«0 έξω» - ένα σαφές σύστημα να διατηρήσει το μηδέν inbox
Εργασία και μελέτη Παραγωγικότητα / / December 23, 2019
E-mail σε πολλούς, δεν υπάρχει ακόμα εναλλακτικό εργαλείο εργασίας και την καθημερινή ταλαιπωρία. Κάποιος επτά εισερχόμενες επιστολές, και τώρα να αποσυναρμολογήσετε γρήγορα. Κάποιος έχει 46 μέλη, αλλά και razgrebot ανά ημέρα, επειδή χρησιμοποιείται. Για κάθε άτομο υπάρχει ένα ορισμένο όριο των εισερχόμενων e-mails ανά ημέρα, με την οποία μπορεί να ασχοληθεί χωρίς καθυστέρηση την επεξεργασία της επόμενης ημέρας και, κατά συνέπεια, χωρίς να προκαλεί μπλοκαρίσματα στην ηλεκτρονική κουτί. Μπορείτε να καλέσετε το κατώφλι ενός «φυσικού».
Αν τα γράμματα περισσότερο από ό, τι ένα άτομο μπορεί να χειριστεί, θα πρέπει να αλλάξει την προσέγγισή σας στο email διαχείρισης. Αυτό θα αυξήσει το όριο για την απαιτούμενη αξία στη συγκεκριμένη περίπτωση. Θα πρέπει να είναι σε θέση να επεξεργάζονται 100 επιστολές την ημέρα; Έτσι μπορείτε και 100, απλά χρησιμοποιήστε το mail στην σωστή μέθοδο. Τι; Ποιος θα πει.
Η μόνη ένδειξη ότι ένα άτομο αντιμετωπίζει με e-mail περιλαμβάνεται στο μηδέν τέλος της ημέρας. Οι βασικές αρχές της καλής επεξεργασία των εισερχόμενων - η αντίληψη ότι για την επιστολή μπροστά σας. Πρώτα πρέπει να μάθετε πώς να ταξινομήσει με ακρίβεια τα γράμματα και ξέρουν τι να κάνουν με κάθε τύπο.
Όλα τα εισερχόμενα μηνύματα μπορούν να χωριστούν σε επτά κατηγορίες:
- Δεν χρειάζεται να απάντηση, όχι κατ 'ανάγκην να διαβάσετε. Ο τρόπος σε αυτές τις δύο επιστολές: αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε. Εάν έχετε ένα τακτικό ενημερωτικό δελτίο, το οποίο ποτέ δεν διαβάζεται, στη συνέχεια, κάντε στον εαυτό σας μια χάρη - επιτύχετε το στόχο σας. Μια δράση σε αντάλλαγμα για να απαλλαγούμε από δεκάδες τέτοια γράμματα στο μέλλον. Θέλουμε να μάθουμε πώς να αντιμετωπίσουν τη ροή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα; Με λιγότερο εύκολο να χειριστεί τη ροή. Μην φοβάστε να χάσετε κάτι σημαντικό. Πραγματικά απαραίτητες πληροφορίες παίρνει σε σας με άλλο τρόπο, και να ξεπροβάλει μπροστά σας ακόμα τουλάχιστον μία φορά.
- Με συνημμένα. Αυτό μπορεί να είναι μια ειδοποίηση για την ανάγκη να πληρώσει για κάτι ή τις πληροφορίες για την τρέχουσα ή μελλοντική εργασία. Για τις επιστολές αυτές είναι χρήσιμες για να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό φάκελο, αλλά χωρίς φανατισμό. Είναι πάρα πολλοί φάκελοι; Απλοποιήστε. Για να βρείτε κάτι σωστό τότε, δεν χρειάζεται χιλιάδες φακέλους και τη δυνατότητα να αναζητήσετε χρήση διαθέτει πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
- Απάντηση προαιρετική. Η απάντηση φαίνεται να μην είναι υποχρεωτική, αλλά μερικές φορές χρήσιμη ευγένεια. Στη συνέχεια, προχωρήστε αποκλειστικά και μόνο για την κατάσταση.
- Με το χρονικό περιθώριο για επανεξέταση. Είναι ενδιαφέρον να διαβάσετε, αλλά όχι απαραίτητα. Προσπαθήστε να σχετίζονται με αυτό και την προηγούμενη κατηγορία με πολλά γράμματα όσο το δυνατόν. Αυτό είναι το κλειδί για την αποτελεσματική εργασία με e-mail.
- Πρέπει να απαντηθεί σήμερα. Τα πάντα είναι απλή: πάρτε μια υπεύθυνη και τώρα, αν κάτι πραγματικά επείγον, ή στο τέλος της εργάσιμης ημέρας.
- Πρέπει να απαντηθούν, αλλά όχι σήμερα. Η ομορφιά του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι δεν chat ή τηλεφώνου. Κανείς δεν περιμένει, και δεν θα πρέπει να αναμένουν μια ταχεία απάντηση μέσω e-mail, αν δεν μιλήσουμε γι 'αυτό στην κεφαλίδα του μηνύματος. Αν η προθεσμία για την απάντηση καλείται μια συγκεκριμένη ημέρα ή γνωρίζετε τον εαυτό σας και να ξέρετε για πόσο χρονικό διάστημα θα πρέπει να δώσει μια απάντηση, στη συνέχεια, τοποθετήστε αυτά τα γράμματα στον κατάλληλο φάκελο. Για παράδειγμα, «Απάντηση της Δευτέρας», «Απάντηση την Τρίτη,» και ούτω καθεξής. Τώρα κάνετε στον εαυτό σας μια λίστα ελέγχου, όπου υπάρχει ένα στοιχείο «αλληλογραφίας διαδικασίας το πρωί, αναβλήθηκε για σήμερα.» Για το σκοπό αυτό, καθώς υπάρχουν εξειδικευμένα εργαλεία για: RightInbox για το Gmail, FollowUpThen.com και FollowUp.cc.
- Ακατανόητο γράμμα. Υπάρχουν επιστολές που είναι δύσκολο να αποδοθεί σε κάποια από τις κατηγορίες. Μην κόβετε τον εαυτό τους προβληματισμούς να κανονίσετε με τέτοια γράμματα αναφέρονται σε μια από τις παραπάνω κατηγορίες.
Με βάση αυτή την κατάταξη, χρειαζόμαστε № φακέλων για τις κατηγορίες 2, 3, 4 και 6.
Κανόνες αποτελεσματική επεξεργασία των e-mail
- Αφήστε για 30 λεπτά στο τέλος της ημέρας για να φέρει τα εισερχόμενα στο μηδέν. Είναι πιο αποτελεσματικό από το να προσπαθούμε να ανταποκριθούμε άμεσα σε κάθε e-mail. Οι άνθρωποι δεν πολλαπλές εργασίες. Λιγότερο περισπασμούς και μεταγωγής - υψηλότερη απόδοση.
- Τι να κάνετε με μια επείγουσα επιστολή; Ορίστε τον εαυτό σας το διάστημα κατά το οποίο για να επιλέξτε τα πλαίσια για την ημέρα. Για παράδειγμα, μία φορά σε μία ώρα. Ελέγξτε το πλαίσιο για τη διαθεσιμότητα των επειγόντων και σημαντικών επιστολές, εάν δεν υπάρχει, να επιστρέψει στην εργασία. Θυμηθείτε πλεονέκτημα mail: δεν είναι ένα μέσο για την άμεση αλληλεπίδραση. Είναι πιθανό ότι το πρόβλημα, το οποίο αναφέρεται σε ένα από τα μη επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χωρίς τη συμμετοχή σας θα πρέπει να αποφασίζεται από το τέλος της ημέρας, ή το τέλος της ημέρας θα πάρετε περισσότερες πληροφορίες που θα επιτρέψουν να λύσει το πρόβλημα πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.
- Ανά πάσα στιγμή, όταν δεν ελέγχετε το email σας, κρατήστε το πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας κλειστά. Απενεργοποίηση ειδοποιήσεων. Απαλλαγείτε από τον εαυτό του αριθμού απόσπαση της προσοχής ενατένιση των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τώρα έχετε άλλη δουλειά, και ο χρόνος για το ταχυδρομείο που δεν έχει έρθει ακόμα. Σε στιγμές αμφιβολίας ως προς την ορθότητα αυτής της προσέγγισης, θυμηθείτε: δεν είστε ένα πυρηνικό σταθμό, αλλά ακόμη και αν ήταν, τότε η υπερθέρμανση του αντιδραστήρα θα κάνατε σε κάθε περίπτωση, να αναφερθεί μέσω e-mail.
- Χρησιμοποιήστε τη δέσμευσή τους στο χρόνο για να ολοκληρωθεί η εργάσιμη ημέρα για να επιταχυνθεί η επεξεργασία ταχυδρομείου. Γι 'αυτό συνιστάται να αποσυναρμολογήσει τα εισερχόμενα στο μηδέν στο τέλος της ημέρας. Έχετε 30 λεπτά και θέλετε να βάλετε γρήγορα ένα τέλος σε όλα. Στην πραγματικότητα, αποδεικνύεται ένα είδος παιχνιδιού, αλλά μπορείτε και σκόπιμα geymifitsirovat email επεξεργασία.
- Κρατήστε τα βραχυπρόθεσμα και μέχρι το σημείο.
- Να είναι θετική και φιλική.Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να χτίσει και να καταστρέψουν τις σχέσεις. Αντί να λύσει τα πραγματικά σημαντικά θέματα οι άνθρωποι μερικές φορές να προσπαθήσει να ρίξει το πιο ευαίσθητο και κρυφό αντίπαλο που ονομάζεται ηλίθιος, και ολόκληρο το κείμενο βασίζεται σε αυτό. Δεν υπάρχει τίποτα περίεργο στο γεγονός, για να εκφράσουν τις θετικές τους έστειλε μια μικρή ωραία φράση στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. φιλικότητα σας θα έρθει πίσω σε σας, και η αλληλογραφία θα είναι πολύ πιο ουσιαστική και αποτελεσματική.
- Επιστολές πρέπει να γκανιότα με την αντίστροφη σειρά. Και ο μόνος τρόπος. Φαίνεται ότι είναι πιο λογικό να ξεκινήσει με μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά αυτός είναι ο στόχος μας - μηδέν εισερχομένων, πράγμα που σημαίνει ότι πριν από το τέλος της ημέρας θα έχουμε ακόμα το πρώτο email που λάβατε. Αν κάνετε στον εαυτό σας μια χάρη και να αρχίσει να αποχωρήσει από την τελευταία επιστολή που έλαβε σήμερα για το αύριο, η όλη διαδικασία σταματά να λειτουργεί. Γιατί έχετε μελετήσει την αρμόδια εργασία με e-mail, αν δεν ακολουθήσετε τη θεμελιώδη κανόνα; Συνέχεια στη δουλειά όπως και πριν, και τον πόνο.
- Ανοίξτε μόνο τα απαραίτητα γράμματα για να αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε τα υπόλοιπα. Είμαστε πολύ κακή συνδρομές σε περιττά πράγματα (συνδρομή Layfhaker, αντίθετα, είναι πολύ απαραίτητο) και ως εκ τούτου να πάρετε περισσότερες πληροφορίες από ό, τι μπορεί να διαβαστεί. Πώς να διακρίνει τα επιθυμητά γράμματα; Υπάρχει ένα απλό, αλλά πολύ αποτελεσματικό κανόνα: ανοιχτό μόνο οι επιστολές που απευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο άτομο για εσάς προσωπικά. Τα υπόλοιπα - σε μια από τις παραπάνω κατηγορίες στην αρχή του άρθρου σχετικά με την κατάσταση.
- Δημιουργία προτύπων. Συχνά οι απαντήσεις στην επιστολή αρκετά πρότυπο, που είναι, γράφετε το ίδιο πράγμα. Παρατηρήσαμε ότι η γραφή αυτή τη φράση συχνά; Κάντε ένα πρότυπο για γρήγορη αντιγραφή-επικόλληση ή να δημιουργήσετε αυτό στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Εάν το μήνυμα χειρισμού, και υπάρχει ακόμα χρόνος, τότε θα πρέπει να το χρησιμοποιήσει ορθολογικά. Μεταβείτε στον αριθμό κατηγορία των γραμμάτων 3, 4 και 6 και να θέσει τα πράγματα σε τάξη εκεί.
Το εγχειρίδιο αυτό, το οποίο στηρίζεται, όπως είπατε, είναι το σωστό είδος, είναι μια μεγάλη προσθήκη σε πιο γενικές συμβουλές για την εργασία με mail από το LinkedIn CEO Jeff Weiner. Μην χάσετε 10 συμβουλές για την αντιμετώπιση mail από Leo Babauta. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν πολλοί πρόσθετοι τρόποι αποσπάσουν από το μέγιστο e-mail. Προσπαθήστε να εφαρμόσει τεχνικές για τον εαυτό τους, να αναλύει τα αποτελέσματα και μην ξεχάσετε να αφήσετε στα σχόλια δικά σας συμβουλές για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των e-mail.