10 τρόποι για να κάνετε το ημερολόγιο εργασίας σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικό
μικροαντικείμενα / / June 14, 2022
Πάρτε ελεύθερο χρόνο για να λύσετε προβλήματα και εγκαταλείψτε τη διαχείριση του χρόνου.
Ποια επιτυχημένα ντουέτα γνωρίζετε; Μπάτμαν και Ρόμπιν, πατάτες και ποδόσφαιρο, Ολιβιέ και Πρωτοχρονιά. Ξέρεις τι άλλο πάει υπέροχα μαζί; Το ημερολόγιο και η παραγωγικότητά σας. Σοβαρά, προσπαθήστε να βελτιώσετε μόνο το ένα πράγμα χωρίς να βελτιώσετε το άλλο - είναι απίθανο να πετύχετε. Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να μετατρέψετε το ημερολόγιο εργασίας σας σε ένα αποτελεσματικό εργαλείο για την επίτευξη των στόχων σας.
1. Προγραμματίστε διακοπές για να λύσετε προβλήματα
Όλοι έχουν εκκρεμείς εργασίες να ολοκληρώσουν ή έργα που πρέπει να ξεκινήσουν προκειμένου να χτίσουν, για παράδειγμα, την επιχείρηση των ονείρων τους. Σπάνια όμως βρίσκουμε χρόνο για όλα αυτά.
Ένας απλός τύπος θα βοηθήσει στην επίλυση του προβλήματος: χρόνος × μέγιστη συγκέντρωση σε μία εργασία. Εάν δεν υπάρχει αρκετός χρόνος, τότε είναι απαραίτητο να αυξήσετε ακόμη περισσότερο τη συγκέντρωση. Και για αυτό πρέπει να αφαιρέσετε όλους τους περισπασμούς.
Ξεκινήστε ρωτώντας τι πρέπει να μάθετε για να προχωρήσετε στην καριέρα σας. Πιθανότατα, θα καταλήξετε σε αρκετές πολύ μεγάλες εργασίες που είναι δύσκολο να αναλάβετε ελλείψει ελεύθερου χρόνου. Και εδώ φτάνουμε στο πιο σημαντικό πράγμα - διακοπές για την επίλυση σημαντικών εργασιών και προβλημάτων. Δείτε πώς να το οργανώσετε:
- Αφιερώστε 2-3 ημέρες ή οποιοδήποτε άλλο χρονικό διάστημα στο ημερολόγιό σας που θα σας βοηθήσει να σημειώσετε σημαντική πρόοδο.
- Προσθέστε άλλη μια μέρα. Για ποιο λόγο? Τις περισσότερες φορές, υπερεκτιμούμε τις δυνάμεις μας.
- Εστιάστε πλήρως στην εργασία αυτή τη στιγμή.
Αντιμετωπίστε αυτήν την περίοδο σαν κανονικές διακοπές. Ολοκληρώστε όλα τα τρέχοντα έργα εργασίας εκ των προτέρων. Προειδοποιήστε τους πελάτες ή Συνάδελφοιότι δεν θα είσαι στο γραφείο αυτές τις μέρες. Ενεργοποιήστε μια αυτόματη απάντηση στην αλληλογραφία σας, ώστε να μην σας αποσπά τίποτα. Το multitasking και τα κοινωνικά δίκτυα επίσης απαγορεύονται αυστηρά. Το καθήκον σας είναι να εστιάσετε στη δουλειά και στην πρόοδο.
2. Προγραμματίστε ένα χρόνο μπροστά
Ο προγραμματισμός ενός ολόκληρου έτους εκ των προτέρων ακούγεται σαν μνημειώδες έργο. Επιπλέον, είναι αδύνατο να προβλεφθεί με ακρίβεια τι θα συμβεί στο μέλλον. Φυσικά, όλα αυτά είναι πολύ καλά επιχειρήματα. Ωστόσο, ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο μπορεί να είναι το κλειδί για την καλή διαχείριση του χρόνου.
Αυτό δεν σημαίνει ότι απαιτείται να σημειώνετε κάθε λεπτό των επόμενων 365 ημερών. Προσθέστε μόνο τα απαραίτητα στο ημερολόγιό σας: τακτικές συναντήσεις, ραντεβού, γενέθλια, διακοπές, ταξίδια, εκδηλώσεις και επαναλαμβανόμενες εργασίες. Αυτή η προσέγγιση θα σας βοηθήσει να μειώσετε τα επίπεδα άγχους και θα βεβαιωθείτε ότι καθημερινά εργάζεστε σε πραγματικά σημαντικά πράγματα.
3. Δημιουργήστε την τέλεια εβδομάδα σας
Τώρα που έχετε εφαρμόσει το συνολικό σας σχέδιο, ήρθε η ώρα να περιορίσετε λίγο τα πράγματα προγραμματίζοντας την εβδομάδα σας. Αυτό μπορεί να γίνει κάθε Κυριακή.
Θεραπεύω σχεδίαση πώς να διαθέσετε τον προϋπολογισμό, μόνο σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να διαθέσετε τον χρόνο σας. Και, όπως και με τα χρήματα, θα τα «ξοδέψετε» πρώτα στο σχέδιό σας, γραμμένο σε χαρτί.
Μπορείτε επίσης να βρείτε θέματα για κάθε εβδομάδα - μεγάλες εργασίες που θα εργαστείτε για τις επόμενες 7 ημέρες.
4. Απλοποιήστε το καθημερινό σας πρόγραμμα
Δεν έχει νόημα να κάνετε ένα σύνθετο και μακρύ σχέδιο, αντίθετα, όσο πιο απλό τόσο το καλύτερο.
Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ένα σχέδιο σύμφωνα με το οποίο πρέπει να επισημάνετε τις τρεις κύριες εργασίες της ημέρας. Αυτό μπορεί να είναι αποτελεσματικό, αλλά αυτή η μέθοδος έχει επίσης μερικά κενά. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε λάθος εργασίες. Ή είναι λάθος να καθοριστεί ο χρόνος που θα χρειαστεί για την ολοκλήρωσή τους. Επιπλέον, άλλες περιπτώσεις μπορούν πάντα να εμφανιστούν ξαφνικά, τι να τις κάνετε;
Είναι εύκολο να καταλήξετε σε ένα απλό αλλά αποτελεσματικό σχέδιο. Κοιτάξτε το καθαρό καθημερινά ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΕικόνα της ημέρας: Το καθημερινό πρόγραμμα του Benjamin Franklin / The Atlantic ένας από τους ιδρυτές των Ηνωμένων Πολιτειών, ο Benjamin Franklin. Υπήρχε ακόμη και ένα μέρος για καλές συνήθειες.
- Συντονιστείτε για την ημέρα: ντους, πρωινό, προσωπικές εργασίες, προετοιμασία για δουλειά (3 ώρες).
- Πρωινές εργασίες (4 ώρες).
- Ανάλυση τρεχόντων έργων και γεύμα (2 ώρες).
- Καθημερινές εργασίες (4 ώρες).
- Δείπνο, ξεκούραση και τέλος εργάσιμης ημέρας (4 ώρες).
- Ονειρο (7 η ώρα).
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα ως πρότυπο και στη συνέχεια να το συμπληρώσετε με τις δικές σας εργασίες.
5. Να προσέχετε τους κιρκάδιους ρυθμούς
Μέσα στον καθένα μας υπάρχει ένα ειδικό «ρολόι» που διανέμει ενέργεια όλη την ημέρα. Αυτοί είναι κιρκάδιοι ρυθμοί. Υποστηρίζουν βασικές λειτουργίες στο σώμα μας, όπως ο ύπνος και αγρυπνία. Αν έχετε ταξιδέψει ποτέ σε πόλη ή χώρα με διαφορετική ζώνη ώρας, τότε μάλλον καταλαβαίνετε πόσο δύσκολο είναι να προσαρμοστείτε σε διαφορετικό ρυθμό.
Το ίδιο ισχύει και για το ημερολόγιο εργασίας. Προσπαθήστε να κατανείμετε εργασίες σε αυτό ανάλογα με τους κιρκάδιους ρυθμούς: το πιο σημαντικό πράγμα είναι να προγραμματίσετε για το μεσημέρι ή τις 18:00, το πιο εύκολο - για νωρίς το πρωί, 15:00 ή αργά το βράδυ. Και το καλύτερο πράγμα είναι να παρακολουθείτε το επίπεδο δραστηριότητάς σας όλη την ημέρα. Μπορεί να είστε πιο παραγωγικοί τα μεσάνυχτα παρά το μεσημέρι.
6. Κάνω διαλλείματα
Πολλοί από εμάς πιστεύουν λανθασμένα ότι τα διαλείμματα είναι χάσιμο χρόνου. Στο τέλος, είναι καλύτερα να αφιερώσετε αυτά τα 15-20 λεπτά σε σημαντικές εργασίες.
Στην πραγματικότητα, αυτή η προσέγγιση της παραγωγικότητας είναι από καιρό ξεπερασμένη. Επιπλέον, τα τακτικά διαλείμματα μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα. Χρειάζεται όμως και να τους προσεγγίσουμε υπεύθυνα.
Προγραμματίστε διαλείμματα εκ των προτέρων, κατά προτίμηση σύμφωνα με τους κιρκάδιους ρυθμούς, και καθορίστε πώς θα περάσετε τον ελεύθερο χρόνο σας. Για παράδειγμα, Κάνε μια βόλτα σε εξωτερικούς χώρους ή ασκηθείτε στο γυμναστήριο.
Το κύριο πράγμα είναι να βρείτε τη χρυσή τομή. Δεν πρέπει να καταχραστείτε τα υπόλοιπα, αλλά η εργασία χωρίς διακοπή δεν θα σας φέρει ικανοποίηση. Ορίστε ένα χρονόμετρο για το διάλειμμά σας και αντιμετωπίστε το σαν μια άλλη σημαντική συνάντηση ή εργασία.
7. Σταματήστε να χρησιμοποιείτε τη διαχείριση χρόνου
Μπορεί να ακούγεται αντιπαραγωγικό, αλλά η αλήθεια είναι ότι ο χρόνος είναι σχεδόν αδύνατο να ελεγχθεί. Επομένως, πρέπει να εστιάσετε σε αυτό που μπορείτε να ελέγξετε. Για να βελτιώσετε τον εαυτό σας και το ημερολόγιό σας, δώστε προσοχή σε διάφορους τομείς:
- Ενέργεια. Αντί να ξεπεράσετε τις νέες προκλήσεις, κάντε ένα διάλειμμα όταν είστε κουρασμένοι. Έτσι επαναφέρετε ενέργεια και αυξάνετε την απόδοση.
- προτεραιότητες. Βάλτε τα στο ημερολόγιό σας και εργαστείτε πρώτα σε εργασίες προτεραιότητας. Μην σπαταλάτε ενέργεια σε εργασίες που μπορούν να ανατεθούν, να αναπρογραμματιστούν ή να αγνοηθούν.
- Εγκέφαλος. Η νευροπλαστικότητα είναι η ικανότητα του εγκεφάλου να δημιουργεί νέες και να αποκαθιστά τις χαμένες νευρικές συνδέσεις. Όσο πιο συχνά εξασκείτε ορισμένες εργασίες, τόσο πιο εύκολο γίνεται για εσάς να τις δουλέψετε.
- Ουσία. Αφαιρέστε τα περιττά σκουπίδια από το ημερολόγιό σας, όπως εργασίες που είναι πολύ μικρές, και εστιάστε στα ζωτικής σημασίας.
- Συγκεντρώνω. Εδώ είναι διαφορετικό τεχνολογία. Για παράδειγμα, Pomodoro - 25 λεπτά εργασίας και 5 λεπτά ανάπαυσης. Ή ο κανόνας 52/17 - 52 λεπτά δουλειά και 17 λεπτά διάλειμμα. Αυτό θα κρατήσει την προσοχή σας όλη την ημέρα.
- Συναισθήματα. Οι αρνητικές εμπειρίες δεν αποσπούν μόνο την προσοχή, αλλά και εξαντλητικές. Προσθέστε διασκεδαστικές δραστηριότητες στο ημερολόγιό σας και αφιερώστε χρόνο για αυτοφροντίδα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αποφύγετε την εξάντληση.
8. Σπρώξτε τον εαυτό σας να αλλάξει καθήκοντα
Για να παρακινήσετε τον εαυτό σας, ενεργοποιήστε τις υπενθυμίσεις ημερολογίου στο smartphone σας ή ακόμα και ρυθμίστε ένα κανονικό χρονόμετρο κουζίνας. Το κύριο πράγμα είναι ότι ο ήχος δεν σας ενοχλεί, αλλά σας προτρέπει απαλά πότε είναι ώρα να μεταβείτε στο επόμενο πράγμα. Αυτό θα σας βοηθήσει να τηρήσετε το πρόγραμμά σας χωρίς να ξεφύγετε από προηγούμενες εργασίες.
9. Μην φοβάστε τους χώρους
Εάν σχεδιάζετε προσεκτικά τα πράγματα, πιθανότατα θα παρατηρήσετε κενά στο ημερολόγιό σας. Και αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό. Εντός λογικής, φυσικά. Εάν υπάρχει ένα διάλειμμα δύο ωρών μεταξύ των εργασιών, αξίζει να το σκεφτείτε, αλλά ένα διάλειμμα 30 λεπτών είναι απολύτως φυσικό. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, μπορείτε να προετοιμαστείτε για μια νέα συνάντηση, να τακτοποιήσετε επείγοντα θέματα, να ολοκληρώσετε μια δύσκολη εργασία, να διαλογιστείτε, να κάνετε μερικές ασκήσεις διατάσεων ή να αξιολογήσετε την πρόοδό σας για την ημέρα.
10. Αποφύγετε τα μοτίβα
Τα ηλεκτρονικά ημερολόγια από προεπιλογή διαθέτουν μια τυπική ώρα για κάθε εργασία, αλλά αυτή δεν είναι η καλύτερη εφεύρεση. Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορούν να γίνουν σε 30 λεπτά. Και οι πιο σημαντικές πληροφορίες από μια συνάντηση εργασίας μπορούν εύκολα να χωρέσουν σε 15 λεπτά.
Μην βασίζεστε σε πρότυπα - αφιερώστε όσο χρόνο χρειάζεστε για να εργαστείτε.
Διαβάστε επίσης🧐
- 15 λειτουργίες του Ημερολογίου Google που πρέπει να χρησιμοποιήσετε στο μέγιστο
- Γιατί ένα ημερολόγιο είναι καλύτερο από μια λίστα υποχρεώσεων
- Ένα ημερολόγιο που θα βάλει τα πάντα στη θέση τους στη ζωή