5 κανόνες του e-mail-εθιμοτυπία ή πώς να έχετε πάντα τις απαντήσεις στις επιστολές τους
Συμβουλές Παραγωγικότητα / / December 19, 2019
Γράψτε μια επιστολή δεν είναι πάρα πολύ δύσκολο, αλλά πώς να το κάνουμε, έτσι, για να πάρετε μια απάντηση από το πολυάσχολο άτομο που δεν ξέρετε;
Mattan Griffel, ο επικεφαλής του προγράμματος κατάρτισης Ένα μήνα Rails και εταίρο του έργου GrowhackΚαθημερινά δέχεται για εκατοντάδες emails, και το καθένα από αυτά δεν πρέπει να μείνουν αναπάντητες. Ειδικά για αυτό το Mattan διαθέτει η περίπου μία ώρα στο πρόγραμμά σας κάθε μέρα για να καθορίσει ποια από αυτά απαιτούν άμεση απάντηση, και τι - δεν υπάρχει. Πράγματι, μερικές φορές δεν υπάρχει χρόνος για να λάβουν γνώση των τεράστιων καμβά του κειμένου ή να προσπαθήσει να απαντήσει το ερώτημα είναι ασαφής, επιστρέφει στο του συγγραφέα, ότι ήθελε να πει ή να ζητήσετε.
Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, Mattan εντοπίστηκαν αρκετές μεγάλες παράγοντεςΠοια θα πρέπει να βοηθήσει να γράψω αυτό το e-mail, το οποίο θα έχετε πάντα μια απάντηση, ακόμη και από ένα πολυάσχολο άτομο.
Γράψτε ένα σύντομο γράμμα
Αν το μήκος e-mail σας σε 2-3 προτάσεις, είναι πολύ πιο εύκολο να διαβάσετε τώρα, και όχι να αναβληθεί. Αν γράψετε μια επιστολή σε λίγες παραγράφους, να είναι προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι θα πρέπει να περιμένουμε για μια απάντηση για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Κάντε αναγνώσιμο κείμενο
Ένα άτομο είναι πολύ πιο εύκολο να αντιληφθεί πληροφορίες κατανέμονται σε σύντομες παραγράφους του μερικές προτάσεις, με σαφείς λίστες και επιμέρους τμήματα από το συνεχή ιστό του κειμένου. Mattan δίνει πολλά παραδείγματα των επιστολών που λαμβάνει.
Κακό παράδειγμα:
«Καλησπέρα, Mattan!
Θα υπογράψει για την προπόνησή σας Απρίλιο και θα ήθελα να πω ότι αυτό είναι ένα πολύ καλό εισαγωγικό μάθημα. Θα ακολουθήσω τη συμβουλή σας, χρησιμοποιήστε Hartl Tutorial. Και θέλω να σας ρωτήσω για συμβουλές. Υπάρχουν ανάλογα Hartl του Rails φροντιστήριο για την ανάπτυξη εφαρμογών για το iPhone υπάρχει; Θέλω να δημιουργήσω μια ιστοσελίδα Ράγες για την επιχείρησή της γυναίκας μου, και μαζί με αυτό την εφαρμογή για το iPhone. Θα ήμουν πολύ ευγνώμων για τη βοήθεια. "
Αυτή η επιστολή είναι αρκετά δύσκολο να διαβαστεί. Δεν μπορεί να συλλάβει την ουσία, απλά τρέχει μέσα από αυτό μέσα από τα μάτια, και ως εκ τούτου θα πρέπει να περνούν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια για να διαβάσετε ολόκληρο το κείμενο.
Και μπορείτε να γράψετε αυτό:
«Καλησπέρα, Mattan!
Θέλω να σας ευχαριστήσω για τη διάρκεια ένα μήνα Rails. Από τις συμβουλές σας κάνω Michael Hartl Ruby, χρησιμοποιώντας Rails φροντιστήριο.
Έχω μια γρήγορη ερώτηση: Γνωρίζετε μαθήματα HartTutorial τύπου, αλλά για iPhone εφαρμογές?»
Η δεύτερη έκδοση της επιστολής είναι πολύ πιο εύκολο να διαβάσει, και αφού γίνεται σαφές ότι από εσάς θέλετε. Για να επιτευχθεί το ίδιο αποτέλεσμα, ο διαχωρισμός των παραγράφων για σύντομες προτάσεις, επισημάνετε μια πρόσκληση σε δράση και να χρησιμοποιήσετε την επιλογή κειμένου «τολμηρό» ή «πλάγια», εφιστώντας την προσοχή του αναγνώστη με το σημαντικό τμήμα του κειμένου.
Σαφώς εξηγήσετε τι θέλεις να κάνω
Μάλλον, δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από ό, τι όταν στέλνετε ένα e-mail με περισσότερες πληροφορίες, αλλά δεν λένε ακριβώς τι θέλουν. Προσωπικά, έχω συχνά ανταποκρίνονται σε τέτοια γράμματα σε μια φράση: «Τι θέλεις να κάνω».
Θέλεις να έχεις κάποιον εισήγαγε; Ή για να διαβάσετε post στο blog σας και να δώσει ανατροφοδότηση; Ή μήπως θέλεις να απαντήσω ότι, αν θα μπορούσα να παρακολουθήσουν την εκδήλωση σας; Να είναι συγκεκριμένες και να μου πείτε γι 'αυτό αμέσως.
Κακό παράδειγμα:
Απλά κοίταξε την πορεία σας σχετικά με τον προγραμματισμό ηλεκτρονικών υπολογιστών. Είμαι 14 και αυτό είναι ό, τι ήθελα να κάνω στη ζωή. Θα μπορούσατε να με βοηθήσει με αυτό; Θέλω πάρα πολύ να πάρετε την απάντησή σας.
Στην επιστολή αυτή, έκκληση για δράση, «Βοήθησέ με», αλλά δεν ξέρω τι σημαίνει και τι να απαντήσει θα πρέπει να δώσει. Μια πιο συγκεκριμένη έκδοση:
Καλησπέρα, Mattan!
Είμαι 14 και θέλω να μάθω προγραμματισμό. Τι πόρους θα σας συστήσει να μου κατά πρώτο λόγο γι 'αυτό;
Εάν θέλετε να στείλετε μια μακρά επιστολή με περισσότερες πληροφορίες, γράψτε μια πρόσκληση σε δράση στην αρχή. Για παράδειγμα: «Σας γράφω αυτή την επιστολή για να σας για να δείτε αν μπορείτε να επισκεφθείτε την εκδήλωσή μας, όπως περιγράφεται παρακάτω. Μόλις απαντήσει «Ναι» ή «Όχι».
Η τεχνική αυτή βοηθά επίσης τον παραλήπτη για να διαπιστώσει αν πρέπει να διαβιβάσει το e-mail στο συνάδελφό του, τον οποίο συχνά να αναθέτει τα καθήκοντα αυτά.
Να λογικό με το αίτημά σας
Σήμερα είναι πολύ εύκολο να στείλετε e-mail, οι δαπάνες είναι 30 δευτερόλεπτα, η οποία θα προκαλέσει τον παραλήπτη να αφιερώσει απάντηση ώρα της εποχής του, και ακόμα περισσότερο.
Δεν χρειάζεται να ρωτήσετε στην επιστολή, έτσι πήγα στην ιστοσελίδα της εκκίνησης σας και να σας δώσει ανατροφοδότηση. Η αίτηση αυτή περιλαμβάνει μια λεπτομερή ανασκόπηση και ανάλυση του προϊόντος, και παίρνει πολύ χρόνο. Αν πάρω μια επιστολή, στην οποία μπορώ να απαντήσω σε 2 λεπτά, εγώ αμέσως να το κάνει. Σχετικά με το τι θέλετε να πάρετε την απάντηση; Τι γίνεται με το επιχειρηματικό μοντέλο σας; Ή το χρώμα του κουμπιού στην περιοχή; Ίσως το κείμενο; Να είναι συγκεκριμένες και δικαιολογημένα αιτήματα της.
Δεν είναι απαραίτητο να ελπίζουμε ότι ο εναγόμενος θα κάνει για σας, τη δουλειά σας και να καθορίσει τι πραγματικά θέλετε από αυτό. Δεν είναι απαραίτητο να τεθεί το ερώτημα του τύπου «Πώς νομίζεις ότι πρέπει να κάνουμε για να πάρει περισσότερους χρήστες;». Και δεν ζητούν γι 'αυτό απαιτεί πολλή δύναμη και ανθρώπινων πόρων, με την οποία κάνετε αίτηση. Για παράδειγμα:
Συμφωνείτε να φάμε μαζί μου και ένα άλλο συν-ιδρυτής; Θα θέλαμε να σας πω αυτό που κάνουμε, και να πείτε τη γνώμη σας για το έργο μας.
Οι αιτήσεις αυτές συχνά σημαίνει ότι το πρόσωπο που έγραψε την επιστολή, δεν ξέρει πραγματικά τι θέλει από τον εναγόμενο. Δεν είναι έκπληξη το γεγονός ότι τα εν λόγω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρνήθηκε.
Ανάλογα με την ποσότητα της εργασίας και των προτεραιοτήτων, Mattan συμφωνεί να κάνετε τα εξής:
- Δημοσιεύστε μια σύντομη απάντηση - «Σημαίνει πολλά για μένα» «Ευχαριστώ» ή
- Απάντηση σε μια συγκεκριμένη ερώτηση - αν μπορεί να γίνει σε λιγότερο από 2 λεπτά.
- Κρατήστε γρήγορα skype κλήση ή μιλάτε στο τηλέφωνο - περίπου 15 λεπτά.
- Γνωρίστε για καφέ - περίπου 45 λεπτά.
Φυσικά, αν βλέπει ότι μια προσωπική συνάντηση μπορεί να αντικατασταθεί από μια τηλεφωνική συνομιλία, θα επιμείνει στην τελευταία για να αποθηκεύσετε το χρόνο σας.
Αποδείξτε γιατί θα πρέπει να περάσουν το χρόνο για να σας βοηθήσουμε
Το άτομο που δέχεται εκατοντάδες έρευνες και ζητά κάθε μέρα, φυσικά, δεν μπορεί να ανταποκριθεί σε όλα αυτά. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να επιλέξετε, με βάση τις πληροφορίες που λαμβάνει. Ως εκ τούτου, εισάγοντας τον εαυτό του με το έγγραφο πρέπει να αναφέρει για το παρελθόν επιτυχημένη εμπειρία του έργου για τα έργα που γνωρίζει ο εναγόμενος. Αν δεν έχετε ήδη πλούσια εμπειρία, παρέχει ένα link στο site σας, προκειμένου να αποδείξει ότι κάνεις κάτι πραγματικά ουσιαστικό. Ο στόχος σας - ανθρώπινο ενδιαφέρον και να τους παρακινήσει να περνούν το χρόνο τους μόνο και μόνο για εσάς.
Τα συμβούλια αυτά δεν είναι κάτι καινούργιο, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να γράψει μια συνοπτική, ευανάγνωστο και ένα συγκεκριμένο e-mail, και ως εκ τούτου να αυξήσουν τις πιθανότητές τους να πάρει μια απάντηση.
Και τι θα προσθέσετε στη λίστα της προσωπικής εμπειρίας; Τι κόλπα χρησιμοποιούν για να πάρουν απαντήσεις στις επιστολές τους (ειδικά αν γράψετε ένα πρόσωπο για πρώτη φορά); Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας στα σχόλια.