Αν το email σας είναι υπερφορτωμένο, ίσως το πρόβλημα δεν είναι η τεχνολογία
Συμβουλές Παραγωγικότητα / / December 19, 2019
Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός από άρθρα σχετικά με το θέμα της βελτίωσης των διαφόρων συστημάτων e-mail. Αλλά έτσι κι αλλιώς, δεν έχει σημασία τι κάνουμε, από καιρό σε καιρό, αρχίζουμε να πιστεύουμε ότι μας γ-mail που δεν είναι σωστό, ότι κάτι δεν είναι αρκετό για να είναι παραγωγικοί - και θα ψάχνω πάλι στις ρυθμίσεις. Ωστόσο, ο Ιησούς του Ναυή Lyman (Joshua Lyman), προγραμματιστής Ιστού, λέει ότι δεν e-mail δεν λειτουργεί σωστά, και τους εαυτούς μας.
Joshua να εφαρμόσει στο έργο τους με e-mail σε όλους τους τρεις κανόνες. Θα σας βοηθήσει να κρατήσει μέχρι και διπλάσια, και το έργο με το e-mail δεν θα προκαλέσει αρνητικά συναισθήματα.
Απενεργοποίηση ειδοποιήσεων
Όταν η επιφάνεια εργασίας εμφανίζονται συνεχώς ειδοποίηση ότι έχετε ένα νέο μήνυμα, είναι δύσκολο να κρατήσει από έναν άλλο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γιατί διαμόρφωση ενός πελάτη desktop e-mail για να ελέγξετε το email κάθε 5 λεπτά; Περιπτώσεις στις οποίες θα πρέπει να ανταποκριθεί άμεσα στην επιστολή, είναι πολύ σπάνια, και συνήθως οι άνθρωποι προ-κλήση για να πούμε ότι η επιστολή στάλθηκε. Όλα τα άλλα μηνύματα δεν απαιτούν άμεση ανταπόκριση και μπορεί να περιμένει λίγο. Κατά γενικό κανόνα, αν υπάρχει κάτι επείγον, κανονικοί άνθρωποι κλήση, αλλά δεν γράφουν ένα γράμμα και περιμένει μια απάντηση.
Το ίδιο ισχύει και συνεχώς ανοιχτές καρτέλες με το ταχυδρομείο. Σίγουρα είστε ακριβώς πίσω για να ελέγξετε για κανένα λόγο κάθε 10 λεπτά. Και αν έχετε να μονότονη εργασία ή την προετοιμασία της επόμενης έκθεσης, το διάστημα έχει μειωθεί σε 3-5 λεπτά (καλά, μην πλένετε το κρυστάλλινο πολυέλαιο).
Κάντε μια προφορική συμφωνία με τους συναδέλφους
Δεν έχει σημασία πώς θα οργανώσει το έργο του συστήματος e-mail του, το πιο σημαντικό σε αυτό το μάτσο παραμένει ο ανθρώπινος παράγοντας. Emails εκτελούν τακτικά δρομολόγια μεταξύ διευθύνσεις. Αλλά να ανταποκρίνεται στα μηνύματα αυτούς τους ανθρώπους, και το καθένα έχει το δικό του ορισμό του επείγοντος. Κάποιος θεωρεί κατάλληλη χρονική περίοδο για απάντηση στην επιστολή σε 1-2 ώρες. Και ποιος είναι αυτός είναι 8-24 ώρες. Δηλαδή το γράμμα καμία απάντηση, όχι επειδή το σύστημα αλληλογραφίας έχει σπάσει, αλλά επειδή κάποιος πιστεύει ότι είναι σωστό να απαντήσει την επόμενη μέρα.
Και αν με προσωπικά μηνύματα, τα πάντα είναι πολύ πιο εύκολο, θα πρέπει να συζητήσετε με τους συναδέλφους αυτές τις στιγμές. Εάν γνωρίζετε ότι ένας συνάδελφος χειμερινή ώρα για να απαντήσει στην επιστολή - 2 ώρες, και η απάντηση που χρειάζεται σε μια ώρα, είναι καλύτερα να μην χάνουμε χρόνο και τα νεύρα και την κλήση. Ή, λαμβάνοντας υπόψη όλα αυτά τα χαρακτηριστικά, τα email Αποστολή με ερωτήσεις που δεν απαιτούν άμεση απάντηση εκ των προτέρων.
Παραγωγικότητα εναντίον επιτάχυνση
David Levi (David Levy), καθηγητής στο Πανεπιστήμιο της Ουάσιγκτον, πιστεύει ότι στην κοινωνία μας συχνά συγχέεται με την επιτάχυνση της παραγωγικότητας. Όλα γίνονται γρήγορα, αλλά δεν είναι πάντα καλύτερο. Αντί να καθίσει και να σκεφτεί καλά, και στη συνέχεια να στείλει μια σύντομη αλλά κατατοπιστική επιστολή, ρίχνουμε ο ένας τον άλλον σύντομα μηνύματα που μας αποσπούν συνεχώς και δεν φέρει απολύτως το δικαίωμα πληροφοριών.
Αποδεικνύεται ότι το ποσό που περνούν περισσότερο χρόνο διαβάζοντας τις σύντομες, αλλά χωρίς νόημα γράμματα από μία διεξοδική.
Συνεχής βελτίωση των συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - που είναι μεγάλη, αλλά μην ξεχνάτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έλεγχο και δεν ανταποκρίνονται στην επιστολή του συστήματος, και οι άνθρωποι. Έτσι θα πρέπει να μάθουν να χρησιμοποιούν την τεχνολογία με τέτοιο τρόπο για να επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά με τους άλλους ανθρώπους και να εργαστούν πιο παραγωγικά.