Μη προφανής, αλλά ο τρόπος που εργάζονται για τη μείωση του χρόνου εργασίας με το ταχυδρομείο

John Smith (Τζον Σμιθ), που ασχολούνται με την τεχνική υποστήριξη MailChimp, από δοκιμή και το λάθος οδήγησε στον εαυτό σας την τέλεια συνταγή για την αλληλογραφία. Πρώτα nasozdavali πολλούς φακέλους, και στη συνέχεια διαγράφονται κάθε μία, αλλά καμία από αυτές τις προσεγγίσεις δεν λειτούργησε. Και τότε ήρθε σε ένα αρκετά διαφορετικό σύστημα.

Παρά το γεγονός ότι οι απαντήσεις στις επιστολές καταλαμβάνουν σχεδόν την κεντρική θέση στο έργο του, ήταν σε θέση να μειώσει το χρόνο που δαπανάται για διάφορες δραστηριότητες με e-mail, μέχρι και έξι ώρες την ημέρα. Βρήκε ότι, ακόμα και όταν το γραμματοκιβώτιο ήταν το σπάσιμο από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μερικά απλά βήματα μπορεί να αλλάξει δραματικά την κατάσταση.

Αυτό που δεν αξίζει σπατάλη χρόνου

Όπως λέει ο John, έρχεται για πρώτη φορά προσπάθησε να ταξινομήσει τα γράμματα και τη δημιουργία όλων των ειδών τους φακέλους: για μηνύματα Επικεφαλής, για πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα προγράμματα, τα μηνύματα, για τα οποία έπρεπε να προβεί σε οποιαδήποτε ενέργεια και ούτω για. Πίστευε ότι θα πρέπει να τον βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο. Αλλά στην πραγματικότητα, άρχισε να περνούν περισσότερο χρόνο προσπαθώντας να θυμηθεί ένα σύστημα ταξινόμησης και λιγότερο - για το ίδιο το έργο.

Για παράδειγμα, έλαβα ένα μήνυμα από τον επικεφαλής του έργου δούλευε, και αυτό το μήνυμα είναι επίσης απαραίτητη μένα να λάβει ορισμένα μέτρα. Σε ποιο φάκελο θα πρέπει να να τοποθετηθεί; Και ποιες ήταν οι πιθανότητες ότι θα θυμάμαι πού να ψάξουν για αργότερα επιστολή;

John Smith

Έτσι ο Ιωάννης αποφάσισε να απαλλαγούμε από όλους τους φακέλους, και το ταχυδρομείο που βασιλεύει πλήρες χάος. Η απουσία του συστήματος ήταν υπερβολικά περίπλοκο σύστημα καλύτερα. Στη συνέχεια, ο John αποφάσισε να αναθεωρήσει εκ νέου προσέγγιση του να συνεργαστεί με το ταχυδρομείο. Αποφάσισε να ταξινομήσετε τα γράμματα δεν είναι σχετικά με το θέμα, και με το είδος της δράσης, η οποία θα απαιτούσε να ληφθούν. Και εδώ είναι πώς να το κάνουμε.

Φροντίστε να είναι απλή

Απλά τοποθετήστε στο φάκελο «Εισερχόμενα» μόνο εκείνα τα μηνύματα που πρέπει να απάντηση. Το πιο σημαντικό από αυτά, αν δεν μπορεί να ασχοληθεί μαζί τους αμέσως, χαρακτηρίζονται ως μη αναγνωσμένα.

Μπορεί να φαίνεται αντιφατικό σε εσάς, γιατί οι περισσότεροι καύση περιπτώσεις θα πρέπει να γίνεται όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Είναι, και μερικές φορές πραγματικά έχουν την ανάγκη να ανταποκρινόμαστε άμεσα σε αυτές τις εκθέσεις. Αλλά σήμανση μη αναγνωσμένα σημαντικά μηνύματα, δεν θα τα χάσει σε ένα κατ 'αποκοπή. Επίσης, δεδομένου ότι δεν χρειάζεται να μετακινήσετε τα γράμματα: παραμένουν στο φάκελο «Εισερχόμενα» και θα επιστήσει την προσοχή στον εαυτό τους μέχρι να είστε μέχρι να τους φτάσει.

Προσπαθώ να το πράξουν στο γραμματοκιβώτιό μου δεν συσσωρεύεται περισσότερο από 60-70 μηνύματα σε μια στιγμή. Αυτό είναι ακριβώς ο αριθμός των γραμμάτων, το οποίο μπορεί να χειριστεί με ασφάλεια σε μία συνεδρίαση.

John Smith

Δημιουργήστε μόνοι σας ένα μόνιμο πρόγραμμα με ταχυδρομείο

Κάθε πρωί John διαθέτει η ώρα που προσπαθεί να καθαρίσει το γραμματοκιβώτιο. Όπως έχει ήδη αναφερθεί, είναι συχνά αριστερά επείγοντα μηνύματα «μη αναγνωσμένα». John σαρώνει γρήγορα τα ενημερωτικά δελτία και την εσωτερική αλληλογραφία της εταιρείας και ανταποκρίνεται στο μέγιστο αριθμό μη-έκτακτης ανάγκης Δημοσιεύσεις με το οποίο μπορεί να χειριστεί μέσα σε μια ώρα.

Όταν η ώρα που διατίθενται για την Ξεκινώντας με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείοΦτάνει στο τέλος της, ο John Smith δεν κλείνει το γραμματοκιβώτιο, αλλά πληρώνει πολύ λιγότερη προσοχή. Από τη στιγμή που φθάνουν νέα μηνύματα, που σαρώνει γρήγορα τα ονόματα περιεχομένου και αποστολέα, για να τους δώσει κάποια προτεραιότητα. Εάν ένα μήνυμα μπορεί να απαντηθεί χωρίς διακοπή για μεγάλο χρονικό διάστημα από άλλες υποθέσεις, John κάνει. Αλλά αρχίζει να συμμετάσχουν σε θέση και πάλι.

Προς το τέλος της ημέρας, ο John διαθέτει άλλα 30 λεπτά προσπαθώντας να τους αφιερώσει αποκλειστικά εργασία με ταχυδρομείο. Σε αυτό το διάστημα ασχολείται με τα γράμματα, που τον χρειάζονται σε οποιαδήποτε ενέργεια: να δώσει την έγκριση, γράψτε μια λεπτομερή απάντηση ή να λάβει οποιαδήποτε απόφαση. Αυτό είναι όταν δίνει προσοχή στα μηνύματα που έχουν επισημανθεί ως μη αναγνωσμένα.

Θα μπορούσα να ξοδεύουν πολύ περισσότερο χρόνο στην εργασία με e-mail, αλλά αυτοί οι προσωρινοί περιορισμοί βοήθησαν να επικεντρωθεί καλύτερα και να είναι πιο παραγωγικοί.

John Smith

Classify μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάλογα με τον τύπο της απόκρισης

Για ορισμένα μηνύματα, John εξακολουθούν να δημιουργούν ένα ξεχωριστό φάκελο. Ορισμένες επιστολές ότι δεν σηματοδοτούν αδιάβαστη, διανέμει όλα σε δύο κατευθύνσεις. Δημοσιεύσεις που απαιτούν κάποια ενέργεια ή απάντηση από έναν συνάδελφό του (όχι απαραίτητα επείγοντα), John θέσει το φάκελο «Make». Είναι σχεδιασμένο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο μπορεί να διευθετηθεί με την επόμενη μέρα ή αργότερα μέσα στην εβδομάδα.

Ακόμη λιγότερο επείγουσες επιστολές John κινείται σε ένα φάκελο, «Read». Επιπλέον, χρησιμοποιεί ένα ειδικό φίλτρο που βάζουν αυτόματα το ενημερωτικό δελτίο σε αυτόν το φάκελο. Για να εγκαταστήσετε το φίλτρο, θα πρέπει να περάσουν μόνο μερικά λεπτά, αλλά αυτή η απλή δράση αργότερα θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και προσπάθεια.

Εάν χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, θα πάρετε τρεις ενεργό φάκελο, τα οποία διαφέρουν ως προς το βαθμό του επείγοντος χαρακτήρα των ανταποκρίνεται στα μηνύματα «εισερχόμενα» με μη αναγνωσμένα μηνύματα, «Make» και «Ανάγνωση».

Αρχείο μηνύματα

Για όλα τα άλλα, ο John Smith χρησιμοποιεί τη δυνατότητα μήνυμα αρχειοθέτησης. Αυτό βοηθά τον καθαρισμό του γραμματοκιβωτίου και το κεφάλι από περιττές εργασίες.

Μόλις διάβασα το μήνυμα και να λάβει τα κατάλληλα μέτρα, είτε πρόκειται για μια εταιρεία ή μια αποστολή ειδήσεων, το οποίο υπέγραψα, έχω τα αρχεία τους.

John Smith

Αν το μήνυμα περιέχει σημαντικές πληροφορίες ότι ο Ιωάννης θα ήθελα να αποθηκεύσετε για το μέλλον, σηματοδοτεί ένα αστερίσκο αρχειοθετημένο μήνυμα, έτσι ώστε να μπορεί να βρεθεί πιο γρήγορα.

Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όταν αποφασίσετε να διαγράψετε το μήνυμα

John σπάνια χρησιμοποιούν τη λειτουργία για να διαγράψετε τα μηνύματα. Είναι ένα μάθημα που άντλησε από πραγματική πρακτική. Μόλις John διαγραφεί το μήνυμα από έναν συνάδελφο που περιέχει τις πληροφορίες που εκείνη τη στιγμή δεν θεώρησε σημαντικό. Ήδη μετά ο εργαζόμενος έχει αποχωρήσει από την εταιρεία, ο John χρειάζονται τα στοιχεία από την εν λόγω επιστολή. Τότε συνειδητοποίησε ότι ήταν στο σκληρό εξώφυλλο.

Μετά από αυτό άρχισα να αφαιρέσει μόνο τα γράμματα που δεν είναι ακριβώς χρήσιμο για μένα στο μέλλον. Χωρίς παρεξήγηση, αγαπητοί συνάδελφοι, ο οποίος μου έστειλε ένα υπέροχο SIFCO με σφραγίδες, αλλά αυτά είναι τα μηνύματα και εισάγετε το «καλάθι αγορών».

John Smith

Για να φτάσει σε αυτό το σύστημα, ο John Smith δοκιμάσει πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις που έχουν αποδειχθεί αποτελεσματικές αρκετά γι 'αυτόν. Έχει δοκιμαστεί τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται από άλλους ανθρώπους, αλλά σύντομα συνειδητοποίησε ότι έπρεπε να δοκιμάσετε κάτι άλλο. John κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οποιοδήποτε σύστημα λειτουργεί μόνο όταν ταιριάζει καλά όσον αφορά την συγκεκριμένη εργασία σας.

Δοκιμάστε αυτήν τη μέθοδο ή αναζητούν κάτι διαφορετικό. Μπορεί να είστε σε θέση να βρούμε έναν τρόπο για να περάσουν στην εργασία με e-mail είναι ακόμη λιγότερο χρόνο.