Πώς να προγραμματίσετε συναντήσεις για να είναι αποτελεσματικές
μικροαντικείμενα / / September 07, 2021
Μην χάνετε χρόνο.
Μπορεί να μην σας αρέσουν οι συναντήσεις, αλλά πρέπει ακόμα να τις πραγματοποιήσετε. Αυτό είναι ένα ουσιαστικό μέρος της ροής εργασίας σε κάθε εταιρεία. Ένας τρόπος για να κάνετε τα ραντεβού πιο χρήσιμα και πιο γρήγορα είναι να τα προγραμματίσετε προσεκτικά. Το βιβλίο της Olga Demyanova, Doctor of Economics, «Γρήγορες και αποτελεσματικές συναντήσεις. Από την προετοιμασία μέχρι την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος ».
Με την άδεια του εκδοτικού οίκου "Alpina Pro" Lifehacker δημοσιεύει ένα απόσπασμα από το δεύτερο κεφάλαιο.
Οι ίδιες οι συναντήσεις δεν αποτελούν πρόβλημα. Είναι ακόμη απαραίτητες και αποτελούν διαχειριστικό χαρακτηριστικό της δύναμης. Πρέπει να απαλλαγείτε από παρατεταμένες άχρηστες και αναποτελεσματικές συγκεντρώσεις.
Οι πιο συνηθισμένοι τύποι συναντήσεων:
- εβδομαδιαίος;
- στρατηγική?
- εργάτες?
- αναφορά?
- προγραμματισμός συναντήσεων ·
- καταιγισμός ιδεών;
- επαγγελματικές συνομιλίες και συναντήσεις ·
- ενημερώσεις.
Όλοι αυτοί οι τύποι μπορούν να ομαδοποιηθούν σε τέσσερις κύριες ομάδες:
- κατά διάρκεια: γρήγορο (έως 30 λεπτά) και παρατεταμένο (περισσότερο από 1 ώρα).
- από τον αριθμό των συμμετεχόντων: έως 10 άτομα ή περισσότερο.
- κατά σκοπό: εργασιακό, πολιτικό και ενημερωτικό.
- κατά το χρόνο: προγραμματισμένο και μη προγραμματισμένο.
Απαιτούμενα χαρακτηριστικά προγραμματισμού συνεδριάσεων
Τι να προγραμματίσετε:
- στόχοι?
- ημερήσια διάταξη;
- λίστα προσκεκλημένων ·
- πρόγραμμα;
- πληροφοριακό υλικό ·
- υπεύθυνος για την τήρηση του πρωτοκόλλου ·
- Κανονισμοί παραστάσεις.
Πρώτα και κύρια, ο ηγέτης πρέπει να λάβει υπόψη τους στόχους της συνάντησης. Αυτό είναι το σημείο εκκίνησης για την ατζέντα και τον κατάλογο των συμμετεχόντων, τον χρόνο και τους κανονισμούς.
Οι κύριοι στόχοι των συναντήσεων:
1. Νέες πληροφορίες - για την ενημερωτική συνάντηση:
- σημαντικές αλλαγές ειδήσεων και πολιτικής ·
- συζήτηση σχεδίων και στρατηγικών ·
- βραχυπρόθεσμες προβλέψεις.
- παρουσίαση νέων προϊόντων και προσεγγίσεων ·
- συζήτηση του προϋπολογισμού ·
- θέματα προσωπικού.
2. Παρακολούθηση γεγονότων και λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων - για τακτικές συνεδριάσεις:
- κύριους κινδύνους και δυσκολίες ·
- παράμετροι για την αξιολόγηση της προόδου ·
- αξιολόγηση των βασικών διαδικασιών και των απαραίτητων αλλαγών ·
- συζήτηση για το τι συμβαίνει: τι πηγαίνει καλά, τι χρειάζεται βελτίωση.
- βασικά μαθήματα και αποτελέσματα δράσεων ·
- συντονισμός των προσπαθειών;
- διαβιβάσεις.
3. Κίνητρο - δημιουργικές συναντήσεις, ανάπτυξη νέων προσεγγίσεων και χτίσιμο ομάδας:
- κίνητρο για δράση ·
- συλλογική λήψη αποφάσεων ·
- τιμώντας την ατομική και συλλογική επιτυχία.
Έτσι, ο σκοπός επηρεάζει τον τύπο της συνάντησης και το μοντέλο για την οργάνωσή της. Για παράδειγμα, οι συνεδρίες ενημέρωσης διαφέρουν στον αριθμό των συμμετεχόντων και στο χρονικό διάστημα. Τα κανονικά έχουν προγραμματισμένο χαρακτήρα, είναι γρηγορότερα στο χρόνο και με περιορισμένο αριθμό συμμετεχόντων. Οι δημιουργικές συναντήσεις απαιτούν ειδική προετοιμασία: οργάνωση επίπλων (συνήθως ξεχωριστά τραπέζια), τσάι, καφέ και ανεπίσημη ατμόσφαιρα. δεν απαιτούν τήρηση του ενδυματολογικού κώδικα.
Eisenhower Matrix for Ranking Meeting Questions
Πρέπει να θυμόμαστε ότι μια συνάντηση είναι μια πλατφόρμα όπου λαμβάνονται σημαντικές αποφάσεις και ξεπερνιούνται τα προβλήματα. Το Eisenhower Matrix είναι το πεδίο όπου συγκεντρώνονται όλα τα προβλήματα και οι ερωτήσεις. Κατατάσσονται ως προς τη σημασία και το επείγον.
Επειγόντως | Μη βιάζεσαι | |
Σπουδαίος | ΕΝΑ | σι |
Δεν πειράζει | ντο | ρε |
Πλατεία Α: σημαντικά και επείγοντα θέματα
Το τετράγωνο των σημαντικών και επείγοντων θεμάτων πρέπει να είναι κενό ή μικρό. Αυτό θα δείξει ότι συναντάτε την ημερομηνία λήξης. Εάν υπάρχουν πολλές τέτοιες περιπτώσεις, αυτό είναι ένα σημάδι ανοργάνωσης. Παραδείγματα περιπτώσεων που μπορούν να τετραγωνιστούν:
- περιπτώσεις που σχετίζονται άμεσα με τα λειτουργικά σας καθήκοντα και επηρεάζουν τα καθήκοντά σας αποδοτικότητα;
- περιπτώσεις, η αποτυχία των οποίων μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα ·
- θέματα που σχετίζονται με την υγεία και το ψυχολογικό κλίμα στην ομάδα.
- θέματα που επηρεάζουν την ασφάλεια της ομάδας ·
- περιπτώσεις, τα αποτελέσματα των οποίων πρέπει να συντονιστούν ή να παρουσιαστούν στη διοίκησή σας.
Πλατεία Β: σημαντικά αλλά όχι επείγοντα θέματα
Όταν οι εργασίες ή τα ζητήματα δεν έχουν επείγοντα χαρακτήρα και δεν υπάρχουν συγκεκριμένες λεπτομέρειες όταν πρέπει να εκτελεστούν, ορίζει ο ίδιος ο εκτελεστής συγχρονισμός. Αυτό το τετράγωνο περιλαμβάνει όλα τα πράγματα που σχετίζονται με τη λειτουργικότητά σας στην επιχείρηση, τα πράγματα στα οποία κάνετε σε τακτική βάση και, κατά κανόνα, η εφαρμογή τους συνδέεται με το γενικό πρόγραμμα στην επιχείρηση (για παράδειγμα, προετοιμασία του τελικού αναφορά). Οι ερευνητικές εργασίες που απαιτούν ορισμένο χρονικό διάστημα μπορούν να αποδοθούν σε τέτοιες περιπτώσεις, αλλά το ύψος του κόστους εργασίας είναι ασαφές μέχρι τη στιγμή της ολοκλήρωσης. Τα καθήκοντα του πρώτου και του δεύτερου τετραγώνου πρέπει να παρακολουθούνται συνεχώς, και ως εκ τούτου είναι σκόπιμο να τα συμπεριλάβετε στην ατζέντα των συναντήσεων.
Πλατεία Γ: επείγοντα αλλά ασήμαντα θέματα
Αυτά είναι περισπασμοί. Συχνά, απλώς παρεμβαίνουν στην εστίαση σε σημαντικές εργασίες και μειώνουν την αποδοτικότητα. Να θυμάστε πάντα τους στόχους σας και να μαθαίνετε να ξεχωρίζετε το σημαντικό από το δευτερεύον.
Αξίζει να μπείτε σε αυτήν την πλατεία:
- που επιβάλλεται από κάποιον από την πλευρά της συνάντησης ή διαπραγμάτευση;
- συζήτηση θεμάτων που μπορούν να επιλυθούν από υφισταμένους ·
- συζήτηση μη επιχειρηματικών θεμάτων ·
- συζήτηση αφηρημένων θεμάτων.
Πλατεία Δ: μη επείγοντα και ασήμαντα θέματα
Οι περιπτώσεις αυτής της κατηγορίας δεν σας προωθούν σε έργα, αλλά σας αποσπούν από την εργασία σε αυτά.
- δεν αποφέρουν καθόλου οφέλη.
- είναι χρήσιμο να μην ασχολούμαστε καθόλου μαζί τους.
- Χρονοφάγοι.
Για κάθε στόχο, ο ηγέτης βάζει επόμενες ερωτήσεις:
- Ποιος έχει τις πληροφορίες και τις γνώσεις σχετικά με το υπό εξέταση ζήτημα;
- Ποιανού συμφέροντα επηρεάζει αυτό το ζήτημα;
- Από ποιον εξαρτάται η απόφαση;
- Ποιος πρέπει να γνωρίζει τις πληροφορίες που θα συζητηθούν;
- Ποιος θα εφαρμόσει τις αποφάσεις που ελήφθησαν;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μεθοδολογία 99/50/1 όταν προγραμματίζετε συναντήσεις έργου.
Ο ηγέτης οργανώνει συναντήσεις σε τρία σημαντικά σημεία του έργου:
- στην αρχή - για να βυθίσετε όλους τους συμμετέχοντες στον ρυθμό του έργου και για την οικοδόμηση ομάδας της ομάδας.
- σε ένα ενδιάμεσο στάδιο - για να συζητήσετε τα αποτελέσματα της εργασίας που πραγματοποιήθηκαν και περαιτέρω προσαρμογές, εάν είναι απαραίτητη;
- στη γραμμή τερματισμού, όταν απομένει να πραγματοποιηθεί το 1% του συνολικού όγκου - για προκαταρκτική σύνοψη.
Αυτός ο χρόνος θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε καλύτερα τον χρόνο σας στις συναντήσεις.
Ημερήσια διάταξη
Η ατζέντα είναι ένα σχέδιο καθηκόντων που πρέπει να επιλυθούν κατά τη συνάντηση. Είναι απαραίτητο να καθοριστεί με σαφήνεια ο χρόνος για κάθε ομιλία, να διατεθεί ένας ξεχωριστός χρόνος για συζήτηση και ανατροφοδότηση από όλους τους συμμετέχοντες.
Όταν σχεδιάζετε το χρόνο της συνάντησής σας, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:
- τη σημασία του θέματος στην ημερήσια διάταξη ·
- το χρονικό όριο για κάθε παράσταση ·
- διαλείμματα εάν είναι απαραίτητο.
- 20% του χρόνου για επιπλέον σημαντικές πληροφορίες.
Η ατζέντα αποστέλλεται σε όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.
Ατζέντα με καθορισμό του χρόνου και ιδιαιτερότητες των ομιλιών
Ημερήσια διάταξη:
- Αποτελέσματα εργασιών για τη σύναψη συμβάσεων. Ιβάνοφ Ι. (15 λεπτά).
- Προβλήματα στη μεταφορά προμηθειών. Πέτροφ Ι. (15 λεπτά).
- Αποτελέσματα και σχέδια εργασίας έργου. Σιντόροφ Τ. (20 λεπτά).
Έναρξη στις 11:00.
Λήξη στις 12:15.
Πρέπει να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας για να έχετε γρήγορες και αποτελεσματικές συναντήσεις!
Οι οδηγίες χρόνου σας:
Σημαντικό και επείγον | 12 λεπτά |
Σημαντικό και μη επείγον |
24-36 λεπτά Επείγον και σημαντικό: 12 λεπτά - η αρχή του Pareto λειτουργεί εδώ: 20% του χρόνου δημιουργεί το 80% του αποτελέσματος, με μια μέση συνάντηση μίας ώρας (60 λεπτά), ο πιο παραγωγικός χρόνος είναι τα 12 λεπτά (20% των 60 λεπτών). Σημαντικό και μη επείγον: συνήθως προγραμματίζεται. Ο αποτελεσματικός χρόνος για τέτοιες συναντήσεις είναι 24-36 λεπτά. Η μέθοδος 60/40 λειτουργεί εδώ, σύμφωνα με την οποία, κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου για την ημέρα, το 40% του χρόνου πρέπει να αφεθεί ελεύθερο, 60% διαθέσιμο για προγραμματισμένη εργασία, συμπεριλαμβανομένου του 20% - για "απρόβλεπτο" και 20% - για εκείνα που προκύπτουν αυθόρμητα ή γίνονται συνοδευτικά. Με μέσο χρόνο συνάντησης μία ώρα (60 λεπτά), ο χρόνος για προγραμματισμένα σημαντικά αλλά μη επείγοντα θέματα είναι 24-36 λεπτά (40-60% των 60 λεπτών). |
Ασήμαντο και επείγον | Αντιπροσωπεία και έλεγχος μέσω τηλεφώνου και άλλων μέσων επικοινωνίας, όχι περισσότερο από τρία λεπτά για έλεγχο. |
Ασήμαντο και μη επείγον | Αντιπροσωπεία και έλεγχος από τη διοίκηση, όχι περισσότερο από ένα λεπτό ανά αποστολή. |
Λίστα προσκεκλημένων
Ο βέλτιστος αριθμός συμμετεχόντων σε γρήγορες συναντήσεις είναι 5-7 άτομα. 8 έως 12 άτομα είναι αποδεκτά εάν ο επικεφαλής της συνάντησης έχει δεξιότητες διαμεσολαβητή.
Για τη δημιουργία ιδεών, τον καθορισμό στόχων και την πτήση, η ιδανική σύνθεση δεν είναι περισσότερα από 15 άτομα.
Υπάρχει ένας αδιευκρίνιστος κανόνας στο Google - ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων δεν υπερβαίνει τους 10.
Το Amazon έχει έναν κανόνα δύο πίτσας: θα πρέπει να υπάρχουν τόσοι άνθρωποι σε μια συνάντηση, όσο μπορείτε να ταΐσετε δύο πίτσες.
Υπάρχει ένας κανόνας 8-18-1800:
- όχι περισσότερα από 8 άτομα - επίλυση εργασιακών ζητημάτων.
- όχι περισσότερο από 18 - καταιγισμός ιδεών, συλλογική επίλυση προβλημάτων.
- έως 1800 άτομα - πληροφορίες και δυνατότητα επικοινωνίας.
Μια μελέτη της Bain and Company λέει ότι στις ομάδες λήψης αποφάσεων, η προσθήκη περισσότερων από επτά από κάθε συμμετέχοντα έχει περίπου 10% λιγότερη αποδοτικότητα.
Τα άμεσα υπεύθυνα πρόσωπα υποχρεούνται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις.
Η Apple παραθέτει το όνομα του υπεύθυνου δίπλα σε κάθε στοιχείο σύσκεψης. Έτσι, κάθε εργαζόμενος έχει έναν σαφή τομέα ευθύνης στο πλαίσιο της ανάθεσης που του έχει ανατεθεί.
Εάν διοργανώνετε συχνά συναντήσεις, αυτό το βιβλίο θα είναι σίγουρα χρήσιμο: η Όλγα Ντεμιανόβα προτείνει τη μελέτη 16 τεχνικές και τέσσερα εργαλεία για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας όλων όσων συμμετέχουν σε αυτές τις συναντήσεις.
Για να αγοράσετε ένα βιβλίο
Διαβάστε επίσης🧐
- Πώς να κάνετε τις συναντήσεις πιο παραγωγικές
- 3 συμβουλές για να τερματίζετε πάντα τις συναντήσεις εγκαίρως
- Life hack: πώς να αποφύγετε άχρηστες συναντήσεις με το Zoom
Η πώληση iPhone ξεκίνησε στο AliExpress: 11 μοντέλα με εκπτώσεις έως 22 χιλιάδες ρούβλια