Έχουμε δημιουργήσει ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων με μερικά κλικ

Επωφεληθείτε μετάφραση εγγράφων των επιχειρήσεων στο σχήμα και στο σύννεφο. Ωστόσο, ορισμένες εταιρείες πιστεύουν ότι είναι πάρα πολύ δύσκολο μέχρι τώρα: άγνωστο όρους, δεν είναι σαφές πώς αυτό όλες οι εργασίες. «μεγάφωνο«Δημιούργησα ένα πολύ απλό και βολικό σύστημα ηλεκτρονικού εγγράφου.

Ένα κομμάτι της ιστορίας και της θεωρίας

Πίσω στο 1960 η οργάνωση στις Ηνωμένες Πολιτείες και την Ευρώπη άρχισαν να ανταλλάσσουν ηλεκτρονικά δεδομένα. Αλλά ηλεκτρονικό έγγραφο που απολαμβάνουν μόνο λίγες μεγάλες εταιρείες που θα μπορούσαν να το αντέξουν οικονομικά. Πράγματι, τα κοινά πρότυπα δεν θα ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Ενώ στα τέλη της δεκαετίας του 1970 δεν μιλάει για την ηλεκτρονική υπογραφή.

Ηλεκτρονική υπογραφή - που είναι, πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή, η οποία είναι συνδεδεμένη με τις υπόλοιπες πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή (Υπογραφή πληροφορίες), ή με άλλο τρόπο που σχετίζεται με τις εν λόγω πληροφορίες και το οποίο χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του Υπογράφων πληροφοριών.

Το άρθρο 2 του ομοσπονδιακού νόμου «Περί ηλεκτρονική υπογραφή»

Με απλά λόγια, είναι αναγκαία του ηλεκτρονικού εγγράφου για την επικύρωση γνησιότητας του (πατρότητα), την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα.

Το κρυπτογραφικό αλγόριθμο για να δημιουργήσετε ένα πρωτόγονο ψηφιακές υπογραφές αναπτύχθηκε το 1977. Και επτά χρόνια αργότερα υιοθέτησε την κοινή ευρωπαϊκή ανταλλαγή EANCOM πρότυπο δεδομένων (EDI).

Στη δεκαετία του 1990, πολλές ευρωπαϊκές χώρες έχουν θεσπίσει ειδική νομοθεσία για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και νομικά σημαντικό έγγραφο έγινε διεξάγονται σε ηλεκτρονική μορφή. Στη Ρωσία, ένας νόμος που εγκρίθηκε το 2011.

ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Όλο και περισσότερες εταιρείες αυτοματοποίηση των εσωτερικών επιχειρηματικών διαδικασιών, την υλοποίηση πληροφοριακών συστημάτων και την αποθήκευση δεδομένων στο cloud. Στη θέση των συνθηκών χαρτί και πράξεις που έρχονται σε ηλεκτρονικά έγγραφα. Ώρες Πράξη.

Και αν η εσωτερική βελτιστοποίηση των περισσότερων εταιρειών να χειριστεί περισσότερο ή λιγότερο επιτυχημένα, το ηλεκτρονικό έγγραφο με τους εργολάβους συχνά ειλικρινά κουτσός.

ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDM) - νομικά σημαντικό έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή μεταξύ των νομικών προσώπων ή / και ιδιώτες.

Μια τυπική κατάσταση: ο λογιστής είναι στο λογιστικό σύστημα, πιστοποιητικό της ολοκλήρωσης, να εκτυπώσετε και να το στείλετε με courier στον αντισυμβαλλόμενο. Λίγες μέρες αργότερα, η εταιρεία συνεργάτης λογιστής λαμβάνει και σαρώνει το έγγραφο, και στη συνέχεια να κάνουν με το χέρι την καλωδίωση στο λογιστικό σύστημα. Και οι δύο πλευρές πρέπει να αποθηκεύσετε έντυπη έκδοση της πράξης.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σε περιόδους απλοποιεί και επιταχύνει τη διαδικασία.

Οφέλη του EDI

1. Δεν χρειάζεται να καταβάλει το μισθό για να πληρώσει το courier ή ταχυδρομικών υπηρεσιών.
2. Εργασία με τα ηλεκτρονικά έγγραφα πιο γρήγορα και πιο βολικό, και τον κίνδυνο να χαθούν στην πορεία, είναι μηδέν.
3. Δεν χρειάζεται να αποθηκεύουν τόνους χαρτιού στο γραφείο.
4. Όλα τα έγγραφα που βρίσκονται σε απόσταση ενός κλικ για να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να είναι οπουδήποτε υπάρχει πρόσβαση στο Internet.

Πώς να ρυθμίσετε EDI

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων: απευθείας και μέσω ενδιάμεσου φορέα.

Στην πρώτη περίπτωση, η εταιρεία θα πρέπει να συνάψει συμφωνία μεταξύ τους, η οποία θα περιγράφεται λεπτομερώς η διαδικασία και τους όρους της ανταλλαγής, ή κάθε ένα από τα συμβαλλόμενα μέρη οφείλουν να διαθέτουν ειδική ηλεκτρονική υπογραφής. Για να αποκτήσετε είναι απαραίτητο να ισχύει για το κέντρο πιστοποίησης διαπιστευμένο από το Υπουργείο Επικοινωνιών της Ρωσίας.

Ωστόσο, ακόμα και με την παρουσία της ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής, δεν είναι όλα τα έγγραφα μπορούν να αποσταλούν άμεσα, για παράδειγμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, το τιμολόγιο μπορεί να αποσταλεί σε ηλεκτρονική μορφή μόνο εγκεκριμένα από την μορφή XML Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία.

Επομένως, είναι πολύ πιο εύκολο να δημιουργήσει ηλεκτρονικό έγγραφο μέσω ενδιάμεσου φορέα. «MegaFon» Η εταιρεία έχει αναπτύξει μια web-based interface για την μορφή, την υπογραφή και την ανταλλαγή των λογιστικών και λοιπών εγγράφων μεταξύ των νομικών προσώπων. Με τη βοήθεια του λογιστή, διευθυντής ή γραμματέας σας θα είναι σε θέση να εισέλθουν γρήγορα σε μια σύμβαση με έναν νέο συνεργάτη, που το βάρος του προμηθευτή ή να λάβει μια εκτίμηση από τον ανάδοχο.

Σε αυτήν την περίπτωση, όλα τα έγγραφα που θα είναι συστηματικά και αξιόπιστα αποθηκεύονται στην προσωπική γραφείο της εταιρείας.

Για να χρησιμοποιήσετε το EDI, θα πρέπει να έχετε μια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή.

Στο ιδιαίτερο γραφείο της πύλης «ηλεκτρονικό έγγραφο» από το «Μεγάφωνο» μπορούν να δημιουργήσουν νέα έγγραφα (χωρίς υπογραφή και αποστολή) και να τα κατεβάσετε στον υπολογιστή.

Εκεί μπορείτε να ζητήσετε τα έγγραφα αναφοράς για επικοινωνία: λογαριασμούς, τιμολόγια και πράξεις. Τα έγγραφα που παράγονται με αυτόν τον τρόπο είναι νομικά σχετικές και δεν απαιτούν εκτύπωση ή επικάλυψη σε χαρτί.

Ακόμη και μια συμφωνία για την παροχή υπηρεσιών κινητών επικοινωνιών «MegaFon» μπορεί να συναφθεί εξ αποστάσεως. Για εταιρικούς πελάτες, οι οποίοι έχουν μια ηλεκτρονική υπογραφή δεν είναι απαραίτητο να περνούν το χρόνο επισκέπτονται το γραφείο της εταιρείας. Τα πάντα μπορεί να γίνει μέσα από την προσωπική μελέτη. Γρήγορα, και το σημαντικότερο, εντελώς δωρεάν.

Ένα άλλο πλεονέκτημα των ηλεκτρονικών εγγράφων από την «MegaFon» είναι ότι μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί με 1C. Εάν εργάζεστε με αυτό το λογιστικό σύστημα, μπορείτε να φορτώσετε τα έγγραφα στην ιστοσελίδα απευθείας από 1C.

Για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το «ηλεκτρονικό έγγραφο», θα πρέπει να:

1. Εγγραφείτε στο κατάλληλο πύλη.
2. Συνδεθείτε με ένα έγκυρο σύστημα ηλεκτρονικής υπογραφής.
3. Συμπληρώστε μια αίτηση για να ενταχθεί η σύστημα κανονισμού ηλεκτρονικό έγγραφο.

Οι πρώτες 14 ημέρες θα είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει το βασικό πακέτο «Promo». Παρέχει δωρεάν αποστολή μέχρι δύο χιλιάδες τυποποιημένων και μη τυποποιημένων σε χιλιάδες έγγραφα. Δύο εβδομάδες - αρκετό χρόνο για να απολαύσετε όλα τα πλεονεκτήματα των ηλεκτρονικών εγγράφων. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα πρόγραμμα συμβολαίου με βάση τους στόχους της επιχείρησής σας.

Υπηρεσία «ηλεκτρονικό έγγραφο» εξοικονομεί χρήματα και χρόνο για την καταγραφή των συναλλαγών και την ανταλλαγή εγγράφων. Πλεονεκτήματα της υπηρεσίας να εκτιμήσουν πλήρως τους πράκτορες, τους διανομείς, τους δικαιοδόχους, οι εταιρείες με τη δομή υποκατάστημα, και καθώς και οι εταιρείες σχεδιάζουν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα της ανταλλαγής των εγγράφων τόσο εσωτερικά όσο και κατά την εξέταση εταίρων. Τα πιο γρήγορα επιχειρηματικών διαδικασιών, τόσο μεγαλύτερη είναι το κέρδος. Συμφωνώ, είναι ανόητο να περάσει τέτοια απόφαση ένα.

Αρχίστε να χρησιμοποιείτε το δωρεάν