Personal Kanban: Πώς να απλοποιήσετε την επαγγελματική σας ζωή με έναν πίνακα εργασιών
μικροαντικείμενα / / April 03, 2023
Μια απλή μέθοδος θα βοηθήσει στον εξορθολογισμό των συσσωρευμένων εργασιών.
Ο διάσημος συγγραφέας και καθηγητής επιστήμης υπολογιστών στο Πανεπιστήμιο Georgetown, Cal Newport, έγραψε το βιβλίο New Principles of Business Communication. Σε αυτό, μιλά για το πώς φτάσαμε σε μια κουλτούρα συνεχούς επικοινωνίας και πώς επηρεάζει την παραγωγικότητα και την ψυχική μας υγεία. Με την άδεια του εκδοτικού οίκου MIF δημοσιεύουμε απόσπασμα από το πέμπτο κεφάλαιο. Αφορά τον τρόπο αποτελεσματικής επίλυσης εργασιών χρησιμοποιώντας έναν πίνακα Kanban.
Ο Τζιμ Μπένσον σκέφτηκε πολύ πώς να βελτιστοποιήσει τη δουλειά στον πνευματικό τομέα. Η εταιρεία συμβούλων του, Modus Cooperandi, ειδικεύεται στην ανάπτυξη μοναδικών διαδικασιών για να βοηθήσει τους υπαλλήλους να συνεργαστούν πιο αποτελεσματικά. Ο Benson έχει εργαστεί στο παρελθόν στην ανάπτυξη λογισμικού και γνωρίζει καλά τις τεχνικές ευέλικτης διαχείρισης. Αυτός είναι πιθανώς ο λόγος που χρησιμοποιεί συχνά πίνακες εργασιών στη δουλειά του. […]
Αλλά όσον αφορά την προσωπική παραγωγικότητα, ο Jim Benson έγινε διάσημος για ένα λεπτό βιβλίο που δημοσίευσε ο ίδιος το 2011. Ονομάζεται Personal Kanban και προσφέρει μια δελεαστική προοπτική: μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ευέλικτες τεχνικές διαχείρισης που βοηθήστε τις ομάδες εργαζομένων να υλοποιήσουν σύνθετα έργα για να αντιμετωπίσουν το μπερδεμένο κουβάρι των ευθυνών στον ατομικό τους επαγγελματία ΖΩΗ.
Οι ιδέες πίσω από το βιβλίο είναι αρκετά απλές. Και ο Μπένσον τους περιέγραψε εν συντομία σε ένα πεντάλεπτο βίντεο που δημοσίευσε στην ιστοσελίδα του βιβλίου. Ο συγγραφέας στέκεται δίπλα σε ένα μεγάλο σημειωματάριο τοποθετημένο σε ένα καβαλέτο. Γεμίζει το κέντρο του φύλλου με πολύχρωμα αυτοκόλλητα χαρτάκια. Αντιπροσωπεύουν τις δικές μας προσδοκίες, καθώς και τις προσδοκίες των συγγενών, των φίλων, των συναδέλφων και των αφεντικών. «Όλες αυτές οι εργασίες κολλάνε μαζί σε ένα κομμάτι στο μυαλό μας και κάθε φορά που σκεφτόμαστε τι να αναλάβουμε, κόβουμε ένα κομμάτι από αυτό το κομμάτι», εξηγεί ο Τζιμ. Για να γίνει αυτό, πρέπει να περάσουμε μέσα από αυτό το σωρό εργασίες και να τις αναλύσουμε προσεκτικά για να αποφασίσουμε τι θα κάνουμε στη συνέχεια. «Το έργο δεν είναι ευχάριστο», συνοψίζει ο Benson.
Το Personal Kanban προσφέρει μια λύση: δομήστε αυτό το σύνολο πληροφοριών με έναν προσωπικό πίνακα εργασιών. Ο Μπένσον πιστεύει ότι πρέπει να υπάρχουν τρεις στήλες. Η πρώτη ονομάζεται Ευκαιρίες. Σε αυτό, χρησιμοποιώντας αυτοκόλλητα φύλλα, εισάγετε πληροφορίες για τις αρμοδιότητές σας. Κάθε φυλλάδιο περιέχει πληροφορίες για μία μόνο εργασία. «Και τώρα η εφιαλτική σειρά της δουλειάς μετατρέπεται σε μια όμορφη τακτοποιημένη δομή». Η δεύτερη στήλη ονομάζεται "Σε εξέλιξη". Εκεί μετακινείτε τα φύλλα που αντικατοπτρίζουν τις εργασίες στις οποίες ξεκινήσατε να εργάζεστε. Το βασικό σημείο που σχετίζεται με αυτήν τη στήλη (και αυτό είναι το μυστικό συστατικό του συστήματος Kanban στο σύνολό του) είναι ότι μπορείτε να εργαστείτε σε έναν αυστηρά καθορισμένο αριθμό εργασιών ταυτόχρονα. Στη γλώσσα αυτού του συστήματος, αυτό σημαίνει «περιορισμό του αριθμού των εργασιών σε εξέλιξη». Στο βίντεό του, ο Benson λέει να εργάζεται σε όχι περισσότερες από τρεις εργασίες τη φορά. Όπως εξηγεί, αν αντ 'αυτού αποφασίσετε να αναλάβετε μια ντουζίνα διαφορετικά θελήματα ταυτόχρονα, τότε όλα θα καταλήξουν σε «ένα πλήρες χάος». Υποστηρίζει πειστικά ότι δεν πρέπει να πιάσετε τα πάντα ταυτόχρονα: αφιερώστε την πλήρη προσοχή σας σε δύο ή τρία πράγματα και αναλάβετε μια νέα εργασία μόνο αφού ολοκληρώσετε την προηγούμενη.
Και έτσι λογικά πλησιάσαμε τη στήλη «Τέλος». Όταν ολοκληρωθεί η εργασία, το φυλλάδιο μετακινείται εκεί. Θεωρητικά, αυτή η στήλη δεν χρειάζεται καθόλου, αλλά ο Benson προτείνει ότι η ψυχολογική ανάταση που βιώνει ένα άτομο, μετακινώντας ένα κομμάτι χαρτί από τη στήλη "Σε εξέλιξη" στη στήλη "Τέλος", γίνεται ένα ισχυρό διεγερτικό παράγοντας. Στα χρόνια από τότε που κυκλοφόρησε το βιβλίο του Benson, το σύστημα έχει αποκτήσει ορδές θαυμαστών. […]
Ο πίνακας εργασιών είναι ένα απίστευτα αποτελεσματικό εργαλείο όχι μόνο για τον συντονισμό της εργασίας διαφορετικών ομάδων, αλλά και για τη δομή της εργασίας μεμονωμένων εργαζομένων […].
Έχω ήδη πει ότι ο ίδιος χρησιμοποίησα αυτή την ιδέα ως καθηγητής. Ως μεταπτυχιακός φοιτητής στο τμήμα πληροφορικής στο Georgetown, οργάνωσα τη δουλειά μου χρησιμοποιώντας πίνακες Trello. Το υπολογιστικό φύλλο μου έμοιαζε με το τυπικό πρότυπο του Benson, με τις στήλες "Σε εξέλιξη" και "Τέλος". Όπως πολλοί οπαδοί των προσωπικών συστημάτων Kanban, δημιούργησα τις δικές μου στήλες για αυτές τις εργασίες τα οποία θέλω να εκπληρώσω, αλλά αυτή τη στιγμή δεν ασχολούμαι ενεργά με αυτά (αργότερα θα μιλήσω για αυτό περισσότερο). Κάθε Δευτέρα, μελετούσα τις πληροφορίες στον πίνακα, μετακινούσα τις κάρτες και αποφάσιζα τι θα δούλευα εκείνη την εβδομάδα. Τις επόμενες μέρες, έλεγχα συχνά τον πίνακα για να δω τι μπορούσα να κάνω κατά τη διάρκεια του χρόνου που αφιέρωσα για τα μεταπτυχιακά. Μόλις εμφανίστηκαν νέα αιτήματα - με τη μορφή email, τηλεφωνικών κλήσεων ή, όπως συμβαίνει συχνά, περνούσαν ερωτήσεις πέρα από το γραφείο των μαθητών μου - έγραψα αμέσως τις πληροφορίες σε κάρτες και τις δημοσίευσα στον πίνακα για να εργαστώ σε αυτές τις στιγμές Αργότερα.
Χωρίς έναν πίνακα εργασιών στην πανεπιστημιακή μου εργασία, θα βασιζόμουν στην επικοινωνία στο στυλ. υπερκινητικό μυαλό κυψέληςΜια ροή εργασίας που εστιάζει στη συνεχή επικοινωνία και τροφοδοτείται από τυχαία ροή μηνύματα που παραδίδονται μέσω ψηφιακών μέσων επικοινωνίας όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και αγγελιοφόροι.. Ως αποτέλεσμα, θα βυθιζόμουν σε υποτονική αλληλογραφία με πολλούς ανθρώπους - μέρα με τη μέρα. Θα γινόμουν ένα τυπικό θύμα ενός υπερκινητικού μυαλού: κάποιος που δεν αποχωρίζεται ούτε ένα φορητό υπολογιστή μια συνάντηση και δεν άφησε ποτέ το τηλέφωνό του καθώς περνούσε στην πανεπιστημιούπολη προσπαθώντας να κάνει χίλια πράγματα ταυτόχρονα. Με άλλα λόγια, χωρίς αυτό το σύστημα, η δουλειά μου θα ήταν μια ζωντανή κόλαση. Με τη βοήθεια του πίνακα εργασιών, κατάφερα να μειώσω σημαντικά την κατανάλωση πόρων. Πληροφορίες σχετικά με την επερχόμενη εργασία τοποθετούνται στον πίνακα, δομημένες και ολοκληρώνω μεθοδικά τις εργασίες στον χρόνο που διατίθεται για αυτό. Γι' αυτό, όπως ίσως μαντέψατε, έγινα ισχυρός υποστηρικτής της χρήσης πινάκων εργασιών όχι μόνο για οργάνωση της εργασίας της ομάδας, αλλά και για τον εξορθολογισμό της επαγγελματικής ζωής των μεμονωμένων εργαζομένων, ασχολείται με ψυχική εργασία.
Για να σας βοηθήσουμε με αυτήν την εργασία, ακολουθούν μερικά παραδείγματα βέλτιστων πρακτικών που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τους πίνακες εργασιών.
1. Χρησιμοποιήστε πολλαπλές σανίδες
Πολλοί υποστηρικτές του προσωπικού Kanban χρησιμοποιούν μόνο έναν πίνακα για να οργανώσουν τις επαγγελματικές τους εργασίες. Συνιστώ να ακολουθήσετε μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση. Έχετε ξεχωριστό ταμπλό για κάθε ρόλο που εκτελείτε στον επαγγελματικό τομέα. Αυτή τη στιγμή είμαι καθηγητής πανεπιστημίου σε τρεις πολύ διαφορετικούς ρόλους: ερευνητής, δάσκαλος και μεταπτυχιακός φοιτητής. Για κάθε έναν από αυτούς τους ρόλους, ξεκίνησα ένα ξεχωριστό ταμπλό. Έτσι, όταν αναλύω τη διδακτική μου δραστηριότητα, δεν με ενοχλούν άσχετες εργασίες στον τομέα της έρευνας ή της εργασίας με μεταπτυχιακούς φοιτητές. Ως αποτέλεσμα, δεν χρειάζεται να εναλλάσσομαι μεταξύ διαφορετικών δραστηριοτήτων και λύνω γρηγορότερα ζητήματα εργασίας.
Θεωρώ επίσης ότι μερικές φορές είναι χρήσιμο να υπάρχει ξεχωριστός πίνακας για μεγάλα έργα (για παράδειγμα, αυτά που χρειάζονται περισσότερες από δύο εβδομάδες για να ολοκληρωθούν). Για παράδειγμα, πριν από λίγο καιρό ήμουν πρόεδρος ενός μεγάλου επιστημονικού συνεδρίου. Αυτή η θέση περιλάμβανε τη λύση πολλών εργασιών. Γι' αυτό αποφάσισα ότι θα ήταν ευκολότερο να δημιουργήσω έναν ξεχωριστό πίνακα, οι πληροφορίες του οποίου δεν θα επικαλύπτονται με άλλους τομείς της επαγγελματικής μου ζωής. Μόλις ολοκληρώθηκε αυτό το έργο, δεν χρειαζόμουν πλέον το διοικητικό συμβούλιο.
Φυσικά, μπορείτε να λειτουργήσετε μόνο με περιορισμένο αριθμό σανίδων, έτσι ώστε η εργασία να μην καταστεί συντριπτική. Για αυτόν τον λόγο, νομίζω ότι είναι καλή ιδέα να υπάρχει ένα ξεχωριστό συμβούλιο για κάθε επαγγελματικό ρόλο και κάθε μεγάλο έργο. Σε αυτήν την περίπτωση, οι περισσότεροι άνθρωποι θα έχουν δύο έως τέσσερις σανίδες που μπορούν εύκολα να εργαστούν. Αντίθετα, εάν έχετε δέκα πίνακες, οι πόροι που απαιτούνται για την εναλλαγή μεταξύ τους θα υπερβούν τα όποια οφέλη από τη δομή εργασιών.
2. Κάντε τακτικές συνεδρίες ένας προς έναν για να αναλύσετε πληροφορίες
Όταν μιλήσαμε για πίνακες εργασιών για ομάδες γνώσης, υποστήριξα ότι ο καλύτερος τρόπος για να αναλύσουμε τις πληροφορίες που περιέχουν είναι να κάνουμε τακτικές συναντήσεις. Το ίδιο ισχύει και για τον προσωπικό σας πίνακα. Εάν θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το εργαλείο, αφιερώστε χρόνο κάθε εβδομάδα για να αναλύσετε και να ενημερώσετε τις πληροφορίες στον πίνακα. Κατά τη διάρκεια αυτών των μεμονωμένων συνεδριών, ελέγξτε τις λεπτομέρειες και μετακινήστε τις κάρτες, ενημερώνοντας την κατάσταση της εργασίας όπως απαιτείται. Η διαδικασία δεν θα διαρκέσει πολύ. Εάν το κάνετε τακτικά, 5-10 λεπτά θα είναι αρκετά.
Μην κανονίζετε τέτοιες συνεδρίες πολύ συχνά: κατέληξα στο συμπέρασμα ότι μια φορά την εβδομάδα είναι αρκετή. Αλλά μην αγνοήσετε αυτό το είδος δραστηριότητας. Αν το αποφασίσεις πίνακα εργασιών δεν είναι μια αρκετά καλή μέθοδος για την αποθήκευση πληροφοριών σχετικά με τις εργασιακές σας υποχρεώσεις, τότε θα επιστρέψετε σε μια πυρετώδη αλληλογραφία στο πνεύμα ενός υπερκινητικού συλλογικού μυαλού. Βάλτε τις πληροφορίες για τη μεμονωμένη συνεδρία στο ημερολόγιό σας και λάβετε το τόσο σοβαρά όσο όλες τις άλλες συναντήσεις και συναντήσεις. Οι προσαρμοσμένοι πίνακες εργασιών μπορούν να κάνουν την επαγγελματική σας ζωή πολύ πιο εύκολη, αλλά μόνο εάν είστε πρόθυμοι να αφιερώσετε το χρόνο σας για να εργαστείτε μαζί τους.
3. Προσθέστε μια στήλη "Διαπραγματεύσιμη".
Ως επικεφαλής του μεταπτυχιακού σχολείου, συχνά πρέπει να συζητήσω θέματα εργασίας με ορισμένους από τους συναδέλφους μου: με τον κοσμήτορα, με επικεφαλής του μεταπτυχιακού προγράμματος και με άλλους δύο καθηγητές που συμμετέχουν στην επιτροπή, την οποία Ι επικεφαλίδα. Στον πίνακα εργασιών μου, πρόσθεσα μια στήλη για κάθε έναν από αυτούς τους υπαλλήλους και την ονόμασα "Για να συζητήσουμε στην επόμενη συνάντηση". Μόλις προκύψει μια ερώτηση, όταν πρέπει να πάρω τη γνώμη κάποιου από Συνάδελφοι, καταστέλλω την παρόρμηση να του στείλω ένα γρήγορο email. Αντίθετα, καταχωρίζω πληροφορίες σχετικά με την εργασία στη στήλη "Συζήτηση στην επόμενη συνάντηση".
Συναντιέμαι με τον επικεφαλής του διδακτορικού προγράμματος σε εβδομαδιαία βάση σε καθορισμένη ώρα. Κατά τη συνάντησή μας, συζητάμε όλα τα θέματα που εμφανίστηκαν σε αυτή τη στήλη την περασμένη εβδομάδα. Όσον αφορά τον κοσμήτορα και τα μέλη της επιτροπής, περιμένω μέχρι να υπάρξουν αρκετές ερωτήσεις στη στήλη Συζήτηση και μετά κανονίζω μια συνάντηση για να συζητήσουμε τα πάντα αμέσως. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να σας φαίνεται πολύ απλή, αλλά είχε πολύ θετικό αντίκτυπο στη δουλειά μου.
Φανταστείτε, για παράδειγμα, ότι σε μια εβδομάδα υπήρχαν πέντε κάρτες πληροφοριών στη στήλη Συζήτηση με τον Dean. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η οποία θα διαρκέσει 20-30 λεπτά, θα αναπτύξουμε μια στρατηγική μαζί του για καθένα από αυτά τα θέματα. Αν του έγραφα ένα γράμμα κάθε φορά, θα έπρεπε να διεξάγω πέντε διαλόγους ταυτόχρονα μέσα στην εβδομάδα. Ως αποτέλεσμα, θα είχα τσεκάρει το e-mail μου δέκα φορές και θα είχα ενοχληθεί που είχα αποσπαστεί από τη δουλειά.
Εάν θέλετε να ελαχιστοποιήσετε τα ατελείωτα μηνύματα και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τους μεμονωμένους πίνακες εργασιών, αυτή είναι ίσως η πιο πολύτιμη συμβουλή που μπορώ να σας δώσω. Οι τακτικές συναντήσεις μπορούν να αντικαταστήσουν το 90% της ταραχώδους αλληλογραφίας. Απλά πρέπει να παρακολουθείτε ακριβώς ποια θέματα πρέπει να συζητηθούν. Με τη βοήθεια του πίνακα εργασιών, αυτό είναι εύκολο να γίνει.
4. Προσθέστε μια στήλη "Αναμονή για απάντηση".
Εάν συνεργάζεστε σε πνευματική εργασία, μερικές φορές χρειάζεται να διακόψετε την εργασία σε μια εργασία ενώ περιμένετε να απαντήσει ένα άλλο άτομο σε μια ερώτηση ή σε μια πληροφορία που λείπει. Εάν έχετε δημιουργήσει έναν προσωπικό πίνακα εργασιών, αυτές οι κολλώδεις ερωτήσεις μπορούν εύκολα να παρακολουθηθούν χρησιμοποιώντας τη στήλη Αναμονή για απάντηση. Όταν μεταφέρετε μια εργασία εκεί, σημειώστε στην κάρτα ακριβώς από ποιον περιμένετε απάντηση και τι θα κάνετε όταν λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες. Αυτό θα σας επιτρέψει να παραμείνετε στην πορεία μέχρι να έχετε τη δύναμη να επηρεάσετε την κατάσταση και να συνεχίσετε να εργάζεστε αποτελεσματικά όταν φτάσουν οι απαραίτητες πληροφορίες. Το πιο σημαντικό, βάζετε άλυτα ζητήματα σε ασφαλές μέρος και απαλλαγείτε από τα υποκείμενα ανησυχίαότι κάτι δεν έγινε.
Το βιβλίο «Νέες Αρχές Επιχειρηματικής Επικοινωνίας» βασίζεται σε επιχειρηματικές υποθέσεις και στις τελευταίες έρευνες στον τομέα της ψυχολογίας και της νευροεπιστήμης. Από αυτό θα μάθετε πώς να σκέφτεστε συστηματικά, τι πρέπει να κάνετε για να ξαναχτίσετε τη ροή εργασίας σε έναν οργανισμό, σε μια ομάδα και για μεμονωμένους υπαλλήλους και άλλα ενδιαφέροντα πράγματα.
Αγοράστε ένα βιβλίοΔιαβάστε επίσης📌
- 5 συμπεριφορές που ξεχωρίζουν τους πραγματικά πολύτιμους υπαλλήλους από τους απλούς
- 8 καλύτερες εφαρμογές αναζήτησης εργασίας
- Ποιος είναι master scrum και πώς να γίνεις
Οι καλύτερες προσφορές της εβδομάδας: εκπτώσεις από AliExpress, Zarina, Button Blue και άλλα καταστήματα