10 χαρακτηριστικά του Microsoft Outlook που το καθιστούν πιο εύκολο να συνεργαστεί με e-mail
παράθυρα / / December 19, 2019
Το Outlook - είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την εργασία με e-mail, το οποίο επιφάνεια εργασίας udelyvaet έκδοση του Gmail. Εδώ είναι μερικά μη προφανή χαρακτηριστικά αυτού του τέρατος, το οποίο μπορεί να είναι χρήσιμο σε εσάς.
1. γράμματα προεπισκόπηση
Ο κατάλογος είναι διαθέσιμη προεπισκόπηση ένα από κάθε μήνυμα γραφή. Μπορείτε να δείτε τη διεύθυνση του αποστολέα, το θέμα και η πρώτη σειρά του κυρίως κειμένου. Η τελευταία παράμετρος μπορεί να προσαρμοστεί. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε την καρτέλα «Προβολή», εντοπίστε το κουμπί «Προβολή μηνυμάτων» και επιλέξτε τον επιθυμητό αριθμό των γραμμών. Μπορεί, αν θέλετε, και το έκανε να απενεργοποιήσετε την προβολή για να εξοικονομήσετε χώρο. Το Outlook θα ζητήσει, επίσης, αν θέλετε να εφαρμόσετε τη ρύθμιση σε αυτόν το φάκελο μόνο ή σε όλα τα γραμματοκιβώτια.
2. Πρωτοβάθμια γραμματοκιβώτιο
Αν έχετε πολλούς λογαριασμούς στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε ένα ως επί το πλείστον, στον αντίστοιχο φάκελο ανοίγει όταν ξεκινάτε Mail. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο «Αρχείο» → «Ρυθμίσεις» και στη συνέχεια επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή στην αριστερή καρτέλα “Για προχωρημένους”.
Στο «Έναρξη και διακοπή εργασίας με το Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί» Αναζήτηση». Στο πλαίσιο «Επιλογή φακέλου» παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο λογαριασμό που θέλετε και κάντε κλικ στο «Εισερχόμενα» ή άλλα φάκελο που θέλετε. θα ανοίξει τώρα, όταν θα αρχίσει να εργάζεται με το Outlook.
3. φακέλους αναζήτησης
Αν είστε συχνά ψάχνουν για τα γράμματα, την οδήγηση στη γραμμή αναζήτησης τις ίδιες λέξεις και εκφράσεις, μπορείτε να απλοποιήσει το έργο σας. υποστηρίζει το Outlook αναζήτηση φακέλων, ή Smart Folders. Ρυθμίστε τους, και μπορείτε να ξεχάσετε για τη χειρονακτική διαλογή της αλληλογραφίας.
Κάντε κλικ στην καρτέλα «Φάκελος» → «Νέα Αναζήτηση φακέλου.» Στο παράθυρο που εμφανίζεται, μπορείτε να επιλέξετε ένα φάκελο αναζήτησης από τα πρότυπα που παρέχονται από το Outlook, ή να δημιουργήσετε το δικό σας εαυτό. Για παράδειγμα, μια αναζήτηση φάκελο «μη αναγνωσμένα μηνύματα» θα εμφανίσει όλα τα μηνύματα που έχετε δεν άνοιξε, δεν έχει σημασία πού βρίσκονται και τι αντιπροσωπεύει ανήκουν. Επιστολές δεν θα μετακινηθεί οπουδήποτε: Οι μόνες αναφορές σε αυτά που εμφανίζονται στο φάκελο αναζήτησης.
Εάν τα πρότυπα του Outlook δεν σας ταιριάζει, επιλέξτε το «Δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη Αναζήτηση φακέλου» στο κάτω μέρος της λίστας. Κάντε κλικ στο κουμπί «Επιλογή». Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φάκελο, κάντε κλικ στο «Όροι» και να καθορίσετε ποια είναι τα κριτήρια που πρέπει να το επιλέξετε στο μήνυμα.
4. Εκκαθάριση φακέλους
Αυτή η λειτουργία αφαιρεί τα πλεονάζοντα μηνύματα στον επιλεγμένο φάκελο. Η υπερβολική κατανοητό αναφέρθηκε αντίγραφο των επιστολών σας. Για να ελέγξετε τη λειτουργία του έργου σε δράση, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο στον οποίο τα συσσωρευμένα επαναλήψεις και τα αντίγραφα των μηνυμάτων και επιλέξτε «Διαγραφή φακέλου».
Μπορείτε να καθορίσετε ποια μηνύματα θεωρούνται περιττές. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε «Αρχείο» → «Ρυθμίσεις» → «Mail» → «Καθαρισμός της συζήτησης.» Εδώ μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του καθαρισμού, έτσι ώστε να μην επηρεάζει τις ευαίσθητες ή επισημαίνονται τα μηνύματά σας και να επιλέξετε ποια φάκελο για να μετακινήσετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα. Από προεπιλογή, αποστέλλονται στο φάκελο «Διαγραμμένα» του λογαριασμού στον οποίο ανήκουν.
5. μεταγενέστερης παράδοσης
Αυτό το χαρακτηριστικό σας επιτρέπει να γράψετε ένα e-mail τώρα, αλλά να το στείλετε αργότερα. Απλά καθορίστε το χρόνο αποστολής και να ξεχάσουμε την επιστολή - ότι θα φτάσει χωρίς τη συμμετοχή σας. Η δυνατότητα αυτή είναι υπερήφανη για το Gmail με το η νέα διεπαφήΑλλά είναι στο Outlook.
Γράψτε ένα νέο μήνυμα, πληκτρολογήστε τον παραλήπτη και το θέμα, ως συνήθως. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Ρυθμίσεις» στο πλαίσιο μηνύματος και επιλέξτε το «καθυστερημένη». Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε «Να μην παραδώσει πριν» και προσδιορίζει την ημερομηνία και την ώρα. Μπορείτε να ρυθμίσετε άλλες παραμέτρους. Για παράδειγμα, επισημάνετε το μήνυμα ως σημαντικό, ή να στείλετε ένα αντίγραφο σε άλλη διεύθυνση.
Το Outlook αποθηκεύει προγραμματιστεί να στείλετε ένα μήνυμα στον «Εξερχόμενα» φάκελο, μέχρι την αποστολή τους. Στη συνέχεια, μετακινήστε τα γράμματα «έστειλε» φάκελο.
Αν χρειαστεί να ακυρώσετε μια καθυστέρηση παράδοσης ή να αλλάξετε την ημερομηνία και την ώρα αποστολής, ανοίξτε το φάκελο «Εξερχόμενα» και εμφάνιση για το μήνυμά σας εκεί. Πατήστε το κουμπί «Καθυστέρηση» στην καρτέλα «Ρυθμίσεις» και να αλλάξετε την ημερομηνία και την ώρα στο «Να μην παραδώσει πριν». Ή αποεπιλέξτε το πλαίσιο για να απενεργοποιήσετε την καθυστέρηση της παράδοσης.
6. Γρήγορη δράση
Στα δεξιά χέρια είναι ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο που θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσουν τις μεγάλες ποσότητες αλληλογραφίας. Η «ταχεία δράση» σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσει οποιαδήποτε ακολουθία των ενεργειών και να εκτελέσει τους με ένα κλικ.
Από το κουμπί «Home» για να βρείτε το «ταχεία δράση». Εδώ είναι μερικά πρότυπα, αλλά μπορείτε να κάνετε και τη δική. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο «Δημιουργία νέου» στα «Γρήγορα βήματα» και καθορίστε ένα όνομα. Στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επιλογές», επιλέξτε τις λειτουργίες που θέλετε να εκτελέσετε, βήμα προς βήμα. Γρήγορη δράση μπορεί να σώσει στη γραμμή εργαλείων ή να εκχωρήσει ένα συνδυασμό hotkeys.
Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα δράση για να μετακινήσετε τα επιλεγμένα μηνύματα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο και να επισημάνετε ως αναγνωσμένα. Ή μαζικά ανταποκρίνονται στους συνομιλητές του, δημιουργώντας υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο για μια συνάντηση μαζί τους. Γυρίστε τη φαντασία.
7. παράθυρα του Outlook
Μπορείτε να ανοίξετε πολλαπλά παράθυρα του Outlook. Σας επιτρέπει να περιηγηθείτε σε email, ημερολογίου και εργασιών στη μεγάλη οθόνη, μην χρησιμοποιείτε τα πλήκτρα βέλους για εναλλαγή μεταξύ αλληλογραφίας και ημερολογίου.
Κάντε το πολύ απλό. Κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο ενός ανοικτού πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γραμμή εργασιών και στο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε το Outlook. Εμφανίζεται ένα δεύτερο πλαίσιο. Όταν κλείνετε το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πηγαίνετε στο «Αρχείο» → «Έξοδος» σε οποιοδήποτε από τα ανοιχτά παράθυρα χωρίς να κάνετε κλικ στο κουμπί κλεισίματος στην επάνω δεξιά γωνία. Όταν το Outlook ανοίγει την επόμενη εκκίνηση με τον ίδιο αριθμό των παραθύρων.
8. κανόνες
Αυτό το χαρακτηριστικό σας επιτρέπει να εκτελέσετε αυτόματα ορισμένες ενέργειες με νέα αλληλογραφία. Κάντε κλικ στο «Κανόνες» καρτέλα «Αρχική σελίδα» και επιλέξτε «Διαχείριση Κανόνες και ειδοποιήσεις.» Εδώ μπορείτε να δημιουργήσετε, να τροποποιήσετε και να εκτελέσετε με μη αυτόματο τρόπο.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία κανόνα», και στη συνέχεια επιλέξτε τις ρυθμίσεις σας στο παράθυρο που εμφανίζεται. Μπορείτε να καθορίσετε την αίτηση για να τροφοδοτηθεί ένα συγκεκριμένο ήχο, εμφανίζει μια οπτική προειδοποίηση και μεταφέρθηκε στο επιθυμητό γράμμα το φάκελο που αντιστοιχεί σε διάφορα κριτήρια.
9. Τα ονόματα των λογαριασμών
Από προεπιλογή, το email σας χρησιμοποιείται ως το όνομα του λογαριασμού στο Outlook, αλλά το όνομα του λογαριασμού και μπορεί να αλλάξει. Την ίδια στιγμή στο διακομιστή του φορέα παροχής e-mail σας, θα παραμείνει η ίδια, ώστε να μπορείτε να καλέσετε σας γραμματοκιβώτια σχετικά με το περιεχόμενό τους: «Εργασία», «Home» και ούτω καθεξής.
Για να αλλάξετε το όνομα του λογαριασμού, κάντε δεξί κλικ στο λογαριασμό (αριστερό πάνελ) και επιλέξτε «Ιδιότητες λογαριασμού.» Ή πηγαίνετε στο «Αρχείο» → «πληροφορίες». Στη συνέχεια, ανοίξτε τις «Ρυθμίσεις λογαριασμού», επιλέξτε uchotku το όνομα του οποίου θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Αλλαγή». Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Επόμενο» και «Τέλος».
10. γραμμή εντολών
Geeky πράγματα για να βοηθήσει την αποτελεσματική χρήση του Outlook, κατάλληλο για όσους έχουν συνηθίσει να εργάζονται με ένα πληκτρολόγιο αντί για το ποντίκι. Πατήστε Win + R, για να ανοίξετε η γραμμή εντολώνΚαι δώστε την εντολή:
- outlook.exe / NoPreview - για να ανοίξετε το παράθυρο του Outlook χωρίς μηνύματα προεπισκόπηση.
- outlook.exe / επιλέξτε όνομα_φακέλου - Ανοίξτε το Outlook με ένα φάκελο συγκεκριμένες αντί για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αντιστοιχίσει στην πρωτοβάθμια. Αν, αντίθετα, όνομα_φακέλου εισάγετε προοπτικές: το ημερολόγιοΑνοίξτε το ημερολόγιο.
- outlook.exe / restore - ανοίξτε το Outlook, να αποκαταστήσει όλα τα παράθυρα, αν το πρόγραμμα έχει κλείσει ως αποτέλεσμα ενός σφάλματος συστήματος.
- outlook.exe / finder - Ανοίξτε το Outlook ισχυρό εργαλείο αναζήτησης.
Αν γνωρίζετε πια κρυώσει το Outlook μάρκες μερίδιο στα σχόλια.
βλέπε επίσης
- Πώς να αυτοματοποιήσει την εργασία με e-mail και δεν πάσχει από τις εκατοντάδες που περιλαμβάνονται →
- 9 προσωρινές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου →
- Ο ταχύτερος και ασφαλέστερος τρόπος για να διαγραφείτε από τις λίστες αλληλογραφίας →