6 συμβουλές για το πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά μια απομακρυσμένη ομάδα

Η ομάδα startup μας εργάζεται εξ αποστάσεως και οι εργαζόμενοι είναι διάσπαρτοι σε όλο τον κόσμο - από το Βιετνάμ μέχρι την Τουρκία. Φαίνεται αδύνατο να οργανωθούν όλοι: δεν μπορείτε να δείτε τι κάνουν όλοι και ποια είναι η διάθεσή τους. Αλλά το κάναμε.

Με βάση την εμπειρία μου, έγραψα έναν οδηγό για το πώς να τακτοποιήσω τα πάντα, να οργανώσω και να παρακινήσω τους υπαλλήλους από απόσταση. Το μοιράζομαι μαζί σας.

1. Διαπραγματευτείτε συμφωνίες και εξασφαλίστε τις

«Στην ακτή», συζητήστε τους κανόνες με κάθε υπάλληλο:

• Από τι ώρα και μέχρι τι ώρα εργάζεστε;
• Όταν πρέπει να είστε σε επαφή.
• Είναι δυνατόν να αντιμετωπιστούν θέματα εργασίας κατά τις μη εργάσιμες ώρες;

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, συζητήστε επίμαχα ζητήματα και καταγράψτε συμφωνίες στη βάση γνώσεων. Διαφορετικά, αν σιωπήσετε τα προβλήματα, ο υπάλληλος θα αρχίσει να καίγεται.

Από την πρακτική: είναι σημαντικό για εμάς οι άνθρωποι να μαθαίνουν και να αναπτύσσονται συνεχώς. Και το υπενθυμίζαμε στην ομάδα ξανά και ξανά, αλλά συναντήσαμε αντίσταση.

Αποδείχθηκε ότι τα παιδιά δεν ήξεραν ότι μπορούσαν να το κάνουν αυτό κατά τις ώρες εργασίας και ότι πληρώνουμε για την εκπαίδευση. Τώρα όλοι μαθαίνουν: παρακολουθούν μαθήματα σχεδίου, ακόμη και συγγραφής.

2. Σχέδιο

Μαζί με τους υπαλλήλους σας, καθορίστε στόχους για το εγγύς μέλλον και κατευθυντήριες γραμμές για το μέλλον. Για να το κάνετε αυτό, εκτελέστε καταιγισμός ιδεών και επιλέξτε ιδέες προτεραιότητας.

Για παράδειγμα, στην αρχή κάθε μήνα καλούμε τον συντάκτη και μαζί καταρτίζουμε ένα σχέδιο περιεχομένου για τον επόμενο μήνα. Ο υπάλληλος προσφέρει μια λίστα θεμάτων για υλικά και εγώ, ως διευθυντής, συμβουλεύω τι αξίζει να ληφθεί υπόψη και τι είναι καλύτερο να επεκταθεί.

Για ποιοτικό σχεδιασμό, είναι σημαντικό ένα άτομο να κατανοεί το εύρος των εργασιών και τους πόρους του. Εάν δεν υπάρχει τέτοια κατανόηση, θα πρέπει να παρακολουθεί την παραγωγικότητά του. Ένα σημάδι θα βοηθήσει: η εργασία είναι γραμμένη σε μια στήλη και ο κατά προσέγγιση χρόνος που χρειάστηκε για την επίλυσή της στην άλλη. Έτσι, ο εργαζόμενος θα μπορεί να αναφερθεί στην εμπειρία του και να θέσει ρεαλιστικές προσδοκίες κατά τον προγραμματισμό. προθεσμίες.

Είναι σημαντικό οι εργασίες να έχουν νόημα και στόχους - τι κάνετε και γιατί. Μόνο σε αυτή την περίπτωση οι εργαζόμενοι θα έχουν σαφή κατανόηση της δουλειάς τους και το έργο θα έχει έναν φορέα ανάπτυξης.

3. Οργανώστε τις εργασίες σας

Συχνά οι startups λειτουργούν μόνο εντός του messenger. Ξεκινήσαμε κι εμείς με αυτόν τον τρόπο, αλλά γρήγορα καταλάβαμε ότι το Telegram δεν είναι αρκετό και μια τέτοια επικοινωνία οδηγεί σε χάος και παρεξήγηση για το ποιος έκανε τι.

Ως εκ τούτου, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε έναν ιχνηλάτη εργασιών και να απεικονίσετε τις εργασίες πίνακας kanban. Δείτε πώς να το κάνετε:

• Προσθέστε εργασίες στον εικονικό πίνακα.
• Μοιράστε τα σε πολλές στήλες, για παράδειγμα «Πρέπει να γίνει», «Σε εξέλιξη», «Υπό εξέταση», «Συμφωνήθηκε».
• Ορίστε έναν υπεύθυνο για κάθε εργασία και ορίστε μια προθεσμία.
• Μετακινήστε τις κάρτες μέσα από τις στήλες καθώς τις συμπληρώνετε.

Είναι σημαντικό να καταγράφετε τις εργασίες λεπτομερώς και με σαφή γλώσσα - έτσι ώστε ο συνάδελφός σας και εσείς οι ίδιοι να καταλαβαίνετε πότε επιστρέφετε σε αυτό.

Για να οργανώσετε έναν πίνακα Kanban, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε βολική υπηρεσία. Για παράδειγμα, εργαζόμαστε σε Εννοια. Η υπηρεσία είναι διαθέσιμη στη Ρωσία, δωρεάν για μια μικρή ομάδα (έως 10 υπαλλήλους) και εύκολη στη χρήση.

Στην υπηρεσία, έχουμε δημιουργήσει ένα σύστημα φίλτρου, ώστε να μπορείτε εύκολα να κάνετε εναλλαγή μεταξύ εργαζομένων και να βλέπετε ποιες εργασίες είναι σε εξέλιξη, ποιες είναι έτοιμες και ποιες έχουν κολλήσει.

Όλη η ομάδα πρέπει να διατηρήσει το ταμπλό. Ο καθένας είναι υπεύθυνος για τα καθήκοντά του και τα ενημερώνει συνεχώς. Ναι, απαιτεί χρόνο εργασίας, αλλά όλα είναι υπό έλεγχο. Στην αρχή, οι εργαζόμενοι μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι με τη χρήση του εργαλείου. Συνεχίστε να τους υπενθυμίζετε ότι αυτό είναι σημαντικό μέχρι να προσαρμοστεί η ομάδα.

4. Μην μετατρέπετε τις συνομιλίες σε χωματερή

Για να κρατήσει επαφή με μικρή ομάδα, αρκεί ένας κανονικός αγγελιοφόρος. Για παράδειγμα, έχουμε συλλέξει όλες τις συνομιλίες εργασίας σε έναν φάκελο στο Telegram.

Η οργάνωση της επικοινωνίας για μια μεγάλη εταιρεία είναι πιο δύσκολη: ο αριθμός των συνομιλιών θα αυξηθεί, θα πρέπει να ομαδοποιηθούν πιο λεπτομερώς. Και εδώ είναι χρήσιμες οι εταιρικές λύσεις όπως το Hangouts, το Pachki, το VK Teams ή το Myteam.

Βεβαιωθείτε ότι η επικοινωνία αφορά μόνο τις επιχειρήσεις. Και να συζητήσουμε σχέδια για Παρασκευή ή φωτογραφίες από γάτες, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή συνομιλία - τέτοιες πλημμύρες είναι καλές για τη δημιουργία ομάδας.

5. Διώξε τις ψευδαισθήσεις

Όταν όλοι εργάζονται στο γραφείο, η διάθεση της ομάδας φαίνεται να είναι ξεκάθαρη. Αλλά αυτό είναι μια ψευδαίσθηση. Ακόμη περισσότερες ψευδαισθήσεις γεννιούνται εξ αποστάσεως, γιατί σε αυτή τη μορφή υπάρχουν λίγες προσωπικές επαφές. Δεν ξέρουμε πώς περνάει η μέρα ενός εργαζομένου, ποιες δυσκολίες έχει ή πόσο χρόνο παίρνει αυτό ή εκείνο το έργο.

Επομένως, το καθήκον του ηγέτη δεν είναι απλώς να ζητά αναφορές για το έργο που έχει γίνει, αλλά να προβληματίζεται μαζί με την ομάδα, να διαλύει τα τυφλά σημεία και να αναζητά σημεία ανάπτυξης για την επιχείρηση.

Για να γίνει αυτό, πραγματοποιούμε τακτικά:

• Συνάντηση της ομάδας στο τέλος της εβδομάδας. Συζητάμε ποιος έκανε τι, τι έγινε και τι προβλήματα υπάρχουν.
• Αναδρομική με μέρος της ομάδας στο τέλος του μήνα. Εξετάζουμε τα αποτελέσματα και συζητάμε τι μπορούμε να βελτιώσουμε. Εάν έχετε μηνιαία στατιστικά στοιχεία, αυτό θα σας βοηθήσει.
• Συναντήσεις 1 + 1 κατόπιν αιτήματος. Τα παιδιά μπορούν να καλέσουν τους διευθυντές τους οποιαδήποτε μέρα και να ζητήσουν συμβουλές. Πιστεύουμε ότι αντί να προσπαθείτε να λύσετε κάτι στο οποίο δεν έχετε αρκετή εμπειρία, είναι πάντα καλύτερο να συμβουλευτείτε έναν συνάδελφο. Μην αφήνετε τους υπαλλήλους σας στην τύχη τους - να είστε σε επαφή και να τους υποστηρίξετε.

Η ιδανική διάρκεια μιας κλήσης είναι: έως και μία ώρα. Σε αυτό το διάστημα, η ομάδα δεν θα έχει χρόνο να κουραστεί και θα συνεχίσει ήρεμα τη δουλειά.

6. Διατηρήστε μια βάση γνώσεων

Μην κρατάτε όλες τις πληροφορίες στο μυαλό σας: αφαιρούν τη δύναμή σας και σας κάνουν απαραίτητους με την κακή έννοια της λέξης. Αν δεν ξέρεις πώς λειτουργεί κάτι, δεν μπορείς μεταφέρετε την εργασία και πάμε διακοπές.

Καταγράψτε πρότυπα, οδηγίες, λίστες ελέγχου, καταγράψτε χρήσιμες επαφές και εμπειρική εμπειρία. Διατηρήστε τα πάντα σε ένα μέρος, ώστε να είναι εύκολο να βρείτε τα δεδομένα.

Αυτό απλοποιεί την επικοινωνία, επιταχύνει την εργασία και σας επιτρέπει να αποφύγετε την επανάληψη λαθών. Οι εργαζόμενοι δεν θα χρειάζεται να τραβούν συνεχώς ο ένας τον άλλον επειδή τα πάντα είναι ήδη οργανωμένα σε φακέλους, για παράδειγμα στο Notion.