Πώς να ξοδεύουν λιγότερο χρόνο στο e-mail

Έλεγχος e-mail είναι πολύ παρόμοια με τον εθισμό. Υπάρχουν δύο λόγοι.

• Ακριβώς όπως και στην εποχή του σεξ, τυχερά παιχνίδια ή λήψη φαρμάκων κατά τον έλεγχο e-mail στον εγκέφαλο να απελευθερώσει τη χαρά της ορμόνης ντοπαμίνης.
• Είμαστε συνεχώς κοιτάξουμε στα εισερχόμενά σας, επειδή θέλουμε να ενημερώνονται για τις εξελίξεις και φοβούνται λείπει κάτι.
• Έχουμε αναλύσει email για να ξεκουραστούν και να μην προβεί σε πιο δύσκολες περιπτώσεις.

Αλλά αυτή τη φορά είναι δυνατόν να πραγματοποιήσει πολύ καλύτερα. Kevin Cruz, συγγραφέας του βιβλίου "15 μυστικά Διαχείριση χρόνου: Πόσο επιτυχής τους ανθρώπους να διαχειρίζονται τα πάντα»Προσφορές πέντε συμβουλές για να βοηθήσει να μειώσει χρειάζεται για να στείλετε email χρόνο στο μισό.

1. Κάντε ανάλυση των e-mail στο ημερολόγιό σας

Μην ελέγξετε τα e-mail και τις διαδικασίες της. Αντιμετωπίστε τα μηνύματα parsing με τον ίδιο τρόπο όπως και κάθε άλλη εργασία. Σχεδιάστε το, συμπληρώστε το ημερολόγιό σας, και στη συνέχεια να προχωρήσει στην εκτέλεση. Cruz συνιστάται να αποσυναρμολογήσει το μήνυμα τρεις φορές την ημέρα: το πρωί, το απόγευμα και το βράδυ.

Είναι σημαντικό να μην το ποσό που δαπανάται για τη δουλειά με τη θέση του χρόνου. Κάποιος πρέπει να αναλύσει τα μηνύματα θα πάει τρεις ώρες την ημέρα, και κάποιος 30 λεπτά. Το κύριο πράγμα - να προσεγγίσουμε την υπόθεση σκόπιμα, ως συνήθως λειτουργία.

Kevin Cruise

2. Μην στέλνετε ένα αντίγραφο όλων των γραμμάτων

Τα λιγότερα γράμματα που στέλνετε, τόσο περισσότερο θα πάρει λιγότερα σε αντάλλαγμα. Έτσι, προσπαθήστε να μην θέσει τόσοι πολλοί άνθρωποι στο αντίγραφο της επιστολής. Συμπεριλαμβανομένων δεν τσεκάρετε το «Απάντηση σε όλους».

Κάποιοι κατάφεραν να μειώσουν τη ροή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 50% όταν οι ίδιοι έχουν συνηθίσει να σκέφτονται δύο φορές πριν να στείλετε ένα νέο μήνυμα.

3. Μηνύματα φίλτρο

Προσαρμόστε τα φίλτρα για να τοποθετήσετε όλα τα διαφορετικά είδη μηνυμάτων σε διαφορετικούς φακέλους. Έτσι, μπορείτε να περάσετε το χρόνο εργασίας μόνο για τα πραγματικά σημαντικά μηνύματα και να μην σπαταλούνται για τα υπόλοιπα.

4. Σταματήστε να χρησιμοποιήσετε το γραμματοκιβώτιό σας ως μια λίστα to-do

Πολλοί άνθρωποι στέλνουν μηνύματα με διαφορετικά πράγματα για αργότερα, στροφή σε ένα άλλο γραμματοκιβώτιο Για να κάνουμε λίστα. Αλλά πονάει μόνο την παραγωγικότητα.

Cruise προσφέρει μια προσέγγιση. Ανοίγοντας ένα νέο e-mail, ρωτήστε τον εαυτό σας πρώτα εάν μπορείτε να το αφαιρέσετε. Αν όχι, να εξετάσει αν μπορεί να ανατεθεί σε κάποιον. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, σκεφτείτε αν μπορείτε να ασχοληθεί με το θέμα σε λιγότερο από πέντε λεπτά. Αν ναι, μεγάλη. Αν όχι, βάλτε το γράμμα αργότερα. Αλλά μην το αφήνετε στο inbox σας, και σύρετε το φάκελο στο ημερολόγιό σας, και επιλέξτε μια ημερομηνία και την ώρα συγκεκριμένη, όταν μπορείτε να το κάνετε.

5. Ανακοίνωσε την πρόθεσή του στους άλλους

Συζητήστε το με τους συναδέλφους, έτσι θα είναι πιο εύκολο να κολλήσει με το σχέδιο. Πείτε το αφεντικό σας ότι για να βελτιώσει τις επιδόσεις της, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την ειδοποίηση για νέα μηνύματα και θα αποσυναρμολογήσει το e-mail μόνο σε συγκεκριμένες ώρες.

Επίσης, συμφώνησαν για το πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε σε περίπτωση επειγόντων θεμάτων.

---

Προσπαθώντας να μειώσει το χρόνο που χρειάζεται για να συνεργαστεί με e-mail, θα πρέπει να αλλάξουν τις συνήθειές τους, και αποδεικνύεται πάντα έξω δεν με τη μία. Να είστε υπομονετικοί και να είναι έτοιμη να αναγνωρίσει ότι οι δαπάνες τόσο πολύ χρόνο στο e-mail δεν υπάρχει καμία ανάγκη.