10 κανόνες της ευπρέπειας όταν ασχολείται με e-mail
Εργασία και μελέτη / / December 25, 2019
νέο site EMAIL ΧΑΡΤΗΣ μοιράζεται μαζί μας δέκα κανόνες που μπορούν να εξακολουθούν να αποθηκεύσετε το χρόνο για όλους τους χρήστες, όταν ασχολούνται με e-mail, το οποίο είναι όλο και πιο πνίγει μας και να συλλαμβάνει όλη τη ελεύθερο χρόνο. Και ό, τι δεν εξαρτάται μόνο από τον αριθμό των μηνυμάτων που πέφτουν. Συχνά το πρόβλημα είναι ότι οι άνθρωποι απλά δεν κάνουν τα απλά πράγματα που μπορεί να σώσει ώρες και τα χρόνια της ζωής στους ανθρώπους με τους οποίους εργάζεστε.
© φωτογραφία
Έτσι, λιγότερο από 10 πόντους / συμβουλές αυτού του Χάρτη.
1. Σεβαστείτε το χρόνο του παραλήπτη
Πρόκειται για μια θεμελιώδη κανόνα. Όπως αποστολέα, θα πρέπει να εξετάσει πώς να ελαχιστοποιήσει την επεξεργασία της επιστολής σας. Ακόμα κι αν θα πρέπει να δαπανήσουν περισσότερο χρόνο στο γράψιμο του.
2. Με λίγα λόγια - δεν σημαίνει αγενής
Κάντε τις απαντήσεις στις επιστολές με σαφήνεια, αλλά δεν κάνουν grafomanstvo Διαβάστε δεν θα λειτουργήσει και είναι πιθανό όχι μόνο να παραλήπτη σας.
3. διευκρινιστεί
Ξεκινήστε με το θέμα του μηνύματος και, αν είναι δυνατόν, να προσθέσετε μια ετικέτα κατάστασης. [Πληροφορίες], [δράση], [Μην βιαστείτε] [Έγγραφα]... Εάν η επιστολή είναι περισσότερο από πέντε προτάσεις, να επεκτείνουν την ουσία της επιστολής, χωρίς δύσκολο στροφές. Αποφύγετε περίεργο γραμματοσειρές ή χρώματα.
4. Ρωτήστε απλές ερωτήσεις
Θεωρείται κακοί τρόποι για να εισαγάγετε τέσσερις παραγράφους του κειμένου από προηγούμενη αλληλογραφία, και το ερώτημα «Ποιος έχει οποιεσδήποτε σκέψεις;» Έτσι, συχνά, πιστέψτε με. Το ερώτημα που τίθεται είναι καλύτερα μετά την ανάγνωση βιογραφικό σας και έναν περιορισμένο αριθμό των απαντήσεων. Για παράδειγμα:
Σας έστειλα ένα συμβόλαιο. Όταν είστε σε θέση να υπογράψει:
α) αύριο?
β) αυτή την εβδομάδα?
γ) απαιτούν έγκριση.
Έτσι ώστε να αποκλείει τις συχνά μακρές συζητήσεις, που μπορεί να προκληθεί επειδή κάποιος τίποτα άλλο να κάνω.
5. Προσεκτικός με CC:
Μην προσθέτετε ένα αντίγραφο των επιστολών από μια δέσμη των ανθρώπων μόνο στην περίπτωση. Αυτό θα αυξήσει το χρόνο απόκρισης, τρώνε πολύ χρόνο και μπορεί συχνά να κάνει το πρόβλημα άλυτο. ο καθένας θυμάται θρυλικό αλληλογραφία Οι υπάλληλοι της τράπεζας;
6. Μην τραβάτε όλη την ουρά αλληλογραφία
Πολλοί παρατεταμένη αλληλογραφία και να αναπτυχθούν μεγάλες ουρές του παρελθόντος γράμματα. Μην τους τραβήξει. Απλά φανταστείτε ότι για να είναι ο νεοφερμένος στο συνάδελφο SS ή συνεργάτη. Είναι καλύτερα να αφήσετε το 3-4 τελευταία απάντηση και παράφραση με δικά σας λόγια την τελευταία συμφωνία.
7. Καταπολέμηση με εικόνες
Μη χρησιμοποιείτε γραφικά αντικείμενα στην λεζάντα, η οποία εμφανίζει ορισμένα προγράμματα ως συνημμένα. Κάθε φορά που κάνετε check, υπάρχει νέα συνημμένο. Και δεν βάζουν πληροφορίες κειμένου σε ένα αρχείο, αν είναι δυνατόν να εισαχθεί το κείμενο στο έγγραφο.
8. Για την έκδοση των κωδικών ή ΑΠΕ NNTR
Προσθήκη στο θέμα του ΑΠΕ συμβόλων μηνύματος (= τέλος του μηνύματος) λέτε ότι η συζήτηση έληξε. Μια NNTR (= Δεν χρειάζεται να ανταποκριθεί) - ότι η απάντηση δεν είναι απαραίτητα. Αυτό εξοικονομεί τον παραλήπτη και το χρόνο σας, και δεν έχετε άλλη επιστολή με μια ερώτηση όπως, «Έτσι, όπως με χρειάζεστε για;»
9. όριο απαντήσεις
Δεν είστε υποχρεωμένοι να απαντούν σε κάθε επιστολή. Ειδικά αν δεν απευθύνεται άμεσα σε εσάς, αλλά θα σταθεί μόνο CC. Μην γράψει κάτι σαν «Ευχαριστώ για τη συμβουλή,» «Ευχαριστώ για τη βοήθεια,» ή «Ω, δροσερό» Αυτό δεν είναι μια πραγματική επικοινωνία και εδώ οι κανόνες, η κυριότερη είναι! - χρόνος μεταξύ άλλων αποθήκευση.
10. Απενεργοποιεί!
Όλοι συμφώνησαν να ξοδεύουν λιγότερο χρόνο στο e-mail σας, όλοι θέλουμε να λαμβάνουν λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προσπαθήστε να κλείσετε μια μισή ημέρα και να το φέρει στους συναδέλφους ότι δεν θα πρέπει να e-mail. Ή ένας κανόνας για να περάσουν το Σαββατοκύριακο χωρίς e-mail κάνει. Και ας τηλεφωνητή σας στο σύνδεσμο Σαββατοκύριακο ένας σε αυτή τη θέση.
Υπογράψτε τη χάρτα μπορεί να είναι εδώ.