Πώς να «επαναφέρετε» την παραγωγικότητα με ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο

Φανταστείτε ότι έχετε μια οπτική «μηχανή του χρόνου» που σας μεταφέρει σε οποιαδήποτε από τις στιγμές του παρελθόντος. Και μπορείτε να δείτε σε τι ξοδέψατε τον χρόνο σας — ποιες εργασίες ολοκληρώσατε και ποιες όχι και γιατί. Μια τέτοια «συσκευή» μπορεί να είναι στη διάθεσή σας ανά πάσα στιγμή. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο παραγωγικότητας. Αυτό είναι ένα έγγραφο στο οποίο θα καταγράφετε την προσωπική σας απόδοση κάθε μέρα.

Πώς να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο παραγωγικότητας

Το καλύτερο στοίχημά σας είναι να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google, το Excel ή τους Αριθμούς. Αλλά αν είναι πιο βολικό για εσάς, η εγγραφή σε ένα σημειωματάριο ή σημειώσεις στο τηλέφωνό σας θα λειτουργήσει επίσης.

Σε κάθε περίπτωση, ο πίνακας πρέπει να έχει 4 στήλες:

• ημερομηνία. Μπορεί να τονιστεί με έντονο χρώμα, όπως το κίτρινο.
• Εργο. Αυτή είναι μια στήλη για τη λίστα με τα πράγματα που κάνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας.
instagram viewer
• Κατηγορία. Σε αυτήν τη στήλη, πρέπει να σημειώσετε τον τύπο των εργασιών που εκτελούνται, πείτε "εργασία" ή "προσωπική". Κάθε κατηγορία μπορεί επίσης να επισημανθεί με χρώμα. Αυτό θα σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε γρήγορα στα δεδομένα και να δείτε πού κατευθύνεται πιο συχνά η εστίαση.
• λεπτά. Εδώ μένει να καταγράψουμε πόσος χρόνος χρειάστηκε για να ολοκληρωθεί μια συγκεκριμένη εργασία.

Αποφύγετε να προσθέτετε δραστηριότητες στον χάρτη σας που σας βοηθούν να επαναφορτιστείτε, όπως ο διαλογισμός ή η άσκηση. Σας επιτρέπουν να διατηρείτε και να διατηρείτε μια ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής ψυχική υγεία, αλλά δεν σχετίζεται άμεσα με την παραγωγικότητα. Επομένως, σε αυτή την περίπτωση, είναι καλύτερο να τα παραλείψετε.

Προσπαθήστε να συμπληρώσετε το υπολογιστικό φύλλο καθώς ολοκληρώνετε εργασίες κατά τη διάρκεια της ημέρας. Βοηθά επίσης στην καλύτερη κατανομή της εργασίας και στη συνειδητή εναλλαγή μεταξύ εργασιών αντί για αρπάξτε αμέσως το επόμενο πράγμα ή κάντε πολλά ταυτόχρονα, κάτι που μόνο πονάει παραγωγικότητα.

Πώς λειτουργεί ο πίνακας παραγωγικότητας

Σπάνια αφιερώνουμε χρόνο για ενδοσκόπηση και δεν σκεφτόμαστε γιατί οι πράξεις μας δεν φέρνουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Και αυτό είναι μεγάλο λάθος. Όταν έχουμε ξεκάθαρες πληροφορίες μπροστά στα μάτια μας, είναι πολύ πιο εύκολο για μας να καταλάβουμε πού χάνουμε τον χρόνο μας και τι μας εμποδίζει να προχωρήσουμε. Το διάγραμμα παραγωγικότητας δείχνει ξεκάθαρα τα λάθη μας και δίνει τη δυνατότητα να αναλύσουμε πώς να τα αποφύγουμε στο μέλλον, προς ποια κατεύθυνση να κάνουμε περισσότερα βήματα και πού να αναδιανείμουμε την προσοχή.

Ας υποθέσουμε ότι αποφασίσατε να υπολογίσετε πόσες ώρες την ημέρα αφιερώνετε σε εργασίες εργασίας. Εάν ο συνολικός αριθμός δεν σας ταιριάζει, με βάση τον πίνακα, μπορείτε να σκεφτείτε πώς να τον αυξήσετε ή να τον μειώσετε - για παράδειγμα, μειώστε τον χρόνο για μεσημεριανό γεύμα ή αναθέστε εργασίες σε άλλους.

Το υπολογιστικό φύλλο διευκολύνει επίσης την ανάλυση του τρόπου με τον οποίο οι εργασίες στις οποίες αφιερώνετε τον περισσότερο χρόνο ευθυγραμμίζονται με τους μακροπρόθεσμους στόχους σας. Αν θέλετε να γράψετε ένα βιβλίο, αλλά αφιερώνετε μόνο μια ώρα την ημέρα δουλεύοντας πάνω σε αυτό, τότε ήρθε η ώρα να αλλάξετε το πρόγραμμά σας.

Είναι σημαντικό να μελετάτε τακτικά τον πίνακα παραγωγικότητας. Για παράδειγμα, αφιερώστε μισή ώρα ή μία ώρα κάθε 2-3 ημέρες για να ελέγξετε όλες τις εργασίες και να αναλύσετε πληροφορίες. Ψάξτε για επαναλαμβανόμενα μοτίβα και να είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας. Αφιερώνετε πραγματικά αρκετά λεπτά για τους στόχους σας ή ξοδεύετε πολύ περισσότερο χρόνο στα social media; Η ανάλυση θα σας βοηθήσει να βρείτε πρόσθετους πόρους και να αυξήσετε την παραγωγικότητα σε σημαντικούς τομείς της ζωής σας.