Τα μυστικά των επιχειρήσεων μέσω e-mail αλληλογραφία
Εργασία και μελέτη / / December 25, 2019
Τι είναι το e-mail; Στο σημερινό επιχειρηματικό κόσμο, είναι:
- Το πρόσωπό σου. Είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλομένου ή να χαλάσει την πρώτη εντύπωση.
- εργαλείο δουλειάς σας. Πολλοί επικοινωνίας με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω e-mail. Έτσι καλό στην κατοχή του οργάνου, μπορείτε να απλοποιήσει μεγάλη ζωή σας.
- Ένα ισχυρό απόσπαση της προσοχής. Έξω από τον κόσμο προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σας, για να αποσπάσει την προσοχή και να παραπλανήσουν παραπλανάται μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Από αυτές τις θέσεις και την εμφάνιση στην εργασία με e-mail. Ας ξεκινήσουμε με ένα απλό.
διακόσμηση γράμματα
Χρησιμοποιώ e-mail client του Mozilla Thunderbird, γι 'αυτό θα μιλήσω από το παράδειγμά του. Δημιουργήστε ένα νέο e-mail και να πάει από πάνω προς τα κάτω της λίστας των πεδίων.
Coma. Αντιγραφή. Bcc
Ίσως κάποιος δεν ξέρει, αλλά το «Προς» στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε «CC» ή «Bcc».
- ποιόν: Γράψτε τον κύριο προορισμό ή πολλαπλούς προορισμούς διαχωρίζονται με ερωτηματικά.
- αντίγραφο: Γράψτε το ποιος θα πρέπει να διαβάσετε την επιστολή, αλλά από τους οποίους δεν περιμένουμε μια αντίδραση.
- Bcc: Γράψτε το ποιος θα πρέπει να διαβάσετε την επιστολή, αλλά θα πρέπει να διατηρήσει την ανωνυμία του για το υπόλοιπο της παραληπτών. Ιδιαίτερα κατάλληλα για χρήση για μαζική αλληλογραφία των επιχειρήσεων γραμμάτων, όπως οι ειδοποιήσεις.
άδικο στην κατανομή της μάζας για να καθορίσετε παραλήπτες από το πεδίο «Αντιγραφή» ή «Προς». Αρκετές φορές το χρόνο θα λαμβάνουν επιστολές με τις οποίες δικαιούχοι που αναφέρονται 50-90 στο «Αντιγραφή». Υπάρχει μια παραβίαση της ιδιωτικής ζωής. Δεν είναι όλοι τους παραλήπτες σας πρέπει να γνωρίζουν ποιος άλλος εργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Λοιπόν, αν είναι εξοικειωμένοι με κάθε άλλο λαό. Και αν στη λίστα των ανταγωνιστικών εταιρειών, που δεν ξέρουν ο ένας για τον άλλο; Τουλάχιστον ένα πρέπει να είναι προετοιμασμένοι για επιπλέον εξήγηση, όπως κατ 'ανώτατο όριο - ένα τέλος στη συνεργασία με έναν από αυτούς. Δεν είναι έτσι.
σωστά μαζικής αλληλογραφίας που αποστέλλονται στο όνομά σας, και όλοι οι παραλήπτες να θέσει στο πεδίο «κρύψει το αντίγραφο.»
θέμα
Η σημασία του θέματος γραμμή γράφεται συχνά (μερικές φορές λογικά) σε εταιρικά blogs τους επαγγελματίες αποστολές υπηρεσίες. Αλλά συχνά δεν είναι μια ομιλία για την πώληση των γραμμάτων, όπου η γραμμή θέματος λύνει το πρόβλημα της «e-mail θα πρέπει να ανοίξει.»
Μπορούμε επίσης να συζητήσουμε την καθημερινή επιχειρηματική αλληλογραφία. Εδώ είναι το θέμα λύνει το πρόβλημα της «επιστολής και συγγραφέας του θα πρέπει να είναι εύκολο να εντοπιστούν, και στη συνέχεια να βρει.» Και επιμέλεια σας για να έρθει πίσω σε σας με τη μορφή κάρμα πολυάριθμες επιστολές απάντηση, μόνο με προθέματα Re: ή FwdΜεταξύ των οποίων θα πρέπει να βρει το σωστό e-mail σχετικά με το θέμα.
Είκοσι γράμματα - είναι το ποσό της μονοήμερης αντιστοιχία των μεσαίων στελεχών. Σε επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν μιλούν, έχουν μια σειρά από γράμματα είναι μερικές φορές ξεπερνά 200 και περισσότερο ανά ημέρα. Ως εκ τούτου, για μια ακόμη φορά: Δεν στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα κενό θέμα.
Έτσι, πώς να διατυπώσει σωστά τη γραμμή θέματος;
Είμαστε σε «παράδεισο» του συνιστάται για τα εξωτερικά στοιχεία εγγραφής στο θέμα: «Ο ουρανός .». Στο εσωτερικό - ακριβώς το περιεχόμενο της γραμμής θέματος στα τρία έως πέντε λέξεις χωρίς προθέματα.
Αριθμός σφάλματος 1: Μόνο το όνομα της εταιρείας στη γραμμή θέματος. Για παράδειγμα, το «Sky» και όλα. Πρώτον, σίγουρα είστε ένας από την εταιρεία σας να επικοινωνεί με τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, δεν έχει νόημα ένα θέμα δεν συμβάλλει, επειδή το όνομα της εταιρείας σας, και έτσι μπορεί να φανεί από τη διεύθυνση. Τρίτον, υποθέτω πώς θα φαίνεται το δικό σας κουτί με αυτή την προσέγγιση για την επικοινωνία; Όπως αυτό.
Είναι βολικό να δούμε τέτοια θέματα;
Αριθμός σφάλματος 2: Flashy τίτλο μάρκετινγκ. Είναι μεγάλη, αν ξέρεις πώς να γράψει τέτοια πρωτοσέλιδα. Αυτό είναι μόνο αν η χρήση είναι κατάλληλη για αυτές τις δεξιότητες στην επιχείρηση αλληλογραφία; Θυμηθείτε το σκοπό της επιχείρησης γραμμή θέματος: δεν πωλούν και να παρέχει την αναγνώριση και την αναζήτηση.
άδικο | σωστά |
Πράγματα που πρέπει να αγοράσετε άξονες σε λογική τιμή! | Εμπορική προσφορά για την προμήθεια των αξόνων |
Πρέπει να βιαστούμε να συμβουλευτείτε το ενδιαφέρον! Ροδίων είναι στο δρόμο! | Για να εναρμονιστεί η πράξη ενδιαφέροντος έλεγχο με Alyona Ιβάνοβνα |
ΠΡΟΣΟΧΗ! Porfiry Πέτροβιτς λυθεί το μυστήριο του Ρασκόλνικοφ, και να λύσει τα προβλήματά μας | Η πρόταση από τον σύμβουλο: η ψυχολογική αφαίρεση |
»
Το κείμενο της επιστολής
Υπάρχουν πολλοί οδηγοί για τη συγγραφή κειμένων για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, πολλές χρήσιμες πληροφορίες σε Maxim Ilyahova, Αλέξανδρος Amzin και άλλους δασκάλους της λέξης. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον να αυξηθεί η συνολική ευαισθητοποίηση και να βελτιώσει το γενικό ύφος της γραφής.
Κατά τη διαδικασία της γραφής γράμματα, πρέπει να κάνουμε με συνέπεια αρκετές αποφάσεις.
ευγένεια ερώτηση. Στην αρχή της επιστολής μπορεί να είναι θολή στο ευγένεια και αγάπη στο πνεύμα της «Αγαπητέ μου Ροδιά, για δύο λίγο περισσότερο από ένα μήνα, όπως δεν έχω μιλήσει σε σας γραπτώς, από την οποία υπέφερε, και ακόμα άλλα το βράδυ δεν κοιμήθηκα, Σκέφτομαι. " Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρή, τόσο σε χρόνο γράφοντας αυτήν την καταχώρηση, και με τον καιρό ένα πρόσωπο για την ανάγνωση του. Αλληλογραφία μετά επιχειρήσεων, θυμάστε; Δεν σύνταξη επιστολής διαγωνισμό και όχι Ρασκόλνικοφ της μητέρας και των επιχειρήσεων αλληλογραφία.
Σεβόμαστε το χρόνο και παραλήπτη σας!
Εκπροσωπεί και μοιάζουν με τις συνθήκες της αγάπης έχει νόημα μόνο στο πρώτο μήνυμα που αποστέλλεται μετά τη συνάντηση φευγαλέα στην έκθεση. Αν αυτή είναι η συνέχιση της συνεργασίας ή την τρέχουσα αλληλογραφία, στην πρώτη επιστολή για την ημέρα της γραφής: «Γεια σου, John,» στο δεύτερο και αργότερα: «Ιωάννης ...».
έφεση. Έχω πάντα ασχολούνται με το θέμα, σε ποιον να απευθυνθούν στην επιστολή, εφόσον ο αριθμός των δικαιούχων. Πρόσφατα, έγραψα μια επιστολή, που απευθύνεται στα τρία κορίτσια που ονομάζεται Άννα. Δεν αμφιβάλλει, έγραψα, «Αγαπητοί Άννα» ποτέ στα ύψη. Αλλά τόσο τυχερός όχι πάντα.
Τι θα συμβεί αν ο δικαιούχος των τριών, ή ακόμη και επτά, και δεν φέρουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να απαριθμήσει τα ονόματα: «Καλησπέρα, Ροδίων, Πουλχερία, Avdotya και Petr Πέτροβιτς.» Αλλά είναι μεγάλη και απαιτεί χρόνο. Είναι δυνατό να γράψει: «Αγαπητοί Συνάδελφοι».
Εγώ για τον εαυτό μου χρησιμοποιούν έναν κανόνα για να εφαρμόσετε το όνομα με εκείνο που βρίσκεται στο πεδίο «Προς». Και για εκείνους που είναι στο αντίγραφο δεν ισχύει καθόλου. Αυτό είναι συνήθως ταυτόχρονα επιτρέπει τον ακριβέστερο καθορισμό ενός (!) Επιστολή προς τον παραλήπτη και το σκοπό της παρούσας επιστολής.
παραπομπή. Συχνά, η αντιστοιχία είναι μια συζήτηση με ερωτήσεις και απαντήσεις - με άλλα λόγια, ο διάλογος. Η καλή πρακτική να μην διαγράψετε το ιστορικό της αλληλογραφίας και γράψτε την απάντησή σας στην κορυφή των εισηγμένων κείμενο αυτό, επιστρέφοντας σε αυτή την αλληλογραφία μέσα σε μια εβδομάδα, ήταν εύκολο να διαβάσει το διάλογο από πάνω προς τα κάτω κατά φθίνουσα ημερομηνία.
Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla θα πρέπει να «Τοποθετήστε τον κέρσορα μετά τον αναφερόμενο κείμενο». Θα ήθελα να συστήσω να αλλάξει το μενού «Εργαλεία» → «Ρυθμίσεις Λογαριασμού» → «Προετοιμασία και αντιμετώπιση«. Θα πρέπει να είναι έτσι.
Ο σκοπός της επιστολής. Επιχειρήσεις γράμματα είναι δύο ειδών:
- όταν εμείς απλά ενημερώνει το συνομιλητή (π.χ., μια έκθεση για το έργο που επιτέλεσε κατά τον τελευταίο μήνα)?
- και όταν θέλουμε κάτι από το συνομιλητή. Για παράδειγμα, ο ίδιος συμφώνησε με το συνημμένο τιμολόγιο για την πληρωμή.
Κατά κανόνα, να ενθαρρύνουν τα γράμματα πολλές φορές περισσότερο από ό, τι το ανακοινώσιμα. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από την πηγή, είναι πολύ σημαντικό να πει για αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η πρόσκληση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα μήνυμα στο λογαριασμό του και να πάει την τελευταία πρόταση στην επιστολή.
άδικο«Porfiry Πέτροβιτς, ξέρω ποιος περικόψει μια ηλικιωμένη κυρία.»
σωστά«Porfiry Πέτροβιτς, έκοψα τα κάτω μια ηλικιωμένη κυρία, παρακαλώ δεχθείτε τη σύλληψή μου σχετικά με τα μέτρα κουραστεί να υποφέρουν!».
Γιατί ανταποκριτής πρέπει να είναι για σας να σκεφτείτε, τι να κάνει με αυτή την επιστολή; Μετά από όλα, μπορεί να πάρει και η λανθασμένη απόφαση.
το κείμενο της υπογραφής. Πρέπει να είναι. Ειδικά όλοι οι πελάτες e-mail σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε autosubstitution υπογραφή π.χ. το κλασικό «Ειλικρινά ...». Σε Mozilla αυτό γίνεται από το μενού «Εργαλεία» → «Ρυθμίσεις λογαριασμού«.
Για να γράψετε ή να μην γράψει τις επαφές με την υπογραφή - μια ιδιωτική υπόθεση. Αλλά αν με κάποιο τρόπο συνδέονται με τις πωλήσεις - είναι υποχρεωτικό να γράψει. Ακόμα κι αν η συναλλαγή δεν πραγματοποιείται με βάση την επικοινωνία στο μέλλον, μπορείτε εύκολα να βρείτε τις επαφές της υπογραφής.
Τέλος, ένα άλλο χαρακτηριστικό του σώματος του μηνύματος για εκείνους τους ερωτώμενους που δεν μου αρέσει (δεν μπορεί, δεν θέλει, δεν έχουν το χρόνο) για να ανταποκριθεί στο email σας. Αναφέρετε στην προεπιλεγμένη σώμα του μηνύματος. Για παράδειγμα, «Porfiry Πέτροβιτς, αν δεν έρθει να με συλλάβουν πριν τις 12:00 Παρασκευή, θεωρώ τον εαυτό μου να είναι χάρη.» Φυσικά, η περίοδος πρέπει να είναι πραγματική (δεν είναι απαραίτητο να στείλετε το κείμενο του παραδείγματος, την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης θα πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει σωματικά και να αποφασίσει για την επιστολή σας. Αυτό το «default» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για τη μη ανταπόκριση του συνομιλητή. Όπως πάντα, με τη χρήση αυτού του τσιπ θα πρέπει να προσεγγιστεί με έξυπνο τρόπο. Εάν ένα άτομο είναι στην ώρα τους και κανονικά απαντά στα e-mail σας, αυτό το τελεσίγραφο αυτό είναι, αν δεν τους κάνει κακό, λίγο τέντωμα ή να οδηγήσει σε μια απόφαση να μην απαντήσει στην επιστολή αυτή τη στιγμή και να σας κάνει να περιμένετε για την Παρασκευή.
συνημμένα
Επιστολές συχνά με συνημμένα: βιογραφικό, επιχειρηματικές προτάσεις, τις εκτιμήσεις κόστους, σχέδια, σαρωμένα έγγραφα - ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή της λαϊκής λάθη.
σφάλμα: Ένα τεράστιο ποσό της επένδυσης. επιστολές έρχονται συχνά με συνημμένα έως και 20 MB. Κατά κανόνα, σαρώνει ό, τι κάποια έγγραφα σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Ο ανταποκριτής πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι σχεδόν βέβαιο ότι κολλάει για μερικά λεπτά σε μια μάταιη προσπάθεια να κατεβάσετε μια προεπισκόπηση των συνημμένων. Και ο Θεός φυλάξοι την προσπάθεια παραλήπτη για να διαβάσετε αυτό το e-mail στο τηλέφωνό σας ...
Προσωπικά, μπορώ να διαγράψω αμέσως τέτοια μηνύματα. Δεν θέλετε την επιστολή σας εμφανίστηκε στο καλάθι πριν από την ανάγνωση; Ελέγξτε το μέγεθος του συνημμένου. Συνιστάται ότι όχι περισσότερο από 3 MB είναι.
Τι θα συμβεί αν περισσότερο από;
- Δοκιμάστε τη δημιουργία σαρωτή σας σε μια διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, σε μορφή PDF ή 300dpi σαρώνει λαμβάνονται αρκετά ευανάγνωστο.
- Σκεφτείτε για ένα πρόγραμμα όπως το WinRar αρχειοθέτησης ή 7zip. Ορισμένα αρχεία συμπιέσει πολύ καλά.
- Τι θα συμβεί αν ένα τεράστιο προσκόλληση και τη συμπίεση δεν λειτουργεί; Για παράδειγμα, σχεδόν άδειο λογιστική βάση ζυγίζει 900 MB. Ελάτε στην ενίσχυση της αποθήκευσης πληροφοριών σύννεφο: Dropbox, το Google Drive, και τα παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα μια τεράστια επένδυση σε σχέση με την αποθήκευση σύννεφο. Αλλά εγώ προτιμώ να διαχειρίζονται τις δικές τους πληροφορίες που αποθηκεύονται στο cloud, έτσι ώστε η αυτοματοποίηση της Mail.ru δεν είναι ευπρόσδεκτη.
Και ένα ακόμη σύσταση δεν είναι αρκετά σαφές για τις επενδύσεις - τους όνομα. Θα πρέπει να είναι κατανοητή και αποδεκτή από τον αποδέκτη. Από τη στιγμή βρισκόμαστε στην εταιρεία ετοίμασε μια προσφορά για να αναφέρουμε... ας είναι Φιοντόρ Ντοστογιέφσκι. Έλαβα ένα e-mail από τον διαχειριστή του έργου προς έγκριση στην CP, και η προσκόλληση ήταν ένα αρχείο με το όνομα «DlyaFedi.docx». Με τον διευθυντή, μου έστειλε αυτό το διάλογο παρόμοιο με το ακόλουθο:
- Αγαπητέ Manager, είστε προσωπικά πρόθυμοι να προσεγγίσουμε αυτό το σεβαστό άνθρωπο και να τον καλέσει στο πρόσωπο Fedor;
- Αφού εκεί, σεβαστή ως πρόσωπο, όλα με το όνομά μου ζήτησε.
- Γιατί είσαι ένα συνημμένο που ονομάζεται «DlyaFedi»; Αν εγώ τώρα θα στείλει σε αυτόν, νομίζεις ότι θα αγοράσει άξονες μας σε αυτό το εγχειρίδιο;
- Πάω να μετονομάσετε στη συνέχεια ...
Γιατί να μαγειρέψουν ωρολογιακή βόμβα - την πιθανή αδυναμία του πελάτη - ή να δημιουργήσετε μόνοι σας επιπλέον εργασία μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί δεν κατονόμασε αμέσως το συνημμένο είναι σωστή: «DlyaFodoraMihaylovicha.docx» ή ακόμα καλύτερα - «KP_Nebo_Topory.docx».
Έτσι, με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως «πρόσωπο» είναι περισσότερο ή λιγότερο διευθετηθεί. κίνηση Ας σχετικά με την αναθεώρηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως εργαλείο αποτελεσματικής εργασίας και να μιλήσουμε γι 'αυτό αποσπά την προσοχή στοιχείο.
Εργασία με γράμματα
E-mail - είναι ένα ισχυρό απόσπαση της προσοχής. Όπως και με κάθε απόσπαση της προσοχής, το μήνυμα πρέπει να καταπολεμηθεί με την ενίσχυση των κανόνων και το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης.
Τουλάχιστον, θα πρέπει να απενεργοποιήσετε όλες τις ειδοποιήσεις από την άφιξη του ταχυδρομείου. Αν πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα πρέπει να ειδοποιηθούν και ένα ηχητικό σήμα, και ανοιγόκλεισε εικονίδιο δίπλα στο ρολόι, και θα δείξει μια προεπισκόπηση της επιστολής. Με λίγα λόγια, κάνουμε ό, τι στην πρώτη σας δάκρυ μακριά από τη σκληρή εργασία, και στη συνέχεια κάντε μια βουτιά στην άβυσσο των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και unvisited αποστολές - μείον μία ή δύο ώρες της ζωής.
Κάποιος ισχυρή δύναμη της θέλησης σας επιτρέπει να μην αποσπούν την προσοχή από την κοινοποίηση, και οι απλοί άνθρωποι καλύτερα δεν είναι να δελεάσει τύχη και απενεργοποίηση τους. Σε Mozillla Thunderbird γίνεται μέσα από το μενού «Εργαλεία» → «Ρυθμίσεις» → «Βασικές» → «Όταν τα νέα μηνύματα.»
Αν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς να κατανοήσει ότι πρόκειται για ένα e-mail;
Πολύ απλό. Εσείς ο ίδιος, συνειδητά να αναιρέσει χρόνο για να αναλύσει e-mail, ανοίξτε το e-mail client και να δούμε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα στο μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια της διακοπής λειτουργίας, δηλαδή, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.
Οι άνθρωποι ρωτούν συχνά πώς το χρόνο απόκρισης και επείγουσες επιστολές; Η απάντηση είναι: δεν έχετε επείγουσα γράμματα στο ταχυδρομείο. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (σε αυτή την ενότητα χρονοδιάγραμμα το έργο σας μέσω e-mail).
Αν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ενημερώσουμε μέσω άλλων καναλιών - τηλέφωνο, SMS, Skype. Στη συνέχεια, μπορείτε συνειδητά να πάει κάτω στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη θεραπεία επείγον e-mail. Όλες οι γκουρού της διαχείρισης του χρόνου (για παράδειγμα, Gleb Αρχάγγελος με το «Getting Things Done» του) δηλώνουν τη στερεότυπη απάντηση μέσω e-mail μέσα σε 24 ώρες. Αυτή είναι η συνήθης κανόνας της εθιμοτυπίας - μην περιμένετε από τις συνομιλητής άμεσες απαντήσεις μέσω email. Αν υπάρχει επείγουσα επιστολή προς τον ενημερώσει σε ένα γρήγορο κανάλια επικοινωνίας.
Έτσι, έχουμε απενεργοποιήσει την ειδοποίηση για να συμπεριλάβει e-mail client για το πρόγραμμά σας.
Τι να κάνετε όταν πήγαμε στο ταχυδρομείο και να μην δραστηριοτήτων με τίτλο «κάνει έξω» email; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της εργασίας;
Έχω ακούσει για το σύστημα των εισερχομένων μηδέν, αλλά, δυστυχώς, δεν συνάντησε ένα μόνο άτομο εφαρμογή της. Ήταν απαραίτητο να εφεύρουμε ένα ποδήλατο. Τα άρθρα για το θέμα αυτό πρέπει να Layfhakere. Για παράδειγμα, "μηδέν εισερχόμενες». Παρακάτω θα μιλήσουμε για το σύστημα των μηδενικών εισερχομένων στην ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων αν GTD γκουρού επισήμανε στα σχόλια, συμπληρώνουν ή να βελτιώσουν το σύστημα που περιγράφεται.
Είναι σημαντικό να κατανοήσουν και να αποδεχθούν ότι το e-mail - αυτό δεν είναι ένα χρονοδιάγραμμα εργασιών και του αρχείου για την επιχείρησή σας. Ως εκ τούτου, το φάκελο «Εισερχόμενα» πρέπει πάντα να είναι κενό. Αν έρχεστε για την εξέταση περιλαμβάνονται, δεν σταματούν και δεν πρέπει να αποσπάται η προσοχή δεν έχει σημασία τι, μέχρι να αδειάσετε το φάκελο.
Τι να κάνετε με το spam στο inbox σας; Πρέπει να πάμε διαδοχικά για κάθε γράμμα, και αφαιρέστε το. Ναι, απλά επιλέξτε το και κάντε κλικ στο πληκτρολόγιο Διαγραφή. Εάν δεν μπορείτε να φέρει τον εαυτό μου για να διαγράψετε ένα e-mail, θα πρέπει να αποφασίσει τι να κάνει με αυτό.
- Μπορείτε να απαντήσετε σε τρία λεπτά; Έχω να απαντήσω; Ναι, έχουμε, και η απάντηση θα πάρει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, στη συνέχεια να απαντήσουν αμέσως.
- Γνωρίστε την ανάγκη, αλλά και η προετοιμασία απάντηση παίρνει περισσότερο από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε ένα χρονοδιάγραμμα εργασιών, που επιτρέπει να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες, με τη σειρά e-mail σε ένα έργο και να ξεχάσετε για λίγο γι 'αυτό. Για παράδειγμα, μπορώ να χρησιμοποιήσω απολύτως θαυμάσια υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική ηλεκτρονική διεύθυνση: διαβιβαστεί σ 'αυτόν ένα γράμμα, και γίνεται ένα πρόβλημα. Αλλά αν δεν έχετε το χρονοδιάγραμμα εργασιών, το έγγραφο μεταφοράς στον υποφάκελο «0_Vypolnit».
- Μετά από μια γρήγορη απάντηση σε επιστολή του, μετατρέποντάς την σε ένα έργο ή μια απλή εξέταση είναι απαραίτητη να αποφασίσει τι να κάνει με αυτό το μήνυμα: delete ή να στείλετε σε ένα φάκελο ειδικά για μεγάλο χρονικό αποθήκευσης.
Εδώ είναι μερικές φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση έχω.
- 0_Vypolnit. Έχω ένα φάκελο που δεν υπάρχει, αλλά αν δεν έχετε ένα χρονοδιάγραμμα, για άλλη μια φορά, εδώ μπορείτε να προσθέσετε γράμματα, απαιτεί λεπτομερή μελέτη. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζονται τακτικά, αλλά με μια στοχαστική προσέγγιση σε ειδικά καθορισμένο χρόνο σε αυτό.
- 1_Sprav. Εδώ έβαλα την επιστολή με βασικές πληροφορίες: υποδοχή emails με συνδέσεις από διαφορετικές υπηρεσίες, εισιτήρια web για την επόμενη πτήση, και ούτω καθεξής.
- 2_Proekty. Περιλαμβάνει ένα αρχείο της αλληλογραφίας των εταίρων και των έργων, τα οποία έχουν τρέχουσα σχέση. Φυσικά, για κάθε έργο ή εταίρο εκκαθάριση ξεχωριστό φάκελο. Ο συνεργάτης του φακέλου που διπλώστε το γράμμα, όχι μόνο από τους υπαλλήλους της, αλλά και επιστολές από τους υπαλλήλους του «Heaven», που συνδέεται με αυτό το συνεργάτη. Είναι πολύ βολικό: εάν απαιτείται, όλη η αλληλογραφία σχετικά με το έργο στο χέρι με μερικά κλικ.
- 3_Muzey. Είμαι εδώ για να πλημμυρίσει τα γράμματα και αφαιρέστε κρίμα, και τα οφέλη τους είναι προφανής. Επίσης, εδώ μεταναστεύουν φακέλους με ένα κλειστό έργο του «2_Proekty». Με λίγα λόγια, «Μουσείο» αποθηκεύονται πρώτοι υποψήφιοι για διαγραφή.
- 4_Dokumenty. Υπάρχουν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα των πράξεων που μπορούν να είναι χρήσιμα στο μέλλον για το λογιστήριο, για παράδειγμα, λειτουργεί από συμφωνίες από τους πελάτες των εισιτηρίων για το ταξίδι. Φάκελος συμπίπτει σε μεγάλο βαθμό με τους φακέλους «2_Proekty» και «1_Sprav», αλλά κατέχει την λογιστικών πληροφοριών, όπως στο «2_Proekty» φάκελο - διαχείριση. Στο "4_Dokumenty" - νεκρός πληροφορίες, και "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Εδώ έβαλα μόνο πραγματικά χρήσιμο λίστα στην οποία θέλω να έρθει πίσω στο χρόνο για την έμπνευση και την αναζήτηση λύσεων.
Υπάρχουν και άλλες ρυθμίσεις στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, σημαντικές για το σύστημα αυτό. Πρώτον, το Thunderbird η προεπιλογή είναι επιλεγμένο «Mark μήνυμα διαβάσει.» Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, έτσι ώστε το off κουτί! Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε στο μενού «Εργαλεία» → «Ρυθμίσεις» → «Προχωρημένη» → «Ανάγνωση και οθόνη.»
Δεύτερον, η χρήση φίλτρα. Θα χρησιμοποιηθεί για να εφαρμόσει ενεργά φίλτρα στην διεύθυνση του αποστολέα αυτόματη προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατάλληλους φακέλους. Για παράδειγμα, γράμματα του δικηγόρου μετακόμισε στο φάκελο «Δικηγόρος». Εγκατέλειψα την προσέγγιση αυτή για διάφορους λόγους. Το πρώτο είναι μια επιστολή από έναν δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων που σχετίζονται με κάθε έργο ή εταίρο, και ως εκ τούτου, με την επιφύλαξη της κίνησης σε αυτόν το φάκελο ή το έργο συνεργάτη. Δεύτερον, αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίησης. Θα πρέπει να αποφασίσετε πού να αποθηκεύσετε μια συγκεκριμένη επιστολή και εμφάνιση για τα μη επεξεργασμένα θέσεις πιο εύκολο σε ένα μόνο μέρος - στο inbox σας. Τώρα το φίλτρο χρησιμοποιείται μόνο για απομακρυσμένη φακέλους τακτική αυτόματη μηνύματα από διαφορετικά συστήματα, που είναι, τα γράμματα που δεν απαιτούν μου για τη λήψη αποφάσεων. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird ρυθμιστεί στο μενού Φίλτρα «Εργαλεία» → «Μήνυμα».
Έτσι, με τη σωστή προσέγγιση στο e-mail πρέπει να πάει από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.
Ω, και ένα ακόμη. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει την κοινοποίηση της άφιξης των νέων μηνυμάτων; ;)