Γιατί θα πρέπει να επανεξετάσει τις μεθόδους παρασκευής τους από τις λίστες
Εργασία και μελέτη Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
Πώς επιλέγουμε τις προτεραιότητες σε τους για να κάνουν λίστες; Προφανώς, οι περισσότερες από τις υπάρχουσες μεθόδους για την κατάρτιση των καταλόγων των εργασιών με βάση την προτεραιότητα. Ωστόσο, για πολλούς ανθρώπους που χτίζουν έναν κατάλογο σε ένα και μόνο κριτήριο προτεραιότητας, γίνεται σαφές ότι το σύστημα περιοδικά, αν όχι μόνιμα, δίνει την αποτυχία. Ας προσπαθήσουμε να δούμε έναν τρόπο για την κατάρτιση των καταλόγων των καθηκόντων διαφορετικά.
Πηγή του προβλήματος
Το γεγονός ότι οι προτεραιότητες αλλάζουν συνεχώς, μεταξύ άλλων και με την προσθήκη των νέων καθηκόντων. Επιπλέον, σε τέτοιο σύστημα ένα δεν θεωρείται ένα απλό ανθρώπινο παράγοντα. Ωστόσο, ο κατάλογος των εργασιών συνεπάγεται την κανονικότητα. Σε συνέντευξή του, ο David Allen, το άλφα και το ωμέγα της παραγωγικότητας, δεδομένου πόρου GTD Times, εξηγεί την ανάγκη να εγκαταλείψουν το είδος των καθηκόντων μόνο στην προτεραιότητα παράμετρο. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να εξαιρεθούν από αυτή την επιλογή, αλλά οι λίστες κατασκευαστεί σύμφωνα με αυτό το κριτήριο, πάρα πολύ συχνά «συγχώνευση» για διάφορους λόγους:
- Οργάνωση της λίστας των προτεραιοτήτων της «Α, Β, C» ή «υψηλή, μέση, χαμηλή» εξόδου επιτρέπει μια άκαμπτη σύστημα που δεν είναι σε θέση να προσαρμοστεί στην πραγματική πορεία των γεγονότων.
- Το έργο ύψιστης προτεραιότητας στην αρχή της ημέρας, μέχρι το μεσημέρι μπορεί να είναι χαμηλή προτεραιότητα για πολλούς λόγους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η προτεραιότητα του διορισμού αμέσως μετά την εμφάνιση ενός νέου έργου αγνοεί το γεγονός ότι συχνά τα καθήκοντα προτεραιότητας αλλάζει μέσα σε λίγα λεπτά.
- Κατά τη ρύθμιση του προβλήματος προθεσμία συχνά δεν λαμβάνεται υπόψη το χρονικό διάστημα όταν είστε πιο παραγωγικοί.
- με βάση τις προτεραιότητες προθεσμία εγκατάστασης δεν περιλαμβάνει το χρόνο που απαιτείται για να ολοκληρωθεί το έργο.
Από αυτές τις θέσεις θα πρέπει να είναι αυτονόητη αλήθεια: Προτεραιότητες σχετικών με τα καθήκοντα κατά την έναρξη της εργάσιμης ημέρας, έχασε σχεδόν εντελώς τη σημασία της για το τέλος της ημέρας. Υπάρχει κάποιο νόημα γηπεδούχου προτεραιότητες νωρίς το πρωί εκεί; Φανταστείτε το τέλος της ημέρας, όταν θα έχουν εξαντληθεί και θέλετε να πάρετε στο σπίτι. Καμία προτεραιότητα δεν θα σας κάνει αυτή τη στιγμή να αναλάβει ένα άλλο μεγάλο έργο. Ως εκ τούτου, ο κατάλογος των εργασιών θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις ώρες όταν είστε πιο παραγωγικοί και να είναι σε θέση να εκτελεί ορισμένα καθήκοντα. Φυσικά, μπορείτε να κρατήσετε την αλλαγή των προτεραιοτήτων για τα καθήκοντα διάρκεια της ημέρας, αλλά αντιφάσκει τα βασικά στοιχεία της παραγωγικότητας: χάσιμο χρόνου για την οργάνωση της εργασίας, αντί να εκτελεί τις εργασίες απαράδεκτες.
Μια εναλλακτική προσέγγιση
Αντίθετα, στην πραγματική ζωή, θα αποφασίσουμε τι θα κάνουμε με βάση τέσσερα κριτήρια (κατά σειρά σπουδαιότητας της κάθε παραμέτρου):
- συμφραζόμενα. Τι μπορείτε να κάνετε σε αυτή τη συγκεκριμένη κατάσταση;
- ώρα.
- ζωτικότητα.
- προτεραιότητα. Εκτέλεση εργασιών θα αποδώσει τα μέγιστα αποτελέσματα;
Για παράδειγμα, σκεφτείτε μια τυπική κατάσταση. Στις 10 π.μ., θα λάβετε ένα μήνυμα από την κατεύθυνση προς την οποία θα ζητηθεί να ασχοληθεί με τα προβλήματα στο διακομιστή. Η έκθεση αναφέρει ότι η σειρά είναι πολύ σημαντικό, αλλά ξέρετε ότι οι εργασίες για το διακομιστή μπορεί να προκαλέσει μη λειτουργική, και τώρα ένας μεγάλος αριθμός ανθρώπων που σε αυτόν. Επίσης, γνωρίζετε ότι προς το τέλος της θεραπείας με το διακομιστή σχεδόν σταματήσει εργάσιμη ημέρα. Και όμως ξέρετε ότι είναι καλύτερο να δουλεύεις τη νύχτα, οπότε γιατί να μην μεταβιβάσει το καθήκον αυτό το βράδυ, όταν είστε πιο παραγωγικοί και δεν έρχονται σε αντίθεση με τις δραστηριότητες των άλλων ανθρώπων; Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον παραμέτρους στη διαδικασία προβληματισμού. Μια τέτοια προσέγγιση στη λίστα εργασιών χρειάζεται σίγουρα περισσότερη σκέψη, αλλά δίνει στην έξοδο και ένα πολύ καλύτερο αποτέλεσμα.
Και σε ποια ρυθμίσεις που κάνουν τις λίστες;