7 μυστικά παραγωγικότητας που χρησιμοποιούν οι ειδικοί όταν δεν τα καταφέρνουν
μικροαντικείμενα / / March 24, 2022
Μόνο μια απλή ερώτηση, μια λίστα εργασιών σε χαρτί και άλλα αποδεδειγμένα κόλπα.
Όταν υπάρχει όλο και περισσότερη δουλειά, αρχίζουμε να πνίγουμε σε έργα και να σπάμε τις προθεσμίες. Ρίξτε το άγχος της ζωής και η λίστα με τις υποχρεώσεις γίνεται σαν το Έβερεστ, που είναι αδύνατο να κατακτήσετε. Θα εκπλαγείτε, αλλά οι ειδικοί στην παραγωγικότητα αντιμετωπίζουν τα ίδια προβλήματα. Ειδικά για αυτές τις περιπτώσεις, έχουν μερικές απλές αλλά πολύ αποτελεσματικές λύσεις.
1. Ζητήσετε βοήθεια
Μόλις ο συντάκτης του περιοδικού Wired, Άλαν Χένρι, συνειδητοποιήσει ότι έχει αναλάβει πάρα πολλά έργα, σταματά και ταξινομεί τις εργασίες κατά σπουδαιότητα.
«Αυτό είναι το πιο δύσκολο κομμάτι. Όχι όμως επειδή πρέπει να οργανώσεις εργασίες - είναι εύκολο - αλλά επειδή πρέπει να κάνεις ένα διάλειμμα και να συνειδητοποιήσεις όλο το εύρος της δουλειάς. Μερικές φορές φαίνεται ανόητο να κάνετε ένα διάλειμμα μόνο για να αρχίσετε να εργάζεστε ξανά αργότερα, ειδικά όταν είστε κουρασμένοι ή δεν μπορείτε να συνεχίσετε. Αλλά είναι απαραίτητο να αποκατασταθεί η διαύγεια της σκέψης. Κάντε μια βόλτα, πιείτε ένα ποτήρι νερό, φροντίστε να γευματίσετε», λέει ο Henry.
Μετά από ένα τέτοιο διάλειμμα, συνιστά να χωρίσετε τα πράγματα κατά προτεραιότητα, σημασία και ικανότητα ανάθεσης. Το τελευταίο σε αυτή την περίπτωση δεν σημαίνει «δώσε το σε κάποιον». Το θέμα είναι να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο για κάποιες εργασίες, να επικοινωνήσετε με έναν συνάδελφο με κάποιες και να αρνηθείτε κάποιες.
Ο Χένρι συμβουλεύει να μην ντρέπεστε να ζητήσετε βοήθεια. Δεν χρειάζεται να είστε υπεύθυνοι για όλα μόνοι σας. Εάν έχετε την ευκαιρία να στηριχτείτε σε συναδέλφους, χρησιμοποιήστε την.
Άλαν Χένρι
Συντάκτης του περιοδικού Wired.
Δεν έχετε ιδέα πόσα αφεντικά, όταν με είδαν να τρέχω στο διάδρομο με ξέφρενα μάτια, είπαν: «Την επόμενη φορά, επικοινωνήστε μαζί μου όταν κάτι πάει στραβά. Θα σε βοηθήσω".
2. Γράψτε τα όλα σε χαρτί
Η σύμβουλος διαχείρισης χρόνου Anna Dirmon Kornik θέλει να καταγράφει τις σκέψεις και τις σκέψεις της σε χαρτί. Χωρίζει το φύλλο σε τέσσερα ίσα μέρη. Το πρώτο είναι για εργασίες που πρέπει οπωσδήποτε να γίνουν, το δεύτερο είναι για να κάνεις, το τρίτο είναι για να κάνεις και το τέταρτο για να κάνεις. Στη συνέχεια, ο πραγματογνώμονας κατανέμει τις υποθέσεις σε κατηγορίες, και στη συνέχεια, ήδη εντός καθεμιάς από αυτές, κατά προτεραιότητα.
Ο Cornick συγκρίνει αυτήν την τεχνική με ένα τρυπητό, το οποίο βοηθά να «πιέζετε» τις εργασίες, να αφήνετε τα πιο σημαντικά, να κατανοείτε από πού να ξεκινήσετε και να ξεκινήσετε ήρεμα στη δουλειά.
3. Απαλλαγείτε από την περίσσεια
συγγραφέας βιβλία Το "My Productive Year" Chris Bailey απαριθμεί τακτικά όλα τα τρέχοντα έργα. Και μετά κάνει το ίδιο με τον Άλαν Χένρι: αποφασίζει ποιες υποθέσεις μπορούν να εγκαταλειφθούν και ποιες να μεταφερθούν σε άλλους.
Ο Bailey διανέμει τα υπόλοιπα έργα σύμφωνα με τις προθεσμίες. Αν δεν έχει χρόνο για κάτι, προσπαθεί να προειδοποιήσει ότι η εργασία θα καθυστερήσει. Και αν καταλάβει ότι θα τελειώσει, αντιθέτως, νωρίτερα, ενημερώνει ότι θα είναι δυνατό να το κλείσει εκ των προτέρων.
Κρις Μπέιλ
Συγγραφέας του βιβλίου «Η παραγωγική μου χρονιά».
Στο 90% των περιπτώσεων, αυτή η τακτική με βοηθά να μειώσω τον φόρτο εργασίας. Εάν εξακολουθείτε να πρέπει να εργάζεστε υπερωρίες, αυτή η μέθοδος μπορεί τουλάχιστον να ανακουφίσει το άγχος.
4. Παραδέξου ότι δεν μπορείς να το κάνεις
Σύμβουλος διαχείρισης χρόνου Pamela L. Ο Ριντ προσπαθεί να εργάζεται με συνέπεια σε εργασίες, αλλά μερικές φορές εξακολουθεί να αποσπάται η προσοχή του. Σε τέτοιες στιγμές, πολλές πρακτικές τη βοηθούν:
- Μάθετε πού είναι. "Το κεφάλι μου γυρίζει, χρειάζομαι βοήθεια!"
- Θέστε προτεραιότητες και κατανοήστε: η δουλειά πρέπει να γίνει τώρα ή στο εγγύς μέλλον, ή μπορεί να αναβληθεί για αργότερα.
- Περιορίστε τους περισπασμούς – ελέγξτε λιγότερο τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή αφιερώστε συγκεκριμένο χρόνο για μικρές, επαναλαμβανόμενες εργασίες.
- Κλείστε την πόρτα, μείνετε μόνοι, δώστε στον εαυτό σας μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο και βυθιστείτε στις εργασίες.
5. Αλληλεπιδράστε γρήγορα με άλλους
Η σύμβουλος παραγωγικότητας Rachel Izip προτιμά να κάνει ένα διάλειμμα επειδή η εργασία σε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα οδηγεί σε υπερφόρτωση πληροφοριών. Κατά τη διάρκεια ενός διαλείμματος, δεν ελέγχει το email ή το τηλέφωνο και δεν προσπαθεί να αναλάβει το πρώτο πράγμα που συναντά για να τελειώσει τουλάχιστον κάτι, αλλά προσπαθεί να ηρεμήσει και να αποφασίσει τι θα κάνει στη συνέχεια.
Ο ειδικός εξετάζει προσεκτικά τα ίδια τα έργα προθεσμίες και καθορίζει αν πρέπει να γίνουν ανεξάρτητα ή αν πρόκειται για ομαδική προσπάθεια. Εάν εργάζεστε παράλληλα, τότε πρέπει να αλληλεπιδράσετε τώρα. Για παράδειγμα, γράψτε "Αυτή είναι η νέα μας προθεσμία" ή "Θα μπορώ να σας δείξω το μέρος της δουλειάς μου μέχρι το τέλος της ημέρας". Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να ειδοποιήσετε τους συναδέλφους σας για το τι συμβαίνει το συντομότερο δυνατό.
6. Κάντε μια διευκρινιστική ερώτηση
Η επιχειρηματική προπονήτρια Kathy Wussow πιστεύει ότι οι σαφείς προτεραιότητες βοηθούν στην αντιμετώπιση του μπλοκαρίσματος στην εργασία. Εάν έχετε έναν διαχειριστή έργου ή ένα αφεντικό, μερικές φορές είναι απλώς θέμα να επικοινωνήσετε μαζί τους: «Εδώ είναι τα έργα που έχω αυτή τη στιγμή. Ποια είναι η προτεραιότητα;
Εάν προσδιορίζετε μόνοι σας τη σημασία των εργασιών, χρησιμοποιήστε αυτήν την ερώτηση: «Ποια από τις εργασίες πρέπει να λυθεί ή να αφαιρεθεί από τη λίστα αυτή τη στιγμή, ώστε να μπορούν να λυθούν και άλλες ή να γίνουν ευκολότερες»; Η απάντηση θα σας βοηθήσει να καταλάβετε από πού να ξεκινήσετε.
7. ηρέμησε
Ο ειδικός στην παραγωγικότητα Samphie Wye σημειώνει ότι οι άνθρωποι συνήθως αναζητούν απλές λύσεις στα προβλήματα. Ωστόσο, για να είστε πραγματικά παραγωγικοί, πρέπει να εξασκείτε τακτικά στη διαχείριση του άγχους, να είστε επίμονοι, να είστε σε θέση να βάζετε προτεραιότητες και να διαχειρίζεστε χρόνο και εργασίες.
Η ίδια η Wye πρώτα από όλα επεξεργάζεται τα συναισθήματά της - διαλογίζεται ή συμμετέχει σε άλλες πρακτικές. «Καταλαβαίνετε ότι έχετε επιτύχει ένα αποτέλεσμα όταν η καρδιά αρχίζει να χτυπά με κανονικό ρυθμό, οι μύες, η κάτω γνάθος και ακόμη και τα φρύδια χαλαρώνουν και η αναπνοή εξομαλύνεται ξανά», εξηγεί ο ειδικός.
Στη συνέχεια καταγράφει τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν. «Το πρόβλημα είναι πολύ πιο εύκολο να λυθεί όταν το βλέπεις μπροστά στα μάτια σου», λέει ο Wye. Μετά από αυτό χρησιμοποιεί Μήτρα Αϊζενχάουερ — ασχολείται με επείγοντα και σημαντικά πράγματα, κατανέμει χρόνο στο χρονοδιάγραμμα για σημαντικά αλλά όχι επείγοντα, αναθέτει σε άλλους επείγουσες εργασίες που δεν αποτελούν μέρος των καθηκόντων της και διαγράφει τα υπόλοιπα.
Εάν δεν μπορείτε να εστιάσετε, η Samphie Wye συμβουλεύει να προσπαθήσετε να πιέσετε την προθεσμία. «Τις περισσότερες φορές εκπλήσσομαι με το πόσο κατανόηση δείχνουν οι άνθρωποι στα προβλήματά μου», σημειώνει ο ειδικός.
Διαβάστε επίσης🧐
- 12 συμβουλές από έναν ειδικό που θα σας βοηθήσουν να τηρήσετε τις προθεσμίες
- 9 Συμβουλές για να παραμείνετε παραγωγικοί κατά τη διάρκεια της κατάθλιψης
- 12 μυστικά παραγωγικότητας που χρησιμοποιούν οι διασημότητες
Πώς να αντικαταστήσετε σερβιέτες και ταμπόν μιας χρήσης: 3 εναλλακτικά προϊόντα γυναικείας υγιεινής
Life hack: πώς να εξοικονομήσετε χρήματα σε αγορές από το AliExpress χρησιμοποιώντας μια πιο ευνοϊκή συναλλαγματική ισοτιμία δολαρίου