5 τρόποι για να ελευθερώσετε χρόνο σε σημαντικά καθήκοντα για όσους είναι στρατευμένοι σε μικρά πράγματα

Στη δουλειά, είμαστε απασχολημένοι μέρα με τη μέρα με συναντήσεις, αναφορές, ανάλυση αλληλογραφίας και άλλα πράγματα. Δεν υπάρχει χρόνος να σκεφτούμε, πόσο μάλλον να σχεδιάσουμε ή να αποφασίσουμε τι πραγματικά έχει σημασία. Και δεν είναι καν ότι υπάρχουν λίγες ώρες την ημέρα, απλώς διανέμουμε τον χρόνο λανθασμένα. Οι προπονητές καριέρας Ravi Raman και Melody Wilding μοιράστηκαν πώς να το διορθώσουν.

1. Κατανοήστε τι σας κάνει να γεμίζετε το χρόνο σας με δουλειές

Όταν είστε απασχολημένοι όλη μέρα με κάτι, αισθάνεστε αναγκαίοι και χρήσιμοι. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους διευθυντές και για εκείνους που έχουν συνηθίσει να είναι ένας εξαιρετικός μαθητής. «Η αυτοεκτίμησή τους συνδέεται σε μεγάλο βαθμό με το επίτευγμα και την ποσότητα», λέει ο Wilding.

Επιπλέον, συχνά συγχέουμε την παραγωγικότητα (ελέγξτε όλα τα πράγματα από τη λίστα) με την αποτελεσματικότητα (ολοκληρώστε μια στρατηγικά σημαντική εργασία).

Και με συνεχώς αυξανόμενες προθεσμίες, φαίνεται γενικά ότι η σκέψη είναι μια ανεπιθύμητη πολυτέλεια. Επομένως, το πρώτο βήμα είναι να κατανοήσουμε τι κρύβεται πίσω από τη συνήθεια να είσαι απασχολημένος.

Αναλύστε τις πεποιθήσεις σας για τον εαυτό σας. Σκεφτείτε πώς ορίζετε την επιτυχία, τι σας κάνει να νιώθετε άξιοι. Και μην κρίνετε τον εαυτό σας στη διαδικασία: τώρα είναι σημαντικό να καταλάβετε τι σας οδηγεί.

2. Επανεξετάστε το ρόλο και τις προτεραιότητές σας

Ο κόσμος σήμερα αναπτύσσεται με πρωτοφανή ρυθμό. Αυτό επηρεάζει επίσης την οργάνωση των εταιρειών: οι εργαζόμενοι ανεβαίνουν ταχύτερα τη σταδιοδρομία, πιο συχνά παίρνουν νέες ευθύνες. Αλλά μετά την προσφορά, συνεχίζουμε να δουλεύουμε όπως στην παλιά θέση. Βασιζόμαστε στην ίδια νοοτροπία και συνήθειες, αν και οι ευθύνες μας έχουν αλλάξει εντελώς.

Εάν αισθάνεστε ότι έχετε κολλήσει στη θέση του, είναι καιρός να επανεξετάσετε το ρόλο σας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το Eisenhower Matrix. Σύμφωνα με αυτό, οι περιπτώσεις μπορούν να χωριστούν σε σημαντικές επείγουσες, σημαντικές μη επείγουσες, ασήμαντες επείγουσες και ασήμαντες μη επείγουσες.

Τις περισσότερες φορές, παραβλέπουμε σημαντικά, αλλά μη επείγοντα θέματα, παρόλο που είναι αυτά που βοηθούν να προχωρήσουμε.

Και βρισκόμαστε σε αιχμαλωσία επειγόντων, αλλά όχι τόσο σημαντικών εργασιών: ανάλυση αλληλογραφίας, κλήσεις, διόρθωση σφαλμάτων. Επομένως, ελέγξτε τον εαυτό σας από καιρό σε καιρό. Δείτε πόσο ξοδεύετε σε σημαντικά, μη επείγοντα θέματα και αν δεν είστε πολύ βυθισμένοι στα μικρά πράγματα.

3. Σχεδιάστε όρια

Για να έχετε χρόνο για αυτά τα πιο σημαντικά πράγματα, δομήστε την ημέρα σας με νέο τρόπο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τον έλεγχο του προγράμματος σας και όχι άλλων ατόμων. Πολλοί άνθρωποι ξεκινούν την εβδομάδα με ένα κενό ημερολόγιο και, στη συνέχεια, προσθέτουν συναντήσεις και συναντήσεις σε αυτό κατόπιν αιτήματος άλλων. Ως αποτέλεσμα, οι δικές τους προτεραιότητες υποβαθμίζονται στο παρασκήνιο.

Απορρίψτε αυτήν την προσέγγιση. Σημειώστε εκ των προτέρων τις χρονικές περιόδους που θα αφιερώσετε στους σημαντικούς σας στόχους και μόνο τότε προγραμματίστε τους υπόλοιπους. Μην σκέφτεστε τι είναι σημαντικό για την ανάπτυξή σας στην ελεύθερη ώρα μεταξύ άλλων ευθυνών. Αφιερώστε χρόνο για αυτό όταν κάνετε το καλύτερό σας ή όταν είστε βέβαιοι ότι θα είστε απαλλαγμένοι από περισπασμούς.

4. Μάθετε να αρνείστε

Ρίξτε μια καλή ματιά στο δικό σας λίστα υποχρεώσεων. Είναι πιθανό ότι ορισμένες εργασίες μπορούν να εγκαταλειφθούν, μερικές να αναβληθούν και μερικές να μειωθούν. Αυτό θα ελευθερώσει επιπλέον χρόνο.

Προσπαθήστε επίσης να απαλλαγείτε από περιττές συναντήσεις. Μην τακτοποιείτε, εκτός εάν η παρουσία σας είναι πραγματικά απαραίτητη.

Τις περισσότερες φορές, μια συνάντηση μπορεί να αντικατασταθεί από ένα γραπτό μήνυμα και οι ιδέες μπορούν να συζητηθούν σε ένα κοινό έγγραφο.

Πριν ξεκινήσετε, αναρωτηθείτε τι θα έκανε σήμερα πολύ δροσερό. Είναι απίθανο αυτός ο έλεγχος των πενήντα συσσωρευμένων μηνυμάτων.

5. Κάντε τολμηρές ερωτήσεις

Αφού καταφέρετε να ελευθερώσετε λίγο χρόνο στο ημερολόγιο, ήρθε η ώρα να το χρησιμοποιήσετε. Ξεχάστε τι έχει προγραμματιστεί για την τρέχουσα εβδομάδα ή τι θα πείτε σε μια συνάντηση με το αφεντικό σας. Σκεφτείτε τις μεγάλες ερωτήσεις που συνήθως αποφεύγετε.

• Ποιος μπορούμε να γίνουμε εταιρεία;
• Τι προσπαθούμε ως ομάδα;
• Τι θα μας βοηθούσε να αναπτύξουμε;
• Ποιος είναι ο ρόλος μου;

Ερωτήσεις όπως αυτές μας βοηθούν να βρούμε δημιουργικές λύσεις που δεν βλέπουμε στο συνηθισμένο πρόγραμμα εργασίας μας. Όταν λάβετε τις απαντήσεις, καταγράψτε τις και κρατήστε τις σε απλή θέα. Κάνετε αυτήν την άσκηση τακτικά, ώστε να μην ξεχάσετε τους μεγάλους στόχους.