20 αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου
Παραγωγικότητα / / January 06, 2021
1. Κανόνας 1-3-5
Οι ώρες εργασίας σας κατά τη διάρκεια της ημέρας είναι περιορισμένες και ο κανόνας 1-3-5 σάς επιτρέπει να το ξοδεύετε πιο σοφά. Η ουσία του έχει ως εξής: σε μια μέρα μπορείτε να κάνετε μόνο ένα μεγάλο έργο, τρία μεσαία και πέντε μικρά. Υπάρχουν εννέα περιπτώσεις συνολικά, όχι περισσότερο και όχι λιγότερο. Ο κανόνας θα βοηθήσει σταδιακά να καθαρίσει τα ερείπια, να είναι εγκαίρως και να μην είναι υπερβολική εργασία.
2. Ο κανόνας των τριών
Για όσους δεν είναι συντονισμένοι με αριθμούς ή δεν μπορούν να κάνουν εννέα πράγματα την ημέρα, Chris Bailey, συγγραφέας τουΗ παραγωγική μου χρονιάεφευρέθηκε κανόνας των τριών. Δηλώνει ότι το να κάνεις τα τρία πιο σημαντικά πράγματα κάθε μέρα είναι αρκετό για να είσαι παραγωγικός.
Αντί να διασκορπίζετε την ενέργεια και την προσοχή σας πάνω από μερικές δωδεκάδες στοιχεία σε μια λίστα ελέγχου, απλώς επιλέξτε τις τρεις πιο σημαντικές εργασίες για την ημέρα και εστιάστε σε αυτές. Επιλέξτε τρία ακόμη την επόμενη μέρα και ούτω καθεξής. Αυτό θα σας κρατήσει εστιασμένους. Ο ίδιος κανόνας μπορεί να εφαρμοστεί για τον καθορισμό στόχων για την εβδομάδα, τον μήνα ή το έτος.
3. Μέθοδος 10 λεπτά
Έχετε κάποια εργασία στην οποία εσείς δεν θέλω να ξεκινήσω? Πείτε στον εαυτό σας, "Θα το κάνω μόνο για 10 λεπτά και μετά θα πάω να ξεκουραστώ." Πιθανότατα, κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου θα τραβήξετε εργασία και δεν θα μπορείτε πλέον να σταματήσετε.
4. Πομομόρο
Αυτό Σύστημα εφευρέθηκε από τον Francesco Cirillo για να διευκολύνει την προετοιμασία για τις εξετάσεις. Βοηθά στην εστίαση ατόμων που εύκολα αποσπούν την προσοχή. Είναι επίσης ένας καλός τρόπος για τον έλεγχο του χρόνου που ξοδεύετε σε μια συγκεκριμένη εργασία.
Έτσι λειτουργεί το Pomodoro: παίρνετε ένα χρονόμετρο και το ρυθμίζετε σε 25 λεπτά. Μετά από αυτό, εστιάστε στη δουλειά σας. Όταν τελειώσουν τα 25 λεπτά, ξεκουράζεστε για 5 λεπτά και μετά επαναλαμβάνετε ξανά. Μετά από τέσσερις κύκλους, θα έχετε ένα μεγάλο διάλειμμα μισής ώρας.
5. Μέθοδος 90/30
Μέθοδος 90/30 χρησιμοποιείται από τον συγγραφέα και blogger Tony Schwartz, τον συνιδρυτή του Buffer Leo Widrich, τον λογοτεχνικό κριτικό Benjamin Che Kai Wai και τον επιχειρηματία Thomas Oppong.
Η ουσία του έχει ως εξής: εργάζεστε σκληρά για 90 λεπτά, στη συνέχεια ξεκουράζεστε για μισή ώρα και μετά επαναλαμβάνετε τον κύκλο. Σε αυτήν την περίπτωση, τα πρώτα 90 λεπτά που αφιερώνετε στο πιο σημαντικό έργο που πρέπει να κάνετε την ημέρα, και τα επόμενα τμήματα που αφιερώνετε σε λιγότερο σημαντικά θέματα.
Σύμφωνα με έρευναΟ μαγεμένος κόσμος του ύπνου από τον ειδικό της Yale, Peretza Lafee, τα 90 λεπτά είναι ο βέλτιστος χρόνος κατά τον οποίο ένα άτομο μπορεί να επικεντρωθεί αποτελεσματικά σε ένα έργο. Και μισή ώρα είναι αρκετή για μια πλήρη ξεκούραση, η οποία επιβεβαιώνεται από την έρευναΎπνος και εγρήγορση νευροφυσιολόγος Nathan Kleitman.
6. Μέθοδος 52/17
Αυτή είναι μια ιδιωτική έκδοση της προηγούμενης μεθόδου. Δεν διαφέρει παρά στους αριθμούς: εργάζεστε 52 λεπτά και μετά ξεκουράζεστε για 17 λεπτά. Σύμφωνα με το πείραμαΟ κανόνας των 52 και 17: Είναι τυχαίο, αλλά βελτιώνει την παραγωγικότητά σαςδιεξάγεται από την υπηρεσία πρόσληψης The Muse χρησιμοποιώντας την εφαρμογή DeskTime, αυτά τα χρονικά διαστήματα σας βοηθούν να παραμείνετε παραγωγικοί και να αποφύγετε την υπερβολική εργασία. Επομένως, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο 52/17 εάν πιστεύετε ότι δεν είστε αρκετά δυνατοί για να δουλέψετε 90 λεπτά κατ 'ευθείαν.
7. Τρώγοντας βατράχια
Ήρθε η μέθοδοςΦάτε αυτό το βάτραχο: Ο Brian Tracy εξηγεί την αλήθεια για τους βατράχους κινητήριος ομιλητής και συγγραφέας βιβλίων για την αυτο-ανάπτυξη Brian Tracy. Ονομάζει "βατράχια" δυσάρεστα και δύσκολα καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρώσετε, παρά την απροθυμία σας. Κάντε ένα πράγμα από την αρχή της ημέρας - φάτε τον βάτραχο. Και τότε θα είναι πιο εύκολο για εσάς: θα πετάξετε αυτήν την πέτρα από την ψυχή σας και θα εξασφαλίσετε στον εαυτό σας καλή διάθεση για όλη την ημέρα.
8. Χρονικά μπλοκ
Οι λίστες υποχρεώσεων έχουν μία δυσάρεστο χαρακτηριστικό: απολύτως δεν δίνουν ιδέα για το πόσο διαρκεί αυτή η επιχείρηση. "Αγορά ψωμιού" και "Τέλος αναφοράς" καταλαμβάνει μια γραμμή στη λίστα, αλλά αυτές οι εργασίες είναι ασύγκριτες σε πολυπλοκότητα και σημασία.
Ένα ημερολόγιο είναι πολύ καλύτερο από μια λίστα υποχρεώσεων: σας επιτρέπει να ελέγχετε οπτικά τον χρόνο. Βλέπετε ένα μεγάλο μπλοκ και συνειδητοποιείτε ότι η εργασία δεν είναι εύκολη. Γι 'αυτό δοκιμάστε την τεχνική "χρονικά μπλοκ»: Τοποθετήστε τα στο ημερολόγιο και αφιερώστε χρόνο για καθένα ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εργασίας. Και ενώ κάνετε αυτό ή εκείνο το έργο, μην αποσπάται η προσοχή από άλλους.
9. GTD
GTD (Λήψη πραγμάτων) Είναι ένα σύστημα παραγωγικότητας που εφευρέθηκε από τον προπονητή επιχειρήσεων David Allen. Οι κύριες αρχές του είναι οι εξής:
- Γράψτε όλες τις δραστηριότητες και τις ιδέες σας σε ένα μέρος, τα λεγόμενα Εισερχόμενα ("Εισερχόμενα").
- Ταξινόμηση του περιεχομένου των Εισερχομένων σας περιοδικά με προτεραιότητα και χρονοδιάγραμμα εργασιών. Τοποθετήστε σημειώσεις σε φακέλους ανάλογα με το περιεχόμενό τους - "Εργασία", "Σπίτι", "Αγορές" και ούτω καθεξής.
- Διεξαγωγή αναθεωρήσεων - πετάξτε περιττές σημειώσεις, διαγράψτε ολοκληρωμένες περιπτώσεις, μετακινήστε υλικά που έχουν χάσει τη σημασία τους με το αρχείο.
- Όταν όλα έχουν προγραμματιστεί, προχωρήστε στην εκτέλεση. Οι εργασίες που μπορούν να γίνουν σε λίγα λεπτά, επιλύονται αμέσως. Άλλοι μπορούν να εκχωρηθούν ή να τοποθετηθούν σε ένα ημερολόγιο.
Μπορείτε να μάθετε όλες τις λεπτές αποχρώσεις του GTD στο δικό μας ηγεσία.
10. ZTD
Ο Leo Babauta, συγγραφέας του blog παραγωγικότητας Zenhabits, πιστεύει ότι το σύστημα GTD του David Allen είναι πολύ περίπλοκο και απαιτεί πάρα πολλή προσπάθεια. Προσφέρει το σύστημα Zen to Done. Για να το ακολουθήσετε, πρέπει να αναπτύξετε 10 απλές συνήθειες.
- Συλλέξτε όλες τις πληροφορίες στα Εισερχόμενα.
- Επεξεργαστείτε όλες τις εγγραφές χωρίς να τις αφήσετε στον πίσω καυστήρα.
- Προγραμματίστε τους κύριους στόχους σας για κάθε μέρα και τους μεγαλύτερους στόχους σας για την εβδομάδα.
- Επικεντρωθείτε μόνο σε ένα πράγμα κάθε φορά, χωρίς να διασκορπίζετε την προσοχή σας.
- Δημιουργήστε απλές, σύντομες λίστες που πρέπει να κάνετε.
- Οργανώστε τις σημειώσεις σας σε κατηγορίες με βάση το περιεχόμενό τους, όπως και στο αρχικό GTD.
- Ελέγχετε τακτικά τις σημειώσεις σας και απαλλαγείτε από περιττά πράγματα.
- Απλοποιώ. Μειώστε τη λίστα των εργασιών και των στόχων σας, γράψτε σύντομα και ξεκάθαρα.
- Για να συντονιστείτε στην εργασία, διατηρήστε μια συγκεκριμένη καθημερινή ρουτίνα.
- Κάντε ό, τι σας ενδιαφέρει πραγματικά.
11. Κανμπάν
Ιαπωνικά μέθοδος παραγωγικότητας, που σας βοηθά να παρακολουθείτε ποια πράγματα κάνετε, τι έχετε ήδη κάνει και τι πρέπει να κάνετε στο μέλλον. Ο Kanban απεικονίζει οπτικά τη ροή εργασίας.
Παίρνετε ένα αυτοκόλλητο (ή εγγραφείτε με έναν διαχειριστή υποχρεώσεων όπως το Trello) και σχεδιάστε τρεις στήλες σε αυτό: Να κάνετε, Να κάνετε, Τέλος. Στη συνέχεια, γράψτε τις υποθέσεις σας σε κολλώδεις σημειώσεις και τοποθετήστε τις στην κατάλληλη στήλη ανάλογα με το τι κάνετε και τι έχετε ήδη κάνει.
12. Ο κανόνας των δύο λεπτών
το ο κανόνας Είναι αναπόσπαστο μέρος του GTD, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμα κι αν δεν είστε λάτρης της τεχνικής του Allen. Εάν η εργασία διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε την αμέσως. Έτσι ξεφορτώνετε τον εγκέφαλό σας, γιατί δεν χρειάζεται να θυμάστε πια αυτήν την περίπτωση.
13. Μηδενικά εισερχόμενα
Το Zero Inbox εφευρέθηκε από τον συγγραφέα και τον ειδικό απόδοσης Merlin Mann και λειτουργεί καλά με το GTD. Ο Μαν το εφάρμοσε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να επεξεργαστείτε περιπτώσεις, έγγραφα, σημειώσεις και άλλες πληροφορίες. Όπως υποδηλώνει το όνομα, ο στόχος αυτής της τεχνικής είναι να διατηρήσετε τα Εισερχόμενά σας κενά.
Στο αρχικό σύστημα GTD, τα Εισερχόμενα συνέχισαν να συγκεντρώνουν πολλές καταχωρήσεις. Πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να τα ταξινομήσετε και είναι εύκολο να παραβλέψετε κάτι σημαντικό σε συσκευασμένα Εισερχόμενα. Ο Mann συνιστά την αποσυναρμολόγηση του περιεχομένου μόλις φτάσει. Ανοίγετε τα Εισερχόμενα και αποφασίζετε τι να κάνετε με κάθε στοιχείο: διαγραφή, ανάθεση, απάντηση, αναβολή ή ολοκλήρωση. Μην το κλείσετε μέχρι να εκτελέσετε μία από τις καθορισμένες ενέργειες με όλα τα στοιχεία.
Επιπλέον, τα αυτόματα φίλτρα στο ταχυδρομείο θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο, έξυπνοι φάκελοι και προγράμματα για ταξινόμηση έγγραφα.
14. Φρέσκο ή τηγανητό
Το Fresh or Fried μεταφράζεται σε "Fresh or Fried". Αυτή η φιλοσοφία δημιουργήθηκεΚυριαρχήστε την ημέρα σας με το σύστημα προτεραιότητας «Φρέσκο ή τηγανητό» μπλόγκερ Stephanie Lee. Σύμφωνα με αυτήν, όταν ξυπνάτε το πρωί, ο εγκέφαλός σας είναι "φρέσκος", αλλά καθώς η μέρα εξελίσσεται, "καφέ". Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να καθορίσετε την ώρα του μέγιστη παραγωγικότητα και να καταφέρετε να κάνετε όλα τα πιο σημαντικά πράγματα σε μια μέρα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ετσι δουλεύει.
- Στο τέλος της ημέρας, όταν είστε κουρασμένοι, αφιερώστε 15 λεπτά για να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων για αύριο.
- Μετακινήστε τις πιο σημαντικές εργασίες στην αρχή της ημέρας στην ενότητα Fresh. Πράγματα που δεν σας αρέσουν αποστέλλονται εκεί - οι ίδιοι οι "βάτραχοι". Πρέπει να γίνουν ενώ έχετε ακόμα δύναμη.
- Λιγότερα επείγοντα, λιγότερο δύσκολα και πιο ευχάριστα πράγματα πηγαίνουν στην ενότητα Fried - δηλαδή, το απόγευμα, ανάλογα με το πρόγραμμά σας. Θα φορτώσουν τον εγκέφαλό σας λιγότερο.
- Ακολουθήστε τη λίστα σας το επόμενο πρωί. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα νέο το βράδυ.
Η Stephanie συνιστά το FoF σε άτομα που ανακαλύπτουν κάθε βράδυ ότι είναι εντελώς εξαντλημένα, αλλά δεν είχαν χρόνο, παρόλο που δούλευαν όλη την ημέρα.
15. Μέθοδος παγόβουνου
Η Ramita Sethi, συγγραφέας του βιβλίου I Will Teach You to Rich, χρησιμοποιεί αυτή τη μέθοδο για να αποθηκεύσει πληροφορίες για αργότερα. Λειτουργεί έτσι: αποθηκεύετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώσεις, άρθρα, λίστες σε ένα μέρος - για παράδειγμα, σε μια υπηρεσία λήψης σημειώσεων όπως το Evernote ή το Notion ή ως έγγραφα. Στη συνέχεια, διανείμετε αυτά τα υλικά χρησιμοποιώντας ετικέτες, φακέλους και κατηγορίες - όπως θέλετε.
Ελέγχετε αυτές τις πληροφορίες κάθε 4-6 εβδομάδες και εξετάστε εάν μπορούν να εφαρμοστούν στην πράξη. Αν κάτι είναι άχρηστο, πετάξτε το ή αρχειοθετήστε το. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τη δική σας βάση γνώσεων.
16. Αυτόματη εστίαση
Εφευρέθηκε η "Αυτόματη εστίαση"Το σύστημα διαχείρισης χρόνου αυτόματης εστίασης εμπειρογνώμονας απόδοσης Mark Forster. Αυτό το σύστημα σχεδιασμού ταιριάζει δημιουργικοί άνθρωποιδύσκολο να ακολουθηθεί το GTD.
Καταγράψτε όλες τις δραστηριότητές σας σε ένα σημειωματάριο χωρίς καμία παραγγελία. Στη συνέχεια, διαβάστε τη λίστα, διαλέξτε αυτές που θα γίνουν το συντομότερο δυνατόν και ταξινομήστε τις. Όταν επιλυθούν οι επείγουσες εργασίες, προχωρήστε με εκείνες που προτιμάτε τώρα. Εάν δεν έχετε τελειώσει κάτι - μετακινήστε το στο τέλος της λίστας, θα επιστρέψετε σε αυτό αργότερα. Και επαναλάβετε αυτά τα βήματα μέρα με τη μέρα.
17. Eisenhower Matrix
Αυτό το σχήμα καθιερωμένος του Αμερικανού Προέδρου Dwight D. Eisenhower. Ο πίνακας έχει τέσσερις ενότητες για εργασίες: Μη επείγουσες και μη σημαντικές, επείγουσες αλλά όχι σημαντικές, σημαντικές και μη επείγουσες και επείγουσες και σημαντικές. Χωρίστε τις εργασίες σας σε ενότητες και μπορείτε να μάθετε τι περνάτε περισσότερο χρόνο και σε ποιες εργασίες πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη προσοχή.
18. 4D μέθοδος
Το 4D εφευρέθηκε από τον Edward Ray, συγκινητικό συγγραφέα και σύμβουλο. Η μέθοδος προορίζεται να βοηθήσει άτομα που είναι τρομοκρατημένα όταν βλέπουν τη λίστα υποχρεώσεων και δεν ξέρουν πώς να προσεγγίσουν όλα τα συσσωρευμένα αντικείμενα.
Ο Ray υποστηρίζει ότι χρειάζεται μόνο να απομνημονεύσετε τέσσερις λέξεις για το γράμμα Δ και τότε δεν θα χάσετε την καρδιά σας μπροστά στα βουνά της εργασίας. Εδώ είναι:
- Do - Εάν σας έχει ανατεθεί μια εργασία, είναι καλύτερο να το κάνετε τώρα και να το διαγράψετε αμέσως από τη λίστα.
- Εκπρόσωπος - όταν δεν μπορείτε ή δεν έχετε χρόνο να εκτελέσετε κάτι, αλλά έχετε έναν σχετικά δωρεάν βοηθό, μεταφέρετε την εργασία σε αυτόν.
- Διαγραφή - Ορισμένα πράγματα δεν είναι τόσο σημαντικά. Απορρίψτε τα αφαιρώντας τα οριστικά από τη λίστα εργασιών. Εάν προσπαθούν να σας επιβάλουν περιττές ευθύνες, μάθετε ευγενικά πες όχι.
- Καθυστέρηση - Όταν μια εργασία είναι πολύ μεγάλη ή δεν απαιτεί άμεση εκτέλεση, μπορεί να αναβληθεί. Αλλά πρέπει σίγουρα να ορίσετε σαφείς προθεσμίες για αυτήν, διαφορετικά θα παραμείνει νεκρό βάρος.
Επιλέξτε μια εργασία, κάντε μια ενέργεια 4D μαζί της και μετά προχωρήστε στην επόμενη.
19. Συγχρονισμός
Συνήθως, οι άνθρωποι που προσπαθούν να είναι παραγωγικοί παρακολουθούν τον χρόνο που περνούν σε σημαντικά πράγματα και ξεχνούν εντελώς να εξετάσουν τις περιόδους στις οποίες κάνουν ανοησίες. Αυτό το πρόβλημα επιλύεται με την τεχνική «Χρονισμού», η οποία εφευρέθηκε από τον ειδικό στον τομέα της διαχείρισης του χρόνου Gleb Arkhangelsky. Σας επιτρέπει να καταλάβετε πού ξοδεύεται ο χρόνος σας, σας διδάσκει να είστε πιο προσεκτικοί σε αυτό που κάνετε και λιγότερη απόσπαση της προσοχής.
Πάρτε ένα σημειωματάριο και γράψτε όλες τις ενέργειές σας και πόσο τις κάνατε, με ακρίβεια 5-10 λεπτών. Καταγράψτε στιγμές εργασίας, διαπραγματεύσεις, συναντήσεις, ακόμη και χρόνο που αφιερώνεται στο YouTube και στα παιχνίδια. Πάρτε μερικές εβδομάδες για αυτό. Στη συνέχεια, ανατρέξτε στο σημειωματάριο, αναγνωρίστε τους "χρονογράφους" σας από την όραση και βγάλτε συμπεράσματα. Ίσως πρέπει να παρακολουθήσετε λιγότερο αστεία βίντεο, ή να πίνετε λιγότερο καφέ, ή ο εχθρός σας είναι τηλεφωνικές κλήσεις.
20. Μέθοδος Tim Ferriss
Ο Timothy Ferriss είναι ο γκουρού παραγωγικότητας που βρήκε το δικό του μέθοδος οργάνωση της εργασίας βάσει δύο κανόνων. Ο πρώτος είναι ο κανόνας 80/20, ή Αρχή Pareto, σύμφωνα με το οποίο το 80% της δουλειάς μας μπορεί να γίνει στο 20% του χρόνου. Το υπόλοιπο 20% θα πάρει το 80% του χρόνου. Ο δεύτερος είναι ο νόμος του Πάρκινσον: το έργο γεμίζει όλη την ώρα που του έχει δοθεί.
Η συνέπεια αυτού, λέει ο Ferriss, είναι ότι δεν χρειάζεται να δουλεύεις σκληρότερα για να κάνεις τα πάντα - πρέπει να επικεντρωθείς καλύτερα. Σας επιτρέπουν να εργάζεστε με πλήρη αφοσίωση μόνο το 20% του χρόνου εργασίας σας, αλλά μπορείτε να επαναλάβετε όλα τα πραγματικά σημαντικά πράγματα. Και το υπόλοιπο 80% μπορεί να αφιερωθεί σε απλή ρουτίνα, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε εργασίες προτεραιότητας και να αποφύγετε την υπερβολική εργασία.
Εάν θέλετε να γίνετε η καλύτερη έκδοση του εαυτού σας - εγγραφείτε στο Big Challenge, ολοκληρώστε τις εργασίες και λάβετε δώρα. Κάθε μήνα δίνουμε ένα iPhone XR και θα κάνουμε επίσης ένα ταξίδι στην Ταϊλάνδη για δύο.
Συμμετέχω!
Διαβάστε επίσης⏲
- Ποια είναι η διαφορά μεταξύ παραγωγικότητας και αποτελεσματικότητας και τι πιο σημαντικό
- 50 χρυσές συμβουλές για τη βελτίωση της παραγωγικότητας
- Αντιμετώπιση της εξάντλησης και ανάκτηση της παραγωγικότητάς σας