Πώς να μην είναι σκλάβος στο e-mail: 7 συμβουλές από το κεφάλι LinkedIn
Εργασία και μελέτη Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
Ένας τεράστιος αριθμός των ανθρώπων που καθημερινά βρίσκονται αντιμέτωποι με το ίδιο πρόβλημα: e-mail, που αποσκοπεί στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών οργάνωσης και εργασίας και διαδικασίες επικοινωνίας, συχνά μετατρέπεται σε ένα κακό φύλακας, θα σας κάνει να προσήλωση ακολουθούν τα μέλη, εάν εργάζεστε σε ένα μεταφορέα ταινία. Επί των δικαστικών εξόδων που λίγο έξαλλος όπως διαρκώς συσσωρεύονται πληροφορίες γρήγορα να μετατρέψει ένα τακτοποιημένο και καθαρό γραμματοκιβώτιο χωματερή rake που είναι η πιο δύσκολη όσο περισσότερο δεν πάτε πίσω στο ταχυδρομείο.
Σήμερα σας προσφέρουμε μερικές συμβουλές απλό να διαχειριστεί τη διαδικασία της αλληλεπίδρασης με το e-mail από τον Jeff Weiner, διευθύνων σύμβουλος LinkedIn. Αυτό το άτομο στο καθήκον έχει να ερχόμαστε σε επαφή με εκατοντάδες ανθρώπους κάθε μέρα, και έχει μερικά κόλπα που του επιτρέπουν να μην πνιγεί σε αυτή τη χιονοστιβάδα πληροφοριών.
ταχυδρομικό κουτί μου είναι ουσιαστικά έγινε ένα κεντρικό κόμβο στη ροή εργασίας μου - μέσω του ταχυδρομείου, επικοινωνώ τακτικά με περισσότερους από 4300 υπαλλήλους που εργάζονται σε 26 πόλεις σε όλο τον κόσμο. Δεν μπορώ να πω ότι έχω πάντα οπαδός του e-mail, ή ότι δεν ήταν μια κατάσταση όπου η εργασία μου με το ταχυδρομείο έμοιαζε με ένα σισύφειο έργο.
Τέλος πάντων, όλα αυτά τα χρόνια έχω αναπτύξει κάποιες πρακτικές προτάσεις που μου επέτρεψε να κινηθεί από την έννοια του «ελέγχου αλληλογραφίας μου,» η έννοια του «μπορώ να ελέγξω το μήνυμα.»
1. Θέλετε να λαμβάνετε λιγότερο mail - στείλτε λιγότερο email
Οι συμβουλές αυτές φαίνεται γελοία απλό, ιδίως στο πλαίσιο μιας τέτοιας κοινό πρόβλημα, αλλά για τον εαυτό μου, νομίζω ότι αυτό είναι ο χρυσός κανόνας για την επιτυχή διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Το συμπέρασμα αυτό ήρθε σε μένα, ενώ εργάζονται σε μια προηγούμενη εταιρεία, όπου δύο εργαζόμενοι πιο στενά συνεργάτης μαζί μου, αποχώρησε από την εταιρεία. Είναι πολύ αποτελεσματική στην επικοινωνία με τους ανθρώπους, πολλή δουλειά και, όπως αποδείχθηκε, να στείλετε πολλά ταχυδρομείου. Εφ 'όσον έχουν εργαστεί στην εταιρεία, ο όγκος της αλληλογραφίας που έρχεται μέσω e-mail, φαινόταν απολύτως φυσιολογικό, αλλά μετά έφυγαν, βρήκα ότι σε κίνηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου μειώθηκε κατά περίπου 20-30%.
Όλη αυτή η δραστηριότητα στην θέση ήταν όχι μόνο επιστολές τους: υπήρξαν απαντήσεις μου σε αυτούς, και όμως υπήρχαν γράμματα και απαντήσεις από όλους τους δικαιούχους συνδέεται με την αλληλογραφία. Συχνά αυτά τα μηνύματα δεν απαίτησε την υποχρεωτική συμμετοχή μου στη συζήτηση.
Από τη στιγμή που έθεσα τον εαυτό μου σαφή όρο - δεν γράφουν χωρίς προφανή ανάγκη. Αποτέλεσμα: λιγότερο email και περισσότερο την τάξη στο συρτάρι χωρίς να θίγεται η εργασιακή δραστηριότητα. Από τότε, προσπαθώ να μην παρεκκλίνει από τον κανόνα αυτό.
2. Σήμανση ως μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εκκρεμότητα
σήμα ως μη αναγνωσμένα γράμματα αλλάξει ριζικά τον τρόπο που δουλεύω με ταχυδρομείο. Περπατάω αρκετά γρήγορα για τα εισερχόμενα μηνύματα, να απαντήσει αμέσως στην πιο επείγουσες, και αφαιρέστε περιττές. Οι εν λόγω επιστολές, με τις οποίες θα πρέπει να επανέλθω αργότερα αν υπάρχει χρόνος, θα επισημάνετε ως μη αναγνωσμένα. Αυτό εξαλείφει το φόβο ότι μια σημαντική επιστολή διαβάσει, και άφησε αναπάντητα, θα ξεχαστεί και θα θαφτεί στα έγκατα του γραμματοκιβωτίου. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει ένα είδος ToDo-List, στην οποία θα επανέλθω αργότερα.
Κάθε φορά που προσπαθώ να τελειώσω με τον ελάχιστο αριθμό των εν αναμονή μηνυμάτων και στην ιδανική περίπτωση δεν θα πρέπει να είναι σε όλα. Εάν αυτή η ημέρα δεν έχω χρόνο να πάω πίσω σε αυτούς, τότε θα ξεκινήσει με το επόμενο πρωί εργασίας.
3. Ορίστε ένα σαφές χρονοδιάγραμμα με ταχυδρομείο
Τα τελευταία χρόνια, η ζωή μου πηγαίνει κατά τις εργάσιμες ημέρες, σύμφωνα όμορφο πρόγραμμα chotkomu. Η αύξηση του 5: 00-5: 30 π.μ., ώρα για e-mail, ανάγνωση ειδήσεων, το πρωινό, το παιχνίδι με τα παιδιά, την εκπαίδευση, το γραφείο, έρχονται στο σπίτι, βάλτε τα παιδιά για ύπνο, το δείπνο με τη σύζυγό του, ανάπαυση (συνήθως μπροστά στην τηλεόραση ένα inbox περνώντας καθαρισμού κατά τη διάρκεια διαφημίσεων και βαρετό στιγμές).
Διαπιστώθηκε ότι κολλήσει σε αυτό το πρόγραμμα, θα διαχειριστείτε εύκολα την αλληλογραφία, ωστόσο, αξίζει τουλάχιστον μια μικρή σειρά αλλαγών, όπως το χάος ξεκινά στο γραμματοκιβώτιό σας.
Σε αυτήν την περίπτωση, δεν θα αισθάνονται την αυξανόμενη πίεση της γνωρίζοντας ότι το κουτί σας ξαφνικά να μείνει χωρίς προσοχή. Η τήρηση του χρονοδιαγράμματος θα βοηθήσει να κρατήσει τα πάντα υπό έλεγχο. Αυτό βοήθησε Benjamin Franklin, και θα σας βοηθήσει.
4. το ίδιο κατανοητή
Θυμηθείτε το παιχνίδι σπασμένο τηλέφωνο; Τότε ήταν πολύ αστείο, αλλά τώρα τα πάντα θεωρείται στην έννοια της εργασίας και των επιχειρήσεων, και δεν είναι παιχνίδια.
Τα λόγια είναι πολύ σημαντικό, και προκειμένου να αποφευχθεί η ασάφεια και η παρερμηνεία της ανάγκης τους να επιλεγεί πολύ προσεκτικά. Η πιο απλή και σαφής για να κατανοήσουν το κείμενο σας, τόσο λιγότερο την πιθανότητα ενός δεύτερου επιστολή με το αίτημα να εξηγήσει την πρώτη.
5. Σκεφτείτε για τους δικαιούχους
Συχνά φαίνεται ότι το πεδίο «Προς» και «Κοιν» θεωρείται από πολλούς ως ένα και το αυτό. Στην πραγματικότητα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά για να καταστεί σαφές από κανέναν από τους παραλήπτες να περιμένετε μια απάντηση, και ο οποίος απέστειλε αντίγραφο της επιστολής με σκοπό τη διατήρησή του στο βρόχο.
Στην πραγματικότητα, δεν επιλέγετε τους παραλήπτες, οι οποίοι καλούνται να απαντήσουν - είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να κάνει ένα πανικό και σύγχυση στη συζήτηση. 6 παραλήπτες αντί του 1 και 5 αντίγραφα του αποδέκτη - αυτό το επιπλέον 5 πιθανές απαντήσεις, καθένα από τα οποία μπορεί να εξελιχθεί σε μια ολόκληρη ξεχωριστή συζήτηση.
6. αναγνωρίζει την παραλαβή
Αν έχετε ορίσει ως παραλήπτη, και η επιστολή είναι πραγματικά απευθύνεται σε εσάς, δεν είναι τεμπέλης για να ενημερώσει τον αποστολέα ότι έχετε λάβει ένα e-mail. Δεν χρειάζονται πολλά λόγια, απλά θα «αποδεκτή» ή «έλαβε». Αυτό θα είναι ένα σημάδι ότι οι πληροφορίες που λαμβάνονται σε πλήρη και σωστή ένταση και ο αποστολέας δεν είναι υποχρεωμένη να σας στείλουμε κάτι άλλο για το ίδιο θέμα.
Αν δεν επιβεβαίωσε την παραλαβή, ο αποστολέας παραμένει εντελώς απληροφόρητοι της επιστολής. Ίσως χάθηκε στα βάθη του γραμματοκιβωτίου σας; Αν αυτή είναι η σημαντική πληροφορία, οι αμφιβολίες και ο ενθουσιασμός θα αναγκάσει τον αποστολέα να σας γράψω άλλη επιστολή με Σας ζητώ να επιβεβαιώσει την παραλαβή της πρώτης επιστολής, ή ζητήστε από κάποιον άλλο για την παρουσία σας στο χώρο εργασίας θέση. Συμμετέχετε επιπλέον άτομα, έστειλε και έλαβε επιπλέον γράμματα.
7. Κρατήστε τα συναισθήματά σας από το ταχυδρομείο
Email μπορεί να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο, αν το χρησιμοποιείτε σωστά. Μπορεί να γίνει μια καταστροφική δύναμη, αν χρησιμοποιηθεί σωστά. Το πιο κοινό παράδειγμα - η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη συζήτηση των αμφιλεγόμενων και ευαίσθητα ζητήματα της σύγκρουσης.
Ποτέ δεν θα παύει να εκπλήσσει το πώς οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τα λόγια αλληλογραφία και φράσεις που ποτέ δεν θα ειπωθεί με την παρουσία της το ίδιο κοινό.
Εάν ξαφνικά βρεθείτε σε μια παρόμοια αλληλογραφία, κάντε ένα απλό πράγμα - stop. Για την επίλυση της διαφοράς ή διένεξης μπορεί, λαμβάνοντας το τηλέφωνο και να καλέσει τον παραλήπτη, είτε τον γνώρισα προσωπικά. Τέτοια ευαίσθητα ζητήματα πρέπει να αντιμετωπίζονται όχι στην αλληλογραφία κείμενο. Το κείμενο δεν αποδίδει το συναισθηματικό στοιχείο, τονισμό και άλλα σημαντικά πράγματα που θα μπορούσαν να είναι καθοριστική για μια εποικοδομητική λύση του προβλήματος.
(μέσω της Jeff Weiner)