Διαχείριση έργου - δωρεάν μάθημα από το 4brain, εκπαίδευση 30 ημερών, Ημερομηνία: 3 Δεκεμβρίου 2023.
μικροαντικείμενα / / December 03, 2023
Οι συνθήκες του 21ου αιώνα, μέσα στους οποίους σήμερα πρέπει να δραστηριοποιούμαστε και να λύνουμε κάθε είδους προβλήματα, είναι εξαιρετικά είναι μεταβλητά, και για να συμμορφωνόμαστε με αυτά πρέπει να βρίσκουμε συνεχώς νέους τρόπους και μέσα επίλυσης προβλημάτων και προβλήματα. Και τα πιο δημοφιλή και αποτελεσματικά εργαλεία για την επίτευξη στόχων είναι η προσέγγιση του έργου. Αυτό καθορίζει τη σημασία της διαχείρισης έργου σήμερα.
Οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται στους μικρούς, μεσαίους και μεγάλους τομείς χρησιμοποιούν τη διαχείριση έργων στις δραστηριότητές τους. επιχειρήσεις, ομοσπονδιακούς οργανισμούς, ακόμη και επενδυτικές εταιρείες, αρχές και κυβέρνηση επιχειρήσεις. Γιατί λοιπόν η διαχείριση έργων είναι τόσο περιζήτητη;
Με βάση αυτόν τον ορισμό, η Διαχείριση Έργου θα πρέπει να νοείται ως η εφαρμογή της γνώσης, προσπάθεια, εμπειρία, εργαλεία και μέθοδοι για εργασίες σχεδιασμού για την κάλυψη των απαιτήσεων του έργου.
Και στην πορεία ύπαρξης οποιουδήποτε οργανισμού, καθώς και στη διαδικασία υλοποίησης οποιασδήποτε σοβαρής ιδέας, αργά ή γρήγορα θα έρθει μια στιγμή που όταν πρέπει να πάρετε μια απόφαση: να χρησιμοποιήσετε επαγγελματική διαχείριση έργου στις δραστηριότητές σας ή να συνεχίσετε να εργάζεστε όπως πριν τρόπος.
Γιατί χρειάζεστε διαχείριση έργου;
Όπως θα περίμενε κανείς, οι οργανισμοί και οι εταιρείες έχουν πάντα στρατηγική και στρατηγικούς στόχους και στο πλαίσιο της εφαρμοσμένης στρατηγικής, συνήθως εκτελούνται ορισμένα έργα. Η διαχείριση έργου είναι, πρώτα απ 'όλα, ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να επιτύχετε στρατηγικούς στόχους. Με απλά λόγια, η αποτελεσματική διαχείριση έργου σάς επιτρέπει όχι μόνο να διαχειρίζεστε σωστά έργα, αλλά και να αποκτάτε μια ολόκληρη σειρά μέσων για την επίτευξη στρατηγικών στόχων και εξασφαλίζει επίσης την κατανομή πόρων (χρόνου, εργασίας, οικονομικών κ.λπ.) μόνο σε εκείνα τα καθήκοντα, η λύση των οποίων θα προωθήσει τον οργανισμό προς την επίλυση των βασικών καθήκοντα.
Όταν υπάρχει κάποια ενιαία αρχή για την επιλογή έργων, τότε η χρήση των εταιρικών συστημάτων διαχείρισης έργων (CPMS) καθιστά δυνατή η απόκτηση μιας ενοποιημένης εικόνας της υλοποίησης ενός χαρτοφυλακίου έργων, σας επιτρέπει να ελέγχετε τον προϋπολογισμό, τις προθεσμίες, την κατανάλωση πόρων και τη συνολική πρόοδο έργο. Η χρήση συστημάτων διαχείρισης έργων, μεταξύ άλλων, παρέχει στον οργανισμό διαφάνεια και ευκαιρίες για την αξιολόγηση διαφόρων ειδών κόστους (οικονομικό, ανθρώπινο, χρόνο, κ.λπ.) από την άποψη του έργου δουλειά.
Ο παρουσιαζόμενος έλεγχος και αυτή ακριβώς η διαφάνεια στη διαδικασία διαχείρισης του έργου μας επιτρέπουν να βρούμε τους λόγους αποκλίσεις και υπερδαπάνες, βελτιστοποιώντας έτσι τους πόρους και μειώνοντας τον όγκο τους, επιτρέποντας έτσι τη μείωση όλων των ειδών τα έξοδα. Επιπλέον, αυξάνονται σημαντικά οι συστηματοποιημένες και δομημένες μέθοδοι διαχείρισης έργων δυνατότητες και ανταγωνιστικότητα των εταιρειών, βοηθώντας τις να επιτύχουν και να αποκτήσουν ερείσματα στους επιλεγμένους τους κόγχες.
Ωστόσο, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι οι προσεγγίσεις στη διαχείριση έργου, και η ίδια η διαχείριση έργου, είναι δίκαιες μόνο πρότυπα και φορείς γνώσεων, εάν η εργασία δεν διαχειρίζεται ικανός και έμπειρος ειδικός που διαθέτει τα απαραίτητα αρμοδιότητες. Χωρίς ηγέτη, κανένα έργο δεν θα έχει την ευκαιρία να επιβιώσει.
Ποιος είναι διαχειριστής έργου
Όπως παρατηρήσαμε, η επιτυχία οποιουδήποτε έργου, ανεξάρτητα από το τι είναι - η δημιουργία ενός καινοτόμου προϊόντος, η ανάπτυξη ιστοσελίδα ή η έναρξη μιας νέας διαφημιστικής καμπάνιας θα εξαρτάται πάντα από το άτομο που υλοποιεί αυτό το έργο της ομάδας. Αλλά τι είδους ομάδα θα είναι αυτή η ομάδα, πόσο αρμονικά και παραγωγικά θα λειτουργήσει, πώς θα λειτουργήσει κατανέμεται η ευθύνη κ.λπ. – όλα αυτά εξαρτώνται άμεσα από τον διαχειριστή έργου (project manager).
Αλλά συχνά η κατανόηση της θέσης ενός διαχειριστή έργου είναι τόσο ασαφής που είναι εντελώς ασαφές τι κάνει αυτό το άτομο, ποιες λειτουργίες εκτελεί, τι είναι υπεύθυνος κ.λπ. Ας καταλάβουμε ποιος είναι ο PM (Project Διευθυντής).
Αν κοιτάξετε το Project Management Body of Knowledge (PMBoK), θα δείτε ότι διαχειριστής έργου είναι ένα άτομο που διορίζεται από τον οργανισμό εκτέλεσης στη θέση του επικεφαλής της ομάδας και υπεύθυνος για την επίτευξη των στόχων του έργου στόχους. Και αυτός ο ορισμός είναι ίσως ο πιο σωστός, γιατί... Το καθήκον ενός διαχειριστή έργου είναι να δημιουργήσει μια διαδικασία για την εργασία σε ένα έργο, χρησιμοποιώντας πόρους εντός του προϋπολογισμού και με γνώμονα τις καθορισμένες προθεσμίες και τις συμφωνημένες απαιτήσεις ποιότητας αποτέλεσμα.
Οι αρμοδιότητες του διαχειριστή έργου περιλαμβάνουν:
- Γνώση, δηλ. τι γνωρίζει ένας διαχειριστής έργου για τη διαχείριση έργου
- Εκτέλεση, δηλ. τι είναι σε θέση να κάνει και να πετύχει ένας διαχειριστής έργου χρησιμοποιώντας τις γνώσεις του
- Προσωπικές ιδιότητες, δηλ. συμπεριφορά του διαχειριστή έργου κατά την υλοποίηση του έργου και των σχετικών εργασιών
Όποιο κι αν είναι το έργο, ο διαχειριστής του θα αλληλεπιδρά πάντα με τη διοίκηση, τον πελάτη, την ομάδα και το ίδιο το έργο. Και για να είναι αποτελεσματικές οι δραστηριότητές του, δεν πρέπει να έχει μόνο τις παραπάνω αρμοδιότητες, αλλά και να μπορείς να διαχειρίζεσαι έργα, χρησιμοποιώντας για το σκοπό αυτό τα προσωπικά σου προσόντα και βοηθητικά εργαλεία.
Πώς να μάθετε τη διαχείριση έργου
Έτσι, για να είναι ένας διαχειριστής έργου πραγματικά αποτελεσματικός και να παράγει θετικά αποτελέσματα, ο διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση:
- Συγκεντρώστε τους κατάλληλους ανθρώπους για να εφαρμόσετε την ιδέα και δημιουργήστε μια ομάδα από αυτούς, τα μέλη της οποίας θα μοιράζονται κοινές ιδέες, αξίες και στόχους και θα είναι υπεύθυνα για τις αποφάσεις και τις ενέργειές τους. Αυτή η ικανότητα μπορεί να ονομαστεί θεμελιώδης.
- Διεξαγωγή διαπραγματεύσεων, γιατί Κατά την υλοποίηση των έργων υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός από αυτούς. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τη διαχείριση συγκρούσεων. Χωρίς αυτές τις δεξιότητες, η υλοποίηση του έργου θα είναι γεμάτη με πολλά προβλήματα, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά.
- Ηγετικοί άνθρωποι, δηλ. να είσαι ηγέτης. Δεδομένου ότι δεν γεννιούνται όλοι με την ικανότητα να ηγούνται, οι ηγετικές δεξιότητες πρέπει να αναπτυχθούν και να καλλιεργηθούν. Υπάρχουν πολλές ειδικές εκπαιδεύσεις και μαθήματα για αυτό.
- Εφαρμόστε διάφορες μεθόδους διαχείρισης έργων, και εδώ μιλάμε για την πρακτική δεξιότητα της εφαρμογής τους. Αλλά πρώτα θα πρέπει να μάθετε γι' αυτά και θα σας παρουσιάσουμε τα πιο δημοφιλή από αυτά σε αυτό το μάθημα.
- Εφαρμογή και χρήση πληθώρας προϊόντων λογισμικού – συστημάτων διαχείρισης έργων. Θα μάθετε επίσης για αρκετές δεκάδες από αυτά παρακολουθώντας το μάθημά μας.
Φυσικά, η διαχείριση έργου είναι μια πολύπλοκη δουλειά με έναν απίστευτο αριθμό λεπτοτήτων και παγίδων που απλά δεν θα γνωρίζετε χωρίς εμπειρία. Αλλά δεν πρέπει να νομίζετε ότι είναι αδύνατο να το μάθετε αυτό. Στην πραγματικότητα, όπως γνωρίζετε και εσείς, σχεδόν τα πάντα σε αυτόν τον κόσμο είναι πιθανά, και ακόμη περισσότερο η διαχείριση έργων. Αυτός είναι ο λόγος που αναπτύξαμε το μάθημα που σας προσφέρουμε. Φυσικά, δεν θα αντικαταστήσει την ανώτερη εξειδικευμένη εκπαίδευση και τα master classes από ειδικούς με παγκόσμιας κλάσης όνομα, αλλά μπορεί κάλλιστα να γίνει αφετηρία και να χρησιμεύσει ως βάση πάνω στην οποία θα βρεθεί στη συνέχεια ένας άλλος πληροφορίες.
Το μάθημα διαχείρισης έργων έχει δύο βασικά συστατικά: θεωρητικό και πρακτικό. Το θεωρητικό μέρος αποτελείται από πληροφορίες που θα χρειαστεί να διαβάσετε και να κατανοήσετε. Όσον αφορά το πρακτικό μέρος, περιλαμβάνει συστάσεις, συμβουλές, τεχνικές, μεθόδους και συστήματα διαχείρισης έργων που μπορούν και πρέπει να χρησιμοποιηθούν στην εργασία.
Η έμφαση του μαθήματος είναι στη διαχείριση έργων, αλλά συμπεριλάβαμε πολλά τμήματα για το θέμα συγκρότηση και σχεδιασμός ομάδας, γιατί όλα αυτά στο πλαίσιο της διαχείρισης έργου είναι στενά συνυφασμένα μεταξύ τους φίλος. Οι πληροφορίες από το μάθημα θα είναι αρκετές, αλλά και πάλι σας συμβουλεύουμε να εξοικειωθείτε με πρόσθετα υλικά που θα σας φανούν χρήσιμα στη μελλοντική πρακτική. Σημειώστε τα ακόλουθα υλικά:
- Σχεδιασμός υποχρεώσεων: δημιουργία λιστών και ιεράρχηση προτεραιοτήτων
- Χρηματοοικονομικός προγραμματισμός και λογιστική
- Μεσαίου Προγραμματισμού Έργου
- Αρχές και χαρακτηριστικά ομαδικής οικοδόμησης
- Ηγέτης και ομαδική εργασία
- Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ομαδικής εργασίας
- Μάθημα «Ηγεσία: Μαθήματα από έναν αποτελεσματικό ηγέτη»
Και μια ακόμη απόχρωση που θα θέλαμε να επισημάνουμε: ένας από τους πιο σημαντικούς κανόνες για την κατάκτηση οποιασδήποτε δεξιότητας είναι η μεταφορά της θεωρητικής γνώσης στο πρακτικό επίπεδο. Θα μιλήσουμε για το πώς να ολοκληρώσετε τα μαθήματα αργότερα, αλλά προς το παρόν ας πούμε ότι όλα όσα μαθαίνετε από το μάθημα θα πρέπει να εφαρμοστούν αμέσως.
Συμβουλές, συστάσεις, τεχνικές, συστήματα διαχείρισης έργου - όλα αυτά πρέπει να ληφθούν υπόψη και να χρησιμοποιηθούν στην εργασία σας, ακόμα κι αν δεν έχετε ακόμη αναλάβει ένα σοβαρό έργο. Όσο πιο γρήγορα αρχίσετε να κάνετε τα σωστά πράγματα, τόσο πιο γρήγορα θα αποκτήσετε την εμπειρία και τις δεξιότητες που χρειάζεστε για να πετύχετε.
Πώς να παρακολουθήσετε μαθήματα
Η διαχείριση έργου δεν είναι εύκολο να κατακτηθεί, γι' αυτό το ίδιο το μάθημα μπορεί να σας φαίνεται κάπως δύσκολο. Όμως, όπως έχουμε ήδη αναφέρει, προσπαθήσαμε να απλοποιήσουμε όσο το δυνατόν περισσότερο τις πληροφορίες και να τις κάνουμε πιο εύπεπτες, γιατί Το θέμα είναι ακόμα συγκεκριμένο. Μην φοβάστε την ασυνήθιστη ορολογία και τους περίπλοκους πίνακες και γραφήματα - καθώς μελετάτε το μάθημα, όλα θα μπουν σίγουρα στη θέση τους, πράγμα που σημαίνει ότι θα μπορείτε να κατανοήσετε το θέμα χωρίς προβλήματα.
Όλα τα μαθήματα έχουν πρακτικό προσανατολισμό και θα πρέπει να προσεγγίσετε την εξοικείωση μαζί τους από αυτή τη θέση. Όλα όσα μαθαίνετε από το μάθημα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από εσάς την ίδια μέρα, ακόμα και όταν πρόκειται προγράμματα υπολογιστών: μπορείτε να κατεβάσετε το λογισμικό που σας ενδιαφέρει στον υπολογιστή σας και να το δοκιμάσετε δράση. Τι μπορούμε να πούμε για προγραμματισμό, προσωπική και ομαδική αποτελεσματικότητα.
Συνιστούμε να παρακολουθείτε τα μαθήματα με τη σειρά με την οποία παρουσιάζονται και συνιστούμε να αφιερώσετε τουλάχιστον 2-3 ημέρες για να ολοκληρώσετε κάθε μάθημα. Σήμερα απλά διαβάζετε το μάθημα και το κατανοείτε, επισημαίνετε τα πιο σημαντικά σημεία, ίσως κρατάτε σημειώσεις. Αύριο θα στραφείτε σε αυτό που φαινόταν το πιο ενδιαφέρον και σημαντικό, εξοικειωθείτε με πρόσθετα υλικά, μεθόδους και προγράμματα. Μεθαύριο, αν είναι δυνατόν, εφαρμόστε τις γνώσεις που αποκτήσατε σε πρακτικές δραστηριότητες.
Παρεμπιπτόντως, είναι το τελευταίο σημείο που θεωρούμε το πιο σημαντικό. Πάντα και σε όλα να προσπαθείς να εφαρμόζεις τις γνώσεις σου για να μην μένουν απλώς μια αποσκευή άχρηστης γνώσης. Να θυμάσαι: δεν έχει σημασία πόσα ξέρεις, σημασία έχει τι μπορείς να κάνεις με αυτή τη γνώση. Αυτή η σκέψη μπορεί να ονομαστεί ο ακρογωνιαίος λίθος κάθε μάθησης.
Μαθήματα διαχείρισης έργου
Κατά τη σύνταξη του μαθήματος, μελετήσαμε πολλές πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση έργων. Δεν συμπεριλάβαμε όλα όσα θέλαμε στο μάθημα λόγω του τεράστιου όγκου του θέματος. Επομένως, αφήνοντας τα πιο σημαντικά κατά τη γνώμη μας θέματα, επικεντρωθήκαμε σε αυτά και προσπαθήσαμε να αποκαλύψουμε τα κύρια πτυχές, ελαφρά επανεπεξεργασία του υλικού και προσαρμογή του (όσο είναι δυνατόν) για ευκολότερη αντίληψη και κατανόηση.
Το μάθημα περιλαμβάνει πέντε μαθήματα αφιερωμένα σε επιμέρους ενότητες διαχείρισης έργου και περιέχει θεωρητικές πληροφορίες και πρακτικές οδηγίες. Η βήμα προς βήμα μελέτη των μαθημάτων θα σας επιτρέψει να σχηματίσετε μια σαφή και αντικειμενική ιδέα του έργου διαχείριση, λειτουργίες διαχειριστή έργου και καθήκοντα που πρέπει να εκτελεί η ομάδα έργο. Εκτός από τα μαθήματα, έχουμε κάνει σύντομες κριτικές σε δημοφιλή θεματικά βιβλία.
Μάθημα 1. Ανάπτυξη και προγραμματισμός έργου
Η δραστηριότητα του έργου είναι αδύνατη χωρίς προκαταρκτικό σχεδιασμό. Ο προγραμματισμός είναι ο καθορισμός στόχων και ο καθορισμός τρόπων για την επίτευξή τους. Όλα αυτά στοχεύουν στην επίλυση των εργασιών που έχουν ανατεθεί στο έργο.
Από το πρώτο μάθημα θα μάθετε για το τι είναι ο προγραμματισμός έργου, για τις κύριες και βοηθητικές διαδικασίες προγραμματισμός, εξοικειωθείτε με τις αρχές του προγραμματισμού, τη δομή κατανομής εργασιών, τον πίνακα ευθυνών και στοιχεία κόστους. Θα μιλήσουμε επίσης για τον προγραμματισμό δικτύου, τον προγραμματισμό του χρόνου και την οργάνωση των εργασιών σχεδιασμού έργων.
Μάθημα 2. Διαχείριση ομάδας έργου. Προσωπική και ομαδική αποτελεσματικότητα
Όπως η υλοποίηση ενός έργου είναι αδύνατη χωρίς έναν ικανό διαχειριστή, είναι επίσης αδύνατη χωρίς μια ομάδα ειδικών. Και αυτό που είναι σημαντικό εδώ δεν είναι μόνο ότι τα μέλη της ομάδας έχουν τις απαραίτητες ικανότητες, αλλά και η δημιουργία μιας παραγωγικής ατμόσφαιρας και θετικού μικροκλίματος στην ομάδα. Αυτά και άλλα εξίσου σημαντικά συζητούνται στο δεύτερο μάθημα.
Θα ρίξουμε μια λεπτομερή ματιά στη σύνθεση της ομάδας και των συμμετεχόντων στο έργο, θα μιλήσουμε για τον διαχειριστή του έργου και τις ευθύνες και τα καθήκοντά του, καθώς και τις απαιτήσεις για αυτόν. Αλλά το κύριο υλικό είναι αφιερωμένο σε θέματα ομαδικής εργασίας, δηλαδή: τα χαρακτηριστικά μιας ομάδας και προσεγγίσεις για τη συγκρότησή της, τη ζωή κύκλος της ομάδας και επιλογή των μελών της, σχεδιασμός και οργάνωση ομαδικής εργασίας, ανάπτυξη και διευθέτηση της ομάδας συγκρούσεις.
Μάθημα 3. Διαχείριση κινδύνων στη διαχείριση έργων
Η δραστηριότητα έργου οποιασδήποτε κλίμακας συνδέεται πάντα με ορισμένους κινδύνους και όσο μεγαλύτερο είναι το έργο, τόσο μεγαλύτερη είναι η κλίμακα των πιθανών απειλών για αυτό. Και εδώ είναι εξαιρετικά σημαντικό όχι μόνο η αξιολόγηση των κινδύνων, αλλά και η δυνατότητα ανάπτυξης τρόπων αντιμετώπισης των αλλαγών κατά τη διάρκεια του έργου που μπορούν να ελαχιστοποιήσουν τον βαθμό κινδύνου.
Στο τρίτο μάθημα θα μυηθείτε στην έννοια των κινδύνων και της αβεβαιότητας του έργου, την έννοια και σχεδιασμός διαχείρισης κινδύνων, προσδιορισμός, ανάλυση και αξιολόγηση κινδύνων έργου, σχεδιασμός ανταπόκριση στους κινδύνους. Στο τέλος του μαθήματος υπάρχουν 10 κανόνες διαχείρισης κινδύνου από έναν επαγγελματία στον τομέα της διαχείρισης έργων - Bart Jutta.
Μάθημα 4. Μέθοδοι διαχείρισης έργου
Η επιτυχία της διαχείρισης έργου καθορίζεται, εκτός από όλα, από τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για αυτό. Παρά το γεγονός ότι δεν έχει δημιουργηθεί ακόμη μια καθολική μεθοδολογία που θα ήταν κατάλληλη για όλα τα έργα, υπάρχουν ορισμένες μέθοδοι που αναγνωρίζονται ως οι πιο αποτελεσματικές.
Το τέταρτο μάθημα είναι αφιερωμένο στην εξέταση των πιο δημοφιλών μεθόδων διαχείρισης έργων σήμερα: Agile, Lean, Six Sigma, Kanban, Scrum και PRINCE2. Εκτός από τις περιγραφές, θα παρέχουμε απλοποιημένα σχήματα για την εργασία με αυτές τις μεθόδους και θα μιλήσουμε για τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους.
Μάθημα 5. Συστήματα διαχείρισης έργου
Για να διασφαλίσετε ότι η ποιότητα της διαχείρισης έργου, η αποτελεσματικότητα της ομαδικής εργασίας και η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων είναι στα καλύτερά τους, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε συστήματα διαχείρισης έργων στην εργασία σας. Είναι πληροφοριακά και αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης έργων, δηλ. εξειδικευμένο λογισμικό.
Το πέμπτο μάθημα παρέχει εισαγωγικά χαρακτηριστικά πενήντα συστημάτων διαχείρισης έργων, συμπεριλαμβανομένων των Basecamp, Asana, TeamBridge, Advanta, Time Master, Microsoft Project, Project Kaiser, Workdoer, ProjectOffice, Comindwork, WebAsyst, Zoho Projects, IPI.MANAGER, Assembla και πολλά οι υπολοιποι. Εν κατακλείδι, θα μιλήσουμε λίγο για τα οφέλη από τη χρήση αυτών των συστημάτων.