Πώς να βοηθήσετε έναν νέο υπάλληλο να προσαρμοστεί πιο γρήγορα

Πότε αρχίζει πραγματικά η προσαρμογή;

Σημαντικές, αλλά όχι προφανείς πληροφορίες για όλους: η προσαρμογή ενός νεοφερμένου ξεκινά όχι την πρώτη εργάσιμη ημέρα, αλλά την ημέρα που αποδέχεται την προσφορά. Από αυτή τη στιγμή ξεκινά η αλληλεπίδρασή του με την εταιρεία: το τμήμα HR, την υπηρεσία ασφαλείας κ.λπ.

Και σε αυτό το στάδιο, ο αρχάριος αρχίζει ήδη να σχηματίζει μια ιδέα για τη σαφήνεια των εσωτερικών διαδικασιών, τον πραγματικό τόνο της φωνής. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι εργαζόμενοι με τους οποίους πρέπει να επικοινωνήσει πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτοί και έτοιμοι να απαντήσουν σε κάθε ερώτηση.

Η εμφάνιση και η πληροφόρηση της προσφοράς εργασίας, παρεμπιπτόντως, έχει επίσης σημασία. Όσο πιο ολοκληρωμένες είναι οι πληροφορίες που περιέχει, τόσο πιο εύκολο θα είναι για ένα άτομο να προετοιμαστεί για τις πρώτες εργάσιμες ημέρες του.

Για παράδειγμα, έχουμε ένα πλήρες επώνυμο έγγραφο που αντικατοπτρίζει τις αξίες, τα πλεονεκτήματα και τη θέση μας. Όλες οι συνθήκες απασχόλησης και τα πρόσθετα ατομικά «κουλούρια» περιγράφονται επίσης λεπτομερώς: μισθός, πρόγραμμα, εθελοντική ασφάλιση υγείας, ευκαιρίες κατάρτισης σε βάρος της εταιρείας, εταιρικές εκδηλώσεις κ.λπ.

Πώς να προετοιμαστείτε για έναν νεοφερμένο εκ των προτέρων

Σκεφτείτε τις πρώτες μέρες του εργαζομένου μέχρι την παραμικρή λεπτομέρεια. Σημειώστε ένα χρονοδιάγραμμα για συναντήσεις γνωριμίας και προγραμματίστε αμέσως Ημερολόγιο. Για παράδειγμα:

• ευπρόσδεκτη παρουσίαση από το HR.
• διαδικασία εγγραφής στο τμήμα HR.
• γνωριμία με την ομάδα?
• καθορισμός KPI για δοκιμαστική περίοδο·
• ενδιάμεσες συναντήσεις με το HR και κατ' ιδίαν με τον διευθυντή.
• συνοψίζοντας τα αποτελέσματα της δοκιμαστικής περιόδου.

Εκτός από αυτές τις βασικές δραστηριότητες, φυσικά, μπορούν και πρέπει να προστεθούν και άλλες. Για παράδειγμα, διοργανώνουμε μηνιαίως ανώτατου επιπέδου – με την κυριολεκτική έννοια του όρου – συναντήσεις νεοφερμένων με ιδρυτές επιχειρήσεων, όπου γνωρίζονται σε ένα στρογγυλό τραπέζι και ανταλλάσσουν ερωτήσεις.

Συνήθως όλοι εκεί μοιράζονται τις προηγούμενες εμπειρίες τους, μιλούν για τα χόμπι και τα ενδιαφέροντά τους, την εκπαίδευση και γενικά οτιδήποτε άλλο. Μιλάμε επίσης για τη σύσταση του πρακτορείου από τη στιγμή της ίδρυσής του και συζητάμε σχέδια ανάπτυξης και πολλά άλλα.

Επιπλέον, κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων εξηγούμε ότι οι πόρτες κάθε εργαζομένου, συμπεριλαμβανομένων των ανώτατων στελεχών, οι νεοεισερχόμενοι είναι ανοιχτοί και μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί μας απευθείας ανά πάσα στιγμή με ερωτήσεις, προτάσεις, σχόλια, αιτήσεων.

Γιατί είναι σημαντική η στενή επικοινωνία μεταξύ του νεοφερμένου και του HR;

Στον υπάλληλο μας ορίζεται ο προσωπικός του διευθυντής HR για όλη τη δοκιμαστική περίοδο, ο οποίος απαντά σε όλες τις ερωτήσεις που σχετίζονται με κανόνες, χρονοδιαγράμματα εργασιών και εκδηλώσεων και γραφειοκρατία. Μπορείτε επίσης να έρθετε σε αυτόν με οποιοδήποτε μη τυπικό αίτημα.

Δεν ξέρετε με ποιον να επικοινωνήσετε; Ελάτε στο τμήμα HR.

Σίγουρα είτε θα σας απαντήσουν είτε θα σας παραπέμψουν στον κατάλληλο ειδικό. Επιπλέον, ο υπάλληλος θα μπορεί να μοιράζεται τα σχόλιά του με τον διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού σχετικά με το πώς τα πάει στη νέα θέση.

Ως αποτέλεσμα, με αυτόν τον τρόπο κλείνουμε δύο εργασίες ταυτόχρονα. Πρώτον, αφαιρούμε βασικά και διοικητικά ζητήματα από τον άμεσο διαχειριστή. Και δεύτερον, παρέχουμε στον νεοφερμένο δύο σχετικά ανεξάρτητους επιμελητές - το αφεντικό του και το HR.

Τι άλλο πρέπει να προσέξεις όταν προετοιμάζεσαι για την κυκλοφορία ενός νέου;

Ό, τι και να πει κανείς, τους υποδέχονται τα ρούχα τους, έτσι ένας νεοφερμένος παρατηρεί αμέσως την άνεση και τη λειτουργικότητα του γραφείου και συγκεκριμένα ο χώρος εργασίας του, η ισχύς και η νεωτερικότητα του παρεχόμενου εξοπλισμού, η διαθεσιμότητα θέσεων για γεύμα και διαλείμματα για καφέ.

Φροντίστε λοιπόν να προετοιμάσετε όλα όσα χρειάζεστε εκ των προτέρων - από υπολογιστή έως σετ χαρτικών. Για παράδειγμα, μας ενδιαφέρει πάντα με ποιο εξοπλισμό συνηθίζει να εργάζεται ένας υπάλληλος. Ετοιμάζουμε επίσης ένα επώνυμο πακέτο καλωσορίσματος (ημερολόγιο και χαρτικά) και σκεφτόμαστε την τοποθεσία του χώρου εργασίας.

Επιπλέον, παρέχουμε λεπτομερείς ξεναγήσεις στο γραφείο και μιλήστε για χρήσιμες τοποθεσίες που βρίσκονται ήδη στο στάδιο των τελικών συνεντεύξεων.

Πώς να βυθίσετε ομαλά έναν αρχάριο σε διαδικασίες και εργασίες

Είναι πολύ σημαντικό να μην πετάξετε έναν νεοφερμένο «στα ανοιχτά νερά» και να τον συνοδεύσετε σε όλη τη διαδικασία προσαρμογής.

Τις πρώτες εβδομάδες, είναι σημαντικό ο διευθυντής ή ο μέντορας να μιλήσει για όλα τα συστήματα και τις διαδικασίες που υπάρχουν στην εταιρεία. Στην περίπτωσή μας, για κάθε θέση ή μπλοκ θέσεων υπάρχει ξεχωριστό εγχειρίδιο, το οποίο αντικατοπτρίζει όλες αυτές τις πληροφορίες.

Περιέχει επίσης μια περιγραφή του τρόπου και του τόπου καταγραφής των εργασιών, τυπικούς χρονισμούς για την παράδοση του έργου και δεδομένα εισαγωγής για τη διαδικασία ροής εγγράφων.

Ξεχωριστά, σε κάθε νεοφερμένο παρέχεται εκπαίδευση για την εργασία με το σύστημά μας CRM, στο οποίο εκτελούνται έργα.

Όλες αυτές οι δραστηριότητες πραγματοποιούνται έτσι ώστε μέχρι το τέλος της δοκιμαστικής περιόδου να μην του έχουν απομείνει διοικητικά ζητήματα και οι ενέργειές του να είναι όσο το δυνατόν πιο οργανωμένες και όχι διπλές.

Όταν ένας νεοφερμένος καταλαβαίνει τέλεια ολόκληρη την εσωτερική κουζίνα, στο μέλλον δεν θα αποσπάται πλέον από διαδικαστικά και γραφειοκρατικά ζητήματα κατά την εκτέλεση των κύριων καθηκόντων του. Αυτό σημαίνει ότι λειτουργεί πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

Τι στόχους πρέπει να θέσετε;

Ακόμη και στο στάδιο της πρόσληψης, είναι σημαντικό να καθοριστεί η περιοχή ευθύνης και τα καθήκοντα ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου. Ένα μεγάλο λάθος είναι να αρχίσετε να το κάνετε αυτό μόνο μετά την κυκλοφορία του. Οι προετοιμασμένοι και διαφανείς KPI για τη δοκιμαστική περίοδο θα επιταχύνουν τη διαδικασία προσαρμογής όσο το δυνατόν περισσότερο.

Αφιερώστε χρόνο για να το κάνετε αυτό και σημειώστε ποια αποτελέσματα και μέσα σε ποιο χρονικό πλαίσιο περιμένετε από τον νέο υπάλληλο. Για παράδειγμα, οι διευθυντές μας σκέφτονται τον ρόλο και το επίπεδο ευθύνης για κάθε θέση εκ των προτέρων στο στάδιο της πρόσληψης, και όλα αυτά καταγράφονται στο Miro. Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγουμε τη χαοτική βύθιση σε εργασίες, πράγμα που σημαίνει ότι απλοποιούμε πολύ τη δουλειά ενός αρχάριου.

Όλοι γνωρίζουν ότι οι KPI πρέπει να είναι μετρήσιμοι και επιτεύξιμοι. Δηλαδή, αν ορίσετε ένα αδύνατο ή υπερβολικά φιλόδοξο στόχος ένας νέος υπάλληλος στην αρχή, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα στην επιδίωξή της να αγνοήσει όλες τις βασικές γνώσεις, κανόνες και διαδικασίες που υπάρχουν στην εταιρεία.

Και εξαιτίας αυτού, στο μέλλον θα αντιμετωπίσει πολλές δυσκολίες και κριτική, πράγμα που σημαίνει ότι γρήγορα θα αποθαρρυνθεί και θα καεί.

Πιστεύουμε ότι ο κύριος στόχος ενός αρχάριου κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου είναι να βυθιστεί στον εαυτό του επιχειρηματικές διαδικασίες, κατανοούν ιδανικά τη θέση της εταιρείας, τα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα, το κλειδί περιπτώσεις και ούτω καθεξής. Και σε αυτό ακριβώς βασιζόμαστε όταν θέτουμε στόχους για αυτήν την περίοδο.

Τι ρόλο παίζει ένας μέντορας;

Ο μέντορας παίζει έναν από τους βασικούς ρόλους στη διαδικασία προσαρμογής. Πρόκειται για έναν ανώτερο έμπειρο υπάλληλο που θα συνοδεύει τον νεοφερμένο κατά τους πρώτους μήνες. Ή ίσως αργότερα. Εξηγήστε όλες τις αποχρώσεις των εργασιών, βοηθήστε με συμβουλές, επισημάνετε τους σωστούς τρόπους επίλυσης προβλημάτων και απλώς γίνετε παράδειγμα του πώς να ενεργείτε και να αντιδράτε σε διάφορες καταστάσεις.

Στο πρόγραμμα πρακτικής μας, ο μέντορας είναι ο κύριος χαρακτήρας. Αφού για τα παιδιά χωρίς εμπειρία είμαστε ο πρώτος εργοδότης στη ζωή, μέντορας = μέντορας = πρότυπο.

Επιπλέον, είναι πολύ σημαντικό ο μέντορας να «χρεώνεται» και να αναλαμβάνει εθελοντικά την προστασία του νεοφερμένου, επομένως μην επιβάλλετε μια τέτοια λειτουργία στους υπάρχοντες υπαλλήλους. Αυτό θα πρέπει να είναι ένα κίνητρο για υπερ-πίστη και επιτυχία.

Αρχικά επιλέγουμε υπαλλήλους που μοιράζονται τις αξίες της εταιρείας ως μέντορες.

Οι περισσότεροι από αυτούς ήρθαν κάποτε σε εμάς ως ασκούμενοι, οπότε δεν χρειάζεται να τους εξηγήσουμε τη σημασία και την αξία αυτού του ρόλου.

Επιπλέον, η εταιρεία έχει βαθμούς και μία από τις προϋποθέσεις για να μεταβείτε σε νέο επίπεδο είναι ένας καλομαθημένος ασκούμενος ή νεοφερμένος. Λοιπόν, φυσικά, έχουμε επίσης ένα μικρό μπόνους υλικού για τον πιο επιτυχημένο μέντορα. Αλλά αυτό απέχει πολύ από το βασικό κίνητρο.

Πώς να εισαγάγετε έναν υπάλληλο στην ομάδα

Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό στάδιο. Και δεν υπάρχει μια μοναδική συνταγή για επιτυχημένη ενσωμάτωση, γιατί όλα εξαρτώνται πολύ από την ομάδα. Άρα απαιτείται ατομική προσέγγιση.

Εάν η ομάδα σας αποτελείται από ενεργούς, εξωστρεφείς πωλητές, οργανώστε ένα μικρό παιχνίδι γνωριμία με εσάς και ζητήστε τους να συστηθούν δημιουργικά στον νεοφερμένο. Εάν η ομάδα αποτελείται από εσωστρεφείςΕιδικοί πληροφορικής, μερικές φορές μπορείτε απλώς να οργανώσετε μια γενική επίσημη συνάντηση, όπου τα παιδιά θα συζητήσουν τομείς ευθύνης και θα συζητήσουν τις σκληρές δεξιότητές τους. Και αυτό θα είναι αρκετό για να έχουν μια άνετη αλληλεπίδραση εργασίας.

Επιπλέον, για παράδειγμα, ζητάμε από τον νεοφερμένο να πει μερικά ενδιαφέροντα στοιχεία για τον εαυτό του. Και χρησιμοποιούμε αυτές τις πληροφορίες για να προετοιμάσουμε μια ξεχωριστή ανάρτηση για το εσωτερικό κανάλι του Telegram, όπου ανακοινώνουμε πάντα την απελευθέρωση νέων παιδιών.

Οι πιο δημιουργικοί διαχειριστές θα χαρούν επίσης να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες στο μέλλον.

Για παράδειγμα, αν κάποιος είπε ότι του αρέσει να τραγουδάει, τότε γιατί να μην πάνε όλοι μαζί καραόκε την πρώτη Παρασκευή;!

Σε κάθε περίπτωση, είναι πολύ σημαντικό να προειδοποιήσετε ολόκληρη την ομάδα για την άφιξη ενός νεοφερμένου εκ των προτέρων και να τους πείτε τι σκοπεύετε να του αναθέσετε. Πάρτε το σε όλες τις εσωτερικές εκδηλώσεις - από την έξοδο για καφέ το πρωί μέχρι την κοινή έξοδο. Έτσι, θα νιώσει αμέσως την ατμόσφαιρα της παρέας σας και αυτό θα επιταχύνει τη δημιουργία συνδέσεων με συναδέλφους.

Γιατί είναι σημαντικό να δίνετε σχόλια;

Όλοι το γνωρίζουν αυτό, αλλά δεν το κάνουν όλοι ακόμα. Η περίοδος προσαρμογής για έναν αρχάριο είναι αγχωτική. Ως εκ τούτου, είναι πολύ σημαντικό ότι ο μέντορας Επόπτης και HR τακτικά «μετρούσαν τη θερμοκρασία», ενδιαφέρθηκαν για την κατάσταση των πραγμάτων και μοιράζονταν έγκαιρα τις παρατηρήσεις και τα σχόλιά τους.

Ίσως σε ένα προηγούμενο μέρος ο υπάλληλος απλά είχε συνηθίσει να εκτελεί ορισμένες εργασίες με συγκεκριμένο τρόπο και εκεί τον επαινούσαν για αυτήν την προσέγγιση, αλλά στο δικό σας αυτό είναι μια κατάφωρη παραβίαση. Δεν πρέπει να συσσωρεύετε αρνητικότητα και να σημειώνετε «τζάμπες» πριν από την επόμενη προγραμματισμένη συνάντηση. Χτίστε έναν ανοιχτό και εποικοδομητικό διάλογο από την πρώτη μέρα.

Τι να κάνετε εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση

Συμβαίνει και αυτό. Ακόμα κι αν όλα τα παραπάνω σημεία εφαρμόστηκαν αποτελεσματικά, υπάρχει κίνδυνος ο νεοφερμένος να σας εγκαταλείψει μετά τη δοκιμαστική περίοδο.

Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι: τόσο αντικειμενικοί (δεν μπορούν να ανταπεξέλθουν στον ρυθμό, δεν συμμετέχουν στον απαιτούμενο βαθμό, δεν είναι πιστοί στην εταιρεία και συνάδελφοι), και υποκειμενικό (ακόμα δεν ταιριάζει με την ατμόσφαιρα, θέλει ακόμα πλήρη εργασία εξ αποστάσεως, εξακολουθεί να μην θέλει να είναι γραμματέας).

Ίσως δεν ταιριάζατε ο ένας στον άλλον σε αυτό το συγκεκριμένο στάδιο της ανάπτυξής σας και θα συναντηθείτε ξανά. Ή ίσως πρέπει απλώς να βγάλετε συμπεράσματα και να προχωρήσετε.

Σε αυτό το στάδιο, το πιο σημαντικό είναι να μην καταστρέψετε μια ήδη χτισμένη σχέση και, όπως σε κάθε χωρισμό, να συζητήσετε όλα τα πιθανά σημεία ανάπτυξης για αμοιβαία εργασία λάθη. Τόσο από την πλευρά της εταιρείας όσο και από την πλευρά του ατόμου που αποχωρεί από το πρακτορείο υπό δοκιμασία.

Έχουμε ένα λεγόμενο exit bot, το οποίο στέλνουμε σε όλους με την απόλυση. Περιλαμβάνει αρκετά σαφείς, απλές ερωτήσεις, για παράδειγμα: «Τι δυσκολίες αντιμετωπίσατε;», «Τι θα μπορούσαμε να βελτιώσουμε;», «Πώς ήταν η σχέση σας με τον διευθυντή σας;» και άλλοι. Αναλύουμε και επεξεργαζόμαστε κάθε ερωτηματολόγιο. Ωστόσο, αυτό δεν αντικαθιστά την προσωπική επικοινωνία.