3 Συμβουλές για να σας βοηθήσει να καταλήγουν πάντα συνεδριάσεις στην ώρα τους

Αν στην προβλεπόμενη προθεσμία, αρκετές συναντήσεις, μία παρατεταμένη συνάντηση μπορεί να διαταράξει όλα τα σχέδια. Επιχειρηματίας Patrick Λόγκαν (Patrick Ewers) προσφορές Τρεις στρατηγικές για να βοηθήσει να αποφευχθεί αυτό.

1. Πριν από τη συνάντηση: Μειώστε τη διάρκεια της συνεδρίασης

Τις περισσότερες φορές, η συνάντηση διήρκεσε μισή ώρα ή μία ώρα. Αυτές οι χρονικές περίοδοι είναι καλύτερα να κάνει το ημερολόγιο. Αλλά γι 'αυτό, φαίνεται ότι μια άλλη συνεδρίαση αρχίζει αμέσως μετά την άλλη. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει πολλή ταλαιπωρία.

Αντικαταστήστε το μισή ώρα συνάντηση της 25-λεπτών και ώρα - 50 λεπτά. Μπορείτε επίσης να έχετε το χρόνο να κάνουμε τα πάντα το ίδιο όπως και πριν. Από την άλλη πλευρά, θα είναι λίγο χρόνο για την προετοιμασία των δύο συναντήσεων, μετά από κάθε άλλο, αναψυχή ή η απόφαση των θεμάτων έκτακτης ανάγκης.

Για να μην προσβάλω κανένα από τους συμμετέχοντες, προειδοποιούν για τις αλλαγές των προτέρων. Όταν κάνετε ένα ραντεβού, απλά να αναφέρω ότι η συνάντησή σας τώρα τελευταία 25 ή 50 λεπτά.

2. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης: να υπενθυμίσει το κοινό σχετικά με το σκοπό της συνάντησης και μαζί Συνοψίστε

Τα πρώτα λεπτά της συνάντησης είναι πολύ σημαντικό. Χρησιμοποιήστε τους για να υπενθυμίσω σε όλους γιατί πρόκειται και πόσο καιρό τη συνάντηση. Αναφέρετε ότι έχετε περίπου 50 λεπτά για να συζητήσουν όλα τα θέματα και τα τελευταία πέντε θα πάει στο απολογισμού. Τότε κανείς δεν θα πρέπει να εκπλήσσει το γεγονός ότι έχετε αρχίσει να απενεργοποιήσετε μια συνάντηση μέσα σε 45 λεπτά. Το πιο πιθανό, οι άλλοι συμμετέχοντες ακόμη και θα είναι ευγνώμονες, γιατί όπως σας σώσει όχι μόνο το χρόνο τους, αλλά και τους.

Βάλτε μια υπενθύμιση ή ξυπνητήριΠοια θα χτυπήσει μετά από 45 λεπτά και βάλτε το τηλέφωνο στο τραπέζι, για να θυμηθούμε όλη την ώρα και να μην αποσπούν την προσοχή. Όταν ακούγεται ένας ήχος, να τελειώσει μια συνάντηση, μένετε σε τίποτα.

Αν δεν έχετε χρόνο για να λύσει όλα τα προβλήματα στα υπόλοιπα πέντε λεπτά, να προγραμματίσετε μια νέα συνάντηση για άλλη ημέρα. Και επίσης:

• Επαναλαμβάνω αυτό που κάποιος έχει δεσμευτεί?
• κατάλογο τα κύρια συμπεράσματα για λίγο?
• συμφωνήσουν σχετικά με τα επόμενα βήματα?
• μερίδιο κάτι θετικό, όπως μας πείτε τι σας άρεσε για αυτή τη συνάντηση.

3. Μετά τη συνάντηση: σύντομο, αποσυναρμολογείτε την τελευταία συνεδρίαση και να προετοιμαστούν για την επόμενη

Μετά τη συνάντηση 50 λεπτών με τα πόδια, θα πρέπει να μείνετε 10 λεπτά για να ανταλλακτικά. Περάστε την πρώτη πέντε για την ανάλυση των βασικών σημείων της προηγούμενης συνεδρίασης, έτσι ώστε να μην ξεχάσετε τίποτα. Επίσης, περιγράφει το σχέδιο της επιστολής σε όλους τους συμμετέχοντες να υπενθυμίσει το αποφάσεις και των υποχρεώσεων. Αυτό θα αυξήσει τα οφέλη του χρόνου που δαπανάται, και επιπλέον, θα δώσει κάτι ακόμα πιο πολύτιμο - ένα αίσθημα πληρότητας.

Δεύτερον πέντε λεπτά για να αφιερώσουν στην προετοιμασία της επικείμενης συνόδου. Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τους συμμετέχοντες, υπενθυμίστε στον εαυτό σας:

• τι θα πρέπει να συζητηθούν τα θέματα?
• κάθε προηγούμενη εργασία έπρεπε να γίνει?
• Τι ξέρετε για τους συμμετέχοντες: επαγγελματικά και τα προσωπικά τους συμφέροντα.

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το πρόσωπο συνάντηση με τους οποίους θα σας, αναζητήστε πληροφορίες σχετικά με αυτό: ελέγξτε το όνομα και τη θέση, ελέγξτε τα προφίλ σε κοινωνικά δίκτυα. Και σκεφτείτε για το πώς φράση ξεκινήσετε μια συζήτηση.