Πώς να σταματήσει τη ροή των εισερχόμενων εργασιών και την τάξη στις υποθέσεις

Πριν από λίγες ημέρες, με μια γνωριμία, μια συζήτηση για το θέμα του φόρτου εργασίας διαχείρισης. Ζήτησε την ερώτηση - «Κάθε μέρα έλαβα καθήκοντα περισσότερα από όσα μπορεί να επιτύχει. Ο αριθμός των εκκρεμών εργασιών όλων των αυξήσεων και προσαυξήσεων και αυξάνει το χάος. Πώς να το σταματήσουμε; «Το ερώτημα είναι σχετικό με πολλούς. Πολλοί είναι εξοικειωμένοι με το αίσθημα της αδυναμίας που βιώνουν τα άτομα κάτω από την επίθεση των εισερχόμενων εργασιών και συνεχώς αυξανόμενη, to-do λίστα. Εδώ είναι 5 βήματα για να βγούμε από το χάος.

Συμβούλιο №1 - Ακριβώς στάση ...

1. ή μάλλον... Σταματήστε το εισερχόμενο ρεύμα. Για να κατανοήσουμε το μηχανισμό εργασίας, είναι απαραίτητο να αρχίσουν να σταματήσει. Δεν θα είναι σε θέση να διορθώσει το πρόβλημα εφ 'όσον συνεχίζουν να έρχονται για να σας κάνει ένα torrent. Έτσι σταματήσει η ροή. Μην αποδέχεστε νέα καθήκοντα και να κάνουν ένα διάλειμμα. Αυτή η στάση όχι μόνο θα σας επιτρέψει να αποσυναρμολογήσετε εύκολα την τρέχουσα λίστα, αλλά και να επικεντρωθεί μόνο σε αυτό. Σε γενικές γραμμές, το Διοικητικό Συμβούλιο Αίθουσα 1 - Συλλέξτε όλα τα καθήκοντα σε μια λίστα, και δεν λαμβάνουν τα νέα ακόμα δεν βάλει τα πράγματα στη λίστα. Σημείωση - να κάνουμε λίστα είναι «σωστό» όταν ξέρεις το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αισθάνεστε κάποια έλεγχο και ευχαριστημένος με τον εαυτό τους. Το τελευταίο σημείο είναι το πιο σημαντικό. Αυτό δεν είναι αστείο. Θα πρέπει να ανακτήσει την αίσθηση της ικανοποίησης.

Και καταλάβετε - ο κόσμος δεν θα καταρρεύσει και η εταιρεία δεν θα καταρρεύσει αν απέσυρε για μια-δυο μέρες.

2. το κόστος του χρόνου Τιμή. Το επόμενο πράγμα που πρέπει να κάνουμε είναι να εκτιμηθεί πόσο καιρό θα πάρει για κάθε εργασία. Υψηλή ακρίβεια της εκτίμησης δεν είναι απαραίτητη. Ψηφίστε «με το μάτι». Το κύριο πράγμα που θα μπορούσε να καταλάβει - πόσο χρόνο θα πρέπει να δαπανηθεί για να ολοκληρώσει όλες τις εργασίες της λίστας. Μπορεί να συμβεί, σύμφωνα με προκαταρκτικές εκτιμήσεις, το σύνολο του καταλόγου, θα χρειαστείτε 2 μήνες του καθαρού χρόνου εργασίας. Εάν αυτά τα καθήκοντα δεν διανέμονται έγκαιρα, έτσι ώστε να μπορείτε πραγματικά να τα εκπληρώσει, τότε η λίστα είναι παράλογο και απαιτεί βελτιστοποίηση.

3. λίστα Βελτιστοποίηση. Δεν είναι ένα απλό θέμα. Για ένα λόγο - για τη βελτιστοποίηση χρειαζόταν μια σοβαρή και κριτική αξιολόγηση των υποθέσεών τους.

• Δώστε στους άλλους ό, τι μπορούν να κάνουν χωρίς εσάς. Υπάρχουν αμφιβολίες; Νομίζετε ότι μπορείτε να το κάνετε καλύτερα; Εξακολουθούν να δίνουν και να θέσει μια υπενθύμιση για έλεγχο.
• Ομάδα καθηκόντων σας. Πάρτε το χρόνο να επεξεργαστεί e-mail και τηλεφωνήματα. Κάντε παρόμοια πράγματα σε μια σειρά. Αυτό εξοικονομεί χρόνο.
• Βάλτε το μόνο που μπορεί να γίνει αργότερα. Ακόμα και πράγματα που σχετίζονται με τους πελάτες μπορούν να μεταφερθούν. Απλά το κανονίσουμε. Εκχώρηση επαφών με τους πελάτες πιο ομοιόμορφα. Αλλαγή ημερομηνίας όπου αυτό μπορεί να γίνει. Δωρεάν δωμάτιο εαυτό σας να ελιγμών.
• Αφαιρέστε όλα αυτά που απολέσει τη σημασία της. Ανελέητα σκοτώσει τα καθήκοντα, η καταλληλότητα των οποίων είναι αμφίβολη.

4. Εκτέλεση εργασιών με σκοπό. Ταξινόμηση της λίστας των καθηκόντων από το μικρότερο στο μεγαλύτερο. Αυτό σημαίνει ότι με την πρώτη να πάει το συντομότερο επιχειρήσεων χρόνο. Κάνετε όλα τα πράγματα που απαιτούν λιγότερο από το 30 με 40 λεπτά. Κάντε τα διαδοχικά μέχρι το τέλος. Ξεχάστε ό, τι άλλο. Όταν η βραχυχρόνια πρόβλημα, okinte προβολή λίστας. Σίγουρα έχει γίνει πιο πραγματική και μπορεί να λειτουργήσει με αυτό. Ίσως μπορείτε να συνεχίσετε ακόμα και τη ροή των εργασιών. Σε κάθε περίπτωση, το σχέδιο όλα τα υπόλοιπα καθήκοντα, έτσι ώστε να είναι σχεδόν 100% πιθανότητα να ήταν σε θέση να εκτελέσει, όπως είχε προγραμματιστεί. Και ακόμα και να δημιουργήσετε μόνοι σας ένα αποθεματικό του χρόνου στο 15-20% του χρόνου που απαιτείται για την επίλυση του προβλήματος. Ποιος καλύτερος ημιτελή από το ξανακάνω.

5. Πείτε «όχι» σκληρό σχεδιασμός. Σε κάθε περίπτωση, δεν περιορίζουν αυστηρά την ώρα και την ημερομηνία για την εργασία. Τώρα άκαμπτη σχεδιασμός είναι εχθρός σας. Αυστηρή σχεδιασμό αποτελεσματικά σε μια κατάσταση σχετικά σταθερή έλεγχο. Τώρα όλα είναι πολύ επισφαλής. Έτσι, δώστε στον εαυτό σας το χρόνο και το ποσοστό των ελευθεριών. Μην οδηγείτε το μυαλό σας στο πλαίσιο. Διαφορετικά, μπορείτε να επιστρέψετε εκεί που ξεκίνησε. Χρειάζεται ηρεμία, μετρούμενη να εκτελέσει την εργασία από τη λίστα σε εύθετο χρόνο. Για άλλη μια φορά - με τη σειρά. Μην χειρίζεστε το έργο μέχρι να ολοκληρώσει την προηγούμενη. Ένα έργο σε μια στιγμή.

Το πιο σημαντικό - να κατανοήσουν και να αποδεχθούν το γεγονός ότι δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να σταματήσει και να πάρει τις υποθέσεις μου σε τάξη.

Πέντε από τα παραπάνω βήματα έχουν αποδειχθεί αποτελεσματικές στην πράξη. Είναι αποτελεσματικό για την «κατάσβεση πυρκαγιών» και «τσουγκράνα συντρίμμια», αλλά οι ανάγκες το έργο που πρόκειται να κατασκευαστεί, ώστε να μην προκύψει ότι τέτοιες καταστάσεις. Πιστεύετε ότι θα πρέπει να κάνετε για να μην οδηγήσει στα άκρα;