Πώς να κάνετε περισσότερα, να ρυθμίσετε τις εργασίες σωστά και να διαχειριστείτε το χρόνο των εργαζομένων

Πιθανώς, μόνο ένας τεμπέλης δημόσιος άνθρωπος δεν μίλησε για το πόσο σημαντικό είναι να σχεδιάζετε ώρες εργασίας για να κάνετε περισσότερα, να κερδίζετε πολλά και γενικά να είστε η «καλύτερη εκδοχή του εαυτού σας». Αλλά για κάποιο λόγο εξακολουθούμε να αντιμετωπίζουμε καθυστερημένες προθεσμίες, ανεκπλήρωτες ή λάθος εργασίες. Θα μοιραστώ τις μεθόδους μου, πώς ένας διευθυντής μπορεί να οργανώσει αποτελεσματικά τον χρόνο εργασίας των υπαλλήλων, πώς να χτίσει την επικοινωνία και να ορίσει εργασίες έτσι ώστε να ολοκληρωθούν σωστά.

Αφαιρέστε όλα τα περιττά

Διαχείριση χρόνου. Μου αρέσει αυτή η λέξη. Είναι πολύ βολικό: δεν είμαι καθόλου αργός και κακός στην εργασία, έχω προβλήματα με τη διαχείριση του χρόνου.

Η συνταγή μου είναι να αφαιρέσω όλα τα περιττά, ή, όπως το λέω, να κόψω τα χάλια. Διαγράψτε και απενεργοποιήστε ό, τι δεν χρειάζεστε.

Δεν χρειάζεστε 25 ώρες την ημέρα για να κάνετε περισσότερα, απλά πρέπει να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο σε άχρηστα πράγματα.

instagram viewer

Είναι απαραίτητο να επικοινωνείτε συχνά στην εργασία - συνδυάζετε όλη την αλληλογραφία σε έναν αγγελιοφόρο και μην πηγαίνετε ποτέ σε άλλους.

Είστε προγραμματιστής; Οχι? Τότε γιατί χρειάζεστε περισσότερα από ένα προγράμματα περιήγησης; Είστε βέβαιοι ότι χρειάζεστε τρεις από τις ίδιες εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου; Και ούτω καθεξής.

Στη δουλειά μου από ροή μπορεί να χτυπήσει πολλά πράγματα που συμβαίνουν τακτικά: μηνύματα στον αγγελιοφόρο, εισερχόμενα γράμματα στο ταχυδρομείο, το άτομο που μπήκε στο γραφείο, το τηλέφωνο κουδουνίζει.

Έτσι έφερα μαζί όλη την επικοινωνία στο Telegram, απενεργοποίησα τις ειδοποιήσεις από όλες τις συνομιλίες, αρχειοθέτησα όλα τα κανάλια - έτσι εγώ ο ίδιος μπορώ να αποφασίσω πότε έχω χρόνο να απαντήσω

Στην αλληλογραφία, έχω διαγραφεί από όλες τις αλληλογραφίες, εκτός από τις 5-6 πιο απαραίτητες. Χρησιμοποιώ την υπηρεσία Unroll.me για να τα συλλέξω σε ένα χωνευτήρι, το οποίο έρχεται μία φορά την εβδομάδα σε μια κατάλληλη στιγμή για μένα. Επίσης, ελέγχω το ταχυδρομείο μου μερικές φορές την ημέρα και όχι αμέσως μετά τη λήψη της επιστολής.

Στο τηλέφωνο, απλά ζητώ να μην τηλεφωνήσω - μπορείτε σχεδόν πάντα να γράψετε ή υπαγορεύω ένα μήνυμα. Και οι προσωπικές συναντήσεις πραγματοποιούνται μόνο σύμφωνα με το σχέδιο - τις έβαλα στο ημερολόγιο (είναι πολύ βολικό να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το Calendly.com), συνήθως το απόγευμα μιας εργάσιμης ημέρας.

Η συνταγή είναι απλή και προφανής, αλλά, όπως δείχνει η πρακτική, δεν εφαρμόζεται πάντα και όχι από όσους έχουν «προβλήματα με τη διαχείριση του χρόνου».

Εφαρμόστε συνέχεια

Πολύ συχνά πραγματοποιώ συναντήσεις τόσο αγαπητές σε όλους. Παρόλο που αποσπά την προσοχή των ανθρώπων από τη δουλειά, εξακολουθούν να είναι ο πιο βολικός τρόπος για τη μετάδοση νέων πληροφοριών. αμέσως σε μεγάλο αριθμό ατόμων, να επεξεργαστούν αντιρρήσεις και να δώσουν απαντήσεις σε ερωτήσεις που θα ακουστούν αμέσως όλα.

Αλλά πώς να το κάνεις αποτελεσματική συνάντηση? Ειδικά όταν κρατούνται για 20-50 άτομα και δεν υπάρχει τρόπος να βεβαιωθείτε ότι όλοι ακούνε προσεκτικά.

Ο ευκολότερος και πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι να ζητήσετε από όλους να παρακολουθήσουν στην αρχή. Δηλαδή, είναι η διατριβή να γράψουμε ό, τι φαίνεται σημαντικό. Και αμέσως μετά τη συνάντηση, στείλτε το κείμενο σε εσάς προσωπικά μέσω ταχυδρομείου ή messenger.

Για τον παρουσιαστή, αυτή η μέθοδος επιτρέπει, πρώτον, να δει αμέσως ποιος και πώς αντιλαμβάνεται τις πληροφορίες. Και δεύτερον, για να λάβετε άμεσα σχόλια: εάν τα κύρια μηνύματα του κοινού ήρθαν ή οι δεξιότητές σας ομιλίας πρέπει να βελτιωθούν.

Και φυσικά, οι συνέπειες βοηθούν στην εκπλήρωση του κύριου σκοπού της συνάντησης - για να βεβαιωθείτε ότι όλοι ακούνε και θυμήθηκα σημαντικές πληροφορίες.

Εκτιμήστε σωστά το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας

Στην αρχή φαίνεται ότι είναι αδύνατο να εκτιμηθεί σωστά ο χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση οποιασδήποτε εργασίας. Λίγο αργότερα, μπορείτε να δείτε στην πράξη ότι αυτό ισχύει.

Για το λόγο αυτό, η αξιολόγηση κάθε εργασίας είναι ένα είδος υπεράσπισης διπλωμάτων. Ο υπάλληλος λέει πόσες ώρες σκοπεύει να ξοδέψει για την υλοποίηση και ο διευθυντής είτε συμφωνεί είτε ζητά να εξηγήσει γιατί χρειάζεται τόσο πολύς ή λίγος χρόνος.

Είναι με αυτήν την «προστασία» (εάν δεν πραγματοποιείται για παράσταση και ο ηγέτης καταλαβαίνει τι κάνει υπάλληλος) η αξιολόγηση του προβλήματος έχει νόημα.

Διαφορετικοί άνθρωποι αξιολογούν τη δουλειά τους διαφορετικά. Κάποιος υπερεκτιμά τη γραμμή και προσλαμβάνει πολλές εργασίες, διαθέτοντας για κάθε μία φορές λιγότερο χρόνο από ό, τι πρέπει να περάσει. Κάποιος, αντίθετα, αντασφαλίζεται και θέτει σε κάθε χρόνο εργασίας για ανωτέρα βία και «να σκέφτεται».

Ένας καλός ηγέτης πρέπει να θέσει τις σωστές ερωτήσεις:

• Γιατί χρειάζεστε Χ ώρες για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία;
• Ας ξαναδιαβάσουμε τους όρους του προβλήματος και τον ορισμό της εφαρμογής του ξανά. Είστε βέβαιοι ότι καταλάβατε τα πάντα σωστά και λάβατε υπόψη;
• Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που κάνετε κάτι τέτοιο, έχετε αφιερώσει χρόνο για εξοικείωση;

Και φυσικά, είναι πάντα καλό όταν η εταιρεία έχει πολλούς υπαλλήλους που εκτελούν τον ίδιο τύπο εργασιών. Στο κεφάλι μπορείτε να εστιάσετε στον μέσο δείκτη που υπολογίζεται με βάση τις βαθμολογίες των εργαζομένων.

Χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου

Φανταστείτε ότι έχετε μια εργασία για έναν υπάλληλο. Και ακούγεται κάπως έτσι: «Ξεκινήστε μόνοι σας μια τέτοια καινούργια υπηρεσία». Ένας υπάλληλος έχει τρεις επιλογές για την εκτέλεση μιας τέτοιας εργασίας:

1. Ελάχιστο. Δηλαδή, να κάνεις τα πάντα γράμματα με γράμμα, να ολοκληρώσεις επίσημα την εργασία. Η υπηρεσία ξεκινά, αλλά δεν υπάρχει έρευνα, μοντέλα τιμολόγησης, καμία κατανόηση για το ποιος και τι ακριβώς θα κάνει. Το τμήμα πωλήσεων και μάρκετινγκ δεν διαθέτει πληροφορίες για το πώς και σε ποιον να το πουλήσει.
2. Το μέγιστο. Δηλαδή, να προσεγγίζουμε το έργο ενεργητικά και με μεγάλο ενθουσιασμό. Διεξαγάγετε ένα τεράστιο ποσό έρευνας, επικοινωνήστε με άλλες εταιρείες στην αγορά, σχηματίστε δώδεκα μοντέλα τιμολόγηση, πραγματοποιήστε πολλές συναντήσεις εντός της εταιρείας (με τη διοίκηση, τους ηγέτες της ομάδας και ξεχωριστά με κάθε ομάδα), κάντε διάφορες παρουσιάσεις για κάθε πιθανό κοινό-στόχο.
3. σωστά. Αυτή η προσέγγιση βρίσκεται κάπου στη μέση μεταξύ της πρώτης και της δεύτερης επιλογής: πραγματοποιείται μελέτη 5-7 εταιρειών σε ένα τμήμα, προετοιμάζεται μια κατανοητή ιδέα, γίνεται μια παρουσίαση ή μια σελίδα προορισμού. Πραγματοποιείται μια γενική συνέλευση στην οποία κοινοποιούνται βασικές πληροφορίες για την πώληση της υπηρεσίας.

Για να αποτρέψετε έναν υπάλληλο να κάνει πολύ λίγα ή πάρα πολύ όταν αναλαμβάνει μια εργασία, χρησιμοποιήστε μια λίστα ελέγχου - μια αριθμημένη λίστα βημάτων που πρέπει να ληφθούν για την επίτευξη ενός αποτελέσματος. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να χρησιμοποιείτε λίστες ελέγχου εάν δεν είστε σίγουροι ότι ο υπάλληλος 100% κατανοεί πώς να το εκτελέσει έργο, - για παράδειγμα, δεν είχε κάνει κάτι τέτοιο στο παρελθόν. Εάν είστε πολύ τεμπέλης για να βάψετε, ετοιμαστείτε για τις επιλογές αριθ. 1 και 2. Θα το ολοκληρώσετε αργότερα, διαφορετικά ο εργαζόμενος θα ξοδέψει τον χρόνο του και τον χρόνο της ομάδας σε περιττές ενέργειες.