7 συμβουλές για τη χρήση του Gmail από έναν πρώην υπάλληλο της Google
οι υπηρεσίες Web / / December 24, 2019
Το 2011, Rudolf Dyutel πήρε μια θέση στο Google. «Η πρώτη μου μέρα στο γραφείο της Google μοιάζει με την άφιξη του Χάρι Πότερ στο Χόγκουαρτς: ανησυχούν έντονα, σαν μαθητής στο πρώτο ραντεβού, τι πρέπει να κάνουμε - είναι επίσης ασαφής - λέει ο Rudolf αναμνήσεις. - Γι 'αυτό και χάρηκα σε κάθε περίπτωση που μου έδωσε και την ευκαιρία να μάθουν κάτι καινούργιο στη διαδικασία ".
Τα επόμενα δύο χρόνια έμελλε να συνεργαστούν στενά για την κατάρτιση των εργαζομένων με την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail, καθώς και εταιρικών πωλήσεων της.
Dyutel δεν περιλαμβάνονται πλέον στο Google, τώρα Ρυθμιστικό των εργαζομένων και ιδρυτής Remotive έργου - ηλεκτρονικά εβδομάδα για εργαζόμενους από απόσταση. Ωστόσο, ορισμένες μάρκες, που δίδαξε πρώην συναδέλφους του, είναι ακόμα σε χρήση.
Πώς να εκπαιδεύσετε το e-mail σας: 7 συμβουλές δολοφόνος για τη χρήση του Gmail
Μερικές φορές έχω ανοίξει το φάκελο «Εισερχόμενα» τη Δευτέρα το πρωί - μια πραγματική αποκάλυψη. Φαίνεται να κατανοήσουν το ατελείωτο ρεύμα των γραμμάτων είναι πρακτικά αδύνατη.
E-mail σήμερα δεν χρησιμοποιείται, εκτός από απομακρυσμένα χωριά, όπου δεν υπάρχει ηλεκτρικό ρεύμα ή πύργους κινητής τηλεφωνίας. Σύμφωνα με την έρευνα της McKinsey Global Institute, ξοδεύουμε κατά μέσο όρο το ένα τρίτο της εργάσιμης ημέρας μας να ανταποκρίνεται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο μέσος ειδικευμένος εργάτης ξοδεύει έως και 28% του παραγωγικού χρόνου να αναλύσει email. Αυτή η περίπου 13 ώρες την εβδομάδα.
Φυσικά, δεν θέλετε να συμφωνήσει με μια τέτοια θλιβερή στατιστική. Επιπλέον, όλοι θέλουν να περνούν το χρόνο τους σε κάτι πιο χρήσιμο. Για το σκοπό αυτό Dyutel πέρασε πολύ χρόνο στη δοκιμή των Gmail χαρακτηριστικά, εργαλεία και υπηρεσίες, αναδεικνύοντας τα επτά πιο χρήσιμο, κατά την άποψή του, για καθημερινή χρήση. Ίσως η αλληλογραφία που εργάζονται - δεν είναι μια τέτοια μεγάλη υπόθεση.
1. Χρησιμοποιήστε το κουμπί «Αναίρεση Αποστολή»
Είχατε ποτέ έτσι ώστε κλικ «Υποβολή», ξαφνικά παρατήρησα το γράμμα αρκετά ενοχλητικό λάθη; Σίγουρα, ναι.
Από τώρα και στο εξής, δεν υπάρχει τίποτα να φοβηθούν περισσότερο: Έχετε μια λειτουργία ακυρώσετε την αποστολή, η χρήση των οποίων - αυστηρή προϋπόθεση για όσους έχουν αποφασίσει να ασχοληθούν σοβαρά ελεγχόμενη πολύτιμο χρόνο εργασίας.
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε πηγαίνοντας στο μενού και επιλέξτε την κατάλληλη λειτουργία: «Ρυθμίσεις» → «Γενικά» → «Αναίρεση Αποστολή». Προαιρετικά περίοδο ακύρωσης μπορεί να είναι ίση με 10, 20 ή 30 δευτερόλεπτα.
Δοκιμάστε το μόνοι σας, μου άρεσε!
2. Χρησιμοποιήστε εξοικονόμηση χρόνου πρότυπα
Γράφουμε ένα τεράστιο αριθμό των παρόμοιες επιστολές μοιάζουν μεταξύ τους σαν δύο σταγόνες νερό. Μερικές φορές παίρνουμε ως βάση για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτές που έχουν ήδη γραφτεί στο παρελθόν για τους άλλους. Για παράδειγμα, για τους εργαζόμενους οι πωλήσεις είναι βολικό και μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο.
Γιατί λοιπόν να μην προετοιμάσει διάφορα πρότυπα για αυτό το είδος των μηνυμάτων, αντί να ξαναγράφοντας το ίδιο από καιρό σε καιρό; Μετά την αντικατάσταση μερικές λέξεις και φράσεις είναι πολύ πιο εύκολο από ό, τι γράφει από το μηδέν. Το κύριο πράγμα - μην ξεχάσετε να διαβάσετε αργότερα.
Ετοιμάστε και αποθηκεύστε πολλά πρότυπα των απαντήσεων, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αργότερα αν χρειαστεί.
Για να ενεργοποιήσετε το «Κονσέρβες απαντήσεις» και μεταβείτε στην καρτέλα «Εργαστήριο» στο μενού ρυθμίσεων.
Χάρη σε αυτή την εξαιρετικά χρήσιμη λειτουργία με τον αδελφό Ρούντολφ ήταν σε θέση να στείλει το χέρι τα στοιχεία επικοινωνίας σας το πρώτο εξάμηνο Remotive χιλιάδες συνδρομητές σε μια τυποποιημένη επιστολή-mail.
3. Χρησιμοποιήστε την πρόσβαση χωρίς σύνδεση
Ένα άλλο τέχνασμα, το οποίο μάθαμε από Dyutelya: πώς να συνεχίσει να συνεργάζεται με το Gmail, χωρίς να έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
Ίσως κάποιος από εσάς επιθυμείτε να αποσυνδέσετε από τους άλλους, ανά πάσα στιγμή, να αφιερώσει τον εαυτό του σε δημιουργικές εργασίες. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις χωρίς φάκελο «Εισερχόμενα», όπου μπορείτε, για παράδειγμα, ξεφορτώθηκε τους όρους αναφοράς, απλά δεν μπορεί να κάνει. Πώς μπορεί αυτό να είναι;
Για όλα τα ταξίδια του τρένου, περιπτώσεις που καταβάλλονται ή περιορισμένη πρόσβαση σε δίκτυα Wi-Fi και άλλων απρόβλεπτων περιστάσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "offline». Σας επιτρέπει να διαβάσετε, να απαντήσει, αναζήτηση και αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
Είναι πραγματικά πολύ βολικό, καθώς αυτή η λειτουργία σας δίνει τη δυνατότητα να εργαστεί όχι μόνο με τη θέση, αλλά και γ Google Drive και τα Έγγραφα Google.
4. Δεν έχετε χρόνο; Βάλτε σε παύση
Κατά καιρούς, τα εισερχόμενα μηνύματα εντελώς πέσει στο ένα κουτί μετά το άλλο, ενοχλώντας και αποσπούν την προσοχή από την εργασία για την οποία είμαστε συγκεντρωμένοι. Ένα, δύο, τέσσερις, δέκα νέα γράμματα... Και ξαφνικά υπάρχει κάτι σημαντικό;
Η καλύτερη λύση σε αυτό το πρόβλημα, σύμφωνα με Dyutelya αποδείχθηκε λειτουργία "παύση των εισερχόμενων»(Παύση Inbox). Το νόημα αυτής της λειτουργίας είναι πολύ απλή: παύση της ροής του εισερχόμενου ταχυδρομείου, αν κάνει κάτι σημαντικό, και όταν απελευθερωθεί από βάρος της φροντίδας και συμβάντα ημερολογίου Pestryaev, πάμε πίσω σε αυτούς αν έχεις στο ίδιο δευτερόλεπτο με τη μετάβαση στην καρτέλα σελίδα ταχυδρομείο.
5. Διαγραφή από τα ανεπιθύμητα λίστες
Έτσι αποδεικνύεται ότι είναι δύσκολο να απαλλαγούμε εντελώς από να πάρει όλα τα είδη των αποστολών στην εργασία σας e-mail. Πώς να απαλλαγείτε από αυτά που δεν σας ενδιαφέρει;
Εξερευνήστε Unroll.me - ένα εργαλείο που σας βοηθά να οργανώσετε τη διανομή και μέσα σε λίγα λεπτά. Μόλις εγγραφείτε για την υπηρεσία, ανοίξτε τη λίστα στην οποία έχετε εγγραφεί. Στη συνέχεια διαγραφείτε από περιττές.
6. επαλήθευση Turn-βήμα
Φαίνεται, Gmail ξέρει για μας σχεδόν τα πάντα: με τους οποίους επικοινωνούμε, είναι αυτά που τις εικόνες προσπαθούν να βρουν αυτό που είναι αποθηκευμένα στα «Έγγραφα». Μπορούμε να πούμε ότι αυτό είναι ένα κέντρο ελέγχου της αποστολής και η κύρια έδρα εντολή - όλες οι συνδέσεις είναι εδώ, όπως και οι δρόμοι στη Ρώμη. Αυτό σημαίνει ότι η ασφάλεια πρέπει να φροντίσει πρώτα.
Ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσει αυτό το χαρακτηριστικό επαλήθευσης βήμα εργασίας. «Δύο-», επειδή για την προστασία των πληροφοριών σας ανάγκη όχι μόνο τον κωδικό πρόσβασής σας από το γραμματοκιβώτιο, αλλά και ένα μοναδικό κωδικό που κάνετε κάθε φορά που προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο θα λάβουν από μια εφαρμογή για κινητά ή SMS-μηνύματα.
Και πιο Rudolph συμβουλεύει να δώσουν προσοχή στην υπηρεσία 1Password.
Πολλές άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες, όπως το Dropbox, το Facebook και το Twitter, καθώς σε δύο στάδια ελέγχου ταυτότητας για πρόσβαση.
Με την ευκαιρία, τα δεδομένα σας είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι το Gmail λογαριασμό σας, δεν έχει χρησιμοποιηθεί σε διάφορες συσκευές, όπως οι δύο υπολογιστές ταυτόχρονα.
7. Χρησιμοποιήστε το ενημερωτικό σημείωμα
Σε πολλές αγγελιοφόροι που χρησιμοποιούνται διάφορα μηνύματα κατάστασης: «Sent», «Παραδόθηκε», «Read». Σε ορισμένες περιοχές, όπως το Facebook, για να αναφερθώ σε αυτές τις ανακοινώσεις χρησιμοποιούνται εικόνες.
Για την υπηρεσία Gmail υπάρχει μια παρόμοια λύση - σύντροφος. Αυτή είναι μια καλή εφαρμογή για όσους αναζητούν εργασία, ή κάποιος οποίων οι δραστηριότητες σχετίζονται με τις πωλήσεις: πολύ βολικό για να αποκτήσει το καθεστώς του έστειλε τα μηνύματά σας.
Τώρα που ξέρετε σχετικά με την ασφάλεια και την οικονομία του χρόνου εργασίας κατά τη χρήση του Gmail λίγο περισσότερο. Ας ελπίσουμε ότι, συμβουλές οι έμπειροι επαγγελματίες θα σας βοηθήσουν να γίνετε πιο παραγωγικοί.
Γνωρίζετε τα μυστικά για το οποίο είπε ο Ρούντολφ; Πείτε μας στα σχόλια σε αυτό το άρθρο!