Πώς να μην τους πελάτες μακριά τρομάξει και τους εταίρους: κακές συνήθειες κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εργασία και μελέτη / / December 25, 2019
Στη δουλειά, πολλοί άνθρωποι έχουν κυριολεκτικά επίθεση από έναν τεράστιο αριθμό των e-mail, μήνυμα, το οποίο απαραιτήτως πρέπει να απαντηθούν. Φυσικά, είναι πολύ δύσκολο να αντιμετωπίσει τον όγκο των εργασιών και να το κάνουμε σωστά. Παρ 'όλα αυτά, υπάρχουν σοβαρά λάθη, που πραγματικά θα πρέπει να αποφεύγεται.
Μάθετε τους βασικούς κανόνες των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραφής εθιμοτυπία δεν χρειάζεται να κάνουν τις επιστολές σας μετατραπεί σε λογοτεχνικά αριστουργήματα. Είναι εντελώς άχρηστο. Αλλά αν μπορείτε να απαλλαγείτε από συνήθειες που δείχνουν έλλειψη επαγγελματισμού, η επιχείρησή σας θα πάει πολύ μεγαλύτερη επιτυχία.
Τι μεγάλες αποκλίσεις κατά την εγγραφή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μήνυμα είναι το πιο κοινό;
1. Κατάχρηση ένδειξη «Επείγον»
Αν συμπεριφέρεται σαν ένα αγόρι στην παραβολή, ο οποίος φώναξε «Λύκος! Λύκοι! «Και να θέσει όλα τα γράμματα σε μια σειρά με την ένδειξη» Επείγον», πολύ σύντομα παύει να παραλήπτες σας πάρουμε στα σοβαρά. Όταν πραγματικά θα χρειαστεί μια άμεση απάντηση, κανείς δεν θα δώσει προσοχή σε αυτό το σημείο.
2. υπερβολική άτυπο
Επιλογή των τρόπων επικοινωνίας εξαρτάται από την ποιότητα της σχέσης ανάμεσα σε εσάς και ένα άλλο πρόσωπο. Υπερβολική άτυπο δείχνει μία έλλειψη επαγγελματισμού.
Να μην είστε προσεκτικοί με τα σημάδια χρήση θαυμαστικών, χαμογελαστό, επιλογή χρώματος του κειμένου, γραμματοσειρές φαντασία, αργκό του Internet και συντμήσεις. Απλώς δεν θα σας βοηθήσει να δημιουργήσει την εικόνα ενός έμπειρου εργαζομένου.
Επίσης, δώστε προσοχή στο γεγονός ότι μερικοί άνθρωποι δεν καταλαβαίνουν τα αρκτικόλεξα. Ειδικά επιλέξει προσεκτικά τον τόνο της επικοινωνίας με τους ξένους και μέλη άλλων γενεών.
Θυμηθείτε: επιστολή των επιχειρήσεων Θα πρέπει να είναι εύκολο να το διαβάσετε. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη γραμματοσειρά Arial, Calibri ή Times New Roman, που το μέγεθος σε 10 ή 12 μονάδες. Όσο για το χρώμα, το καλύτερο είναι να παραμείνει στο μαύρο.
3. Πάρα πολύ κρύο ύφος της επικοινωνίας
Την ίδια στιγμή, ο παραλήπτης δεν θα πρέπει να αισθάνεται ότι επικοινωνεί με το ρομπότ. Μερικά από τα γράμματα μοιάζουν με πραγματικούς ανθρώπους σαν στην πραγματικότητα είναι μια απάντηση μήνυμα μηχάνημα.
Αν επιστολή σας φαίνεται η προσωπικότητά σας, τον ενθουσιασμό σας θα σας βοηθήσει να διαμορφώσει τον παραλήπτη θετική άποψη σας ως επιχείρηση συνομιλητή. Το κύριο πράγμα - μην το παρακάνετε.
4. Κατάχρηση αξιώματος του «Απάντηση σε όλους»
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχουν σκοπό να τα μετατρέψει σε ένα ζεστό chatik. Εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα, το οποίο προωθείται σε μια ομάδα ανθρώπων, πριν πατήσετε «Αποστολή όλους», βεβαιωθείτε ότι η απάντησή σας είναι πολύ ενδιαφέρουσα και αναγκαία για κάθε ομάδα.
5. Μεταφορά του Μηνύματος χωρίς την έγκριση του αποστολέα
Αυτό είναι τουλάχιστον ενοχλητική. Και μπορεί να υπονομεύσει σημαντικά την αξιοπιστία σας.
Δεν έχει σημασία τι σας στείλουμε. Μπορεί να θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα στον πελάτη το αφεντικό σας, το οποίο αναφέρεται στον πελάτη. Ή δεν μπορείτε να αντισταθείτε στον πειρασμό να γυρίσει στην αλυσίδα των παραληπτών της επιστολής που περιέχουν ορισμένες προσωπικές πληροφορίες, ο συνάδελφός του. Σε κάθε περίπτωση, δεν θα πρέπει να το κάνετε χωρίς την άδεια του αποστολέα.
6. Αποστολή κρυμμένα αντίγραφα επιστολών
Όταν στέλνετε σε κάποιον ένα κρυφό αντίγραφο της επιστολής του συνομιλητή μια σκέψη: «Και ποιος άλλος έστειλε ένα αντίγραφο» Προκαλεί δυσπιστία και συνεπάγεται την αίσθηση ότι κρύβεται είσαι κάτι.
Αν θέλετε να στείλετε μια επιστολή σε κάποιον που δεν θα πρέπει να είναι παρόντες στην αλυσίδα του λυκίσκου, απλά αντιγράψτε και επικολλήστε το κείμενο σας σε ένα ξεχωριστό νέο μήνυμα.
7. Η σωστή διατύπωση του θέματος
Αν το πεδίο «Θέμα» εισάγετε κάτι σαν «Εγώ είμαι», «Hello» ή «Για την ενημέρωσή σας,» δεν δώσει στον αποδέκτη μια ιδέα σχετικά με το περιεχόμενο της επιστολής. Ως εκ τούτου, είναι πιθανό ότι το μήνυμά σας δεν θα ακόμη και να διαβάσει.
Αν έχετε πραγματοποιήσει επαγγελματική αλληλογραφία, Το θέμα της επιστολής σας θα πρέπει να είναι σύντομη, ευρύχωρο και ακριβή. Εάν ο παραλήπτης καταλάβει αμέσως τι είστε το γράψιμο, είναι πιθανό ότι θα διαβάσει το μήνυμα και να ανταποκρίνονται σας για πιο γρήγορα.
8. Κατάχρηση των προσωπικών μηνυμάτων
Ανέκδοτα, συγκινητικές ιστορίες και κινητήριος εισαγωγικά μερικές φορές έρχονται πολύ από τη θέση. Όμως, σε μεγάλες ποσότητες, που γρήγορα ελαστικών του παραλήπτη. Μην βομβαρδίζουμε εισερχόμενα νόημα μήνυμα σε έναν συνάδελφο, ακόμα και αν το κάνεις με τις καλύτερες προθέσεις. Αργά ή γρήγορα, οι δικαιούχοι θα διαγράψει απλά αυτά τα μηνύματα χωρίς να τα διαβάζει.
9. βάλτε τα κάτω
Μην μπείτε στον πειρασμό να εκφράσει με επιστολή του προς τον δίκαιο θυμό προς τον προορισμό, ακόμα και αν άξιζε μια τέτοια αντίδραση. Ακόμα και αν είστε σε αναμονή για το δέμα σας για μερικούς μήνες. Απλά μην το κάνετε. Οι άνθρωποι θα θυμούνται πάντα να είναι αγενής, και αυτό είναι κακό για την εικόνα της επιχείρησής σας.
Αντ 'αυτού, να γράψει ένα μήνυμα ότι θα έχετε την ευκαιρία να σας στείλουμε θυμωμένος παραλήπτη, και αφήστε το για μερικές μέρες στο φάκελο «Πρόχειρα». Στη συνέχεια, επεξεργαστείτε και να αφαιρέσετε όλα τα προσβλητική γλώσσα. Έτσι, θα είστε σε θέση να αποδείξουν τον επαγγελματισμό τους.
10. εξοικείωση
Εάν γνωρίζετε πολύ καλά τον παραλήπτη του μηνύματος, και μερικές φορές μπορείτε να αντέξετε οικονομικά μερικά ωραία φιλοφρονήσεις. Αλλά αν αυτή είναι η δουλειά συνεργάτη ή πελάτη σας, εκτός ευγενικά συγκρατημένη τόνο της επικοινωνίας. Ολοκλήρωση των γραμμάτων, όπως «Τα λέμε σύντομα!» Σε αυτή την περίπτωση θα ήταν ακατάλληλη.
11. Η χρήση του παραλόγου διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Κροσσώδης, χυδαίο ή απροκάλυπτα γελοία διευθύνσεις θα προσελκύσει αρνητική προσοχή στους δικαιούχους. Αν απλά δεν μπορείτε μέρος με το κουτί του [email protected], στη συνέχεια τυλίγεται προς τα πίσω για την επιχείρησή αλληλογραφία ξεχωριστό λογαριασμό.
12. Ένας μεγάλος αριθμός των typos
Αποστολή μηνυμάτων από το τηλέφωνο σας δεν σας απαλλάσσει από την υποχρέωσή σας για να ελέγξετε τα email σας για λάθη. Αν κάνει κάτι περισσότερο από ένα τυπογραφικό λάθος στην επιστολή, που δεν παρουσιάζουν τον εαυτό σας από την καλύτερη πλευρά. Εάν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα στο δρόμο, είναι σημαντικό να εξετάσετε προσεκτικά πριν από την αποστολή.
13. Αποστολή μηνυμάτων νωρίς το πρωί
Μερικές φορές όταν ξυπνήσω νωρίς και να αισθάνονται αρκετά παραγωγικός, Μπαίνετε στον πειρασμό να ασχοληθεί γρήγορα με εμπορική αλληλογραφία. Ωστόσο, η πλειοψηφία των δικαιούχων επέστησε την προσοχή στην αποστολή της επιστολής. Εάν στείλετε ένα μήνυμα σε τρεις το πρωί, στη συνέχεια, στην καλύτερη περίπτωση, θα εξετάσει μια εργασιομανής, και στη χειρότερη περίπτωση - δεν είναι ακριβώς υγιή.
Αν το βράδυ ευρήματα έμπνευσης για σας, ακριβώς αποθηκεύσετε ως πρόχειρο έγγραφο και να το στείλετε με τις ώρες εργασίας.
14. Σύνταξη πάρα πολύ καιρό γράμματα
Οι περισσότεροι άνθρωποι απλά δείτε τα μηνύματα που δεν παίρνουν μια κατανόηση του κειμένου. Κρατήστε αυτό κατά νου, ενώ γράφει ένα γράμμα. Μεγάλα τμήματα του κειμένου είναι δύσκολο να διαβάσει, έτσι χωρίζουν το μήνυμα σε μικρά σημεία.
Χρησιμοποιήστε λίστες. Θα κάνει το μήνυμά σας ακόμα πιο ευανάγνωστο. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε το πιο σημαντικό μέρος του μηνύματος με πλάγια ή έντονη γραφή.
Αποφύγετε περιγράφεται λάθη, και στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια καλή εντύπωση για τον εαυτό του, η οποία είναι βέβαιο ότι θα συμβάλει στην καριέρα σας.