Πώς να χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά τις αυτόματες απαντήσεις σε e-mail

Madden αν οι αυτόματες απαντήσεις στις επιστολές σας στο στυλ του «Hello, αυτή τη στιγμή δεν μπορώ να απαντήσω e-mail σας.» Ειδικά όταν όλα τα φώτα και η απάντηση που απαιτείται «χθες». Οι απαντήσεις αυτές προκαλούν ερεθισμό σε ανθρώπους και άλλα συναισθήματα αρνητικά, και τους λόγους για τους οποίους δεν μπορούν πλέον να ανταποκριθεί στο αίτημα, που είναι απολύτως δεν με νοιάζει.

© φωτογραφία

Προκειμένου για άλλη μια φορά να μην ενοχλούν τους ανθρώπους, να τους αναγκάσει την κατανόηση και ίσως ένα χαμόγελο, λίγο να επεξεργαστείτε τυποποιημένες απαντήσεις.

Αποφύγετε το προφανές

Κατ 'αρχάς, ξεκινήστε με την απάντηση, η οποία είναι πιο ενοχλητικό και όλα αυτά δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται.

Έλαβα την επιστολή σας. Πρώτον, αυτό δεν είναι απόλυτα αληθές. Επειδή η επιστολή έχει πέσει σε κουτί σας, αλλά αν το έχετε δει ή διαβάσει - είναι ένα άλλο ζήτημα. Εάν δεν διαβάζουν, στη συνέχεια, είτε αγνοούνται, είτε έχετε καλύτερα πράγματα να κάνουν. Και γι 'αυτό είναι ακόμη πιο ενοχλητική.

Διάβασα την επιστολή σας το συντομότερο δυνατόν.

Αφήστε τέτοιες απαντήσεις είναι πολύ επικίνδυνο. Κατ 'αρχάς, ο κάθε άνθρωπος έχει τη δική του ιδέα χρονοδιάγραμμα «συντομότερο δυνατό». Δεύτερον, αφήνοντας τις ακόλουθες απαντήσεις σε όποιον σας στέλνει ένα e-mail στο θερμές περιόδους της δουλειάς σας, αφήστε τους ανθρώπους ελπίζουν να πάρουν μια απάντηση σε αυτά «το συντομότερο δυνατόν». Απαντήστε στις πολλές επιστολές από αυτό το χρονικό διάστημα είναι απλά μη ρεαλιστικό. Και οι άνθρωποι ενοχλούνται, ενοχλημένος και θυμωμένος.

Σας ευχαριστούμε για το μήνυμά σας. Ευγένεια - αυτό είναι καλό. Αλλά ποια είναι η χρήση του «ευχαριστώ» αν ακόμα δεν απαντήσει στις επιστολές; Τα άτομα που παίρνουν το χρόνο να σου γράψω ένα γράμμα, και σε αντάλλαγμα έλαβε μια τυπική ευχαριστήρια επιστολή και ηρεμίας. Αποδεικνύεται ότι όχι μόνο δεν απάντησε στις επιστολές τους, αλλά και αποδείχθηκε ότι είναι πολύ ανειλικρινής.

Παρακαλώ περιμένετε μια απάντηση μέσα σε 24-48 ώρες. Αυτή η απόκριση λιγότερο ερεθιστικά και μπορεί να είναι πιο χρήσιμο, όπως ο άνθρωπος υποδεικνύει ορισμένες χρονοδιάγραμμα. Αλλά αν ξέρεις ότι ακόμα δεν έχουν το χρόνο, είναι καλύτερα να αρνηθεί μια τέτοια αυτόματη απάντηση ή επιλέξτε μια άλλη φορά - λιγότερο από σαφές. Όπως «αναμένουν μια απάντηση μέσα σε 3-5 ημέρες.»

Προσπαθήστε να ξυπνήσει στον άνθρωπο πολύ εγκάρδιος

Δηλαδή, να πάρει μια απάντηση που δεν θα προκαλέσει ερεθισμό και να αφήσει το άτομο σε μια καλή διάθεση. Δεν θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια αυτόματη ανταπόκρισης, αν δεν ήταν τόσο φορτωμένο με το έργο. Αυτό είναι γι 'αυτό και θα πρέπει να πούμε στο μήνυμα. Για τους ανθρώπους να καταλάβουν ότι δεν μπορεί να απαντήσει, όχι επειδή είναι πολύ τεμπέλης ή δεν με νοιάζει τι είναι γραμμένο εκεί. Και επειδή έχετε έναν καλό λόγο γι 'αυτό.

Γράψτε κάτι σαν - «Αυτή τη στιγμή είμαι πολύ απασχολημένος εργασίας και δεν έχουν χρόνο για μηνύματα διαδικασία. Αλλά για να απαντήσω e-mail σας το συντομότερο μπορώ. Σας ευχαριστούμε για την υπομονή και την κατανόησή σας. "

Στο τέλος, αν η απάντηση είναι τόσο σημαντικό, αυτό το άτομο μπορεί απλά να σας καλέσει και να μάθετε όλα όσα χρειάζεστε, για ένα λεπτό.

Χρησιμοποιήστε χιούμορ

Χιούμορ για τον τόπο και πραγματικά βοηθά την εξομάλυνση της κατάστασης. Μερικές φορές ένα και μόνο χαμόγελο, και όλα με τη μία πέφτει στη θέση του, και η απογοήτευση και ο θυμός εξαφανίζεται. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το σε σας αυτόματη απάντηση. Απλά θυμηθείτε εδώ ότι ο καθένας έχει μια αίσθηση του χιούμορ και κάποιες απαντήσεις μπορεί να μην φαίνεται και τόσο γελοίο. Ως εκ τούτου, αστεία εύκολα και σε γενικά θέματα.

Αυτό μπορεί να είναι κάτι σαν «είμαι καλυμμένος με μια χιονοστιβάδα της εργασίας. Από τη στιγμή που το έργο διάσωσης για σκάψιμο μου από τα συντρίμμια θα τελειώσει, θα διαβάσει την επιστολή σας και να απαντήσει σε αυτό «, κ.λπ.

Συντομία - η αδελφή του ταλέντου

Αυτόματη απάντηση δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλο (ή απλά δεν είχε διαβάσει μέχρι το τέλος, καθώς μπορείτε επίσης να πάρει το χρόνο του ανθρώπου, η οποία αναμένει μια φυσιολογική αντίδραση στην περίπτωση) και, στην ιδανική περίπτωση, αποτελείται από τρία σημεία:

1. Η επιστολή αυτή είναι μια αυτόματη απάντηση.
2. Ο λόγος για τον οποίο στάλθηκε σε αυτό το email.
3. Περαιτέρω δράσεις του παραλήπτη της επιστολής. Για παράδειγμα, είστε σε διακοπές, και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου θα αντικαταστήσει έτσι-και-έτσι, σε όλα τα ζητήματα που αναφέρονται σε αυτό: το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του αναπληρωτή σας.

Αν πλησιάζετε σε αυτό το πρόβλημα δημιουργικά και σωστά γράφετε όλα αυτά αυτόματη απάντηση δεν θα είναι πλέον δικαιούχοι ενοχλούν. Ειδικά αν μείνει εκεί την ανθρώπινη επαφή, η οποία κατά την απουσία σας λύνει όλα τα προβλήματα.

άκρη μπόνους

Kevin Rose, του οποίου το γραμματοκιβώτιο γεμίσει ένα απίστευτο αριθμό των emails κάθε μέρα, να αλλάξετε ρυθμίσεις και δημιούργησαν την «πτώχευση του φίλτρου.» Μερικές φορές, παρά τις καλύτερες προσπάθειές μας, χάνουμε σημαντικά μηνύματα. Ως εκ τούτου, ο Kevin προτείνει τη δημιουργία μιας αυτόματης απάντησης που στέλνει το μήνυμα, όπως ένας μετά από δύο εβδομάδες:

«Το E-mail σας (διεύθυνση) δεν άνοιξε μέσα σε 14 ημέρες. Προκειμένου να μειωθεί στο ελάχιστο η συσσώρευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τέθηκε στο αρχείο. Αν εξακολουθείτε να θέλετε να πάρετε την απάντηση, απλά πατήστε το πλήκτρο «Απάντηση» (απάντηση) και το μήνυμά σας θα τοποθετηθεί αυτόματα στην ουρά προτεραιότητας. Σας ευχαριστώ. "

Αυτό δεν είναι σίγουρα η πιο απάντηση ευγενικό, αλλά αν δεν ασχολείται με τις αναφορές για να σας συναρπάσει, μπορεί να βοηθήσει πολύ. Κατ 'αρχάς, να σας δώσω το πρόσωπο γνωρίζουν ότι η επιστολή του δεν έχει διαγραφεί ή να διαβάσετε και αναπάντητα? δεύτερον, αν είναι σημαντικό γι 'αυτόν, θα είναι και πάλι θυμίζει το ίδιο με την αποστολή ενός μηνύματος στην ουρά για να διαβάσετε? και, τέλος, τρίτον, μπορείτε να ζητήσει συγγνώμη για ό, τι δεν είχε ακόμη χρόνο για να διαβάσετε την επιστολή.