6 κόλπα που βελτιώνουν την παραγωγικότητα καλύτερα από μια λίστα υποχρεώσεων

Μια λίστα εργασιών είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρείτε τα πράγματα σε καλό δρόμο και να μην τα ξεχνάτε. Ωστόσο, ο ίδιος μπορεί να γίνει περισπασμός, γιατί μπορείτε να το ανεβάσετε ατέλειωτα με μικρές λεπτομέρειες και να μην φτάσετε ποτέ σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό.

"Εάν ζείτε αποκλειστικά σε μια λίστα υποχρεώσεων, θα αντιμετωπίζετε μόνο κρίσεις, όχι να κάνετε τα πράγματα που σας ενδιαφέρουν περισσότερο", σημειώνει ο Stephen Covey, συγγραφέας του διάσημου βιβλία Οι επτά συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων. Δεν είναι απαραίτητο να απαλλαγείτε εντελώς από τη λίστα - είναι καλύτερα να το συνδυάσετε σωστά με μία από τις ακόλουθες τεχνικές (ή όλες).

1. Προσωπική αποστολή

Η προσωπική αποστολή είναι ο μακροπρόθεσμος στόχος σας. Είναι ένας χάρτης που μπορείτε να σας καθοδηγήσει στη ζωή. Συμπεριλάβετε τις αξίες και τις φιλοδοξίες σας στην αποστολή. «Δεν χρειάζεται να είναι μακρύ ή στοχαστικό», λέει ο Covey. - Αυτό είναι μόνο μερικές προτάσεις που αντικατοπτρίζουν την ουσία και τη δική σας

αξίες». Για παράδειγμα, η αποστολή σας μπορεί να είναι να βοηθήσετε άλλους ανθρώπους ή να επιτύχετε έναν συγκεκριμένο στόχο σε κάποια περιοχή.

Όποτε χρειαστεί να λάβετε μια απόφαση, η προσωπική σας αποστολή θα είναι ο οδηγός σας. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στον προγραμματισμό. Προσπαθήστε να διαθέσετε το χρόνο σας όχι μια μέρα μπροστά, αλλά μια εβδομάδα. Επιλέξτε τις προτεραιότητές σας για αυτήν την περίοδο, με βάση την προσωπική σας αποστολή. Στη συνέχεια, οι καθημερινές σας δραστηριότητες θα σας φέρουν πιο κοντά σε σημαντικούς στόχους.

2. Έλεγχος προσοχής

Το μειονέκτημα σε μια λίστα υποχρεώσεων είναι ότι συγκεντρώνει εντελώς διαφορετικές εργασίες σε έναν σωρό. Μας φαίνεται ότι θα είμαστε σε θέση να κινηθούμε από το ένα στο άλλο, χωρίς προβλήματα, αλλά, σύμφωνα με τον συγγραφέα του βιβλίου Διαχείριση προσοχής από τον Maura Thomas, η προσοχή μας δεν έχει ρυθμιστεί καθόλου Ετσι.

Συμβουλεύει να χωρίσει όλες τις εργασίες σε δύο κατηγορίες: χαμηλή και υψηλή προσοχή. Και εκτελέστε τα όλη την ημέρα, ανάλογα με πόση ενέργεια έχεις. Για παράδειγμα, η πρώτη κατηγορία μπορεί να είναι η ανάλυση αλληλογραφίας και η δεύτερη μπορεί να γράφει ένα άρθρο ή να κάνει μια πρόβλεψη προϋπολογισμού. Προσαρμόζοντας τα επίπεδα εστίασης και ενέργειας, θα κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.

3. Ένας φίλος για αναφορά

Αυτό δίνει κίνητρο να κάνετε αυτό που έχετε προγραμματίσει σήμερα. Εάν δεν έχετε έναν φίλο για να σας βοηθήσει, η Hillary Rettig, προπονητής επιχειρήσεων και συγγραφέας παραγωγικότητας, συνιστά την εφαρμογή Focusmate. Θα επιλέξει έναν συνεργάτη για να συνεργαστείς, έτσι ώστε να μην αποσπάσαι.

«Το Focusmate βοηθά στην επίλυση ενός από τα μεγαλύτερα προβλήματα (και τα παράδοξα) της παραγωγικότητας», λέει ο Rettig. - Πολλές εργασίες απαιτούν μοναξιά για συγκέντρωση και σκέψη, αλλά ταυτόχρονα, είμαστε απίστευτα κοινωνικά πλάσματα και δεν τα αντιμετωπίζουμε καλά μοναξιά». Το πρόγραμμα αυτοματοποιεί τη διαδικασία αναζήτησης και σας δίνει πρόσβαση σε μια παγκόσμια κοινότητα ατόμων που θέλουν επίσης να κάνουν καλή δουλειά.

4. Βραδινές ερωτήσεις

Ο Jones Loflin, σύμβουλος και συγγραφέας διαχείρισης χρόνου, συμβουλεύει να διατηρείτε τον εαυτό σας κίνητρο αξιολογώντας τον εαυτό σας. Ελάτε με μερικές ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν στο τέλος κάθε ημέρας για να σας βεβαιωθούμε συμπυκνωμένος σε ό, τι χρειάζεστε. Και μετά αξιολογήστε πόσο καλά τα πήγατε. Για παράδειγμα, μία από τις ερωτήσεις του Loughlin είναι: "Προσπάθησα να περάσω τουλάχιστον 15 λεπτά για να δημιουργήσω μια σχέση με κάποιον;"

«Έχω ερωτήσεις για τρεις βασικούς τομείς της ζωής: εργασία, αυτο-ανάπτυξη και σχέσεις», λέει ο Jones. - Τα αλλάζω όπως απαιτείται. Λατρεύω κάθε είδους διαγωνισμούς και θέλω να κερδίσω το υψηλότερο σκορ το βράδυ, οπότε οι ερωτήσεις μου είναι στο μυαλό μου όλη την ώρα όλη την ημέρα. "

Καταγράψτε τις ερωτήσεις σας με βάση τους τομείς της ζωής σας που θέλετε να βελτιώσετε. Για παράδειγμα, «Έχω προσέξει τους αγαπημένους μου σήμερα;», «Έχω περάσει τουλάχιστον μία ώρα προχωρώντας στο δρόμο προς το όνειρό μου;», «Έχω κάνει κάτι για να βελτιώσω την υγεία μου;».

5. Ώρα συγκέντρωσης

Προσθέστε τουλάχιστον μία τέτοια ώρα την ημέρα στο ημερολόγιό σας και αυτή τη στιγμή εστιάστε στην εργασία που έχει μεγαλύτερη σημασία. Χωρίς περισπασμούς ή διασκέδαση. Βάζω μετρών την ώραννα ξέρετε πότε τελειώνει η ώρα και να ξεκινήσετε.

Μια ώρα είναι συχνά αρκετή για να σας κάνει να κάνετε πολλά. Και ο προγραμματισμός αυτής της ώρας χωρίς περισπασμούς είναι ευκολότερος από το να προσπαθείτε να εργαστείτε με μέγιστη παραγωγικότητα όλη την ημέρα. Εάν μπορείτε, αφήστε κατά μέρος δύο ή τρεις ώρες συνολικής συγκέντρωσης.

6. Σαφείς στόχοι

Το να είσαι παραγωγικός ξοδεύει τον περισσότερο χρόνο σου κάνοντας δραστηριότητες που σχετίζονται με τους πιο σημαντικούς στόχους σου. Ο σύμβουλος επιχειρηματικής στρατηγικής Hamish Mackenzie συνιστά να μην έχετε περισσότερα από τρία κλειδιά Ετήσιο στόχους. Χωρίστε το καθένα σε τρία τριμηνιαία και τρία μηνιαία subgoals και, στη συνέχεια, σε βήματα που χρειάζονται λιγότερο από δύο ώρες για να ολοκληρωθούν.

"Στην αρχή κάθε εβδομάδας, δώστε προτεραιότητα σε αυτά τα βήματα την ημέρα - αλλά όχι περισσότερο από τρία την ημέρα", λέει ο Mackenzie. - Κάθε βράδυ, προετοιμάζετε όλα τα υλικά που χρειάζεστε για να εργαστείτε σε μια σημαντική εργασία για την επόμενη μέρα. Κάνετε αυτό το πιο σημαντικό έργο κάθε πρωί πριν αναλάβετε οτιδήποτε άλλο. "