Πώς να διαχειριστείτε e-mail: 10 συμβουλές από το προσωπικό του TED
Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters μια εταιρεία blog, από κοινού 10 συμβουλές με τις οποίες διατηρεί την τάξη στο ταχυδρομείο.
Ποιος άλλος αλλά οι συντάκτες και οι διαχειριστές του TED, για να μιλήσουμε για τις μεθόδους του αγώνα με το υπερφορτωμένο ταχυδρομείου. Σύμφωνα με αυτούς, η εταιρεία λαμβάνει εκατοντάδες ηλεκτρονικά μηνύματα κάθε μέρα, και σε αντίθεση εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορισμένοι εργαζόμενοι έχουν από καιρό ξεπεράσει το ένα χιλιάδες.
Michael Makvoters, UX-αρχιτέκτονα TED, προσφορές 10 λύσεις για το πρόβλημα.
Στο μέλλον, δεν θα έχετε περισσότερο χρόνο από ό, τι είναι τώρα
Michael παρατηρήσει ότι πολλοί αναβάλλουν την εργασία με e-mail για αργότερα, επειδή νομίζουν ότι κάποια στιγμή στο μέλλον θα έχουν περισσότερο χρόνο για να το πράξουν. Να μην είναι. ποσοστό απασχόλησης σας κατά πάσα πιθανότητα θα παραμείνει στην επόμενη εβδομάδα, μήνα, έτος. Μπορεί ακόμη να είναι χαρούμενος γι 'αυτό. Αλλά το ίδιο χρονικό διάστημα θα είναι για τη θέση. Έτσι αρχίσουν να εργάζονται με αυτό τώρα.
Δοκιμάστε να ξεκινήσετε με μια καθαρή πλάκα
Εδώ είναι δύο τρόποι να γίνει αυτό:
- Πάρτε κάποιο χρόνο και να ασχολούνται με τον καθαρισμό του ταχυδρομείου σε διάφορα στάδια. Ανάλογα με τον αριθμό των μηνυμάτων που έχετε, θα πρέπει να έχετε δέκα κλήσεις σε καθαρό τους επάνω. Αν δίνεται σκληρά, να σπάσει το έργο σε πολλά τμήματα, 15 λεπτά με τα πόδια.
- Πηγαίνετε για έσπασε. Επισημάνετε τρεις ή τέσσερις ώρες και να κάνει έξω από το φάκελο «Εισερχόμενα» ιδανικό της καθαριότητας και της τάξης.
Να αναιρέσει λίγο χρόνο κάθε μέρα
Σύμφωνα με τον Michael, αυτό είναι το πιο δύσκολο μέρος του σχεδίου. Θα πρέπει να εργαστείτε με το e-mail πολλές φορές κάθε μέρα. Συμβουλεύει να αφιερώσουν 15 λεπτά κάθε τέσσερις ώρες και να ασχοληθεί μόνο με το φάκελο εισερχομένων.
Εάν η επιστολή δεν είναι πολύ σημαντικό - αφαίρεση
Είναι δελεαστικό να στείλετε κάθε λίγο σημαντικό e-mail σε ένα φάκελο, για να ασχοληθεί με το θέμα αργότερα. Αλλά αν η επιστολή δεν αξίζουν την προσοχή σας αυτή τη στιγμή, να το διαγράψετε.
Διαγραφή από ταχυδρομική κάθε περιττό
Μου συμβαίνει συχνά υποφέρει από το γεγονός που αφαιρεί μόνο το μήνυμα από πληκτικός για μένα αποστολές. Ο Michael έλαβε επίσης πιο κατηγορηματικά:
Εάν η αποστολή δεν ενδιαφέρονται για εσάς, όχι μόνο για να αφαιρέσετε το γράμμα, αλλά διαγραφείτε από αυτή.
Στο κάτω μέρος του κάθε γράμματος υπάρχει ένα κουμπί «Διαγραφή» ή Διαγραφή. Χρησιμοποιήστε το για τον προορισμό του. Και όσο περισσότερο, τόσο το καλύτερο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία Unroll.me, το οποίο περιγράφεται εδώ. Αυτός που otpishet από ανεπιθύμητα λίστες αυτόματα.
Εάν το μήνυμα παραμένει στο «Εισερχόμενα» φάκελο, να το διαβάσετε
Εάν η επιστολή έχει δοκιμαστεί, και δεν διαγραφείτε και διαγράψτε το αμέσως, τότε το διαβάσετε. Αν είναι μικρή, διαβάστε αμέσως. Εάν καιρό, να στείλετε μια επιστολή προς τον προ-δημιουργημένο φάκελο «Read» και θα επανέλθω σε αυτό, όταν θα υπάρχει περισσότερο ελεύθερο χρόνο. Michael λέει ότι αν είστε ειλικρινείς με τους εαυτούς μας, το ελάχιστο ποσοστό του συνόλου των επιστολών θα πέσουν σε αυτόν το φάκελο.
Απάντηση σε σύντομες επιστολές είναι καλύτερα να
Εάν στείλετε ένα e-mail απαιτεί μια γρήγορη απάντηση, παρακαλούμε να απαντήσει... αμέσως. Μην περιμένετε. Μετά την αποστολή της απάντησης, αφαιρέστε το έγγραφο. Εάν η επιστολή είναι ένα αντίγραφο, αποστέλλονται σε άλλο παραλήπτη, και δεν χρειάζεται να γνωρίζουν την απάντηση σας, αφαιρέστε το από τους δικαιούχους.
Ανακατεύθυνση μηνύματα προς τους συναδέλφους, εάν είναι σε θέση να ανταποκρίνεται καλύτερα
Ανακατεύθυνση μηνυμάτων με λίγη εξήγηση, και να το διαγράψετε από τα εισερχόμενά σας.
Engage διαλογή
Κάθε υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργήσουν φακέλους. Είναι το καλύτερο εργαλείο για την αντιμετώπιση υπερφορτωμένα ταχυδρομείου. Δημιούργησα ένα φάκελο για την εργασία, τις εικόνες, τις μελέτες και άλλα πράγματα. Michael προσφορές για να κάνει το φάκελο «Έργα», «Άλλη», «απάντηση αργότερα.» Το κυριότερο είναι ότι αισθάνεστε άνετα.
Επιλέξτε τη σωστή εφαρμογή
Για μένα, αυτή η εφαρμογή έχει γίνει γραμματοκιβώτιο. Michael επέλεξε επίσης. Αλλά πολλές επιλογές. Μπορείτε να εισάγετε για την αναζήτηση Layfhakeru λέξη «αλληλογραφία» και το όνομα του λειτουργικού συστήματος για το οποίο ψάχνετε για έναν πελάτη. Υπόσχομαι θα βρείτε κάτι κατάλληλο.
αποτέλεσμα
Αν δεν μπορείτε να διαβάσετε το άρθρο (πες μου γιατί), εδώ είναι μια μικρή λίστα με όλα τα εξής βήματα:
- αποσυναρμολογήσετε το «Εισερχόμενα» φάκελο για μια σειρά προσεγγίσεων.
- Αποφασίστε τι να κάνει με το γράμμα, από τη στιγμή που έρχεται.
- Από καιρό σε καιρό ασχολούνται με τον καθαρισμό του ταχυδρομείου.
- Διαγραφή από ανεπιθύμητες αποστολές.