Πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το Gmail: 25 συμβουλές
οι υπηρεσίες Web / / December 24, 2019
1. Ξεκινώντας
φόντο την αλλαγή
Αντί να συλλογιστεί το κανονικό λευκό φόντο του Gmail, φτιάξει το κέφι γραμματοκιβώτιό σας με κάτι φωτεινό. Απλά επιλέξτε τις ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία της ενότητας «Θέματα», για να ορίσετε το νέο υπόβαθρο από τις επιλογές, ή να ανεβάσετε τη δική σας εικόνα.
Επιπλέον, μπορείτε να πειραματιστείτε με τη διεπαφή ρυθμίσεις. Το «μεγάλο» τρόπο, θα έχετε αρκετό ελεύθερο χώρο, ενώ το «Compact» είναι καλό όταν πρέπει να χωρέσει στην οθόνη όσο το δυνατόν μηνύματα.
φίλους Add (και μηνύματα)
Για να προσθέσετε επαφές στο σύστημά σας και παλιά μηνύματα (αν χρησιμοποιείτε το λογαριασμό Gmail για πρώτη φορά ή μανιβέλα επιπλέον λογαριασμό), πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «Λογαριασμοί και Εισαγωγή“και κάντε κλικ στο σύνδεσμο”Εισαγωγή αλληλογραφίας και επαφές. " Έτσι, μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα σας από άλλα γραμματοκιβώτια.
Κάντε το Gmail ματιά όπως το Outlook
Στη σειρά του «Ρυθμίσεις» → «Εργαστήριο» στο “παράθυρο προεπισκόπησης” για να δείτε το πλήρες κείμενο του μηνύματος στα δεξιά, όπως στο
θέα. Η συνήθεια - δεύτερη φύση, έτσι εάν έχετε μια ζωή στην εργασία με εταιρικά e-mail και μόλις τώρα προσπαθούν να προσαρμοστούν στο Gmail σας, η λειτουργία «Preview Pane» θα διευκολύνει τη μετάβαση σας.Μετά την ενεργοποίηση, θα δείτε μια διαφορετική επιλογές προβολής στο μενού drop-down στα αριστερά της ρύθμισης.
Επικεντρωθείτε στα ουσιώδη
Gmail μπορούν ανεξάρτητα καθορίσει ποια είναι πιο σημαντικό για το μήνυμα. Επιδέξια, ε; Στο «Ρυθμίσεις» → «Φάκελος“Εισερχόμενα”,» επιλέξτε “Παρακολουθήστε τις ενέργειές μου στο ταχυδρομείο ...” Gmail για να αναλύσει τα μηνύματά σας.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το «Συμπερίληψη Μαρκαδόροι» ή «Ignore φίλτρα» (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα φίλτρα περιγραφή παρακάτω) και να αλλάξετε τον τύπο του φακέλου που θα εμφανίζεται στο πάνω μέρος της σημαντικά μηνύματα. Στη συνέχεια, στο «Ρυθμίσεις» → «Γενικά» στο “προειδοποίηση στην επιφάνεια εργασίας” (αν χρησιμοποιείτε Chrome, Firefox ή Safari) μπορεί να επιλέξει το “Ενεργοποίηση ειδοποιήσεων για τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.”
Απαλλαγείτε από τις συνομιλίες
Υπάρχουν δύο είδη ανθρώπων: αυτοί που τους αρέσει το χαρακτηριστικό «Συζητήσεις», και εκείνοι που μισούν με τη δύναμη των χιλίων ήλιων. Αν ανήκετε στη δεύτερη ομάδα, πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «Γενικά» και απενεργοποιήστε τις “Συζητήσεις”.
2. Για Keep
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας όλων
Το Gmail επιτρέπει να αρχειοθετήσετε μηνύματα αντί για τη διαγραφή τους. Αυτό γίνεται για να εξασφαλιστεί ότι δεν έχετε να ανησυχείτε για την παρουσία του ελεύθερου χώρου, και συνεχώς καθαρίσετε το γραμματοκιβώτιό σας. Αν θέλετε να αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα, να το ανοίξετε και κάντε κλικ στο δεύτερο εικονίδιο στα αριστερά (ένα κουτί με ένα βέλος προς τα κάτω). Το μήνυμα θα σας περιμένει στην καρτέλα «Όλα τα μηνύματα» στην αριστερή μπάρα.
Παρακολουθήστε το αρχείο σας
Δεν έχει σημασία πόσο ελεύθερο χώρο αποθήκευσης για το Gmail ή τα αρχεία που προβλέπονται στο δικαστήριο το 2016, και οι άνθρωποι στέλνουν όλο και πιο συνημμένα αρχεία. Αν έχετε φτάσει το όριο σας σχετικά με το μέγεθος της μνήμης, του χρόνου θα είναι να απαλλαγούμε από μερικά από τα μηνύματα. Κάντε κλικ στο βέλος στο πλαίσιο αναζήτησης, ελέγξτε «συνημμένα υπάρχουν», για να επιλέξετε το μέγεθος των 10 MB και κάντε κλικ στο κουμπί με μεγεθυντικό φακό. Έτσι, θα δείτε όλα τα μηνύματα, που ζυγίζουν περισσότερο από 10 MB. Σημειώστε τα γράμματα που σίγουρα δεν θα χρειαστεί, και να τα στείλει στον κάδο απορριμμάτων.
Απάντηση και αρχειοθέτηση
Γιατί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου άδεια στα εισερχόμενά σας, αν έχετε ήδη απαντήσει σε αυτό; Χρησιμοποιήστε την «Αποστολή & Αρχείο», έτσι ώστε να μην φράξει τα εισερχόμενα μηνύματα, ενώ είστε σε αναμονή για την απάντηση στην επιστολή του. Πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «General» και επιλέξτε “Εμφάνιση της” Αποστολή και αρχειοθέτηση “στην απάντηση.” Τώρα θα είστε σε θέση να απαντήσει με τον συνήθη τρόπο, με τη συσσώρευση μηνύματα στα εισερχόμενά σας, εάν το επιθυμούν, ή αμέσως αρχειοθετούνται επιπλέον e-mail κατά την απάντηση.
Χρησιμοποιήστε τις ετικέτες και τα φίλτρα
Για κάθε μήνυμα, μπορείτε να προσθέσετε μια συντόμευση. Οι νέες ετικέτες θα εμφανιστεί στην αριστερή μπάρα. Απλά ανοίξτε το μήνυμα και κάντε κλικ στο κουμπί «Ετικέτες» - είναι δεύτερος από δεξιά. Τώρα να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα ή επιλέξτε ένα υπάρχον (από τον τρόπο, μπορείτε να σύρετε μια συντόμευση προς τα δεξιά πλαϊνή μπάρα στη θέση σας).
Κάντε κλικ στο «Περισσότερα» και επιλέξτε «Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτό», και στη συνέχεια - «Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση.» Σχετικά με το Gmail φίλτρα μπορείτε να γράψετε ένα ξεχωριστό άρθρο, έτσι για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε με το τμήμα "Διαμόρφωση φίλτρων».
Αγοράστε επιπλέον χώρο για την αποθήκευση αρχείων
Αν πραγματικά κουραστεί από Messing περίπου με το πρόβλημα αποθήκευσης του αρχείου μπορεί να δαπανηθεί για ένα επιπλέον κάθισμα. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο μήνυμα και στην κάτω αριστερή γωνία, θα δείτε πόσο χώρο που έχει απομείνει, και τον σύνδεσμο «Διαχείριση».
Αν σας απασχολούν σχεδόν το 100% του διαθέσιμου χώρου, κάντε κλικ εδώ. 100 GB πρόγραμμα κοστίζει 139 ρούβλια το μήνα, και επιπλέον χώρος μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο για το e-mail στο Gmail, αλλά το Google Drive και το Google Photos, αν τα χρησιμοποιείτε.
3. Πιάστε σοβαρά το θέμα
Αλλαγή του τρόπου εμφάνισης των γραμμάτων στη σελίδα
Προσπαθήστε να αυξηθεί ο αριθμός των θέσεων ανά σελίδα 100: έτσι θα είστε σε θέση να ρίξει μια ματιά όλο το φάσμα των επιστολών του. Πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «Γενικά» → «Μέγιστο μέγεθος σελίδας.» Εκεί μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίσετε 10, 15, 20, 25 και 50 μηνύματα στη σελίδα.
Μοιράστε όλα τα χρώματα
Σημειώστε το μήνυμα ως σημαντικό, μπορείτε πολύ γρήγορα, αλλά υπάρχουν διαφορετικά μηνύματα ενδέχεται να έχουν διαφορετική σημασία. Πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «Γενικά» → «Stars» και επιλέξτε “All Stars”. Τώρα, αν κάνετε κλικ στο αστεράκι, που σηματοδοτεί την επιστολή, θα αλλάξει χρώμα με κάθε πάτημα. Έτσι, μπορείτε να ταξινομήσετε τα σημαντικά μηνύματα για το περιεχόμενό τους.
Γυρίστε θέσεις σε λίστες
Το πιο πιθανό, θα αισθάνονται ήδη το φάκελο με τα εισερχόμενα μηνύματα σε ένα τεράστιο to-do λίστα. Γιατί λοιπόν να μην μετατρέψει τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας σε εργασίες που μπορούν να διαγραφούν; Κάντε κλικ στο «Περισσότερα» στις ενεργές συνομιλίες, και επιλέξτε «Προσθήκη στις Εργασίες.» Τώρα, η αλυσίδα θα εμφανίζονται στο Google Tasks, μαζί με μια σύνδεση με το αρχικό μήνυμα.
Παρακολουθήστε τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων
Στη σειρά του «Ρυθμίσεις» → «Εργαστήριο» για την “Μη αναγνωσμένο εικονίδιο μήνυμα.” Αν σας αρέσει κάθε φυσιολογικός άνθρωπος, με την καρτέλα mail είναι ανοιχτό όλη την ημέρα, θα δείτε πάντα τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων που έχει απομείνει. Αυτή είναι η περίπτωση που λείπουν στρες.
Εργασία χωρίς σύνδεση
Εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα περιήγησης Google Chrome, θα έχετε την ευκαιρία να εργαστούν με το ταχυδρομείο όταν είστε εκτός σύνδεσης. Φυσικά, δεν μπορείτε να στείλετε ή να λάβετε νέα μηνύματα, αλλά ότι τα μηνύματα μετάβαση από φάκελο σε φάκελο και να δημιουργήσετε σχέδια όσο το δυνατόν. Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα, πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «Εκτός σύνδεσης».
Δώστε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Γραμματέας
Εάν αντιμετωπίσει τα γράμματα εξακολουθεί να αποτυγχάνει, μπορείτε να μεταφέρετε όλη αυτή η φρίκη στο γραμματέα του. Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «Λογαριασμοί και Εισαγωγή», επιλέξτε “Παραχώρηση πρόσβασης στο λογαριασμό σας” και να προσθέσετε άλλους χρήστες του Google. Δεν θα έχουν το δικαίωμα να αλλάξει τις ρυθμίσεις σας και τον κωδικό πρόσβασής σας, αλλά θα είναι σε θέση να διαβάσει, να αρχειοθετήσετε μηνύματα, και φυσικά, για να τους απαντήσει. Η επιστολή θα υπογράφεται από το όνομά σας και το όνομα του γραμματέα σας σε παρένθεση για να αποφευχθεί η σύγχυση.
4. Ελέγχουν τον ανθρώπινο παράγοντα
διεύθυνση μπλοκ
Κάποιοι δεν καταλαβαίνουν συμβουλές. Ευτυχώς, είναι δυνατό να μπλοκάρει κάθε πρόσωπο (ή περιοχή) μερικά κλικ. Μετά τη λήψη ενός μηνύματος από κάποιον που θα ήθελε να συμβάλει στη μαύρη λίστα, κάντε κλικ στο βέλος στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε «Αποκλεισμός χρήστη».
Τώρα όλα τα μηνύματα από αυτόν τον αποστολέα θα πάει κατευθείαν στο spam.
Βρείτε τα παλιά μηνύματα
Θέλετε να βρείτε γρήγορα όλα τα μηνύματα από έναν φίλο; Ακριβώς αιωρείται πάνω από το όνομα του αποστολέα, αν και από τα Εισερχόμενα, παρά το γεγονός ότι από ένα συγκεκριμένο γράμμα, και την κάρτα επαφής θα εμφανιστεί. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Αλληλογραφία» για να δείτε όλα τα μηνύματα από αυτή την επαφή.
Αναίρεση λανθασμένα έστειλε μηνύματα
Το μόνο που ποτέ λάθος έστειλε την επιστολή σε λάθος διεύθυνση. Ευτυχώς, στο Gmail, μπορείτε απλά να ακυρώσετε την αποστολή. Πηγαίνετε στο «Ρυθμίσεις» → «General» και ρυθμίστε το “Αναίρεση αποστολής”. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το χρονικό διάστημα για να ακυρώσετε την αποστολή: από 5 έως 30 δευτερόλεπτα. Την επόμενη φορά που θα στείλετε ένα μήνυμα, θα παρατηρήσετε την κορυφή των λέξεων «Ακύρωση».
Μετάβαση μηνύματα της ομάδας
Μπορείτε εύκολα να βγούμε από ομαδικές συζητήσεις, κάνοντας κλικ στο «Περισσότερα» και επιλέξτε «Παράβλεψη». Τώρα, μπορείτε να χάσετε όλα τα μηνύματα εκτός από εκείνα στα οποία είστε ο μοναδικός παραλήπτης του μηνύματος.
Αν θέλετε να επιστρέψετε στο μήνυμα ομάδα, πληκτρολογήστε το ερώτημα αναζήτησης σας είναι: ΣυγκρατημέναΈτσι, θα δείτε όλες τις συνομιλίες που έχετε σίγαση. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Μην αγνοείτε» στο μενού «Περισσότερα». Φυσικά, αν εσείς οι ίδιοι δεν λυπάμαι.
5. Εξοικονομήστε χρόνο
Δημιουργία νέων λογαριασμών στο δρόμο
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μηνυμάτων φίλτρο πολύ προσεκτικά ή, για παράδειγμα, να δημιουργήσει ένα πρόσθετο λογαριασμό για τις υπηρεσίες που ήδη χρησιμοποιούν το Gmail κύριο λογαριασμό σας. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εικονική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνδέεται με την κύρια διεύθυνση με την απλή προσθήκη κατά την είσοδο «+ οποιαδήποτε λέξη» πριν από το σύμβολο @. Για παράδειγμα, «σας адрес[email protected]» για online αγορές.
Όλα τα μηνύματα απάντηση θα σταλεί στην κύρια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Gmail.
Υποβολή σε ένα όνειρο Δημοσιεύσεις
Πάρτε πελάτες και τους συναδέλφους νομίζετε ότι είναι μανιακή εργασιομανής, που έχει προγραμματιστεί για την αποστολή μηνυμάτων νύχτα με τη βοήθεια της επέκτασης μπούμερανγκΔιαθέσιμο για προγράμματα περιήγησης Chrome, Safari και Firefox. Με τη δωρεάν έκδοση μπορείτε να στείλετε μέχρι και 10 μηνύματα ανά μήνα.
Επιπλέον, αυτή η επέκταση θα μετατρέψει τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία υπενθυμίσεις σας δεν τα εμφανίζει στα εισερχόμενα μηνύματα μέχρι φάκελο έως ότου είστε έτοιμοι να τα απαντήσει. Είναι ιδανικό για να δημιουργήσουν την εντύπωση ενός κενού inbox την Παρασκευή το βράδυ.
Αυτόματη ανταποκρίνονται σε επανειλημμένες αιτήσεις
Αν έχετε γεμίσει με ενοχλητικά πελάτες τον ίδιο τύπο αιτήματος, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε επανειλημμένα την ίδια απάντηση. Απλά ενεργοποιήστε τις «έτοιμες απαντήσεις» σε «Ρυθμίσεις» → «εργαστήριο». Την επόμενη φορά που πληκτρολογείτε την απάντηση, να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο και εύκολα να υποβάλει όλες τις τις ίδιες ερωτήσεις.
6. klikayte λιγότερο
Ας το υπόλοιπο του ποντικιού
Σχεδόν όλες οι δράσεις στο Gmail μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη χρήση του πληκτρολογίου. κύριος συντομεύσεις πληκτρολογίου εργασία από προεπιλογή, αλλά μην ξεχάσετε να πάτε στο «Ρυθμίσεις» → «Γενικά» και την ενεργοποίηση των “συντομεύσεων πληκτρολογίου”. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο ερωτηματικό για να δείτε τους πιθανούς συνδυασμούς κλειδί.
Σταματήστε τον έλεγχο άλλων γραμματοκιβώτια
Στις «Ρυθμίσεις» → «Λογαριασμοί και Εισαγωγή» και κάντε κλικ στο “Προσθήκη λογαριασμού αλληλογραφίας POP3”, και το Gmail θα κατεβάσετε το email σας από άλλες θέσεις. Στη συνέχεια, να ρυθμίσετε την αποστολή μηνυμάτων: μπορείτε να απαντήσετε όπως και με τη διεύθυνσή σας στο Gmail, καθώς και με τις υπόλοιπες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.