8 λάθη που κάνουν τις λίστες υποχρεώσεων να μην λειτουργούν
μικροαντικείμενα / / April 22, 2022
Τα περισσότερα από αυτά δεν είναι καθόλου δύσκολο να αποφευχθούν.
Μια λίστα υποχρεώσεων σάς βοηθά να προγραμματίσετε τη μέρα σας με σαφήνεια και να εστιάσετε σε σημαντικές εργασίες. Αλλά πρέπει να είστε προσεκτικοί: ένα ελάττωμα - και αυτό το χρήσιμο εργαλείο μετατρέπεται σε μια χαοτική χωματερή που είναι αδύνατο να αντιμετωπιστεί. Οι ειδικοί στην παραγωγικότητα έχουν εντοπίσει μερικά από τα πιο κοινά λάθη στη λίστα υποχρεώσεων και πώς να τα αποφύγετε.
1. Μη γράφεις πράγματα
Ένα προφανές σημείο, αλλά αξίζει να θυμηθούμε: εάν κρατάτε τη λίστα των εργασιών αποκλειστικά στο μυαλό σας, τότε σίγουρα θα ξεχάσετε κάτι. Το να γράψετε πράγματα σε ένα χάρτινο σημειωματάριο, σε σημειώσεις στο τηλέφωνό σας ή σε ένα έγγραφο στον υπολογιστή σας θα σας βοηθήσει να έχετε μια ξεκάθαρη εικόνα, ακόμα και όταν οι σκέψεις σας αρχίζουν να μπερδεύονται από την κούραση.
Ο κοινωνιολόγος και προπονητής διαχείρισης Jen Yager σημειώνει ότι αυτό σας επιτρέπει επίσης να είστε πιο υπεύθυνοι για τα καθήκοντα. «Διαφορετικά πράγματα που σε τραβούν προς διαφορετικές κατευθύνσεις απλά εξαφανίζονται επειδή έχεις ένα ξεκάθαρο σχέδιο μπροστά στα μάτια σου», εξηγεί ο ειδικός.
2. Αντιμετωπίστε τη λίστα υποχρεώσεων σας σαν μια λίστα επιθυμιών
Φυσικά, θα ήταν ωραίο να εφαρμόσετε την ιδέα που σας ήρθε στο μυαλό πριν από μερικές μέρες, αλλά αναρωτηθείτε: «Θέλω πραγματικά να το κάνω αυτό σήμερα;»
Εμπειρογνώμονας διαχείρισης χρόνου και συγγραφέας βιβλία «Νιώθω ηρεμία. Παραγωγικότητα και ψυχική ηρεμία σε μια εποχή αιώνιων προθεσμιών» Η Laura Vanderkam πιστεύει ότι δεν έχει νόημα να προσθέσετε στη λίστα εκείνες τις εργασίες που δεν σκοπεύετε να ολοκληρώσετε. «Θα παραμείνουν εξίσου ακατάλληλα αν δεν τα αναφέρετε. Επιπλέον, θα βοηθήσει στην αποφυγή των συναισθημάτων ενοχής », σημειώνει ο ειδικός.
Δημιουργήστε μια ξεχωριστή λίστα για μεγάλα πράγματα και έργα που θα θέλατε να κάνετε, αλλά αργότερα. Ο εμπειρογνώμονας παραγωγικότητας Ντέιβιντ Άλεν αποκαλεί αυτή τη λίστα «ίσως κάποια μέρα». Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε τις ιδέες σας και να μην υπερφορτώνετε την καθημερινή ατζέντα.
«Να θυμάστε ότι μια λίστα υποχρεώσεων είναι ένα εργαλείο παραγωγικότητας, όχι μια μαγική λίστα με αυτά που θα θέλατε να επιτύχετε», υπενθυμίζει η Jen Yager.
3. Προσθέστε πάρα πολλές εργασίες στη λίστα
Σύμφωνα με τη Laura Vanderkam, ένα από τα μεγαλύτερα λάθη είναι να είσαι πολύ φιλόδοξος όταν κάνεις μια λίστα. Είναι καλύτερα να το κάνετε πιο σύντομο και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες.
«Η λίστα υποχρεώσεων πρέπει να αποτελείται από 3-5 εργασίες που πρόκειται να ολοκληρώσετε σήμερα. Ναι, έχετε πολλά περισσότερα έργα που απαιτούν προσοχή. Αλλά στην ιδανική περίπτωση, μια λίστα υποχρεώσεων είναι ένα είδος συμβολαίου με τον εαυτό σας. Υπόσχεστε στον εαυτό σας να εκπληρώσει ακριβώς αυτά τα καθήκοντα, ανεξάρτητα από τα άλλα πράγματα», καταλήγει ο ειδικός.
Και οι λιγότερο σημαντικές εργασίες μπορούν πάντα να διανεμηθούν στις πλησιέστερες ημέρες της εβδομάδας ή του μήνα.
4. Μην σπάτε τα μεγάλα πράγματα σε μικρά βήματα
Συχνά στη λίστα μπαίνουν πράγματα που απαιτούν πολλά βήματα για να ολοκληρωθούν ταυτόχρονα. Τέτοια μεγάλα έργα πρέπει να αντιμετωπίζονται με προσοχή.
Ο Mike Vardy, δημιουργός του ιστολογίου παραγωγικότητας Productivityist, πιστεύει ότι χωρίς να χωρίσετε μεγάλες εργασίες σε μικρά μέρη, δεν θα επιτύχετε το μέγιστο αποτέλεσμα.
Η προπονήτρια παραγωγικότητας, Grace Marshall, προσθέτει ότι με μια μικτή λίστα μεγάλων, όπως η κατασκευή ενός ιστότοπου και μικρά πράγματα, όπως η παραγγελία μιας νέας παρτίδας επαγγελματικών καρτών, είναι πολύ πιο πιθανό να αναβάλλουμε μεγάλα έργα μετά.
«Αυτό συμβαίνει γιατί όταν βρισκόμαστε σε λειτουργία δράσης, θέλουμε να αναλάβουμε απλές εργασίες που σίγουρα μπορούμε να λύσουμε. Είναι σαν ένα εθιστικό παιχνίδι στον υπολογιστή. Ποτέ δεν μας προσφέρεται να σώσουμε τον κόσμο από τα ζόμπι ή να βρούμε θησαυρό με ένα βήμα. Αντίθετα, περνάμε από το ένα επίπεδο μετά το άλλο και ολοκληρώνουμε όλες τις αποστολές με τη σειρά», εξηγεί η Grace Marshall.
5. εσφαλμένη διατύπωση
Ο blogger Michael Vardy συμβουλεύει να χρησιμοποιείτε πάντα ρήματα. Αντί για σύντομες φράσεις όπως "Seryozha, email" μείνετε σε σαφείς φράσεις, για παράδειγμα: "Στείλτε στοιχεία πωλήσεων στον Sergey μέσω email".
«Φανταστείτε ότι πρέπει να παραδώσετε τις ευθύνες σε κάποιον άλλο. Εάν ξεκινήσετε την περιγραφή της εργασίας με ένα ρήμα, θα είναι πολύ πιο εύκολο για ένα άτομο να καταλάβει τι απαιτείται από αυτόν. Είστε από το μέλλον και υπάρχει αυτό το άτομο. Απλοποιήστε το έργο σας και απαλλαγείτε από ασαφείς διατυπώσεις», συνιστά ο Michael Vardy.
6. Αντιμετωπίστε τα εισερχόμενά σας ως λίστα υποχρεώσεων
Εάν αφήσετε τα email που έρχονται στο ταχυδρομείο να ελέγχουν την ημέρα σας, θα σπαταλάτε όλο τον χρόνο σας λύνοντας τα προβλήματα των άλλων. «Ας είμαστε ειλικρινείς: η ροή των μηνυμάτων δεν στερεύει ποτέ. Δεν είναι περίεργο που νιώθουμε ότι δεν έχουμε την ενέργεια να κάνουμε οτιδήποτε άλλο», λέει η προπονήτρια παραγωγικότητας Grace Marshall.
Σκεφτείτε τους στρατηγικούς σας στόχους - φιλόδοξα προληπτικά έργα, επιθυμίες για το έτος ή παγκόσμιες κατευθύνσεις ανάπτυξης. Πόσο συχνά εμφανίζεται κάτι από αυτά στο email σας; Εάν σπάνια, τότε είναι καλύτερα να στρέψετε την προσοχή σας σε άλλες εργασίες.
7. Μην βρίσκετε χρόνο για ξεκούραση
Τα περιοδικά διαλείμματα, όπως μια βόλτα στο πάρκο ή μια πεντάλεπτη άσκηση αναπνοής, σας βοηθούν να επαναφορτιστείτε και να αποκτήσετε δύναμη. Και αυτό δεν είναι λιγότερο σημαντικό από τη διαγραφή της επόμενης εργασίας από τη λίστα.
«Πολλοί άνθρωποι βρίσκουν άσκοπο να προσθέσουν κάτι «μη παραγωγικό» στη λίστα τους. Ωστόσο, λίγη ξεκούραση βοηθάει να εστιάσετε πιο βαθιά και πιο αποτελεσματικά σε επόμενες εργασίες. Αφήστε τα διαλείμματα να είναι κάτι φυσικό και αδιαμφισβήτητο για εσάς. Αυτό θα εξισορροπήσει την ενέργειά σας, θα παραμείνετε συγκεντρωμένοι και θα αποτρέψει την εξάντληση», λέει ο σύμβουλος ευεξίας και ψυχολόγος Lee Chambers.
8. Καταγράψτε τις περιττές εργασίες
Είναι πάντα ωραίο να ελέγχεις τι έχεις κάνει. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι αξίζει να προσθέσετε ένα μεγάλο αριθμό στοιχειωδών εργασιών στο πρόγραμμά σας.
«Ενώ υπάρχουν οφέλη από την καταγραφή μικρών δραστηριοτήτων και συνηθειών, έχουν πολλά περισσότερα μειονεκτήματα. Γίνεται πιο δύσκολο για εμάς να ιεραρχήσουμε τις εργασίες, η λίστα γίνεται πιο περίπλοκη και μερικές φορές υπάρχει τοξική παραγωγικότητα που οδηγεί σε υπερβολική εργασία και αναβλητικότητα. Επιπλέον, μπορεί να υπάρχει μια ψεύτικη αίσθηση ότι καταφέραμε να κάνουμε πολλά μέσα σε μια μέρα, αν και στην πραγματικότητα μπερδευόμασταν με στοιχειώδη πράγματα », λέει ο Lee Chambers.
Για μικρές συνήθειες και τελετουργίες, όπως υπενθυμίσεις για λήψη βιταμινών ή άσκηση, ο ειδικός συνιστά τη χρήση ειδικών εφαρμογών όπως ιχνηλάτες συνήθειας.
Διαβάστε επίσης🧐
- Πώς να προγραμματίσετε γρήγορα και εύκολα μια εβδομάδα χρησιμοποιώντας μια λίστα τρέχουσας λειτουργίας
- Ένα απλό σύστημα προγραμματισμού για όσους έχουν βαρεθεί τη διαχείριση χρόνου, τους στόχους και τις λίστες υποχρεώσεων
- 9 απλές λίστες που θα σας βοηθήσουν να γίνετε πιο παραγωγικοί