Leo Babauta: 10 συνήθειες μου για την εργασία με e-mail
Εργασία και μελέτη Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
© φωτογραφία
Email μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο εργασίας, και μπορεί να μετατραπεί σε μια ενοχλητική πηγή της αναβλητικότητας, και αυτό είναι ακριβώς το πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε. Υπήρξε μια εποχή που ανακοίνωσε την πλήρη χρεοκοπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και τώρα κάθε μέρα ελέγξετε 2-3 φορές την ημέρα, αλλά περνάει γρήγορα και αποτελεσματικά.
Έχω αναπτύξει μερικές συνήθειες που με βοηθούν να συνεργαστεί με e-mail είναι πολύ αποτελεσματική και καλύτερη εστίαση σε άλλες σημαντικές εργασίες. Και θα σας πω ειλικρινά, τέλος, inbox μου είναι άδειο, και αυτό είναι ένα υπέροχο συναίσθημα. Θα το κάνω σε αυτό το άρθρο 10 του συνήθειες. Δεν σημαίνει ότι πρέπει να τους ακολουθήσει τυφλά, θέλω απλώς να δείξει το δρόμο μου, και με βάση αυτό, θα μπορούν να σας. Έτσι, εδώ είναι οι συνήθειες που δουλειά για μένα:
Λιγότερο συχνά ματιά στο ταχυδρομείο
Δεν κρατήσει το παράθυρο ανοιχτό όλη την ημέρα ταχυδρομείου. Και το βλέμμα σε αυτήν σπάνια. Ήρθα στο συμπέρασμα ότι, αν τα εισερχόμενά μου συσσωρεύονται 20-30 γράμματα, τότε ο κόσμος δεν θα καταρρεύσει, την ίδια στιγμή, αυτός είναι ο αριθμός που θα είναι εύκολο να γρήγορα η διαδικασία. Προσοχή! Λέω «διαδικασία» και όχι «διαβάσει». Ανοίγω το φάκελο «Εισερχόμενα» με διάσπαρτα στους άλλους μηνύματα σε φακέλους, να μην τα διαβάσετε και να αφήσει αμέσως.
φακέλους διασποράς
Ανοίγω το ταχυδρομείο και να αρχίσουν να παίρνουν αποφάσεις γρήγορα: αφαίρεση ή αρχείο, να διαβάσει και να απαντήσει αμέσως (αν διαρκεί λιγότερο από 2 λεπτά) ή αρχείο, να στείλετε μια γρήγορη απάντηση, και στη συνέχεια να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας, να προσθέσετε μου να-να κάνουμε λίστα, για να το κάνετε αυτό αργότερα (σήμα με αστερίσκο, και στη συνέχεια, αρχείο). Σε κάθε περίπτωση, στο φάκελο εισερχομένων τίποτα δεν θα πρέπει να παραμείνει.
Αμέσως προσθέσετε όλα στο Ημερολόγιο
Εάν η επιστολή έρχεται σε μένα κάποια δεδομένα για το οποίο πρέπει να θυμάμαι, εγώ μια φορά θα το φέρει στο ημερολόγιο. Προσωπική συνάντηση ή μιλώντας στο Skype, κατάρτισης ή κάτι τέτοιο, αυτό που πρέπει να θυμάμαι μόνο μια εβδομάδα - τα πάντα αποστέλλεται αμέσως στο ημερολόγιο. Τώρα είναι η καλύτερη συνήθεια μου έφερε στο αυτοματισμό, και χάρη σε αυτήν, σπάνια για κάτι να θυμόμαστε.
Χρησιμοποιήστε «συντομεύσεις»
Χρησιμοποιώ το Gmail, το οποίο παρέχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε πολλές συντομεύσεις πληκτρολογίου για το ταχυδρομείο. Στην πραγματικότητα, μου πήρε μόνο λίγα λεπτά για να μάθουν, και στη συνέχεια η μνήμη των μυών θυμάται τα πλήκτρα.
Αυτά είναι τα «συντομεύσεις» που χρησιμοποιώ:
«Γη» - για να επιστρέψετε στα εισερχόμενα?
«E» - αρχείο?
"#" - delete?
«C» - να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα?
«R» - απάντηση?
«F» - προς τα εμπρός?
«Α» - απάντηση σε όλα?
«Gs» - πάει στη σήμανση?
«Tab + Return» - όταν δημιουργώ ένα μήνυμα, ώστε να μπορείτε απλά να στείλετε τον δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
Θα ήθελα επίσης να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση, όταν, μετά τη διαγραφή ή την αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μετακινηθεί αυτόματα στην επόμενη, χωρίς να επιστρέψει στα εισερχόμενα, σας επιτρέπει να κινηθεί γρήγορα τις εκθέσεις.
Γράψτε σύντομες επιστολές
Η απάντησή μου στην επιστολή είναι συνήθως 1-3 προτάσεις. Σπάνια γράφουν επιστολές περισσότερο από 5 φράσεις. Και για να είναι ένας καλός λόγος. Αν πραγματικά χρειάζεται να γράψω πολλά, θα προτιμούσα να το κάνω στα Έγγραφα Google και να μοιραστείτε το σωστό πρόσωπο. Σύντομη επιστολή σημαίνει μια γρήγορη απάντηση από τον παραλήπτη, καθώς το άτομο δεν θα πρέπει να εντρυφήσω μέσα από τη ζούγκλα της ευγλωττίας σας, να κατανοήσουν και να κατανοήσουν τις βασικές πληροφορίες.
Προσθέστε γρήγορα εργασίες για todo λίστα
Μερικοί χρησιμοποιούν τα εισερχόμενα ως μια λίστα to-do, αλλά είναι ελάχιστα προσαρμοσμένο γι 'αυτό, και είναι εδώ γιατί:
1. Τα έργα που πρέπει να εκτελεστούν, αναμιγνύεται με άλλα γράμματα, και τότε είναι δύσκολο να πιάσει από το πλήθος.
2. Η αφήγηση στην επιστολή δεν περιέχει πάντα έναν οδηγό ειδικά για δράση, αλλά με βάση τα γράμματα που μπορείτε να βάλετε το ίδιο το έργο. Όταν είστε έτοιμοι να το εκτελέσει, θα πρέπει να ξαναδιαβάσει και πάλι την επιστολή, για να θυμηθούμε ποια είναι η συγκεκριμένη εργασία που έχετε ορίσει τον εαυτό σας μετά την ανάγνωση.
3. Κάθε φορά που θα δούμε στη θέση να πιάσει μια άλλη περίπτωση, θα συναντήσετε ένα νέο μήνυμα, που προσελκύουν την προσοχή και να αποσπάσουν την προσοχή σας από την κύρια περιπτώσεις, να χτυπήσει το ρυθμό της εργασίας.
Απλό και εύκολο todo-list - είναι ένα απλό αρχείο κειμένου, όπου μπορείτε να προσθέσετε εργασίες από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο σε μερικά κλικ του ποντικιού. Και κατά τη διάρκεια αυτού του καταλόγου ένας θα είναι ένα πιο αποτελεσματικό εργαλείο, γιατί δεν έχετε όλο το χρόνο να ματιά στο inbox.
Να φυλάσσεται στο φάκελο εισερχομένων μόνο μη αναγνωσμένων μηνυμάτων
Αυτό το χαρακτηριστικό είναι για τους προχωρημένους χρήστες. Έχω hacked Gmail-box μου, έτσι ώστε να μην μπορεί πλέον να αποθηκεύονται μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό σημαίνει ότι αν ανοίξει το γράμμα και το πέταξε σε οποιοδήποτε άλλο φάκελο, θα εξαφανιστεί απλά. Αυτό μου δίνει το κίνητρο για να πάρουν μια απόφαση για το πώς θα προχωρήσουμε με αυτό το γράμμα αμέσως, ή θα ήθελα απλώς να χάσει. Χάρη σε αυτή τη συγκεκριμένη ρύθμιση, εισερχόμενά μου δεν είναι ανοιχτή μηνύματα συσσωρεύονται, η οποία σταδιακά τα σκουπίδια.
Αναβολή για να διαβάσετε
Συχνά μου στείλετε links σε άρθρα. Τους εγώ αμέσως έστειλε να Instapaper, για να διαβάσετε αργότερα. Γι 'αυτό προσπαθώ να ξοδεύουν λιγότερο χρόνο στο e-mail, γιατί έχω τόσα πολλά ενδιαφέροντα πράγματα να διαβάσει, αλλά της.
φίλτρο ανελέητα
Όταν εμφανιστεί το παράθυρο μου επιστολή, η οποία δεν θα ήθελα να δω, να ισιώνει αμέσως. Δεν είμαι τεμπέλης για να διαγραφείτε ή να εγκαταστήσετε ένα φίλτρο για τον αποστολέα. Και αυτό μειώνει σημαντικά τη ροή της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Είμαι αδίστακτο κατά των emails που φράζουν inbox μου, και ο κανόνας εφαρμόζεται ακόμη και στη στάση των ανθρώπων που είναι πάρα πολύ με ενοχλεί.
μηνύματα Close-mail από το τέλος της θεραπείας
Αποσυναρμολογηθεί μήνυμα - κοντά το μήνυμα και δεν ανοίγουν για αρκετές ώρες έως ότου υπάρξει πάλι συσσωρεύσει επαρκή αριθμό των γραμμάτων.
Ξεκινήστε να ανακαλύψετε κάποιες συνήθειες για αποτελεσματική εργασία με e-mail - είναι πολύ σωστή. Θα ειδοποιεί αμέσως πόσο πιο ήρεμη θα γίνει πιο σημαντική υπόθεση, για να απαλλαγούμε από ενοχλητικές ελέγχων ταχυδρομείου κάθε 10 λεπτά. Το κεφάλι σας είναι διαθέσιμη για νέες ιδέες, το συντομότερο inbox δωρεάν σας από περιττές emails. Καλή τύχη!