6 συμβουλές για την αποτελεσματική εργασία με e-mail

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα από τα καλύτερα μέσα επικοινωνίας και, ίσως, η μόνη που χρησιμοποιείται από όλους τους χρήστες, χωρίς καμία εξαίρεση. Μπορείτε να αρέσει ή αντιπαθούν τους αγγελιοφόρους, χρησιμοποιούν το Skype ή chat του Facebook, αλλά η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στα σίγουρα.

Κάθε μέρα έχουμε στο γραμματοκιβώτιό σας, όχι μόνο τα μηνύματα από τους φίλους και τους συναδέλφους, αλλά και δεκάδες διαφημιστικά μηνύματα, ειδοποιήσεις, απλά το spam. Για να μην πνιγεί στον τεράστιο αριθμό των εισερχόμενων μηνυμάτων, είναι σημαντικό να αναπτύξουν και να εφαρμόσουν τις δεξιότητες της αποτελεσματικής εργασίας με e-mail.

πνευματική ιδιοκτησία Shutterstock

Χρονοδιάγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έλεγχος

Αν αισθάνεστε ότι ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο για την επεξεργασία της αλληλογραφίας, καθώς και ο αριθμός των emails στο inbox σας ακόμα δεν μειώνεται, τότε δοκιμάστε μια πιο σκληρή σχέδιο κατά τον έλεγχο e-mail σας κουτί. Συνήθως αρχίζουμε να ελέγξετε την αλληλογραφία, να βρει μια ενδιαφέρουσα σύνδεση με το έγγραφο, επισκεφθείτε το δικτυακό τόπο, και από εκεί στον άλλο... και μετά από μισή ώρα ανάκληση και επιστρέφει στην ανάλυση των γραμμάτων. Ως αποτέλεσμα, ο χρόνος έχει περάσει και η υπόθεση δεν κινούνται.

Έτσι, προσπαθούν να απομονώσουν τους εαυτούς τους για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα στην εργασία με e-mail. Συχνότητα και διάρκεια καθενός από αυτά τα χρονικά διαστήματα μπορεί να ρυθμιστεί για τον εαυτό τους μόνοι τους, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας του. Ίσως θα είναι μια ώρα το πρωί και μία ώρα στο τέλος της ημέρας, ίσως προτιμούν να πάνε στο mail λογαριασμό σας κάθε ώρα για πέντε λεπτά. Το πιο σημαντικό πράγμα - προσπαθούν να τηρούν αυστηρά το καθιερωμένο χρονοδιάγραμμα για τον εαυτό σας και να μην αποσπάται η προσοχή σε οτιδήποτε ξένο. Η γνώση ότι Ο χρόνος σας είναι περιορισμένος, Θα οδηγήσει αναπόφευκτα σε αύξηση της αποδοτικότητας της επεξεργασίας των ταχυδρομικών εσόδων.

Κάθε δράση μέσα-mail

Ο βασικός κανόνας είναι ότι θα πρέπει να εφαρμόζεται κατά την ανάλυση ταχυδρομείου - κάθε ανοικτή επιστολή απαιτεί από εσάς σε οποιαδήποτε ενέργεια. Αν ανοίξατε το γράμμα, στη συνέχεια, σε κάθε περίπτωση, είναι αδύνατο να το αφήσει και πάλι στο εισερχόμενος. Μπορείτε είτε να ανταποκρινόμαστε άμεσα στο e-mail ή να το στείλετε σε κάποιον που έχει να αντιμετωπίσει καλύτερα με αυτό το θέμα, ή με το σχέδιο για τον εαυτό τους καθήκον Google εργασιών ή το ημερολόγιο - σε κάθε περίπτωση, ως αποτέλεσμα της επιστολής σας ενέργεια πρέπει να διαγραφεί ή μετακινηθεί στο αρχείο, η είναι αφήστε το φάκελο εισερχομένων. Με την επιφύλαξη Αυτός ο απλός κανόνας εισερχόμενά σας τελικά εκκαθαριστεί.

πνευματική ιδιοκτησία Shutterstock

Φίλτρα και Ετικέτες

Αν έχετε σε καθημερινή βάση μεγάλο αριθμό επιστολών, η ανάλυσή τους απαιτεί πολύ χρόνο και προσπάθεια. Γιατί δεν χρησιμοποιείτε τους πόρους της ταχυδρομικής υπηρεσίας, δεδομένου μάλιστα ότι στις περισσότερες υπηρεσίες, αυτό το χαρακτηριστικό είναι παρούσα και καλά εφαρμοστεί;

Μιλάμε για τη δημιουργία φίλτρων για την αυτόματη επεξεργασία ταχυδρομείου. Αντί να χρειάζεται να το χέρι κλικ σε κάθε μήνυμα, και κάθε σας κάντε κλικ - αυτό είναι επίσης το χρόνο και την προσπάθεια, μόνο μία φορά ρυθμίσετε τα απαιτούμενα φίλτρα. Για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα με τη διεύθυνση των συγγενών σας τοποθετούνται αυτόματα στο φάκελο Οικογένεια και χαρακτηρίζονται ως σημαντικό δείκτη. Όλα τα δελτία τύπου πάτε σε ένα ξεχωριστό φάκελο, χωρίς να περάσει από το φάκελο εισερχομένωνΚαι ειδοποιήσεις από κοινωνικά δίκτυα ταυτόχρονα πετούν σε καλάθι αγορών.

Έτσι, μπορείτε να διαδώσουμε το μήνυμα για τα κύρια θέματα και να προετοιμαστούν κατάλληλα για τη θεραπεία τους. Θα είναι πλέον μια κατάσταση όπου το μυαλό σας είναι parsing διεύθυνση μεταβαίνει από το γραφείο Εσωτερικών Υποθέσεων στις ερωτήσεις και, στη συνέχεια, αμέσως μετά την κατανομή της ψυχαγωγίας, και στη συνέχεια πάλι πίσω.

Επιλογές για μια ποικιλία των φίλτρων υπάρχει ένα τεράστιο ποσό και είμαι βέβαιος ότι μόλις την οικοδόμηση ενός αυτόματου συστήματος φιλτραρίσματος, θα σώσει μέρες και μήνες από το χρόνο σας. Επιπλέον, με την ανάθεση ετικέτες ή φακέλους διανομής, μπορείτε εύκολα να βρείτε τα γράμματα στο αρχείο (θυμάστε αυτόν το φάκελο εισερχομένων είμαστε εντελώς άδεια;).

αναζήτηση χρήσης

Πολλοί χρήστες, ιδιαίτερα τους αρχάριους, να κρατήσει όλα τα email σας στο inbox σας, επειδή αισθάνονται ότι ποτέ δεν θα τα βρούμε όχι περισσότερο στην αρχειοθέτηση. Αν έχετε δημιουργήσει ένα σύστημα φίλτρων και ετικέτες, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη παράγραφο, το αρχείο σας έχει ήδη παραγγείλει και είναι πολύ πιο εύκολο στην πλοήγηση. Αλλά μην ξεχνάμε, επίσης, σχετικά με τη γραμμή αναζήτησης. Για παράδειγμα, στη μηχανή αναζήτησης του Gmail είναι τόσο τέλεια (ο οποίος θα αμφιβολία!) Για κάθε e-mail δεν θα έχει καμία δυσκολία.

χρησιμοποιούν το σήμα

Πολλές ταχυδρομικές υπηρεσίες έχουν μια λειτουργία tagging μηνύματα με δείκτες ειδικούς (στο Gmail είναι ένα αστέρι). Με τη βοήθειά τους είναι εύκολο να παρέχει τα απαραίτητα μηνύματα που απαιτούν την προσοχή σας και τα βάζουμε σε ξεχωριστό φάκελο. Στο Gmail, μπορείτε να επιλέξετε μια σειρά γραμματοσήμων και αρκετά ευέλικτο ώστε να τα χρησιμοποιήσουν. Έτσι, μια απλή ματιά στα περιεχόμενα του γραμματοκιβωτίου σας θα είναι αρκετά για να επιλέξετε τα γράμματα ανάλογα με τη σημασία τους.

Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου

Χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα συντόμευσης μπορεί να επιταχύνει ταχυδρομείου επεξεργασία έτσι ώστε να αξίζει να περάσετε μερικές ώρες για να τα μελετήσει. Αλλά πριν από αυτό, ρίξτε μια ματιά στις ρυθμίσεις (στο Gmail είναι Ρυθμίσεις - Γενικά - Συντομεύσεις) Και βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνονται. Μετά από αυτό, απλά κάντε κλικ στο πληκτρολόγιο μπροστά από ένα ερωτηματικό και θα σας ζητηθεί με όλα τα πλήκτρα του Gmail.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα μεγάλο εργαλείο επικοινωνίας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να δώσετε αυτή τη διαδικασία ένα μισό της ζωής του. Η μέγιστη αυτοματοποίηση όλων των διαδικασιών, γρήγορες απαντήσεις, ή μηνύματα προώθησης, τον προγραμματισμό του χρόνου τους μαζί με άλλα συμβούλια αυτό το άρθρο θα σας επιτρέψει να αρκετά γρήγορα για να αντιμετωπίσουν οποιοδήποτε αριθμό των γραμμάτων και κερδίστε περισσότερο χρόνο για πιο ευχάριστες δραστηριότητες.