Πώς να σταματήσει η σπατάλη χρόνου για e-mail: συνήθως τρία γράμματα
Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
Φιλ Σάιμον, συγγραφέας του μηνύματος Δεν ελήφθη, προσφέρει ένα νέο τρόπο για να ασχοληθεί με τη διεύθυνση της κυκλοφοριακής συμφόρησης. Το ονόμασε ο κανόνας των τριών γραμμάτων και πιστεύει ότι με αυτό θα είστε σε θέση να μειώσουν το χρόνο εργασίας τους με το ταχυδρομείο.
Πόσο χρόνο ξοδεύετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; μελέτη Της McKinsey Global Institute, που διεξήχθη το 2012, έδειξε ότι «άσπρο γιακά εργαζομένων» - οι εργαζόμενοι που κάθεται στο γραφείο - πληρώνουν σχεδόν το 28% του χρόνου τους. Φάνηκε ότι με την έλευση του αγγελιοφόρου e-mail θα πρέπει να λάβει πίσω κάθισμα. Ωστόσο, οι επιπτώσεις της στη ζωή μας αυξάνει. Εάν τίποτα δεν αλλάζει, ο αριθμός των εισερχόμενων μηνυμάτων στο πλαίσιο στα διπλασιαστεί μέσα σε λίγα χρόνια. Αλλά επαναλαμβάνω: αν τίποτα δεν αλλάζει.
Υπάρχουν άνθρωποι που προσπαθούν να αλλάξουν αυτή τη στιγμή. Φιλ Σάιμον, συγγραφέας μήνυμα Όχι Ελήφθη, τα τελευταία χρόνια ήταν το πρόβλημα της επικοινωνίας και προσπαθεί να τις βελτιώσει, έτσι ώστε να πάρει λιγότερο χρόνο.
Σε ένα από τα κεφάλαια του βιβλίου, Simon συγκρίνει τα δύο είδη επικοινωνίας: προσωπικές, όπως μια συζήτηση κατά τη συνάντηση, και το κείμενο (e-mail). Αποδεικνύοντας την αναποτελεσματικότητα των επικοινωνιών κείμενο, δίνει το παράδειγμα μελέτη δύο ψυχολόγους του Πανεπιστημίου της Νέας Υόρκης.
Ψυχολόγοι Justin Kruger και Νικολάου Epley ήθελε να δει πόσο καλά οι άνθρωποι μπορεί να ερμηνεύσει τα μηνύματα κειμένου, σε σύγκριση με το συνηθισμένο ομιλία. Χωρίζοντας τους ερωτηθέντες σε δύο ομάδες, Kruger και Epley ζήτησε από την πρώτη ομάδα να επικοινωνούν, και το δεύτερο - για να αντιστοιχούν με το ταχυδρομείο.
Τα αποτελέσματα ήταν ενδιαφέροντα.
Οι συμμετέχοντες στην πρώτη ομάδα θα μπορούσε να συλλάβει με ακρίβεια τη διάθεση και τα συναισθήματα του συνομιλητή του σε τέσσερις περιπτώσεις στις πέντε. Στη δεύτερη ομάδα ήταν μόνο σε δύο περιπτώσεις από τις πέντε.
Η δεύτερη ομάδα των ερωτηθέντων παραπονέθηκε ότι δεν μπορούσα να καταλάβω αν θα χρησιμοποιήσει συνομιλητή τους στο σαρκασμό γράμμα ή το χιούμορ. Έφτασα στο γελοίο: ο αποστολέας δεν μπορεί να πει με βεβαιότητα αν ο παραλήπτης να κατανοήσουν τις σκέψεις τους.
Σε αυτό το πλαίσιο, ο Simon προσφέρει μια λύση.
Συνήθως τρεις επιστολές
Phil χρησιμοποιεί τον κανόνα αυτό για πολλά χρόνια και πιστεύει ότι τον έσωσε από την κυκλοφοριακή συμφόρηση-mail. Προσθέστε τη γραμμή στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:
Θα τηρούν τους κανόνες των τριών γραμμάτων. Ας συναντηθούν και να καλούν ο ένας τον άλλο μετά από τρία γράμματα.
Stick σε αυτόν τον κανόνα, καθώς θα λειτουργήσει μόνο στην περίπτωση, αν το ακολουθήσει με συνέπεια. Εάν η αλληλογραφία καθυστερεί, πληρούν ή να μιλήσει στο τηλέφωνο με κάποιον. Έτσι, θα το καταλάβετε πολύ πιο γρήγορα.