήριο; Και αν υπάρχουν προβλήματα με τον ήχο; Και αν αρχίσει να βρέχει;
Δεν είμαι σίγουρος ότι μπορώ να βρω τα χρήματα για το έργο. Ποιες είναι οι επιλογές μου;
υπολογίζει πρώτα το κατά προσέγγιση προϋπολογισμό για την εκδήλωση και να κάνει έναν προϋπολογισμό. Προσέξτε όλα έξοδα: Εγκαταστάσεις, εξοπλισμός, προσκεκλημένους, διαφήμιση, εκτύπωση, logistics, catering, ομάδα. Για παράδειγμα, το κόστος των προσκεκλημένων περιλαμβάνονται εισιτηρίων, διαμονή, γεύματα, μεταφορές και τα τέλη. Οι δαπάνες για την εντολή: να πληρώνουν τους λογαριασμούς τηλεφώνου, τα τρόφιμα, την αγορά στηρίγματα.
Όταν καταλάβουμε ακριβώς πόσο θα πρέπει, να αρχίσουν να συλλέγουν χρήματα. Πού να τα βρείτε - αυτό εξαρτάται από τη μορφή της εκδήλωσης.
Αν έχετε κανονίσει κάτι κοινωνικά σημαντική (φεστιβάλ γκράφιτι, δημοφιλή επιστήμη διαλέξεις για μαθητές), μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για επιχορήγηση για να ξεκινήσει την άντληση κεφαλαίων για Planeta.ru ή να προσελκύσουν εθελοντές.
Αν κάνετε μια εμπορική εκδήλωση - εμφάνιση για έναν χορηγό που ενδιαφέρονται για δημόσιες σχέσεις. Κάντε μια όμορφη παρουσίαση και περιγράφουν με σαφήνεια τι επωφεληθεί ο χορηγός θα πάρει για να συμμετάσχει στο έργο σας και τι απαιτείται από αυτόν. Απλά να είμαστε ειλικρινείς και δεν υπόσχονται ό, τι δεν μπορεί να κάνει. Θα έχετε μια καλύτερη πιθανότητα επιτυχίας αν το κοινό-στόχο της εκδήλωσης σας να συμπέσει με το κοινό-στόχο της εταιρείας χορηγού.
Αν οργανώσετε ένα γάμο ο καλύτερος φίλος - connect φίλους και γνωστούς. Μπορούν να σας παρέχει ένα κατάλληλο σημείο, την τεχνολογία και την οδήγηση.
Ένας καλός τρόπος για τη μείωση του προϋπολογισμού των εμπορικών δραστηριοτήτων - για συμφωνία με τους εργολάβους και την εργασία με βάση την ανταλλαγή. Πιο ακριβά εργολάβοι - catering και τα αλκοολούχα μπαρ. Βάλτε τους όρους σας, να καθορίζει σαφή εντολή και μην διστάσετε να ζητήσετε μια έκπτωση.
Τι πρέπει να προσέξετε, σε ό, τι ήταν στο ύψος;
Σημαντικές κάθε λεπτομέρεια, ακόμη και ο αριθμός των τουαλέτες και veloparkovki παρουσία. Αλλά υπάρχουν πέντε κύρια στοιχεία που καθορίζουν την επιτυχία οποιασδήποτε εκδήλωσης:
- Φως. Καλή φως - αυτό είναι όταν η σκηνή φαίνεται καθαρά, τα φώτα της δημοσιότητας δεν είναι τυφλή, και οι επισκέπτες δεν θα πέσει άσχημο σκιές.
- Sound. Ελέγξτε την τεχνική μερικές φορές, ρυθμίστε το μικρόφωνο και να συμφωνήσει με τον ιδιοκτήτη των κανονισμών θόρυβο των δωματίων στην περιοχή.
- Καθαρότητα. Όχι σκουπίδια, βρώμικα πατώματα και δεν έχουν εκκαθαριστεί τουαλέτες.
- Ασφάλεια. Μάθετε το σχέδιο εκκένωσης και κατάρτιση συμπεριφοράς για τις ομάδες και τους εθελοντές. Ο καθένας πρέπει να ξέρει όπου οι έξοδοι κινδύνου, πυροσβεστήρες και πρώτων βοηθειών.
- Θερμοκρασία. Κανείς δεν θα πρέπει να είναι πολύ ζεστό ή πολύ κρύο - είναι απαραίτητο να ελεγχθεί η κυκλοφορία του αέρα και συντήρησης κλιματιστικά. Άνετα εσωτερικούς χώρους θερμοκρασία στην εποχή ζεστό - 23-25 ° C, στο κρύο - 22-24 ° C. Εάν περάσετε ένα μουσικό φεστιβάλ, η θερμοκρασία πρέπει να είναι χαμηλότερη (20-22 ° C), γιατί μετά η σκηνή του χορού σε όλα σίγουρα θα είναι καυτή.
Ποιος πρέπει να είναι συντονισμένη δράση για να αποφύγει να διώξουν την αστυνομία;
Θα πρέπει να προετοιμαστεί δύο ειδοποιήσεις: τη διοίκηση της πόλης και στο αστυνομικό τμήμα (αν το γεγονός είναι μικρότερο από 2 000 άτομα). Μπορούν να σταλούν με το ταχυδρομείο ή με courier, δύο αντίγραφα του κάθε οργάνου. Εάν σχεδιάζετε μια εκδήλωση, η οποία θα είναι περισσότερο από 2 000 άτομα, θα πρέπει να επιπλέον να στείλετε μια ειδοποίηση προς την κυβέρνηση της περιοχής και του περιφερειακού αστυνομικού τμήματος.
Η προκήρυξη είναι γραμμένο σε ελεύθερη μορφή: είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί ότι θέλετε να εφαρμόσετε, τι όνομα και το σκοπό της εκδήλωσης, πού και πότε θα λάβει χώρα, πόσο αναμένεται από τους συμμετέχοντες, οι οποίοι τους διοργανωτές. Παραδείγματα ενημερώσεις αναζήτηση στο Internet.
Για να συνάπτουν συμβάσεις με όλους τους αναδόχους, οι οποίοι θα παρέχουν μια τεχνική, τροφοδοσία ή την παροχή ενοικίασης χώρου. Διαπραγματευτείτε με σαφήνεια όλες τις λεπτομέρειες και να βεβαιωθείτε ότι είναι σε συμφωνία. Για παράδειγμα, εάν συμφωνηθεί ότι ο τελικός καθαρισμός των χώρων από τον ιδιοκτήτη, το στοιχείο θα πρέπει να είναι στη σύμβαση.
Πώς να ανακοινώσει την εκδήλωση για περίπου ως το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους;
Δώστε ένα όνομα και ένα λογότυπο. Ας ο σχεδιαστής θα αντλήσει αφίσες και ανάπτυξη εταιρικής ταυτότητας. Κάντε μια ιστοσελίδα απλά με πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση - για παράδειγμα, Tilda.
Στείλτε ένα δελτίο τύπου με πληροφορίες σχετικά με το συμβάν, τι, πότε και πού ξοδεύετε, που οι διοργανωτές, τους εταίρους και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Προσπαθήστε να τους δημοσιογράφους ενδιαφέρον. Μην γράφετε πάρα πολύ στεγνώσει και να υποβάλλουν τα δελτία τύπου σε εξειδικευμένες ΜΜΕ - εκείνους που έχουν το ίδιο κοινό στόχο όπως την εκδήλωσή σας. Επικοινωνήστε με τον συντακτικής επιτροπής στις περισσότερες περιοχές μπορούν να βρεθούν στο δημόσιο τομέα.
Μην ξεχάστε για την προώθηση σε κοινωνικά δίκτυα. Δημιουργήστε ένα ραντεβού στο Facebook, «VKontakte» και τη σελίδα γεγονότα στο Instagram. Εκτέλεση στοχευμένη διαφήμιση και εμφανίζει ρυθμιστεί σωστά: θα πρέπει να δείχνουν μόνο το κοινό-στόχο σας για τον προϋπολογισμό της διαφήμισης δεν πάει χαμένη. Ζητήστε από τα μεγάλα αστικά κοινότητες και bloggers για να μιλήσει για την εκδήλωσή σας στις σελίδες τους. Εάν δεν είστε καλοί στο SMM, διαβάστε blog «Netologii» - υπάρχουν πολλά χρήσιμα υλικά για την προώθηση σε κοινωνικά δίκτυα.
Τα πάντα είναι έτοιμα. Κάτι άλλο που πρέπει να δώσετε;
Να είστε πλήρως προετοιμασμένοι. Στο διοργανωτής θα πρέπει πάντα να φορτώνονται με τηλέφωνο και σύνδεση στο internet, φορτιστή μπαταρίας, laptop αντικατάστασης, καλώδιο προέκτασης, προσαρμογείς HDMI για όλους πιθανές συνδέσεις, αυτοκόλλητα, ταινίες, αρκετές αναπτήρες, χαρτικά μαχαίρι, κολλητική ταινία και παυσίπονα σε περίπτωση πόνο το κεφάλι.