Πώς να δημιουργήσετε το τέλειο σύστημα διαχείρισης εργασιών

Αφιερωμένο σε όλους όσους έχουν πάθος για τη ζωή, έχει ένα φιλόδοξο σχέδιο, και εκτεταμένα συμφέροντα του μεγάλου αριθμού των καθημερινών εργασιών.

Σε ένα χρόνο το θέμα της διαχείρισης έργου με γοήτευε με το κεφάλι του. Ξεκίνησα τη συλλογή τεχνικές και συμβουλές. Κάθε πήρα κάτι που λειτουργεί αποκλειστικά για μένα. Προσπάθησα να τεθούν σε εφαρμογή όλα τα περίσσεια κόβεται. Το αποτέλεσμα ήταν ένα σύστημα που θέλω τώρα να δώρο για την αξιολόγησή σας. Αλλά θυμηθείτε - το μόνο ιδανικό σύστημα, μπορεί να είναι μόνο αυτή που είναι βολικό για εσάς.

• Θα πρέπει να είναι εύκολο.
• Δεν θα πρέπει να πάρει πολύ χρόνο για να εργαστείτε με αυτό.
• Μην παρεμβαίνει, και καλύτερα να βοηθήσει στο σχεδιασμό, τόσο κατά την ημέρα και το έτος. Σχεδιασμός και συνεχή διαχείριση των καθηκόντων πρέπει να είναι ενωμένη.
• Θα πρέπει να βοηθήσει υπενθυμίσεις, είναι πάντα στη διάθεσή σας και σας επιτρέπει να κρατήσετε σημειώσεις.
• Θα πρέπει να καλύπτει όλους τους τομείς της ζωής μου.
• Θα πρέπει να βοηθήσει να «ματιά» όλες τις τρέχουσες και μελλοντικές προκλήσεις. Σε αυτή τη δομή πρέπει να ορίσω τον εαυτό μου.
instagram viewer
• Λόγω του συστήματος, θα πρέπει να γνωρίζουν ακριβώς τι και όταν το κάνω, το σύστημα θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτες.

σύστημα διαχείρισης εργασιών αποτελείται από 3 βασικά στοιχεία: ομάδες εργασίας δομή (φάκελοι, δέντρο φάκελο, πλαίσιο), τους κανόνες διαχείρισης εργασιών και τα εργαλεία που όλο αυτό βοηθάει.

Μπορώ με σιγουριά να πω - έχω δοκιμάσει τα πάντα σχετικά με το θέμα του προγράμματος. Στα Windows ακριβώς τα πάντα, από Leader εργασιών και Essential PIM, με τα ελάχιστα γνωστό, όπως Chronos. Σε Mac όλοι έχουν τη δυνατότητα να συγχρονίσετε μεταξύ των συσκευών. Το υπόλειμμα ξηρό - 1 πρόγραμμα. κάλεσε Η ζωή μου οργανωμένου. Οι προγραμματιστές υποτρόφων και umnichki. Υπάρχει ένα πρόγραμμα για μεγάλο χρονικό διάστημα, και κάθε νέα έκδοση ευχαριστεί περισσότερο. Για μένα ένα τεράστιο πλεονέκτημα σε αυτό το λογισμικό είναι η δυνατότητα να ρυθμίσετε το σύστημα που ταιριάζει στις ανάγκες σας εντελώς. Σε αυτή την περίπτωση, τίποτα περίπλοκο γι 'αυτό. Με άλλα λόγια, η πλατφόρμα αυτή σας επιτρέπει να δημιουργήσετε προβλήματα της δομής και να συμμορφώνεται με οποιουσδήποτε κανόνες της διαχείρισης. Λοιπόν, συγχρονισμού φυσικά με όλες τις συσκευές σας και cross-platform. Το μόνο κρίμα είναι καμία έκδοση για Mac (iOS είναι). Μια πιο λεπτομερή εισαγωγή στις Η ζωή μου οργανωμένου Αφήνω μαζί σας. Από τον εαυτό μου μόνο να συστήσω.

Επίσης, μπορώ να χρησιμοποιήσω Evernote για την αποθήκευση σημειώσεις και χύδην υλικών. διευθυντής μυαλό για το σχεδιασμό. Ημερολόγιο - ένας ντόπιος του Mac. Microsoft Project - για το σχεδιασμό και τη διαχείριση των μεγάλων έργων, κυρίως για την εργασία.

Σε πολλές τεχνικές, όπως η GTD και Agile αποτελέσματα, προσφορά για διαχωρισμό καθηκόντων σε φακέλους ανάλογα με τις σφαίρες της ζωής. Μου άρεσε η ιδέα, αλλά για τον εαυτό μου αποφάσισε ότι δεν θα έχω περισσότερο από 5 φακέλους ανώτερου επιπέδου σε ένα φάκελο χρόνο για σημειώσεις + + Εισερχόμενα. Πριν, ήμουν μόλις 2 φακέλου - εργασίας και ιδιωτικό.

σημερινή δομή υψηλού επιπέδου μου:

• Εισερχόμενα.
• εργασία
• ανάπτυξη
• σπίτι
• Ironman
• δικτυακός τόπος

Κατά τη γνώμη μου, η πιο έξυπνη εισαγωγή GTD έχει γίνει φάκελο Εισερχόμενα και το κράτος - δεν τηρούν το έργο στο μυαλό. Άρχισα να ακολουθούν αυστηρά τον κανόνα αυτό. Εργασίες, ακόμη και μικρά, ιδέες, σημειώσεις, απλά μια σκέψη που μπορεί να έρθει σε πρακτικό - ό, τι έχει καταγραφεί. Αρχικά, όλα τα πάρει στο Inbox σας. Στο τέλος της ημέρας μπορώ να κάνω το μπλοκάρισμα και διανέμει όλους τους φακέλους.

Φάκελος «Εργασία», «Ανάπτυξη» και «House» βρίσκονται στη δομή του χρόνου. Επίσης, κατ 'ανώτατο όριο των 2, που προορίζονται για εκείνους τους τομείς ή τα έργα που καταλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου ή έχουν μεγάλη αξία αυτή τη στιγμή. Μέχρι σήμερα, αυτό είναι ο φάκελος που σχετίζονται με την προετοιμασία για το Ironman και το φάκελο του έργου της ιστοσελίδας μου. Εισερχόμενα Δεν πιστεύω στην πρώτη πεντάδα.

Στην πραγματικότητα, υπάρχει και ένα άλλο φάκελο. Αυτό ονομάζεται «Τακτική πράγματα». Αυτός ο φάκελος περιέχει όλα τα τακτικά καθήκοντα. Υπάρχουν όλα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν καθημερινά, εβδομαδιαία και μηνιαία. Τέτοιες περιπτώσεις περιλαμβάνουν: ανάλυση των φακέλων Εισερχόμενα, Someday προβολή του φακέλου, τον ορισμό των στόχων για την περίοδο και κ.λπ. Εκείνη την εποχή, η οργάνωση των τακτικών εργασιών σε ξεχωριστό φάκελο με βοήθησε να συνηθίσει το νέο Προκειμένου. Αυτό είναι ένα καλό εργαλείο για να οργανωθεί και να αναπτύξουν τις συνήθειες του έργου με το σύστημα. Απλά μην ξεχάσετε να βάλετε υπενθυμίσεις για εργασίες. Ως μια επιλογή - να κάνουν ένα πρόβλημα αυτού του είδους στο ημερολόγιο.

Όλα τα άλλα έργα και καθήκοντα που βρίσκεται στον ριζικό φάκελο.

Είναι απλό και σαφές χωρίς εξήγηση.

Σε όλη δομή του κύριο πράγμα - την απλότητα. Θα πρέπει να υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός των φακέλων και υποφακέλων. Όχι περισσότερο από 3 επίπεδα. Σε αντίθετη περίπτωση, το σύστημα γίνεται άσκοπα περίπλοκη, και ως εκ τούτου παύει να ασκεί κύρια λειτουργία του - για να βοηθήσει στο έργο. Επιπλέον, ογκώδη δομή εξαιρετικά εύκολο στην εργασία με φορητές συσκευές.

Πλαίσια είναι ένα πολύ βολικό πράγμα. Ουσιαστικά, το κείμενο αναφέρει μια ένδειξη συγκεκριμένο ή κατάσταση στην οποία εκτελείται το έργο. Ένα έργο μπορεί να έχει πολλαπλά περιβάλλοντα. Καθώς και η δομή του φακέλου, είναι σημαντικό εδώ είναι η απλότητα. Αποφύγετε ένθετα πλαίσια. Χρησιμοποιήστε αυτά τα πλαίσια χρησιμοποιούνται πολύ συχνά και έχουν ένα μεγάλο αριθμό εργασιών.

1. Όλες οι εργασίες που έχουν εισαχθεί στο σύστημα κατά τη στιγμή του περιστατικού. Το κεφάλι του δεν είχε κρατήσει. Μπαίνοντας καθήκοντα μόνο στο φάκελο Εισερχόμενα.
2. Η διατύπωση του προβλήματος, κατά το στάδιο της εισόδου, πρέπει να είναι σαφείς. Εάν το όνομα δεν είναι αρκετό, θα πρέπει να εξηγήσει - τι εννοούσα. Αυτό είναι απαραίτητο, έτσι ώστε να μην θυμούνται τι πρέπει να κάνω για το πρόβλημα, για παράδειγμα, «Ιγκόρ, την έκθεση».
3. φάκελο Εισερχόμενα αναλύεται μία φορά την ημέρα. Κάνω αργά το βράδυ.
4. Για την πρόκληση που έχει μετακινηθεί από το φάκελο Εισερχόμενα, θα πρέπει να είναι:

Να είστε βέβαιος να:

• σαφή τίτλο
• Προσδιορίστηκε ο κατά προσέγγιση χρόνος.
• Η ώρα έναρξης της εργασίας - όταν η εργασία εμφανίζεται κατά τη γνώμη μου να κάνουμε λίστα.

Εάν είναι απαραίτητο:

• Σημειώσεις και επεξηγήσεις.
• Δευτερεύουσες εργασίες για την εκτέλεση της διαδικασίας.
• Προθεσμία.
• Πλαίσιο.
• Αν το πρόβλημα είναι ο στόχος - να ορίσει ως στόχο.
• Ημερομηνία και ώρα της συνάντησης.
• Η εξάρτηση από άλλα καθήκοντα.

1. Δεν χρησιμοποιώ μια μήτρα Αϊζενχάουερ «Είναι σημαντικό -. Επειγόντως» Αν το έργο είναι γραμμένο Θέλω να πω ότι είναι σημαντικό. Αν είναι ανάγκη - εγώ ή αμέσως προχωρήσει στην εφαρμογή και τους δικαιοδόχους της ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
2. Κατά κανόνα, δεν είμαι περιορίζεται στο χρόνο του προβλήματος. Είμαι επισημαίνοντας πόσο καιρό θα πάρει, μόνο για να εκτιμηθεί ο χρόνος για τον προγραμματισμό. Αλλά δεν είναι αυστηρά. Εάν ο χρόνος είναι σαφώς καθορισμένη, μόνο αν θέλω να υπενθυμίσω στον εαυτό σας από την ακαμψία του προβλήματος των συνόρων ή τη διάρκεια των εργασιών που σχετίζονται με άλλους πόρους - για παράδειγμα, μια συνάντηση είναι περιορισμένης διάρκειας.
3. Προβλήματα με ορισμένη χρονική διάρκεια και ο χρόνος τοποθετείται στο ημερολόγιο.
4. Το άρθρο 3. Ένα από τα πιο πολύτιμα κανόνες Agile αποτελέσματα τεχνικές. 3 κύριους στόχους επιλέγεται κάθε μήνα. Για κάθε εβδομάδα τα ίδια 3 γκολ. Εβδομαδιαία στόχοι θα πρέπει να οδηγήσει στην υλοποίηση των μηνιαίων στόχων. Κάθε μέρα υπάρχουν 3 βασικοί στόχοι. Οι στόχοι αυτοί είναι συνεπείς με εβδομαδιαία στόχους και να οδηγήσει στην εφαρμογή τους. Όλες οι άλλες εργασίες εκείνη την ημέρα - είναι δευτερεύοντα.
5. Και πάλι. Κάθε μέρα 3 κύριους στόχους.
6. Πρώτη εκτέλεση μικρές εργασίες. Αυτό είναι σε πλήρη αντίθεση με τις αρχές της διαχείρισης του έργου, αλλά λειτουργεί τέλεια για μένα. Στην περίπτωση αυτή, το κεφάλι είναι απαλλαγμένο από μικρό έργο, όταν το μεγαλύτερο.
7. Εργασίες για την ημέρα που καθορίζεται από το βράδυ, την επόμενη μέρα.
8. Τα καθήκοντα που καθορίζονται για μια εβδομάδα την Κυριακή.
9. Οι προκλήσεις για το μήνα καθορίζεται από τον δεύτερο αριθμό.
10. Αναθεώρηση και ανάλυση των επιδόσεων και δεν γίνονται μία φορά την εβδομάδα την Παρασκευή.
11. φάκελο Κάποια μέρα είδαν τις Κυριακές.
12. Οι προκλήσεις στο πλαίσιο του «ελέγχου» θεωρείται κάθε μέρα.
13. Αν το μήνυμα που λάβατε απαιτεί μια απάντηση ή ενέργεια από μένα, αλλά αργότερα ήμουν τη θέση του ως ένα πρόβλημα στο MLO.
14. Εάν η επιστολή που απέστειλε μου απαιτεί μια απάντηση από τον παραλήπτη, έβαλα ένα αντίγραφο της διεύθυνσης MLO. Έτσι, η επιστολή γίνεται επίσης στο σύστημα και λαμβάνει πλαίσιο «Έλεγχος».
15. Το πρωί της επικείμενης αναθεώρησης της ημέρας.

Αυτό είναι ίσως όλα. Ένα σύστημα απλό. Απλοί κανόνες. Πώς μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες σας;

Προβολή: Shutterstock