Πώς το στυλ της επαγγελματικής αλληλογραφίας βοηθά να κάνει τη σωστή εντύπωση στον παραλήπτη
μικροαντικείμενα / / May 04, 2023
Φανταστείτε: σκέφτεστε μια υπέροχη ιδέα, αποφασίζετε να τη μοιραστείτε με τα αφεντικά ή τους πελάτες σας, στέλνετε μια επιστολή ή μήνυμα στον αγγελιοφόρο. Και από την άλλη μεριά διαβάζουν και σκέφτονται: «Λοιπόν, τι νταντάς το έγραψε αυτό!» Ή: "Τι βαρετή!" Και αποφασίζουν να μην εξετάσουν την πρότασή σας.
Και δεν βαριέσαι. Και η ιδέα ήταν καλή. Απλώς σου έλειψε το στυλ και δημιούργησες λάθος εντύπωση για τον εαυτό σου.
Ποια είναι τα στυλ γραφής
Το στυλ αλληλογραφίας μπορεί να μετρηθεί σε μια κλίμακα από τη συνομιλία έως την επίσημη.
Προχωρώντας κατά μήκος του, τονίζουμε ορισμένες ιδιότητες, δοκιμάζοντας διαφορετικές εικόνες. Όσο πιο αριστερά, τόσο περισσότερη έμφαση δίνεται στην ανοιχτότητα, την ειλικρίνεια, τον δυναμισμό. Όσο πιο δεξιά, τόσο πιο αισθητές είναι οι ιδιότητες που συνδέονται με τη θέση, τη θέση, την κατάστασή μας: συντηρητισμός, στιβαρότητα, ορθολογισμός.
Οι διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικά στυλ. Εδώ είναι οι επιλογές.
"Φίλε" | Μόνο ένας άντρας από το δρόμο. Ίσως είναι χαρούμενος και γλυκός, αλλά ο παραλήπτης δεν τον βλέπει ως επαγγελματία που μπορεί να εμπιστευτεί ένα σημαντικό θέμα. | Θα είναι κατάλληλο στη φιλική αλληλογραφία, όπου οι εργασιακές μας ιδιότητες δεν είναι σημαντικές: το κύριο πράγμα είναι να είναι το άτομο καλό. |
"Συνάδελφος" | Ακόμα ένα άτομο, αλλά ήδη με ένα συγκεκριμένο βάρος και εξουσία. | Κατάλληλο για να πείτε για την πρότασή σας στα παιδιά από την ομάδα του έργου σας. Θα καταλάβουν ότι είσαι δικός τους, αλλά ταυτόχρονα είσαι και επαγγελματίας που αξίζει να ακούσεις. |
"Υπάλληλος" | Κυρίως φορέας εξουσίας, αλλά και πάλι «με ανθρώπινο πρόσωπο». | Χρήσιμο για να στείλετε μια προσφορά "πάνω". Χάρη σε αυτόν, ο ηγέτης θα δει τη σοβαρότητα, την πληρότητα, την εμπειρία σας. |
"Εκτελεστικός" | Ένας αξιωματούχος με επιρροή στον οποίο κάθε τι ανθρώπινο είναι ήδη ξένο. | Μπορεί να είναι χρήσιμο να κάνετε αίτηση με μια προσφορά σε "περιπτώσεις", σε δημόσιο αξίωμα ή μεγάλο πελάτη με επίσημη εταιρική κουλτούρα. |
Αν σου λείπει το στυλ, είναι εύκολο να καταστρέψεις τα πάντα. Για παράδειγμα, εάν γράφουμε στους συναδέλφους με τον ίδιο τρόπο που απευθυνόμαστε στους υπαλλήλους («Στέλνω μια πρόταση για μείωση του χρόνου για να εκπληρώσουμε τους παραγωγικούς μας στόχους»), τότε πιθανότατα θα αποφασίσουν ότι θέλουμε να δείξουμε την ανωτερότητά μας, να βγει στον αέρα. Και το πρόβλημα δεν θα λυθεί.
Και αν στραφούμε στο αφεντικό με το στυλ του "Friend" ("Υπάρχει ένα θέμα για το πώς να κάνουμε τη δουλειά μας πιο γρήγορα"), τότε αυτός μπορεί κάλλιστα να σκεφτεί ότι του γράφει ένα επιπόλαιο άτομο, που δύσκολα μπορεί να προσφέρει κάτι Καλός.
Το πώς το στυλ της αλληλογραφίας εξαρτάται από το κανάλι επικοινωνίας
Μπορούμε να στείλουμε την προσφορά μας τόσο με e-mail όσο και με μήνυμα στο αγγελιαφόρος. Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι το τελευταίο κανάλι είναι πιο «ανθρώπινο», ανεπίσημο. Και το στυλ που σας κάνει να μοιάζετε με επιχειρηματία σε ένα email μπορεί να φαίνεται πομπώδες, αφύσικο σε ένα messenger. Επομένως, κατά τη μετάβαση σε αυτό το κανάλι επικοινωνίας από το ταχυδρομείο, αξίζει να κάνετε μια προσαρμογή στην κλίμακα κατά μισό βήμα.
Πώς η γλώσσα επηρεάζει το στυλ επικοινωνίας
Πώς να διατηρήσετε το επιθυμητό στυλ σε μια επιστολή ή ένα μήνυμα; Πρώτα απ 'όλα, αξίζει να προσέξουμε ποιες λέξεις και φράσεις επιλέγουμε.
"Φίλε" | "Συνάδελφος" | "Υπάλληλος" | "Εκτελεστικός" |
Συνομιλητικές εκφράσεις, αργκό: "Υπάρχει ένα θέμα", "Δροσερό", "Διόρθωση μπλοκ" και ούτω καθεξής. | Ενεργοί κύκλοι εργασιών: "Προσφέρονται." | Παθητικές στροφές: «Προτάθηκε». | «Γραφειοκρατικές» λέξεις: «Παρέχεται», «Εκτελείται», «Δίνεται», «Παρουσία». |
Άτυπες εκκλήσεις: «Κορίτσια», «Παιδιά», «Μάσα, Τραγουδήστε». | Προσωπικές αντωνυμίες: «Προσφέρουμε». | Έλλειψη προσωπικών αντωνυμιών: όχι «Προσφέρουμε», αλλά «Η εταιρεία προσφέρει». | Επίσημες εισαγωγικές φράσεις: «Ενημερώνουμε», «Σας ενημερώνουμε». |
Ας γράψουμε "Οι τύποι μας είναι υπέροχοι φίλοι" - θα είμαστε "Φίλοι". Δηλώνουμε ότι "Έχουμε εξαιρετικούς ειδικούς που εργάζονται για εμάς" - θα γίνουμε "Συνάδελφος". Αν γράψετε "Επαγγελματίες ειδικοί εργάζονται στην εταιρεία", παίρνετε "Υπάλληλος". Λοιπόν, εάν "τα μέλη της ομάδας διακρίνονται από την παρουσία επαγγελματισμού" - θα ενεργήσουμε ως "Επίσημος".
Πότε το στυλ επικοινωνίας επιτρέπει τη χρήση emoji και πότε όχι
Στη σύγχρονη αλληλογραφία, διατυπώνουμε σκέψεις όχι μόνο με τη βοήθεια λέξεων. Κατά τη διάρκεια αστείων ή λυπημένων προσώπων, καρδιών και ακόμη και κακών - emoji. Και επηρεάζουν επίσης το ύφος του συγγραφέα και την εντύπωση του.
Χρησιμοποιώντας συναισθήματα, λέμε κάπως στον παραλήπτη: «Είμαστε ανοιχτοί, σύγχρονοι!» Επομένως, τα emoji ταιριάζουν στο ζωηρό και δυναμικό «Φίλο» και «Συνάδελφο». Όταν χρησιμοποιείτε το δεύτερο στυλ, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τις "κλασικές" επιλογές: ένα χαμόγελο, μια καρδιά, ένα χέρι με ανασηκωμένο αντίχειρα. Το "Buddy" μπορεί επίσης να αντέξει οικονομικά δημιουργικά emoji όπως διάβολοι και κακά.
Λοιπόν, οι σοβαροί «Εργαζόμενοι» και «Συνάδελφοι» θα διαταραχθούν από τα emoji: για τι είδους σταθερότητα και ισορροπία μπορούμε να μιλήσουμε αν το μήνυμα είναι γεμάτο πρόσωπα.
"Φίλε" | "Συνάδελφος" | "Υπάλληλος" | "Εκτελεστικός" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Ας πάρουμε δύο παραδείγματα χρησιμοποιώντας emoji.
1. Θέλουμε να ευχαριστήσουμε τους συναδέλφους μας με καλά νέα:
"Θαυμάσια νέα! 🔥 Το τμήμα μας κέρδισε την πρώτη θέση στο διαγωνισμό «Εγκαιρά στη δουλειά». 👍Το έπαθλο είναι ένα μεγάλο ξυπνητήρι σοκολάτας. Ελάτε στο HR. Όλοι παίρνουν ένα κομμάτι! 😊»
Πρέπει να δείχνουμε ανοιχτοί, ζωηροί, δημοκρατικοί και ως εκ τούτου χρησιμοποιούμε το στυλ "Συνάδελφος». Και τα emojis ταιριάζουν τέλεια εδώ.
2. Απευθυνόμαστε στη διοίκηση με μια σοβαρή πρόταση:
«Καλημέρα, Ιβάν Γιούριεβιτς! 😊 Προσφέρουμε να συζητήσουμε τη δυνατότητα χρήσης του εξοπλισμού μας για την αύξηση της παραγωγικής ικανότητας της εταιρείας σας. 🔥»
Και εδώ οι φωτογραφίες είναι παράταιρες. Είναι σημαντικό για εμάς να φαινόμαστε σοβαροί, επαγγελματίες, απαιτείται το στυλ "Εργαζόμενος" - και τα emoji δεν ταιριάζουν με αυτό.
Θα πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί σε καταστάσεις που σχετίζονται με αρνητικότητα. Συχνά χρησιμοποιούμε emoji για να δείξουμε ότι είμαστε αναστατωμένοι. Αλλά το αποτέλεσμα μπορεί να αντιστραφεί.
Ας πούμε ότι έγραψες αυτό: «Καλημέρα Μαργαρίτα! Μόλις ανακαλύψαμε ότι το εργοστάσιο δεν είναι σε θέση να αποστείλει την παραγγελία σας εγκαίρως. 🤷♀️ Λυπόμαστε πολύ! 😢»
Θα πιστέψει η Μαργαρίτα στη θλίψη μας; Δεν είναι γεγονός. Για πολλούς, τα emoji είναι ακόμα κάτι επιπόλαιο, «παιχνίδι». Και η Μαργαρίτα μπορεί να σκεφτεί: «Εδώ είναι οι απατεώνες! Γράφουν ότι λυπούνται, αλλά ζωγραφίζουν πρόσωπα μόνοι τους. Δεν έχουν μετανιώσει!».
Πώς η δομή της πρότασης επηρεάζει το στυλ
Για να "ταιριάξετε" στο επιλεγμένο στυλ, θα πρέπει επίσης να δώσετε προσοχή στο πώς χτίζονται οι προτάσεις στο κείμενό μας.
Υπάρχει πάντα ένας «ήρωας» στην κατασκευή - αυτός για τον οποίο ή για τι μιλάμε. Συνήθως κάνει κάτι: χτίζει, σκέφτεται, γράφει, διαβάζει... Και μπορούμε να το πούμε στον αναγνώστη με διάφορους τρόπους.
Ας εξετάσουμε πώς λειτουργεί, χρησιμοποιώντας το παράδειγμα μιας γραμμής από το ποίημα της Agnia Barto.
Το πιο κατάλληλο σχέδιο για επαγγελματική αλληλογραφία: «Ο ταύρος περπατάει, αιωρείται». Σε αυτό, ο «ήρωας» βρίσκεται στο θέμα (το υπογραμμίσαμε) και υποδεικνύονται οι πράξεις του ρήματα (επισημαίνεται με έντονη γραφή).
Αυτό το σχέδιο είναι κατάλληλο για "Friend", και για "Colleague" και για "Employee". Για παράδειγμα: "Οι διευθυντές συζητούν ένα έργο σε μια αίθουσα συνεδριάσεων" ή "Η λογιστική έχει υπολογίσει τους μισθούς".
Αν πρέπει να τονίσουμε το βάρος και τη στιβαρότητά μας, μπορούμε να προσθέσουμε 1-2 προτάσεις με διαφορετικό σχέδιο: «Το τιμόνι κάνει περπάτημα και ταλάντευση».
Εδώ ο "ήρωας" εξακολουθεί να είναι το θέμα, αλλά η δράση του υποδηλώνεται πλέον με ένα ουσιαστικό. Το «βόλτες» έχει γίνει «περπάτημα», το «κουνιστό» έχει γίνει «ταλάντευση». Παραδείγματα τέτοιων προτάσεων: "Οι διευθυντές συζητούν το έργο στην αίθουσα συνεδριάσεων", "Η λογιστική έχει υπολογίσει μισθούς».
Σημείωση: σε αυτήν την περίπτωση, πληρώνουμε για επιπλέον "βάρος" και σταθερότητα με σαφήνεια. Με τέτοιες προτάσεις, το γράμμα μας γίνεται πιο δυσανάγνωστο, οπότε καλύτερα να μην τις καταχραστείτε.
Ωστόσο, αυτό δεν είναι το όριο. Υπάρχει μια πιο επίσημη κατασκευή: «Το περπάτημα και η ταλάντευση πραγματοποιούνται από έναν ταύρο». Σε αυτό, η δράση δεν υποδεικνύεται από ένα ρήμα, αλλά από ένα ουσιαστικό και ο "ήρωας" δεν είναι θέμα. Παραδείγματα προτάσεων με αυτήν την κατασκευή: «Το έργο συζητείται από τους διευθυντές στην αίθουσα συνεδριάσεων» και «Η μισθοδοσία έγινε από το λογιστήριο».
Τέτοιες προτάσεις είναι πολύ δύσκολο να διαβαστούν. Συνδέονται με τον αναγνώστη με τη γλώσσα των γραφειοκρατών - του υπαλλήλου. Επομένως, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο εάν πρέπει να κάνουμε την επιστολή εξαιρετικά επίσημη. Για παράδειγμα, σε μια τρομερή αξίωση, μια απαίτηση - έτσι ώστε ο παραλήπτης να αισθάνεται: αυτό είναι, τα αστεία τελείωσαν, μετά το δικαστήριο και η φυλακή.
Επιλέγοντας αυτό ή εκείνο το στυλ, μεταδίδουμε ένα πρόσθετο μήνυμα στον παραλήπτη. Επομένως, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο συνειδητά, τότε θα γίνει ένα αποτελεσματικό μέσο επιρροής.
Διαβάστε επίσης🧐
- 13 πράγματα στην επαγγελματική αλληλογραφία που με εξοργίζουν
- Πώς να ασφαλίσετε τις επικοινωνίες μέσω email: 6 συμβουλές
- Εθιμοτυπία απομακρυσμένων εργαζομένων: πώς να προετοιμαστείτε για μια διαδικτυακή συνάντηση