Πώς να αναθέσετε σωστά τις εργασίες

Ένας καλός ηγέτης δεν είναι αυτός που επωμίζεται τα πάντα στους ώμους του, αλλά αυτός που είναι σε θέση να συγκροτήσει μια ισχυρή αποτελεσματική ομάδα και να κατανείμει αρμοδιότητες με αρμοδιότητα, συμπεριλαμβανομένων των μη προγραμματισμένων.

Η ανάθεση, δηλαδή, η ανάθεση καθηκόντων από έναν υπάλληλο στον άλλο, βοηθά6 στρατηγικές για την πρόσληψη των υπαλλήλων σας / του Harvard Business School στο Διαδίκτυο Αυξήστε το επίπεδο συμμετοχής στην ομάδα, και οι ηγέτες που κατάφεραν σε αυτό, κατά μέσο όρο, φέρνουνΑνάθεση: Μια τεράστια πρόκληση διαχείρισης για επιχειρηματίες / Gallup Business Journal οι εταιρείες τους έχουν 33% περισσότερα έσοδα από τα υπόλοιπα.

Αλλά το να πεις «κάνε αυτό» είναι λάθος. Ένας τόνος παραγγελίας, μια κακώς προγραμματισμένη εργασία, η έλλειψη εξήγησης - όλα αυτά μπορούν να προκαλέσουν απόρριψη και, ως αποτέλεσμα, να μην καταλήγουν στο καλύτερο αποτέλεσμα.

Ο ειδικός του Harvard Business School, Lauren Landry, είπεΠώς να εκχωρήσετε αποτελεσματικά: 9 συμβουλές για διευθυντές / Harvard Business School Online κανόνες για την αποτελεσματική ανάθεση και βελτίωση της απόδοσης.

1. Αξιολογήστε τις δυνατότητες των εργαζομένων

Υπάρχουν εργασίες που δεν μπορούν να ανατεθούν. Για παράδειγμα, αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των ευθυνών σας. Ή άλλος υπάλληλος δεν έχει τις γνώσεις και τα προσόντα για την εκτέλεση τέτοιων εργασιών. Ή, αντίθετα, είναι πολύ πιο απλές από αυτές που συνήθως κάνει. Για παράδειγμα, ζητώντας από έναν διευθυντή πωλήσεων ή έναν ελεγκτή να βρει έναν πλοίαρχο για την επισκευή μιας καφετιέρας γραφείου, θα ήταν, ήπια, ακατάλληλη.

Γενικά, προτού εμπιστευτείτε κάτι σε κάποιον, θα πρέπει να αναρωτηθείτε:

• Θα αντιμετωπίσει ένα άτομο αυτό το έργο; Έχει αρκετό χρόνο ή θα επηρεάσει τις άλλες ευθύνες του;
• Ο υπάλληλος θα έχει αρκετές γνώσεις και δεξιότητες; Ή μήπως πρέπει να τον ενημερώσετε για τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα που είναι ευκολότερο να το κάνετε μόνοι σας ή να βρείτε άλλο ειδικό; Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συντάξετε μια αναφορά για την εργασία της ομάδας σε ένα έργο, αλλά ο συνάδελφος στον οποίο θέλετε να την αναθέσετε είναι γενικά Δεν έχω κάνει ποτέ κάτι τέτοιο, πράγμα που σημαίνει ότι η επιχείρηση θα προχωρήσει αργά, με ένα τρεμόπαιγμα και, ίσως, όλα θα πρέπει να μεταποιώ.
• Αυτή η εργασία θα βοηθήσει τον υπάλληλο να βελτιώσει κάποιες δεξιότητες, να αποκτήσει εμπειρία; Αυτό είναι προαιρετικό, αλλά θα ήταν ωραίο.
• Υπάρχει υπάλληλος που μπορεί να το χειριστεί καλύτερα;

2. Προσπαθήστε να ικανοποιήσετε τα ενδιαφέροντα και τις ανάγκες όλων

Για παράδειγμα, πρέπει να οργανώσετε τη δημιουργία ομάδας για ολόκληρη την ομάδα, αλλά δεν υπάρχει ειδικός υπάλληλος για αυτό. Υπάρχει όμως ένα άτομο που είναι ισχυρό στην επικοινωνία και θα ήθελε να αποκτήσει εμπειρία στη διοργάνωση εκδηλώσεων, κατάρτισης και διαχείρισης προσωπικού. Μπορείτε να του προσφέρετε αυτήν την εργασία.

Ή η εταιρεία μένει προσωρινά χωρίς ειδικευμένο στην SMM, αλλά υπάρχει κάποιος που είναι καλά έμπειρος στους αλγόριθμους των κοινωνικών δικτύων και δεν θα πειράζει να δοκιμάσει το χέρι του στο μάρκετινγκ.

Φυσικά, αυτό δεν είναι πάντα δυνατό. Υπάρχουν βαρετές εργασίες που κανείς δεν αρέσει. Ωστόσο, δεν θα είναι περιττό να αξιολογήσουμε κριτικά την ομάδα και να σκεφτούμε ποιος θα μπορούσε να επωφεληθεί από τη νέα ανάθεση.

3. Ρυθμίστε σωστά την εργασία

Όταν απευθύνεστε σε έναν υπάλληλο, εξηγήστε γιατί θέλετε να του αναθέσετε την εργασία, πώς μπορεί να είναι χρήσιμο για την εταιρεία και για αυτόν προσωπικά. Φροντίστε να επαινέσετε και να αναφέρετε τις δυνάμεις του που επηρέασαν την επιλογή σας. Να είσαι ευγενικός.

Πείτε μας για την ανάθεση λεπτομερώς. Έχετε έναν σαφή στόχο και χρονοδιάγραμμα. Δώστε όλα τα απαιτούμενα έγγραφα και άλλες πληροφορίες. Θα είναι πολύ καλό εάν όλα τα απαραίτητα υλικά είναι καθαρά και δομημένα, έτσι ώστε ο υπάλληλος να μην χρειάζεται να ξοδεύει πολλές ώρες για να καταλάβει τι είναι.

4. Παρέχετε κανονική επικοινωνία και μια άνετη ατμόσφαιρα

Ενημερώστε το άτομο ότι είστε πάντα εκεί για να βοηθήσετε, να προτείνετε, να απαντήσετε σε ερωτήσεις. Προειδοποιήστε ότι εάν για κάποιο λόγο δεν ανταποκριθεί ή χάσει την προθεσμία, θα είναι σε θέση να σας μιλήσει και μαζί θα καταλήξετε σε κάτι.

Ρωτήστε τι χρειάζεται για να ολοκληρώσει την εργασία. Ίσως χρειαστεί να του δώσετε πρόσθετες πληροφορίες ή, για παράδειγμα, να τον απελευθερώσετε από τρέχουσες υποθέσεις.

Είναι σημαντικό να παραμείνετε φιλικοί, έτσι ώστε ο υπάλληλος να μην διστάζει πραγματικά να επικοινωνήσει μαζί σας εάν κάτι πάει στραβά.

5. Συγουρεύομαι

Όταν ολοκληρώνετε μια εργασία μόνοι σας, έχετε τον πλήρη έλεγχο της κατάστασης. Εάν κάποιος άλλος αναλάβει τη δουλειά, μπορεί να υπάρχουν ένα εκατομμύριο προβλήματα που μπορεί να οδηγήσουν σε κακά αποτελέσματα ή χαμένες προθεσμίες.

Σκεφτείτε εκ των προτέρων τι θα κάνετε σε περίπτωση δυσμενούς ανάπτυξης εκδηλώσεων. Να είστε προετοιμασμένοι να αναλάβετε την εργασία μόνοι σας ή να την αναθέσετε γρήγορα σε κάποιον άλλο.

Προσπαθήστε να αντιμετωπίζετε αυτές τις καταστάσεις όχι ως αποτυχία, αλλά ως εμπειρία που θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα την ομάδα σας, τις δυνατότητές της και το επίπεδο οργάνωσης.

6. Κάνε υπομονή

Ναι, υπάρχουν πράγματα που είναι ταχύτερα να κάνετε μόνοι σας παρά να εμπιστευτείτε κάποιον και στη συνέχεια να αφιερώσετε χρόνο απαντώντας σε ερωτήσεις και παρακολουθώντας το αποτέλεσμα.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι δεν είστε ανθρώπινη ορχήστρα και για αποτελεσματική δουλειά πρέπει να αναπτύξετε την ομάδα σας οι εργαζόμενοι την ευκαιρία να κάνουν κάτι νέο, να γίνουν πιο ικανοί, να μάθουν, ακόμη και από τους Σφάλματα.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είστε υπομονετικοί εάν κάποιος υποβάλει πάρα πολλές ερωτήσεις ή αντιμετωπίζει μια εργασία πιο αργή από ότι αναμένατε.

7. Προχωρήστε και ζητήστε σχόλια

Όταν ολοκληρωθεί η εργασία, φροντίστε να ενημερώσετε τον υπάλληλο πώς αξιολογείτε την εργασία του: τι σας άρεσε και γιατί είστε έτοιμοι να τον επαινέσετε, ποια σημεία θα μπορούσαν να βελτιωθούν, τι πρέπει να γίνει για αυτό και τι να ψάξετε το μέλλον.

Να είσαι σωστός. Μην ορκίζεστε, μην υψώνετε τη φωνή σας, μην υποτιμάτε ή επικρίνετε χωρίς λόγο. Φροντίστε να ξεκινήσετε με επαίνους και στη συνέχεια να μιλήσετε απαλά για το τι πρέπει να επεξεργαστείτε.

Εάν το έργο για το άτομο ήταν νέο και δύσκολο, ρωτήστε τον πώς εργάστηκε σε αυτό. Τι ήταν εύκολο και τι όχι, τι ήταν ενδιαφέρον και τι δεν του άρεσε καθόλου, πώς ο ίδιος αξιολογεί το αποτέλεσμα, τι θα ήθελε να βελτιώσει και πώς σκοπεύει να το κάνει.

8. Μην ξεχάσετε να πω ευχαριστώ

Και όχι μόνο ένα προς ένα, αλλά και δημόσια, ειδικά αν η εργασία δεν ήταν εύκολη. Δοξάστε το άτομο μπροστά σε ολόκληρη την ομάδα, δώστε του μια επιπλέον μέρα, σημειώστε ως τον καλύτερο υπάλληλο, εάν η εταιρεία το κάνει αυτό.

Επίσης, δεν πρέπει να ταιριάζετε τους καρπούς της εργασίας κάποιου άλλου. Αντί να πούμε «οργάνωσα την οικοδόμηση της ομάδας» ή «ετοίμασα την αναφορά», είναι καλύτερο να τονίσουμε ότι προετοιμάσατε τα πάντα μαζί και ο συνάδελφός σας βοήθησε πολύ. Ανθρωποι ΕκτιμώΌταν αναγνωρίζονται τα πλεονεκτήματά τους, τους κάνει να συμμετέχουν περισσότερο στη δουλειά και να είναι πιστοί στην εταιρεία.